5+ cách tính KPI cho nhân viên sales hiệu quả

KPI là công cụ quan trọng để doanh nghiệp đo lường và quản lý hiệu quả làm việc của đội ngũ Sales. Tuy nhiên, không ít nhà quản lý gặp khó khăn khi xác định và tính toán KPI phù hợp. Bài viết này sẽ chỉ ra 5+ cách tính KPI cho nhân viên Sales, kèm công thức, ví dụ thực tế và bảng mẫu để bạn dễ dàng áp dụng.

1. Cách tính KPI cho nhân viên sales

Để quản lý hiệu quả đội ngũ kinh doanh, nhà quản lý không thể chỉ nhìn vào doanh thu cuối cùng. KPI (Key Performance Indicator) cần được chia nhỏ thành nhiều chỉ số phản ánh từng giai đoạn trong hành trình bán hàng: từ tiếp cận khách hàng, chăm sóc, đến chốt hợp đồng.

Dưới đây là các KPI phổ biến cùng cách tính chi tiết:

1.1 KPI theo doanh số (Revenue KPI)

Đây là chỉ số cốt lõi, đo lường trực tiếp mức độ hoàn thành mục tiêu doanh thu mà nhân viên hoặc nhóm sales được giao. Nó phản ánh kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp kỳ vọng từ hoạt động bán hàng. Nếu doanh số thấp, toàn bộ chuỗi hoạt động bán hàng coi như chưa hiệu quả. Ngược lại, doanh số đạt hoặc vượt mục tiêu cho thấy sự thành công trong cả quá trình.

Công thức: KPI = Doanh thu thực tế/Doanh thu mục tiêu x 100%

Ví dụ: Trong tháng 8, mục tiêu doanh thu của công ty là 10 tỷ đồng nhưng thực tế đạt được 8 tỷ đồng → Doanh thu đạt được = 80% KPI

1.2 KPI theo số lượng khách hàng mới (Customers KPI)

Chỉ số này phản ánh khả năng mở rộng tệp khách hàng, đo lường số khách hàng mới mà nhân viên mang về trong một khoảng thời gian. Không chỉ duy trì khách cũ, doanh nghiệp cần liên tục có thêm khách hàng mới để tăng trưởng bền vững. Đây cũng là thước đo kỹ năng tìm kiếm và tiếp cận thị trường của sales.

Công thức:  KPI = Số khách hàng mới thực tế/Số khách hàng mới mục tiêu x 100%

Ví dụ: Mục tiêu 20 khách mới, thực tế đạt 25 → KPI = 125%.

1.3 KPI theo hoạt động bán hàng (Sales Activities)

Chỉ số này giúp đo lường mức độ nỗ lực và tần suất hoạt động của nhân viên trong việc tiếp cận và chăm sóc khách hàng, bao gồm: số cuộc gọi, số email, số lần gặp trực tiếp, số báo giá gửi đi. Với nhiều ngành, kết quả doanh số không đến ngay lập tức. Việc đo lường hoạt động này giúp quản lý biết sales có thật sự đi đúng hướng hay không.

Công thức:  KPI = Số cuộc gọi (email) thực tế/Số cuộc gọi (email) mục tiêu x 100%

Ví dụ: Mục tiêu 100 cuộc gọi trong tháng, sales thực hiện 110 → KPI = 110%.

1.4 KPI theo tỷ lệ chốt deal (Conversion Rate)

Đo lường hiệu quả chuyển đổi khách hàng tiềm năng (lead) thành khách hàng thực sự ký hợp đồng hoặc mua sản phẩm. Sales có thể tiếp cận nhiều khách hàng, nhưng nếu tỷ lệ chốt thấp thì quy trình bán hàng chưa hiệu quả. Chỉ số này cho thấy năng lực thuyết phục và chất lượng data đầu vào.

Công thức: KPI = Số deal thành côngTổng số lead x 100%

Ví dụ: Xử lý 100 lead, chốt thành công 15 → Conversion Rate = 15%.

1.5 KPI theo tỷ suất lợi nhuận trung bình

Đây là chỉ số phản ánh mức lợi nhuận trung bình mà sales mang lại trên tổng doanh thu. Nó giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng deal, tránh tình trạng chỉ đạt doanh số nhưng lợi nhuận quá thấp. Nhờ vậy, quản lý có thể cân bằng giữa mục tiêu tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận bền vững.

Công thức: KPI = Tổng lợi nhuận gộpTổng doanh thu x 100%

Ví dụ: Doanh thu tháng = 1 tỷ, lợi nhuận gộp = 200 triệu → KPI = 2001000 x 100% = 20%.

1.6 Chi phí trung bình để có được một khách hàng (CAC)

Đây là chỉ số đo lường số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có được một khách hàng mới. CAC phản ánh hiệu quả chi phí của hoạt động marketing và sales. Chỉ số này càng thấp thì chiến lược thu hút khách hàng càng hiệu quả.

Công thức: CAC = Tổng chi phí Sales + MarketingSố khách hàng mới

Ví dụ: Doanh nghiệp chi 200 triệu cho marketing & sales trong tháng, thu hút được 50 khách mới → CAC = 200.000.00050 = 4 triệu/khách.

1.7 Độ dài chu kỳ bán hàng

Chỉ số này cho biết thời gian trung bình từ khi tiếp cận một khách hàng tiềm năng đến khi chốt deal thành công. Chu kỳ càng ngắn chứng tỏ sales làm việc hiệu quả và khách hàng ra quyết định nhanh. Ngược lại, chu kỳ dài có thể chỉ ra vấn đề trong quy trình hoặc kỹ năng chốt sales.

Công thức: KPI = Tổng số ngày để chốt tất cả deal/Số deal thành công

Ví dụ: 5 hợp đồng được ký trong tháng mất tổng cộng 150 ngày → KPI = 1505 = 30 ngày/hợp đồng.

1.8 Tỷ lệ duy trì khách hàng (Customer Retention Rate – CRR)

Đây là chỉ số đo lường khả năng giữ chân khách hàng qua các kỳ, đặc biệt quan trọng trong mô hình SaaS hoặc bán hàng theo hợp đồng dài hạn. Tỷ lệ duy trì cao chứng tỏ khách hàng hài lòng và có xu hướng gắn bó lâu dài. Nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tìm khách hàng mới và tăng doanh thu bền vững.

Công thức:  KPI = E - NS x 100%
Trong đó: E = số khách cuối kỳ, N = số khách mới, S = số khách đầu kỳ.

Ví dụ: Đầu tháng có 100 khách, thêm mới 20, cuối tháng còn 110 khách → KPI = 110 - 20100  x 100% = 90%.

1.9 Giá trị vòng đời khách hàng (Customer Lifetime Value)

CLV cho biết tổng giá trị doanh thu trung bình mà một khách hàng có thể mang lại trong suốt thời gian gắn bó với doanh nghiệp. Đây là chỉ số chiến lược, giúp dự đoán doanh thu dài hạn và quyết định mức chi phí hợp lý để thu hút và chăm sóc khách hàng. CLV càng cao thì khách hàng càng giá trị với doanh nghiệp.

Công thức: KPI = Giá trị giao dịch trung bình x Tần suất giao dịch x Thời gian gắn bó trung bình

Ví dụ: Một khách hàng mua trung bình 5 triệu/lần, 4 lần/năm, duy trì 3 năm → KPI = 5,000,000 × 4 × 3 = 60 triệu VNĐ.

Các doanh nghiệp không nhất thiết phải áp dụng tất cả KPI này cùng lúc. Nên chọn 3–5 chỉ số quan trọng nhất, sau đó phân bổ trọng số để phản ánh đúng mục tiêu kinh doanh.

2. Bảng KPI mẫu cho nhân viên sales

Sau khi đã nắm được các chỉ số và công thức tính KPI, bước tiếp theo là đưa chúng vào hệ thống quản lý thực tế. Thay vì mỗi lần phải tự thiết kế lại từ đầu, nhà quản lý có thể tham khảo các bảng KPI mẫu dưới đây. Đây là những mẫu KPI được xây dựng cho từng vị trí phổ biến trong phòng Sales - từ sales executive, telesales, đến sales manager và account manager.

2.1 Bảng KPI mẫu cho vị trí Sales Executive 

2.2 Bảng KPI mẫu cho vị trí Telesales

2.3 Bảng KPI mẫu cho vị trí Sales Manager

2.4 Bảng KPI mẫu cho vị trí Account Manager

👉 Đọc thêm: 8 cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

3. Những sai lầm thường gặp khi tính KPI cho nhân viên sales

Việc thiết lập KPI cho đội ngũ kinh doanh nếu không đúng cách có thể phản tác dụng, làm giảm động lực và hiệu quả làm việc. Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải:

Đặt KPI quá cao hoặc quá thấp: Nếu KPI vượt quá năng lực thực tế, nhân viên dễ mất động lực vì cảm thấy không thể đạt được. Ngược lại, KPI quá thấp khiến sales không cần cố gắng vẫn hoàn thành, làm giảm hiệu suất chung. Do đó, mức KPI phải vừa thách thức vừa khả thi.

Chỉ tập trung vào doanh số: Doanh số quan trọng nhưng không phải là thước đo duy nhất. Nếu chỉ tập trung vào doanh số bán được, doanh nghiệp có thể bỏ qua hoạt động nền tảng như tiếp cận khách hàng mới hay chăm sóc khách hàng cũ. Điều này dễ dẫn đến tăng trưởng ngắn hạn nhưng thiếu bền vững.

KPI không gắn với mục tiêu: Nhiều doanh nghiệp giao KPI rời rạc, không gắn với chiến lược kinh doanh tổng thể. Hậu quả là nhân viên đạt KPI cá nhân nhưng không tạo ra giá trị thật cho công ty. KPI cần được thiết kế để tất cả cùng hướng về một mục tiêu chung.

Không đo lường bằng số liệu minh bạch: Nếu KPI chỉ được đánh giá cảm tính, nhân viên dễ cảm thấy thiếu công bằng. Việc không có báo cáo, số liệu rõ ràng cũng gây tranh cãi giữa quản lý và sales. Vì thế, công cụ đo lường minh bạch là chìa khóa để xây dựng niềm tin.

Thiếu cân bằng giữa định lượng và định tính: Chỉ tập trung vào con số như doanh thu, số hợp đồng sẽ khiến sales “chạy số” mà bỏ quên trải nghiệm khách hàng. Những chỉ số định tính như sự hài lòng hay độ trung thành cũng rất quan trọng. Việc cân bằng cả hai giúp doanh nghiệp phát triển dài hạn.

Không cập nhật KPI theo từng giai đoạn: Thị trường, sản phẩm, mục tiêu kinh doanh đều thay đổi theo thời gian. Nếu KPI giữ nguyên quá lâu, sẽ không còn phù hợp và làm sai lệch cách đánh giá. Doanh nghiệp nên rà soát và điều chỉnh KPI định kỳ để đảm bảo tính thực tế.

4. Công cụ hỗ trợ tính KPI cho nhân viên sales hiệu quả

Để KPI phát huy giá trị, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá kết quả một cách minh bạch, liên tục. Nếu chỉ quản lý thủ công bằng giấy tờ hoặc báo cáo rời rạc, số liệu dễ bị sai lệch và mất nhiều thời gian tổng hợp. Dưới đây là những công cụ phổ biến giúp quản lý KPI hiệu quả hơn:

4.1 Excel/Google Sheet

Đây là công cụ quen thuộc và phổ biến nhất để quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp nhỏ. Nhiều nhà quản lý thường bắt đầu theo dõi KPI từ Excel hoặc Google Sheets vì sự đơn giản và miễn phí.

• Ưu điểm: Chi phí gần như bằng 0, linh hoạt trong việc tự tạo công thức và bảng tính

• Nhược điểm: Dữ liệu rời rạc, nhập liệu thủ công dễ sai sót, khó kiểm soát phiên bản. Chỉ phù hợp để ghi chép KPI cơ bản, không cung cấp góc nhìn chuyên sâu về quy trình bán hàng

4.2 Công cụ BI/Dashboard (Tableau, Power BI, Looker Studio)

Đây là nhóm phần mềm chuyên để trực quan hóa dữ liệu và xây dựng dashboard phân tích. Nhà quản lý có thể nhìn toàn cảnh KPI bằng biểu đồ sinh động, thay vì chỉ con số khô khan.

• Ưu điểm: Trực quan hóa dữ liệu: biến con số khô khan thành biểu đồ, dashboard sinh động. Quản lý dễ dàng xem xu hướng, drill-down phân tích theo thời gian, sản phẩm hoặc nhân viên. 

• Nhược điểm: Chỉ hiển thị và phân tích, không trực tiếp quản lý quy trình bán hàng; doanh nghiệp vẫn cần nguồn dữ liệu đầu vào từ CRM hoặc ERP. Do đó, BI phù hợp khi công ty đã có hệ thống quản lý và muốn phân tích sâu hơn.

4.3 ERP (Enterprise Resource Planning)

Đây là hệ thống quản trị tổng thể, kết nối nhiều phòng ban như tài chính, kế toán, kho, sản xuất và bán hàng. ERP giúp doanh nghiệp lớn chuẩn hóa dữ liệu và quản lý vận hành đồng bộ.

• Ưu điểm: Dữ liệu được chuẩn hóa và đồng bộ toàn doanh nghiệp, giúp lãnh đạo có bức tranh toàn cảnh. 

• Nhược điểm: Phức tạp, triển khai lâu và chi phí cao, thường dư thừa chức năng nếu chỉ dùng để quản lý KPI sales. ERP phù hợp với doanh nghiệp lớn, cần quản trị đa phòng ban và quy trình vận hành tổng thể.

4.4 CRM (Customer Relationship Management)

CRM là công cụ chuyên sâu cho quản lý sales và khách hàng. Khác với Excel chỉ ghi chép hay BI chỉ hiển thị, CRM lưu trữ toàn bộ dữ liệu bán hàng – từ lead, cơ hội, báo giá, hợp đồng đến doanh thu – trên một nền tảng duy nhất. Nhờ vậy, KPI không chỉ là con số tổng hợp cuối kỳ mà còn gắn trực tiếp với từng hoạt động thực tế: số cuộc gọi, số email, tỷ lệ chốt, doanh số theo từng giai đoạn pipeline. 

CRM cung cấp báo cáo realtime, dashboard trực quan, cảnh báo khi KPI chưa đạt và tự động hóa workflow nhắc nhở nhân viên. Đây là điểm khác biệt quan trọng: CRM giúp quản lý KPI gắn liền với hành vi và quy trình bán hàng, thay vì chỉ theo dõi kết quả cuối cùng.

5. Thiết lập và quản lý KPI của Sales trên Cogover CRM

Cogover CRM không chỉ là phần mềm quản lý khách hàng mà còn là công cụ chuyên sâu để doanh nghiệp theo dõi và tối ưu KPI của đội ngũ Sales. Tất cả dữ liệu bán hàng – từ lead, cơ hội, báo giá đến hợp đồng – đều được tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp việc tính toán KPI minh bạch và chính xác hơn.

Trên Cogover CRM, nhà quản lý có thể dễ dàng thiết lập KPI theo doanh thu, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ suất lợi nhuận… và hiển thị chúng dưới dạng dashboard trực quan. Các chỉ số này được cập nhật theo thời gian thực, giúp quản lý nắm bắt tình hình ngay khi phát sinh hoạt động bán hàng, thay vì phải chờ báo cáo cuối kỳ.

Giao diện Dashboard báo cáo của Cogover CRM

Điểm mạnh của Cogover CRM là khả năng tùy chỉnh báo cáo KPI theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Ví dụ: công ty B2B có thể theo dõi KPI theo từng giai đoạn pipeline, trong khi doanh nghiệp bán lẻ có thể tập trung vào số lượng khách hàng mới và giá trị giao dịch trung bình. Tất cả đều có thể cấu hình linh hoạt để phản ánh đúng mục tiêu kinh doanh.

👉 ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ COGOVER CRM MIỄN PHÍ

Lời kết

Hiểu và áp dụng đúng cách tính KPI cho nhân viên sales giúp doanh nghiệp không chỉ đánh giá hiệu quả làm việc minh bạch mà còn định hướng hoạt động bán hàng đúng mục tiêu. Khi KPI được thiết lập rõ ràng, cập nhật thường xuyên và gắn liền với quy trình, đội ngũ sales sẽ có động lực để nỗ lực hơn, còn nhà quản lý thì có cơ sở dữ liệu tin cậy để ra quyết định. Đây chính là nền tảng quan trọng để xây dựng một đội ngũ kinh doanh bền vững và góp phần thúc đẩy tăng trưởng dài hạn cho doanh nghiệp.