Quản lý đơn hàng là gì? Cách quản lý đơn hàng hiệu quả bằng phần mềm

Trong kinh doanh hiện đại, việc quản lý đơn hàng không chỉ dừng lại ở khâu bán hàng mà còn quyết định đến hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng. Một quy trình quản lý đơn hàng chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, giao hàng đúng hẹn và giảm thiểu sai sót. Ngược lại, nếu quản lý thủ công, rời rạc sẽ dễ dẫn đến thất thoát và mất niềm tin từ khách hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quản lý đơn hàng là gì, quy trình chuẩn ra sao và giải pháp tối ưu để triển khai hiệu quả.

1. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý, theo dõi và hoàn tất một đơn hàng kể từ lúc khách hàng đặt mua cho đến khi sản phẩm được giao thành công và doanh nghiệp ghi nhận thanh toán. Đây là một mắt xích quan trọng trong chuỗi vận hành, kết nối trực tiếp giữa bộ phận bán hàng, kho vận, giao nhận và chăm sóc khách hàng.

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, quản lý đơn hàng không chỉ dừng lại ở việc “ghi nhận” mà còn bao gồm việc kiểm soát tồn kho, tối ưu vận chuyển, xử lý đơn trả – đổi và chăm sóc sau bán. Một quy trình quản lý đơn hàng chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tiết kiệm chi phí và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Vai trò của quản lý đơn hàng thể hiện rõ qua bốn khía cạnh chính:

• Tính chính xác: Đảm bảo thông tin đơn hàng được ghi nhận đúng, tránh nhầm lẫn về số lượng, giá trị và địa chỉ giao hàng.

• Tốc độ xử lý: Rút ngắn thời gian từ lúc đặt hàng đến khi giao hàng, giúp doanh nghiệp đáp ứng kỳ vọng “nhanh – tiện lợi” của khách hàng.

• Sự minh bạch: Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng đơn hàng theo thời gian thực, đồng thời khách hàng cũng dễ dàng tra cứu tiến trình mua sắm của mình.

• Trải nghiệm khách hàng tốt hơn: Quản lý đơn hàng hiệu quả góp phần xây dựng niềm tin, tạo sự chuyên nghiệp và thúc đẩy khách hàng quay lại mua hàng.

Có thể nói, quản lý đơn hàng chính là “xương sống” trong hoạt động vận hành, đóng vai trò quyết định đến doanh thu, uy tín thương hiệu và khả năng cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp.

2. Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn trong doanh nghiệp

Một quy trình quản lý đơn hàng được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn từ khâu tiếp nhận đến khi hoàn tất đơn hàng. Thay vì xử lý thủ công dễ sai sót, việc chuẩn hóa từng bước giúp tối ưu thời gian, chi phí và đảm bảo trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là các giai đoạn chính trong quy trình quản lý đơn hàng chuẩn.

2.1. Tiếp nhận và xác nhận đơn hàng

Quy trình bắt đầu từ việc tiếp nhận đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau như website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội hoặc tại cửa hàng trực tiếp. Sau khi đơn hàng được ghi nhận, hệ thống sẽ tiến hành xác minh thông tin khách hàng và kiểm tra tình trạng tồn kho. Bước này đặc biệt quan trọng bởi nó quyết định tính chính xác của dữ liệu đầu vào, hạn chế rủi ro giao nhầm hoặc thiếu hàng.

2.2. Xử lý và phân bổ đơn hàng

Khi đơn hàng đã được xác nhận, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân bổ cho kho hoặc chi nhánh phù hợp. Việc phân bổ thông minh giúp rút ngắn thời gian giao hàng và tối ưu chi phí vận chuyển. Ở các doanh nghiệp lớn, hệ thống phần mềm có thể tự động đề xuất kho gần nhất để xử lý đơn, từ đó tăng hiệu suất và giảm tải cho nhân sự.

2.3. Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa

Sau khi được phân bổ, đơn hàng sẽ được chuyển tới bộ phận kho để tiến hành soạn hàng và đóng gói. Việc đóng gói không chỉ đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn trong quá trình vận chuyển mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Ở bước này, mã vận đơn thường được gắn vào kiện hàng để dễ dàng theo dõi trạng thái sau này.

2.4. Vận chuyển và giao hàng

Khi kiện hàng đã sẵn sàng, đơn hàng sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Doanh nghiệp có thể tự vận hành đội giao hàng nội bộ hoặc liên kết với các đối tác logistics bên ngoài. 

Việc theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực giúp cả doanh nghiệp và khách hàng đều nắm rõ tình hình, từ khi đơn rời kho cho đến lúc giao thành công.

2.5. Hoàn tất đơn hàng và chăm sóc sau bán

Cách quản lý đơn hàng không dừng lại ở khâu giao hàng. Sau khi khách nhận hàng, doanh nghiệp cần ghi nhận thanh toán, đối soát công nợ và xử lý các yêu cầu phát sinh như đổi trả. 

Đồng thời, việc thu thập phản hồi từ khách hàng cũng là bước quan trọng để cải thiện dịch vụ và xây dựng mối quan hệ lâu dài. 

Một hệ thống quản lý đơn hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi đầy đủ lịch sử mua sắm, hỗ trợ triển khai các chương trình chăm sóc sau bán và khuyến khích khách quay lại.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ CRM QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG

3. Những khó khăn thường gặp khi quản lý đơn hàng thủ công

Quản lý đơn hàng thủ công bằng sổ sách, Excel hay trao đổi qua điện thoại/Zalo thường chỉ phù hợp khi số lượng đơn hàng nhỏ. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng tăng lên, cách làm này sẽ bộc lộ nhiều hạn chế:

• Dữ liệu phân tán, khó đồng bộ: Đơn hàng đến từ nhiều kênh (website, sàn TMĐT, cửa hàng offline, mạng xã hội) nhưng không có hệ thống quản lý tập trung, dễ dẫn đến tình trạng trùng lặp, thất lạc thông tin hoặc nhầm lẫn trong xử lý.

• Sai sót nhập liệu thủ công: Nhân viên phải nhập tay thông tin khách hàng, sản phẩm, địa chỉ giao hàng... Sai sót nhỏ như nhầm số điện thoại hay số lượng hàng cũng có thể khiến đơn hàng thất bại, gây thiệt hại chi phí và uy tín.

• Khó kiểm soát tồn kho: Khi dữ liệu đơn hàng không kết nối trực tiếp với kho, doanh nghiệp khó nắm chính xác lượng hàng còn lại. Tình trạng số lượng bán vượt quá lượng dự trữ hoặc hàng hóa bị tồn đọng lâu ngày dễ xảy ra, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

• Xử lý đơn hàng chậm trễ: Mỗi bước từ xác nhận, soạn hàng, đến cập nhật trạng thái đều thực hiện thủ công. Điều này làm giảm tốc độ xử lý, tăng nguy cơ bỏ lỡ thời điểm giao hàng, khiến khách hàng thiếu niềm tin.

• Thiếu báo cáo và phân tích realtime: Doanh nghiệp mất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu thủ công, báo cáo doanh thu hay hiệu suất không kịp thời. Việc thiếu số liệu cập nhật theo thời gian thực khiến lãnh đạo khó đưa ra quyết định nhanh và chính xác.

4. Lợi ích của việc áp dụng phần mềm quản lý đơn hàng

Trong bối cảnh thương mại điện tử và kinh doanh đa kênh phát triển mạnh, việc áp dụng phần mềm quản lý đơn hàng giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm nguồn lực mà còn tối ưu toàn bộ quy trình vận hành. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

• Tự động hóa quy trình từ A–Z: Từ tiếp nhận, xác nhận, phân bổ đến theo dõi giao hàng đều được xử lý tự động trên hệ thống. Điều này giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào thao tác thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Quản lý tập trung dữ liệu: Tất cả thông tin khách hàng, đơn hàng, tồn kho và thanh toán được lưu trữ tập trung trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và tra cứu dữ liệu bất cứ lúc nào.

• Giảm sai sót và thất thoát: Phần mềm giúp kiểm tra tồn kho realtime, đối chiếu dữ liệu chính xác và hạn chế nhầm lẫn trong giao hàng. Điều này giảm thiểu thất thoát hàng hóa, đồng thời nâng cao độ tin cậy với khách hàng.

• Tích hợp đa kênh bán hàng và logistics: Phần mềm quản lý đơn hàng hiện đại có thể kết nối trực tiếp với website, sàn TMĐT, POS tại cửa hàng và các đơn vị vận chuyển. Điều này giúp doanh nghiệp xử lý đơn nhanh hơn, đồng thời mang lại trải nghiệm mua sắm liền mạch cho khách hàng.

• Báo cáo và phân tích theo thời gian thực: Doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu, số lượng đơn, tình trạng giao hàng và hiệu suất nhân viên ngay lập tức. Các báo cáo trực quan hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và có cơ sở dữ liệu vững chắc.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khi quy trình xử lý nhanh chóng, minh bạch và hạn chế sai sót, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn. Điều này góp phần tăng tỷ lệ mua lại, xây dựng uy tín thương hiệu và tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn.

5. Cogover CRM - Giải pháp quản lý đơn hàng toàn diện cho doanh nghiệp hiện đại

Nếu như các phần mềm quản lý đơn hàng truyền thống thường chỉ tập trung vào khâu theo dõi và xử lý đơn, Cogover CRM mang đến một giải pháp toàn diện hơn. Đây là nền tảng CRM thế hệ mới ứng dụng No-code/Low-code và AI, cho phép doanh nghiệp không chỉ quản lý đơn hàng mà được kết nối liền mạch với quản lý dữ liệu khách hàng 360 toàn diện, quản lý tồn kho cũng như khả năng tích hợp với hệ thống khác như phần mềm kế toán, ERP,... Từ đó, tăng khả năng phối hợp liên phòng ban từ bộ phận Sales và Kế toán.

Với Cogover CRM, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý toàn bộ đơn hàng trên 1 nền tảng (all-in-one): Lưu trữ toàn bộ dữ liệu về đơn hàng như số đơn, ngày đặt, sản phẩm, số lượng, đơn giá,... từ báo giá đã được tạo trước đó. Đặc biệt trạng thái đơn hàng luôn được cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các phát sinh, tránh tình trạng bỏ sót hay giao nhầm đơn hàng.

• Kết nối với công cụ quản lý tồn kho: Khi có đơn hàng phát sinh, hệ thống sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lấy đúng số lượng hàng dự trữ tương ứng trong các kho hàng phù hợp. Đồng thời tạo phiếu xuất kho và khấu trừ thẳng số lượng tồn trong kho. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể nắm bắt được số lượng sản phẩm xuất kho trong từng lần là bao nhiêu, phục vụ cho đơn hàng nào, số lượng tồn kho còn lại là bao nhiêu, từ đó, có kế hoạch dự trữ lượng hàng an toàn cho các đơn hàng tiếp theo trong tương lai.

• Tích hợp Cogover Process - công cụ tự động hóa mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp thiết kế mọi quy trình như cập nhật và phê duyệt hóa đơn, ghi nhận công nợ, quản lý đơn hàng theo dự án, đến xử lý đổi trả… - tất cả đều có thể cấu hình nhanh chóng qua kéo - thả. Từ đó, hỗ trợ làm việc và phối hợp liên phòng ban, tránh bị tắc nghẽn hay gián đoạn công việc.

• Hệ thống báo cáo & Dashboard: Cho phép tự tạo báo cáo & Dashboard với mọi dữ liệu trên hệ thống. Dữ liệu luôn được cập nhật real-time từ các hoạt động trong CRM. Ban lãnh đạo có thể theo dõi hiệu suất kinh doanh, tình trạng đơn và tồn kho bất cứ lúc nào qua dashboard trực quan.

  

  DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Bên cạnh quản lý đơn hàng, Cogover CRM còn là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng toàn diện: tập trung toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, quản lý bán hàng bao gồm các cơ hội bán hàng, báo giá, hợp đồng, danh mục sản phẩm liên quan, đối tác,... tự động hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, giúp gia tăng hiệu suất làm việc đội ngũ.

- Toàn bộ dữ liệu khách hàng được quản lý tập trung tránh thất thoát. Doanh nghiệp dễ dàng cấu hình chi tiết đến từng đối tượng, trường dữ liệu hay thiết kế giao diện làm việc theo mong muốn, nhu cầu của doanh nghiệp.

- Tự động hóa mọi quy trình như phê duyệt báo giá, hợp đồng, hóa đơn… nhanh chóng, giúp CSKH kịp thời, tăng sự hài lòng của khách hàng.

- Tích hợp AI: Hỗ trợ tra cứu và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, đồng thời phân tích và dự báo doanh thu, từ đó, ban lãnh đạo có thể ra quyết định chính xác.

Mời Anh/chị đăng ký dùng thử miễn phí và khám phá sức mạnh của Cogover CRM tại đây: 

ĐĂNG KÝ MIỄN PHÍ

Tổng kết.

Trong kỷ nguyên số, quản lý đơn hàng không chỉ là nhiệm vụ vận hành mà còn là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng. Nếu vẫn duy trì cách quản lý thủ công, doanh nghiệp sẽ khó đáp ứng được tốc độ tăng trưởng cũng như nhu cầu ngày càng cao từ thị trường. Vì vậy, doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng các công cụ như phần mềm CRM có tích hợp quản lý đơn hàng để tự động hóa các quy trình, nghiệp vụ, từ đó, gia tăng hiệu suất làm việc và phối hợp liên phòng ban hiệu quả. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn giải pháp CRM, đừng ngần ngại liên hệ với Cogover qua đường link dưới đây. Đội ngũ của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ 24/7.

ĐĂNG KÝ DEMO TƯ VẤN