So sánh BPMN, Flowchart hay Workflow? Doanh nghiệp nên sử dụng mô hình nào?

Trong chiến lược chuyển đổi số và tối ưu hóa vận hành, việc chuẩn hóa quy trình là bước đi tiên quyết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang gặp khó khăn khi văn bản hóa các quy trình nội bộ.

Các nhà quản lý thường đặt câu hỏi: Tại sao quy trình đã vẽ ra (thường là dạng lưu đồ đơn giản) nhưng nhân viên vẫn làm sai? Tại sao bộ phận IT không thể xây dựng phần mềm đúng như nghiệp vụ mong muốn?

Nguyên nhân cốt lõi thường nằm ở việc doanh nghiệp chưa lựa chọn đúng "ngôn ngữ" để mô tả quy trình. Bài viết này sẽ phân tích sự khác biệt giữa BPMN (Business Process Model and Notation) với các dạng sơ đồ thông thường như Flowchart, Workflow dưới góc nhìn quản trị, giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp cho chiến lược vận hành của mình.

1. Tại sao doanh nghiệp cần phân biệt các loại mô hình quy trình?

Trước khi đi sâu vào kỹ thuật, Ban lãnh đạo cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc chọn đúng công cụ:

• Tính minh bạch trong quản lý: Một biểu đồ quá đơn giản (như Flowchart) sẽ tạo ra các "vùng xám" trách nhiệm, khiến nhân viên đùn đẩy công việc khi có sự cố.
• Hiệu quả chuyển đổi số: Để áp dụng ERP, CRM hay các hệ thống tự động hóa, doanh nghiệp cần một bản mô tả quy trình chính xác tuyệt đối. Máy móc không thể hiểu các hình vẽ tự do, chúng cần chuẩn BPMN.
• Tiết kiệm chi phí: Việc hiểu sai quy trình giữa Ban lãnh đạo và đội ngũ triển khai phần mềm (IT/Outsource) là nguyên nhân hàng đầu gây lãng phí ngân sách dự án.

2. BPMN: Ngôn ngữ chung cho quản trị hiện đại

BPMN không chỉ là các hình khối, nó là một tiêu chuẩn quốc tế (ISO/IEC 19510) dùng để mô hình hóa quy trình nghiệp vụ. Dưới góc nhìn quản trị, BPMN giải quyết bài toán "Giao tiếp đa chiều":

• Ban lãnh đạo: Nhìn vào để thấy tổng quan dòng chảy công việc và điểm nghẽn (Bottleneck).
• Bộ phận nghiệp vụ (HR, Kế toán, Sales): Hiểu rõ ai làm gì, khi nào, và kết quả đầu ra là gì.
• Hệ thống kỹ thuật (IT): Có thể chuyển đổi trực tiếp biểu đồ này thành phần mềm tự động hóa mà không cần "phiên dịch" lại.

Tìm hiểu thêm: BPMN là gì? Thiết kế quy trình BPM chỉ bằng kéo - thả

3. So sánh BPMN với các công cụ truyền thống

Để lựa chọn đúng, doanh nghiệp cần phân biệt rõ BPMN với các dạng biểu đồ phổ biến khác:

3.1. BPMN vs Flowchart (Lưu đồ thuật toán)

Flowchart là công cụ quen thuộc nhất, thường được vẽ trên Excel, Word hoặc bảng trắng trong các cuộc họp.

• Bản chất: Flowchart mang tính tự do, phác thảo tư duy nhanh.
• Hạn chế quản trị: Flowchart thường không chỉ rõ được ai chịu trách nhiệm (không phân làn rõ ràng), không mô tả được các tình huống ngoại lệ (ví dụ: Nếu khách hàng hủy đơn thì quy trình chạy về đâu?).
• Lời khuyên cho doanh nghiệp: Chỉ dùng Flowchart để lên ý tưởng ban đầu. Khi ban hành quy trình chính thức (SOP) hoặc làm việc với đối tác công nghệ, bắt buộc phải dùng BPMN để tránh hiểu lầm.

3.2. BPMN vs Workflow Diagram

Nhiều nhà quản lý hay dùng từ "Workflow" để chỉ dòng chảy công việc chung.

• Bản chất: Workflow Diagram thường chỉ cho thấy trình tự: Bước 1 -> Bước 2 -> Bước 3. Nó đơn giản hóa quá mức sự phức tạp của vận hành thực tế.
• Sự khác biệt: BPMN đi sâu vào chi tiết quản lý. BPMN trả lời được các câu hỏi khó: Dữ liệu nào được chuyển từ Phòng Sales sang Phòng Kế toán? Nếu Giám đốc đi vắng quá 3 ngày thì ai là người duyệt thay?
• Góc nhìn quản trị: Workflow cho thấy bức tranh tổng thể. BPMN cho thấy cơ chế vận hành chi tiết để kiểm soát rủi ro.

3.3. BPMN vs Activity & State Diagram (Biểu đồ kỹ thuật)

Đây là các dạng biểu đồ thường xuất hiện khi doanh nghiệp làm việc với đội ngũ IT hoặc đơn vị tư vấn phần mềm.

• Activity/State Diagram: Là ngôn ngữ của kỹ sư phần mềm (Developers), mô tả cách hệ thống máy tính xử lý dữ liệu hoặc vòng đời của một đối tượng.
• BPMN: Là ngôn ngữ của doanh nghiệp, mô tả cách con người và phòng ban phối hợp tạo ra giá trị.
• Lưu ý: Nhà quản lý không cần đọc hiểu sâu Activity/State Diagram, nhưng cần yêu cầu đội ngũ IT sử dụng BPMN để trao đổi về quy trình nghiệp vụ. Điều này đảm bảo công nghệ phục vụ kinh doanh, chứ không phải kinh doanh chạy theo công nghệ.

Xem thêm: Phần mềm BPM là gì? Vì sao doanh nghiệp nên đầu tư vào BPM?

4. Bảng tổng hợp ra quyết định cho Nhà quản lý

5. Khi nào doanh nghiệp cần áp dụng chuẩn BPMN?

Việc chuyển đổi từ các lưu đồ tự phát sang chuẩn BPMN là một sự đầu tư về trí tuệ. Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng BPMN trong các trường hợp sau:

• Chuẩn hóa quy trình quy mô lớn: Khi quy trình liên quan đến nhiều phòng ban (Cross-functional), cần phân định rõ trách nhiệm để tránh chồng chéo.
• Triển khai phần mềm quản trị: Trước khi mua sắm hoặc xây dựng phần mềm (ERP, CRM, HRM), doanh nghiệp cần có bản thiết kế BPMN để làm đề bài cho nhà cung cấp.
• Tối ưu hóa và cải tiến (Process Improvement): Muốn cắt giảm chi phí hay thời gian thực hiện, nhà quản lý cần bản đồ BPMN để nhìn thấy đâu là bước thừa, đâu là nút thắt cổ chai.
• Tuân thủ tiêu chuẩn (Compliance): Khi doanh nghiệp cần đạt các chứng nhận ISO hoặc các tiêu chuẩn kiểm toán khắt khe.

Lời kết

Trong kỷ nguyên số, quy trình không chỉ là tài liệu lưu kho, mà là tài sản trí tuệ của doanh nghiệp. Việc phân biệt và lựa chọn đúng giữa BPMN, Flowchart hay Workflow không chỉ giúp văn bản hóa quy trình đẹp hơn, mà còn là bước đệm vững chắc để doanh nghiệp tiến tới tự động hóa và quản trị tinh gọn. Đừng để sự dễ dãi của Flowchart làm rào cản cho sự phát triển bền vững của hệ thống quản trị.

ĐĂNG KÝ NGAY