MBO là gì? 5 bước quy trình quản trị mục tiêu MBO

MBO là một trong những phương pháp quản trị công việc được đánh giá cao, tập trung vào thiết lập mục tiêu cá nhân, phòng ban với mục tiêu chung của tổ chức. Vậy MBO là gì? Các bước triển khai quy trình quản trị mục tiêu MBO như thế nào? Cùng Cogover tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây.

1. MBO là gì?

MBO là viết tắt của Management By Objectives, nghĩa là Quản trị theo mục tiêu. Đây là phương pháp tiếp cận chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của một tổ chức. Ở đó, các mục tiêu của tổ chức được ban lãnh đạo xác định và truyền đạt đến các thành viên trong tổ chức với mục đích đạt được từng mục tiêu đó.

Một bước quan trọng trong cách tiếp cận MBO đó chính là giám sát và đánh giá hiệu suất, sự tiến bộ của từng nhân viên so với các mục tiêu đã thiết lập. Bên cạnh đó, nhân viên có xu hướng thực hiện các cam kết của mình tốt hơn khi chính họ được tham gia vào quá trình đặt mục tiêu và quyết định hướng hành động.

MBO là phương pháp quản trị công việc theo mục tiêu

2. 5 bước quy trình quản trị mục tiêu MBO

Quản trị mục tiêu MBO bao gồm 5 bước

2.1 Đặt mục tiêu của doanh nghiệp

Giai đoạn này, ban lãnh đạo và cấp quản lý cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo mục tiêu mang tính toàn diện. Mục tiêu cũng cần thiết lập rõ ràng, có khả năng đo lường được, gắn liền với tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.

2.2 Xác định mục tiêu cụ thể của nhân viên

Sau khi nhân viên đã được phổ biến về mục tiêu chung, kế hoạch và chiến lược thực hiện, các nhà quản lý có thể bắt đầu phối hợp cùng cấp dưới để xác định mục tiêu cá nhân. 

Đây là quá trình trao đổi trực tiếp, trong đó nhân viên trình bày mục tiêu của mình và những gì họ có thể đạt được trong thời gian nhất định với các nguồn lực sẵn có. Họ cũng có thể đề xuất những mục tiêu mà họ cho là khả thi đối với bộ phận hoặc tổ chức.

2.3 Giám sát liên tục hiệu suất và tiến độ

Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và đánh giá tiến độ công việc của nhân viên so với mục tiêu đề ra. Từ đó, đề ra các phương án điều chỉnh kịp thời để mục tiêu của cá nhân và tổ chức hoàn thành đúng hạn.

2.4 Đánh giá hiệu suất

Quá trình thực hiện MBO, quản lý cần đánh giá hiệu suất thực hiện để đảm bảo tính quan và gắn liền với mục tiêu đã đề ra.

2.5 Phản hồi và khen thưởng

Cuối cùng, quy trình MBO kết thúc bằng việc ban lãnh đạo cung cấp phản hồi liên tục về kết quả và tiến độ so với mục tiêu. Điều này giúp nhân viên kịp thời điều chỉnh các hành động, kế hoạch làm việc. 

Bên cạnh phản hồi hàng ngày, các cuộc họp đánh giá định kỳ giữa quản lý và nhân viên cũng giúp cập nhật tiến độ và đưa ra những định hướng cần thiết.

Ngoài ra, thông qua các hoạt động đánh giá định kỳ, ban lãnh đạo cũng cần đưa ra quyết định về khen thưởng cho các phòng ban, cá nhân xuất sắc, nhằm khuyến khích tạo động lực để phát triển trong tương lai.

3. Lợi ích của quản trị mục tiêu MBO

Quản trị mục tiêu MBO sẽ giúp mang lại lợi ích cho cả ban quản lý và nhân viên trong công ty. Cụ thể:

• Tăng hiệu suất làm việc: MBO giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu cụ thể cần đạt được và cách đo lường thành công, từ đó thúc đẩy tư duy kết quả thay vì chỉ hoàn thành nhiệm vụ. Điều này làm tăng năng suất và chất lượng công việc một cách rõ rệt.

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Việc thiết lập mục tiêu cụ thể, có thể đo lường và có thời hạn giúp loại bỏ sự mơ hồ trong công việc. Nhân viên và quản lý đều biết chính xác nhiệm vụ và kỳ vọng, giảm thiểu nhầm lẫn và tăng tính minh bạch trong tổ chức.

• Tối ưu sử dụng nguồn lực: MBO giúp phân bổ nguồn lực như nhân sự, tài chính và thời gian dựa trên mức độ ưu tiên của mục tiêu chiến lược. Điều này tránh lãng phí, tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên và đảm bảo các hoạt động quan trọng được tập trung đúng mức.

• Thúc đẩy sự cam kết và tự chủ: Nhân viên được tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu, từ đó tăng tính tự chủ và trách nhiệm cá nhân trong công việc. Sự tham gia này còn làm tăng động lực và sự gắn bó lâu dài với tổ chức.

• Minh bạch trong đánh giá và giám sát: MBO cung cấp tiêu chí đánh giá rõ ràng, dựa trên kết quả thực tế đạt được. Điều này giúp đánh giá công bằng, minh bạch, đồng thời hỗ trợ quản lý giám sát tiến độ và điều chỉnh kịp thời.

• Nâng cao tinh thần hợp tác: MBO liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức, thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng ban. Sự kết nối này giúp cải thiện giao tiếp nội bộ và tăng cường sự hợp tác hiệu quả.

• Phát triển năng lực nhân viên: Thông qua đánh giá kết quả mục tiêu, MBO giúp nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân. Từ đó, tổ chức có thể xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp để phát triển kỹ năng và năng lực nhân viên.

• Tạo môi trường làm việc cởi mở: MBO khuyến khích giao tiếp hai chiều giữa quản lý và nhân viên trong việc thiết lập mục tiêu và phản hồi tiến độ. Điều này xây dựng văn hóa minh bạch, giảm thiểu đùn đẩy trách nhiệm và tạo sự tin tưởng trong tổ chức

MBO giúp gia tăng hiệu suất làm việc trong tổ chức

4. Ưu và nhược điểm của MBO

4.1 Ưu điểm

• Tăng cường sự tập trung vào mục tiêu: MBO giúp nhân viên và tổ chức tập trung vào các mục tiêu cụ thể, rõ ràng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và kết quả đạt được.

• Khuyến khích sự tham gia và cam kết của nhân viên: Việc cùng tham gia thiết lập mục tiêu tạo ra sự đồng thuận và tăng động lực làm việc, giúp nhân viên cảm thấy có trách nhiệm và gắn bó hơn.

• Đánh giá hiệu suất khách quan và minh bạch: MBO sử dụng các tiêu chí đo lường rõ ràng dựa trên kết quả thực tế, giảm thiểu sự chủ quan trong đánh giá và tăng tính công bằng.

• Cải thiện giao tiếp và phối hợp nội bộ: Quá trình thiết lập và theo dõi mục tiêu thúc đẩy trao đổi thông tin giữa các cấp quản lý và nhân viên, cũng như giữa các phòng ban.

• Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực: MBO giúp phân bổ nguồn lực phù hợp với các ưu tiên chiến lược, giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.

4.2 Nhược điểm

• Quá trình thiết lập mục tiêu có thể tốn thời gian: Việc thảo luận, thương lượng và đồng thuận mục tiêu giữa các cấp có thể kéo dài, làm chậm tiến độ công việc nếu không quản lý tốt.

• Dễ gây áp lực cho nhân viên: Mục tiêu cụ thể và yêu cầu đo lường kết quả có thể tạo áp lực lớn, dẫn đến căng thẳng hoặc hành vi chỉ tập trung vào mục tiêu mà bỏ qua các yếu tố khác.

• Khó khăn trong việc đo lường các mục tiêu định tính: Một số mục tiêu liên quan đến thái độ, sáng tạo hay văn hóa doanh nghiệp khó có thể định lượng chính xác, làm hạn chế hiệu quả đánh giá.

• Rủi ro khi mục tiêu không linh hoạt: Nếu mục tiêu được đặt ra quá cứng nhắc, tổ chức khó thích ứng nhanh với thay đổi môi trường hoặc thị trường, gây mất cơ hội hoặc sai lệch chiến lược.

• Phụ thuộc nhiều vào kỹ năng quản lý: Hiệu quả của MBO phụ thuộc lớn vào khả năng thiết lập mục tiêu, theo dõi và đánh giá của người quản lý; nếu quản lý yếu kém, MBO có thể không phát huy tác dụng.

Ưu và nhược điểm của MBO

5. Ví dụ quản trị mục tiêu MBO

MBO có thể áp dụng để thiết lập và quản lý mục tiêu cho toàn bộ tổ chức, từ mục tiêu tổng đến mục tiêu của từng phòng ban, bộ phận. Tất cả đều được thiết lập và đo lường rõ ràng.

Bối cảnh: Công ty A là doanh nghiệp bán lẻ. Mục tiêu trong năm 2025 là tăng trưởng doanh thu lợi nhuận và nhận diện thương hiệu.

Khi thiết lập MBO, doanh nghiệp triển khai thành các mục tiêu như sau:

1. Mục tiêu chung của doanh nghiệp trong năm 2025:

• Tăng trưởng doanh thu 20% trong năm tới

• Tăng tỷ suất lợi nhuận ròng 15%

• Nâng cao nhận diện thương hiệu lên 30% trên thị trường mục tiêu

2. Xác định mục tiêu từng phòng ban

Phòng Marketing:

• Tăng 30% lưu lượng truy cập website trong quý tới

• Nâng tỷ lệ chuyển đổi từ chiến dịch quảng cáo lên 20%

• Đạt 50.000 lượt tương tác trên mạng xã hội mỗi tháng

• Đóng góp 40% tổng doanh thu cho công ty

Phòng Sale (Bán hàng):

• Đạt 100 khách hàng mới mỗi tháng

• Tăng 25% doanh thu từ khách hàng hiện tại trong 6 tháng

• Giảm chu kỳ bán hàng xuống còn 2-3 tháng

• Tỷ lệ ký hợp đồng đạt 20%

• Giá trị trung bình mỗi hợp đồng đạt 150.000 USD

Phòng Nhân sự (HR):

• Duy trì tỷ lệ hài lòng nhân viên trên 85%

• Tăng mức độ tương tác của nhân viên lên 85%

• Tổ chức ít nhất 2 sự kiện toàn công ty và 1 chương trình đào tạo lãnh đạo trong năm

• Đảm bảo 15% ứng viên được giới thiệu từ nhân viên hiện tại

• Duy trì mức lương thưởng cao hơn 10% so với thị trường

Phòng Kế toán:

• Hoàn thành báo cáo tài chính quý đúng hạn, chính xác

• Giảm chi phí vận hành 5% so với cùng kỳ năm trước

• Tăng hiệu quả quản lý dòng tiền, đảm bảo thanh khoản ổn định

• Hỗ trợ các phòng ban trong việc dự toán và kiểm soát ngân sách

6. MBO và các phương pháp quản trị mục tiêu hiện đại

Bên cạnh lý thuyết MBO, hiện nay có nhiều phương pháp quản trị theo mục tiêu đã được phát triển và áp dụng ở nhiều doanh nghiệp như KPI, OKRs, SMART.

6.1 KPI

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất then chốt, dùng để đánh giá mức độ hiệu quả của một cá nhân, bộ phận hay toàn doanh nghiệp trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. KPI giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc một cách cụ thể, từ đó đưa ra điều chỉnh để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Đặc điểm:

• Định lượng rõ ràng: KPI là những chỉ số có thể đo lường được bằng số liệu (ví dụ: doanh số, số khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi,...).

• Liên kết với mục tiêu chiến lược: KPI phải phản ánh được mục tiêu dài hạn hoặc ngắn hạn của tổ chức/doanh nghiệp. Ví dụ: KPI “Tăng trưởng doanh thu 20% trong quý 2” phải gắn với mục tiêu mở rộng thị trường.

• Có thời hạn cụ thể: Mỗi KPI cần được gắn với một khung thời gian rõ ràng: theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm...

• Khả thi nhưng đầy thách thức: KPI cần đủ thực tế để có thể đạt được, nhưng cũng cần thách thức vừa đủ, để thúc đẩy cá nhân hoặc đội nhóm nỗ lực hết sức.

• Tập trung vào kết quả đầu ra (Outcome): Khác với chỉ số hoạt động (PI  - Performance Indicator) thường đo quá trình, KPI chủ yếu đo kết quả cuối cùng.

• Có thể theo dõi và đánh giá thường xuyên: KPI cần được cập nhật liên tục để có thể kiểm soát và đưa ra điều chỉnh kịp thời.

KPI là chỉ số đo lường hiệu suất

6.2 OKRs

OKRs (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản trị mục tiêu, giúp tổ chức và cá nhân xác định mục tiêu (Objectives) và các kết quả then chốt (Key Results) để đo lường mức độ đạt được mục tiêu đó. 

Đặc điểm:

• Mục tiêu rõ ràng: Objectives (Mục tiêu) mô tả đích đến muốn đạt được, mang tính truyền cảm hứng, định hướng và thường không định lượng. Keysults (Kết quả then chốt) là các chỉ số định lượng dùng để đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu.

• Minh bạch và đồng bộ: OKRs thường được chia sẻ công khai trong toàn công ty để các bộ phận cùng hiểu và phối hợp. OKRs từ lãnh đạo đến nhân viên đều liên kết tới nhau, và gắn liền với mục tiêu của tổ chức.

• Chu kỳ ngắn, thường theo quý: OKRs được thiết lập và đánh giá theo quý, giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh theo biến động thị trường. 

• Không gắn trực tiếp với thưởng phạt: OKRs không phải công cụ đánh giá KPI cá nhân để tính lương thưởng, mà dùng để thúc đẩy hiệu suất và cải tiến liên tục.

• Khuyến khích tự chủ và gắn kết: Nhân viên được khuyến khích tự đề xuất OKRs phù hợp với mục tiêu đội nhóm và công ty, tăng tính chủ động và gắn bó.

OKRs giúp xác định mục tiêu và các kết quả then chốt

6.3 SMART

SMART là một mô hình thiết lập mục tiêu nổi tiếng, được sử dụng rộng rãi trong quản trị và phát triển cá nhân. SMART là viết tắt của 5 tiêu chí giúp mục tiêu trở nên rõ ràng, có thể đo lường và dễ đạt được:

• S - Specific (Cụ thể)

• M - Measurable (Đo lường được)

• A - Achievable (Có thể đạt được)

• R - Relevant (Liên quan, phù hợp)

• T - Time-bound (Có thời hạn)

Mô hình SMART giúp đảm bảo rằng các mục tiêu đặt ra không mơ hồ, không quá cao siêu và luôn gắn liền với thực tế và chiến lược.

SMART là mô hình thiết lập mục tiêu nổi tiếng

Như vậy, bài viết đã giúp bạn tìm hiểu phương pháp MBO là gì. Quản trị theo mục tiêu (MBO) không chỉ là một phương pháp quản lý hiệu quả, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp gắn kết mục tiêu tổ chức với hiệu suất cá nhân. Bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng, đo lường được và thường xuyên đánh giá, MBO tạo động lực cho nhân viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm và thúc đẩy hiệu quả toàn diện. Trong bối cảnh môi trường kinh doanh liên tục thay đổi, việc áp dụng MBO đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt, định hướng rõ ràng và tăng trưởng bền vững.