Dashboard là gì? Hướng dẫn toàn diện về Dashboard

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, khi thông tin liên tục thay đổi và yêu cầu ra quyết định nhanh chóng hơn bao giờ hết, việc gom tất cả dữ liệu quan trọng vào một “giao diện duy nhất” trở thành chìa khóa. Đó chính là lúc Dashboard - bảng điều khiển trực quan - phát huy sức mạnh: nơi các biểu đồ, chỉ số và phân tích được tổ chức gọn gàng, cho phép theo dõi toàn cảnh hoạt động doanh nghiệp chỉ trong tích tắc. 

Vậy Dashboard là gì? Liệu Dashboard có thật sự giúp nhà quản trị kiểm soát dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định không? Cùng Cogover tìm hiểu trong nội dung dưới đây.

1. Dashboard là gì?

Dashboard, hay còn gọi là bảng điều khiển trực quan, là công cụ tập hợp và trình bày các dữ liệu quan trọng dưới dạng biểu đồ, đồ thị và số liệu tổng hợp trong cùng một giao diện. 

Thông qua Dashboard, nhà quản lý và nhân viên có thể nhanh chóng nắm bắt hiệu suất hoạt động, theo dõi tiến độ KPI và đưa ra quyết định kịp thời dựa trên thông tin real-time. Với tính năng tùy biến linh hoạt, Dashboard không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình báo cáo mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và khả năng phân tích xu hướng của doanh nghiệp.

2. Phân biệt Dashboard và Report

Dashboard và Report đều là các công cụ được sử dụng để thu thập và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, mỗi công cụ sẽ được thiết kế để phục vụ cho các nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Tiêu chí	Dashboard (Bảng điều khiển)	Report (Báo cáo)
Mục đích	Giám sát tình hình tổng quan, theo dõi KPI thời gian thực	Phân tích chi tiết, đánh giá sâu về một bộ dữ liệu nhất định
Phạm vi dữ liệu	Rộng, tổng hợp từ nhiều nguồn, hiển thị chỉ số chính	Hẹp hơn, tập trung vào một chủ đề, một khoảng thời gian cụ thể
Tính cập nhật	Liên tục, tự động real-time	Thường theo lịch cố định (hàng ngày, tuần, tháng)
Tính tương tác	Cao: lọc, drill-down, tùy chỉnh giao diện	Thấp hơn: chủ yếu đọc, ít hoặc không có tương tác trực tiếp
Định dạng hiển thị	Biểu đồ (cột, đường, tròn…), bảng tổng hợp, widget	Bảng số liệu chi tiết, biểu đồ tĩnh, chú thích phân tích
Đối tượng người dùng	Lãnh đạo, quản lý cần theo dõi nhanh	Chuyên viên phân tích, báo cáo thường niên, gửi cho đối tác
Thời gian sử dụng	Ngắn hạn, liên tục cập nhật, phục vụ quyết định tức thời	Dài hạn, dùng để lưu trữ, tư liệu, báo cáo tổng kết
Độ sâu phân tích	Tổng quan, nắm bắt nhanh xu hướng	Chi tiết, giải thích nguyên nhân và đưa ra khuyến nghị

3. Lợi ích của Dashboard đối với doanh nghiệp

Có nhiều lợi ích khi sử dụng Dashboard để trực quan hóa và hiểu dữ liệu. Dưới đây là một số những lợi ích mà Dashboard có thể mang lại cho doanh nghiệp bao gồm:

• Ra quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu: Dashboard tổng hợp trực quan các chỉ số quan trọng (KPI, doanh thu, chi phí, năng suất…) ngay trên cùng một giao diện. Nhờ vậy, lãnh đạo và các bộ phận liên quan có thể nắm bắt tình hình hoạt động tức thì và đưa ra quyết định kịp thời, giảm thiểu rủi ro do chậm trễ trong việc xử lý thông tin.

• Theo dõi KPI và mục tiêu theo thời gian thực: Với khả năng cập nhật dữ liệu liên tục, Dashboard cho phép doanh nghiệp giám sát tiến độ đạt được mục tiêu (ví dụ: doanh số, số lượng khách hàng mới) ngay khi có biến động. Điều này giúp các nhóm nhanh chóng điều chỉnh chiến lược nếu hiệu suất không như kỳ vọng, đồng thời thúc đẩy tinh thần làm việc nhờ thấy rõ kết quả.

• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong báo cáo: Thay vì mất nhiều giờ thu thập, tổng hợp và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn (Excel, Word…), Dashboard tự động kết nối và làm mới số liệu. Nhân viên có thể dành thời gian để phân tích sâu hơn thay vì chỉ tập trung vào việc chuẩn bị báo cáo thủ công.

• Nhận diện xu hướng và cảnh báo sớm rủi ro: Dashboard tích hợp biểu đồ xu hướng, so sánh theo chu kỳ và thiết lập ngưỡng cảnh báo cho các chỉ số quan trọng. Khi có dấu hiệu giảm sút hoặc biến động bất thường, hệ thống sẽ thông báo ngay lập tức, giúp doanh nghiệp có phương án xử lý trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.

• Tăng cường tính minh bạch và đồng bộ giữa các phòng ban: Khi tất cả các bộ phận đều truy cập cùng một Dashboard chung, mọi người làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu “chính chủ”. Điều này giảm thiểu hiểu lầm, thông tin sai lệch và cải thiện phối hợp liên phòng ban, từ bán hàng, marketing đến vận hành.

• Hỗ trợ phân tích sâu và khám phá dữ liệu: Nhiều Dashboard hiện đại cho phép khoanh vùng, lọc và phân tích chi tiết các tập dữ liệu con, giúp người dùng tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hoặc cơ hội thị trường. Tính năng này rất hữu ích để thực hiện phân tích “tại sao” (why) và “như thế nào” (how) cho từng chỉ số kinh doanh.

4. Các loại Dashboard phổ biến hiện nay

Bởi vì các Dashboard có khả năng tùy chỉnh nên rất khó để phân loại chúng vào từng loại riêng biệt. Tuy nhiên, có 7 loại Dashboard phổ biến bao gồm:

4.1 Business Dashboard (Bảng phân tích kinh doanh)

Business Dashboard là công cụ tổng hợp các loại dữ liệu khác nhau, từ kinh doanh, tài chính, marketing, nhân sự,... Bảng phân tích kinh doanh được biểu diễn trực quan cung cấp cho ban giám đốc và nhà quản lý các dữ liệu cần thiết để thiết lập các kế hoạch chiến lược.

4.2 KPI Dashboard (Bảng theo dõi KPI)

KPI Dashboard tập trung vào việc theo dõi tiến độ thực hiện các chỉ số hiệu suất chủ chốt đã được xác định trước đó, chẳng hạn tỷ lệ chuyển đổi lead, số cuộc gọi chốt đơn hay tỷ lệ giữ chân khách hàng. 

Mỗi chỉ số trong Dashboard này hiển thị cả giá trị mục tiêu và giá trị thực tế cùng phần trăm hoàn thành, giúp trưởng phòng và quản lý cấp trung dễ dàng biết được khi nào cần có hành động can thiệp. Những cảnh báo tự động sẽ bật lên nếu một KPI rơi xuống dưới ngưỡng cho phép, đảm bảo không có chỉ số quan trọng nào bị bỏ sót.

4.3 Performance Dashboard (Bảng đo lường hiệu suất)

Performance Dashboard dành cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân hoặc nhóm trong ngắn hạn, với tần suất cập nhật real-time hoặc hàng ngày. Ví dụ, đội Sales có thể theo dõi số lead đã xử lý, số email đã gửi hay thời gian phản hồi khách hàng ngay trong ngày làm việc. 

Performance Dashboard thường được tích hợp để khơi gợi cạnh tranh lành mạnh giữa các thành viên, qua đó nâng cao động lực và cải thiện hiệu suất chung của toàn đội.

4.4 Executive Dashboard

Một Executive Dashboard là một loại bảng phân tích kinh doanh đặc biệt được thiết kế để trực quan hóa các chỉ số quan trọng dành riêng cho ban lãnh đạo. Thông thường, dữ liệu được trình bày ở cấp độ tổng quan, nhưng cung cấp cho lãnh đạo cái nhìn minh bạch về các hoạt động và hiệu suất then chốt của doanh nghiệp, từ đó giúp họ ra quyết định chính xác hơn, lập kế hoạch tốt hơn và đánh giá mức độ hiệu quả một cách rõ ràng.

4.5 Project Dashboard (Bảng quản lý dự án)

Khi điều hành hoặc quản lý một dự án lớn, Project Dashboard là công cụ hữu ích để theo dõi tiến độ dự án và chia sẻ thông tin đó với đội nhóm cùng các bên liên quan quan trọng khác. Nó cung cấp một cái nhìn tổng thể về trạng thái dự án, các thông tin chuyên sâu và dữ liệu chính.

4.6 Operations Dashboard (Bảng điều khiển hoạt động)

Operations Dashboard được thiết kế để giám sát liên tục các hoạt động vận hành hàng ngày, từ sản xuất, kho bãi cho đến logistics. Các chỉ số như số lượng đơn hàng xử lý, trạng thái tồn kho, tỉ lệ lỗi sản phẩm hay thời gian chu kỳ được cập nhật real-time. 

Khi bất kỳ chỉ số nào vượt ngưỡng cảnh báo, hệ thống tự động thông báo để đội ngũ vận hành can thiệp kịp thời, đảm bảo quy trình không bị gián đoạn.

4.7 Website Dashboard (Tổng quan website)

Khi theo dõi hiệu suất của website, việc tạo một Website Dashboard là rất hữu ích. Bảng điều khiển này theo dõi các dữ liệu như tổng lượng truy cập, tổng số người dùng, người dùng đang hoạt động, hoạt động thương mại điện tử, doanh số bán hàng và doanh thu. 

Dù doanh nghiệp vận hành một website đơn giản hay phức tạp hơn, bảng điều khiển này cung cấp cái nhìn tổng thể và rõ ràng về các chỉ số.

5. Cách xây dựng một Dashboard

5.1 Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng sử dụng Dashboard

Hãy làm rõ việc xây dựng Dashboard này cho ai và để làm gì? Khi bạn xác định được điều đó, bạn sẽ dễ dàng trả lời các câu hỏi của họ hơn thông qua những biểu đồ và dữ liệu được chọn lọc.

• Người dùng: CEO, Sales Manager, Marketing, HR hay nhân viên?

• Mục đích sử dụng: Theo dõi KPI, đánh giá hiệu suất, kiểm soát vận hành, quản lý dự án,…

5.2 Bước 2: Chọn đúng dữ liệu

Hầu hết các doanh nghiệp đều có rất nhiều dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Hãy chỉ chọn những gì liên quan đến đối tượng người xem và mục tiêu, để tránh làm họ bị quá tải bởi thông tin.

5.3 Bước 3: Chọn hình thức trực quan hóa

Có nhiều loại trực quan hóa khác nhau như biểu đồ, đồ thị, bản đồ,... Hãy chọn hình thức phù hợp nhất để thể hiện dữ liệu của bạn. Ví dụ, biểu đồ cột và biểu đồ tròn có thể nhanh chóng trở nên rối mắt khi chứa quá nhiều thông tin.

5.4 Bước 4: Sử dụng công cụ tạo Dashboard

Không có một người dùng nào muốn xem một Dashboard giống như báo cáo truyền thống chỉ chứa số liệu dài dòng, khó hiểu. Vì vậy, việc lựa chọn một công cụ thiết kế Dashboard có giao diện đẹp mắt, dễ đọc và thân thiện là ưu tiên hàng đầu.

Hiện nay có nhiều công cụ khác nhau để tạo Dashboard như Google Data Studio/Looker, Power BI, Tableau, Excel (với Pivot Table + Chart) hay hệ thống CRM hiện đại.

5.5 Bước 5: Kiểm tra, tinh chỉnh và triển khai

Trước khi triển khai, cần kiểm tra kỹ các nguồn dữ liệu được kết nối, đảm bảo số liệu đúng và cập nhật tự động. Các chỉ số hiển thị trên dashboard phải chính xác, khớp với dữ liệu gốc từ CRM, ERP hoặc hệ thống khác. 

Bên cạnh đó, hãy thiết lập cơ chế cập nhật tự động theo thời gian thực hoặc theo chu kỳ (ví dụ: mỗi giờ, mỗi ngày) để đảm bảo người dùng luôn nhìn thấy thông tin mới nhất mà không cần thao tác thủ công.

Một Dashboard hiệu quả không chỉ đúng về dữ liệu mà còn phải thân thiện với người dùng. Hãy sử dụng màu sắc rõ ràng, phân cấp thông tin hợp lý, đặt các chỉ số quan trọng ở vị trí nổi bật. 

Dashboard nên tích hợp các bộ lọc (filter) thông minh để người dùng có thể tự chọn thời gian, phòng ban, sản phẩm, khu vực,... Ví dụ: một Sales Manager có thể muốn xem doanh số theo tháng, theo từng nhóm bán hàng hoặc theo vùng miền. Các bộ lọc này giúp Dashboard phục vụ được nhiều mục tiêu và người dùng khác nhau mà không cần thiết kế lại.

6. Thiết kế Dashboard tự động với Cogover CRM

Cogover CRM là nền tảng quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng thế hệ mới, sở hữu hệ thống báo cáo và Dashboard mạnh mẽ, trực quan và dễ tùy biến. Đây là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp theo dõi toàn diện mọi hoạt động kinh doanh - từ doanh thu, hiệu suất đội ngũ, cho đến hành trình khách hàng ngay tại một nơi duy nhất.

Khác với các công cụ truyền thống đòi hỏi xử lý dữ liệu thủ công qua Excel trước khi đưa vào Dashboard, Cogover CRM cho phép người dùng truy xuất trực tiếp dữ liệu đã có sẵn trên hệ thống để tạo báo cáo và Dashboard ngay lập tức. Toàn bộ quá trình thiết kế, tùy chỉnh và chia sẻ Dashboard đều được thực hiện trên cùng một nền tảng, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả phân tích.

Thiết kế dễ dàng – Không cần kỹ thuật

Giao diện kéo - thả trực quan giúp bất kỳ ai cũng có thể tạo dashboard theo nhu cầu – không cần biết code hay kỹ thuật. Người dùng chỉ cần chọn dữ liệu, kéo vào vùng hiển thị và tùy biến định dạng hiển thị phù hợp.

Hiển thị linh hoạt – Nắm bắt thông tin nhanh

Dữ liệu được trình bày dưới nhiều dạng biểu đồ như: cột, tròn, bảng, chỉ số KPI,… giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi, hiệu suất chăm sóc khách hàng hay hoạt động của từng cá nhân, nhóm.

Dữ liệu thời gian thực – Ra quyết định chính xác

Mọi chỉ số trên dashboard luôn được cập nhật tự động từ các hoạt động thực tế trong CRM, đảm bảo người dùng luôn nắm bắt kịp thời tình hình để đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Từ tổng quan đến chi tiết – Tùy chỉnh theo vai trò

Cogover CRM cho phép thiết kế dashboard theo từng vai trò: nhân viên kinh doanh, quản lý đội ngũ, hay ban giám đốc - giúp mỗi người dùng nhìn thấy đúng thông tin họ cần để hành động hiệu quả.

Kết luận.

Tóm lại, Dashboard không chỉ đơn thuần là một bảng hiển thị số liệu, mà là công cụ trực quan giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích và ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn. Trong thời đại dữ liệu, việc ứng dụng Dashboard hiệu quả chính là chìa khóa để tối ưu vận hành, gia tăng hiệu suất và nắm bắt kịp thời các cơ hội tăng trưởng. Nếu doanh nghiệp chưa có một hệ thống Dashboard phù hợp, đây là lúc cần cân nhắc triển khai.