Kaizen là gì? Bí quyết cải tiến thành công cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp muốn tăng trưởng và phát triển bền vững thì cần có các hoạt động đổi mới, cải tiến không ngừng. Ngày nay, một trong những phương pháp được nhiều lãnh đạo, nhà quản lý áp dụng nhằm thực hiện cải tiến là Kaizen - triết lý kinh doanh nổi tiếng từ Nhật Bản. Vậy Kaizen là gì? Triết lý Kaizen đề cập đến những nguyên tắc như thế nào? Cùng Cogover tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Kaizen là gì?

Kaizen là triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật, khuyến khích sự cải tiến liên tục cho toàn bộ nhân sự ở mọi cấp độ trong công ty. Kaizen được ghép lại từ hai chữ “Kai” - thay đổi, “zen” - tốt hơn, được hiểu là “thay đổi để tốt hơn”. Trong tiếng Anh, thuật ngữ này được dịch là “ongoing improvement” - cải tiến liên tục.

Theo cuốn “The New Shorter Oxford English Dictionary” (1993), Kaizen là cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất… như một triết lý kinh doanh.

Mục tiêu của Kaizen là hướng tới xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả bằng cách tạo không khí làm việc đội nhóm, cải tiến các quy trình và thủ tục, đảm bảo sự tham gia của nhân viên và giúp công việc trở nên an toàn và ít mệt mỏi hơn.

Không còn chỉ là văn hóa làm việc tại Nhật Bản nữa, ngày nay Kaizen được biết đến rộng rãi và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, kinh doanh, công nghệ… tại nhiều công ty trên toàn thế giới, trong đó có Việt Nam.

Triết lý Kaizen thường bắt đầu từ những thay đổi nhỏ trong một khoảng thời gian để thúc đẩy sự cải tiến liên tục trong tổ chức. Quy trình Kaizen nhận thấy rằng chính những thay đổi đó lại có thể góp phần tạo nên những ảnh hưởng lớn trong tương lai.

Kaizen nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”

2. Lợi ích của Kaizen là gì?

Mô hình Kaizen tập trung vào những cải tiến nhỏ nhưng mang lại kết quả lớn trong dài hạn. Khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kaizen có thể mang lại nhiều lợi ích và kết quả tích cực như:

• Gia tăng hiệu suất thông qua giảm lãng phí: Theo Lean Enterprise Institute, Kaizen giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, bao gồm lãng phí thời gian, nguyên liệu và nguồn lực. Bằng cách cải tiến liên tục, Kaizen giúp doanh nghiệp phát hiện và lược bỏ những điểm “dư thừa”, tập trung vào những khâu quan trọng, từ đó gia tăng hiệu suất đáng kể.

• Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Các cải tiến nhỏ nhưng liên tục giúp phát hiện và xử lý lỗi kịp thời, từ đó nâng cao độ chính xác, giảm sai sót và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

• Cải thiện khả năng cạnh tranh: Với quy trình tinh gọn, chi phí thấp và chất lượng ổn định, doanh nghiệp áp dụng Kaizen có thể phản ứng linh hoạt hơn với thị trường và nâng cao vị thế cạnh tranh.

• Xây dựng văn hóa hợp tác và trao quyền: Khác với mô hình quản lý truyền thống tập trung vào cấp lãnh đạo, Kaizen đề cao sáng kiến từ cơ sở. Nhân viên tuyến đầu - những người hiểu rõ nhất công việc - được khuyến khích đề xuất cải tiến. Mỗi nhân viên đều được coi là một phần quan trọng của tổ chức, điều này khuyến khích họ đóng góp, nâng cao tinh thần trách nhiệm và lòng trung thành.

Phương pháp Kaizen mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

3. 10 nguyên tắc Kaizen cốt lõi

Triết lý Kaizen có thể thành công được hay không đòi hỏi phải nuôi dưỡng tư duy phù hợp cho toàn bộ nhân sự trong tổ chức. Khi đó, 10 nguyên tắc Kaizen được hình thành và trở thành “kim chỉ nam” cho các hoạt động cải tiến của doanh nghiệp. 

10 nguyên tắc Kaizen bao gồm:

• Từ bỏ định kiến và những tư duy cố hữu.

• Chủ động trong việc giải quyết vấn đề.

• Không chấp nhận hiện trạng như một điều tất yếu.

• Chấp nhận tư duy thay đổi liên tục và thích nghi thay vì theo đuổi sự hoàn hảo tuyệt đối.

• Khi phát hiện lỗi, hãy tìm giải pháp thay vì đổ lỗi.

• Tạo ra môi trường nơi mọi người đều được khuyến khích đóng góp ý kiến.

• Không dừng lại ở việc xác định vấn đề; hãy đặt câu hỏi 5 Whys (Tại sao) để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

• Thu thập thông tin và ý kiến từ nhiều người khác nhau.

• Sử dụng sự sáng tạo để tìm ra những cải tiến nhỏ, chi phí thấp.

• Không ngừng cải tiến mỗi ngày.

Triết lý Kaizen bao gồm 10 nguyên tắc cốt lõi

4. Quy trình triển khai Kaizen

Quy trình bao gồm 7 bước trong Kaizen

Đến đây, chắc hẳn bạn đã hình dung cơ bản về Kaizen là gì cũng như lợi ích và các nguyên tắc cốt lõi của phương pháp này rồi. Câu hỏi đặt ra là: “Làm thế nào tôi có thể triển khai áp dụng mô hình Kaizen hiệu quả trong tổ chức của mình?”

Bạn có thể bắt đầu với quy trình Kaizen 7 bước dưới đây, giúp tạo thành văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức:

4.1 Bước 1: Phân tích hiện trạng và xác định mục tiêu Kaizen

Trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động cải tiến nào, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng hiện trạng của quy trình, bộ phận hoặc toàn tổ chức mà mình muốn cải thiện. Việc này giúp xác định rõ ràng những điểm yếu, vấn đề đang tồn tại. 

Sau đó, mục tiêu Kaizen được đặt ra phải cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được, đồng thời phù hợp với chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp. 

Quan trọng không kém là sự cam kết và đồng thuận từ lãnh đạo đến nhân viên, bởi Kaizen là một quá trình cải tiến liên tục đòi hỏi sự tham gia và nỗ lực lâu dài của tất cả mọi người. 

Thông thường, doanh nghiệp nên bắt đầu thử nghiệm Kaizen từ một bộ phận hoặc quy trình nhỏ để dễ dàng kiểm soát và đánh giá hiệu quả trước khi áp dụng trên diện rộng.

4.2 Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Sau khi đã xác định được vấn đề cần cải tiến, bước tiếp theo là tìm hiểu nguyên nhân sâu xa gây ra vấn đề đó. Doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu thực tế và lắng nghe phản hồi từ những người trực tiếp liên quan đến quy trình hoặc sản phẩm. 

Các công cụ phân tích như biểu đồ nguyên nhân - kết quả (biểu đồ Ishikawa) hoặc phương pháp “5 Whys” (5 câu hỏi Tại sao) được sử dụng để đào sâu và tìm ra nguyên nhân gốc rễ thay vì chỉ xử lý các biểu hiện bề mặt. 

Ví dụ, nếu tồn kho quá nhiều, có thể nguyên nhân không chỉ là lỗi trong khâu phân phối mà còn do chất lượng sản phẩm không ổn định khiến khách hàng không nhận hàng đúng hạn.

4.3 Bước 3: Đề xuất và lựa chọn giải pháp

Khi đã hiểu rõ nguyên nhân, bước tiếp theo là khuyến khích nhân viên và các bên liên quan đề xuất các giải pháp cải tiến sáng tạo và thực tế. Việc này giúp khai thác tối đa trí tuệ tập thể và tạo sự đồng thuận trong quá trình thực hiện. 

Từ các phương án được đề xuất, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp tối ưu nhất dựa trên khả năng thực hiện, chi phí, thời gian và hiệu quả dự kiến. Đồng thời, một kế hoạch chi tiết cần được xây dựng, trong đó phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ.

4.4 Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Giải pháp sẽ được triển khai theo kế hoạch đã định. Thông thường, doanh nghiệp nên áp dụng thí điểm giải pháp ở quy mô nhỏ để dễ dàng kiểm soát và đánh giá hiệu quả trước khi nhân rộng. 

Trong quá trình thực hiện, việc giám sát liên tục là rất quan trọng nhằm phát hiện kịp thời các khó khăn, sai sót hoặc những điểm chưa phù hợp để có thể điều chỉnh ngay. 

Kaizen nhấn mạnh những cải tiến nhỏ, tránh thay đổi đột ngột toàn diện để giảm thiểu rủi ro và tạo sự thích nghi dễ dàng cho nhân viên.

4.5 Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp

Sau khi giải pháp được áp dụng, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu và đánh giá kết quả thực tế so với mục tiêu đã đề ra ban đầu. Việc so sánh này giúp xác định mức độ thành công của giải pháp, đồng thời nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu trong quá trình thực hiện. 

Qua đó, doanh nghiệp có thể rút ra bài học kinh nghiệm quan trọng cho các lần cải tiến tiếp theo, đồng thời tạo cơ sở khoa học để quyết định có nên duy trì, điều chỉnh hay loại bỏ giải pháp đã thực hiện.

4.6 Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Nếu giải pháp đã mang lại hiệu quả tích cực, bước tiếp theo là chuẩn hóa quy trình hoặc phương pháp mới này thành một phần chính thức trong hoạt động của doanh nghiệp. 

Việc chuẩn hóa giúp duy trì sự ổn định và bền vững của cải tiến, tránh tình trạng quay lại cách làm cũ. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần tiếp tục tối ưu hóa giải pháp dựa trên phản hồi và kết quả thực tế để nâng cao hơn nữa hiệu quả và tính linh hoạt. Tất cả nhân viên cần được đào tạo và hướng dẫn để hiểu rõ và tuân thủ quy trình mới.

4.7 Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen

Kaizen không phải là hoạt động diễn ra một lần mà là quá trình liên tục. Sau khi hoàn thành một chu trình, doanh nghiệp sẽ tiếp tục tìm kiếm các vấn đề mới hoặc các khía cạnh khác cần cải tiến để áp dụng lại Kaizen. 

Điều này giúp doanh nghiệp không ngừng nâng cao năng suất, chất lượng và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Chu trình Kaizen được xem như một vòng lặp liên tục, tạo nên sự phát triển bền vững và văn hóa cải tiến trong tổ chức.

Quy trình Kaizen thường được thực hiện theo vòng PDCA (Plan - Do - Check  - Act), tương ứng với các bước đã phân tích, giúp doanh nghiệp tổ chức hoạt động cải tiến một cách bài bản, có hệ thống và hiệu quả. 

5. Ví dụ: Toyota áp dụng Kaizen như thế nào?

Toyota là một ví dụ điển hình của việc áp dụng thành công Kaizen như một phần cốt lõi của Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System - TPS), tập trung vào cải tiến liên tục nhằm loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu quả và chất lượng sản phẩm. 

Giảm lãng phí trong sản xuất

Toyota nhận diện các loại lãng phí như tồn kho dư thừa, sản xuất thừa, thời gian vận chuyển chậm hay kỹ năng chưa được phát huy. Từ đó, Kaizen bằng cách sử dụng giỏ nhựa phân loại phụ tùng theo từng mẫu xe và đặc điểm riêng, giúp công nhân dễ dàng thực hiện công việc, giảm thao tác thừa và tăng năng suất lao động.

Tạo ra các cải tiến hữu ích

Toyota tận dụng các bộ phận có sẵn trong dây chuyền và sáng tạo thêm các phương tiện vận chuyển trong khuôn viên nhà máy, tiết kiệm gần 3.000 USD chi phí mua sắm xe chở hàng. Họ cung cấp nguyên liệu hợp lý dựa trên khối lượng tiêu thụ, giảm các công đoạn không cần thiết và tối ưu hóa hàng tồn kho, giúp công nhân chỉ dự trữ lượng nhỏ nguyên liệu và bổ sung thường xuyên theo yêu cầu khách hàng.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Kaizen tại Toyota không chỉ là phương pháp mà còn là triết lý sống, hình thành văn hóa công ty sâu sắc với tinh thần “Developing People First” và “Respect for People” - coi con người là yếu tố hàng đầu và tôn trọng nhân viên. Môi trường làm việc tích cực được tạo ra, khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến và trao quyền cho nhân viên xác định lĩnh vực cần cải tiến.

Áp dụng Kaizen vào mọi công đoạn

Toyota không chỉ dùng Kaizen trong sản xuất mà còn ở thiết kế, chế tạo, lắp ráp và kiểm tra chất lượng, giúp đạt năng suất cao, chất lượng vượt trội, giảm chi phí và lãng phí.

Toyota là ví dụ thành công trong áp dụng Kaizen trong hệ thống sản xuất

6. Mối quan hệ giữa Kaizen, 5S và PDCA

6.1 5S Kaizen là gì?

5S Kaizen là sự kết hợp giữa phương pháp quản lý 5S và triết lý cải tiến liên tục Kaizen, nhằm tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và hiệu quả, đồng thời thúc đẩy tinh thần cải tiến không ngừng trong tổ chức.

Phương pháp 5S bao gồm 5 bước chính:

• Seiri (Sàng lọc): Loại bỏ những vật dụng không cần thiết, tạo không gian làm việc thông thoáng.

• Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng cần thiết một cách khoa học, dễ tìm, dễ lấy và trả lại đúng vị trí.

• Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc, máy móc, thiết bị.

• Seiketsu (Săn sóc): Duy trì các tiêu chuẩn đã thiết lập cho 3S trên.

• Shitsuke (Sẵn sàng): Rèn luyện, tạo thói quen tự giác thực hiện 5S cho mọi người.

Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

• 5S là nền tảng cho Kaizen: Môi trường làm việc được tổ chức tốt theo 5S giúp nhân viên dễ dàng nhận ra các vấn đề và tập trung vào cải tiến.

• Kaizen thúc đẩy 5S: Kaizen khuyến khích duy trì và cải tiến hệ thống 5S liên tục.

• Cả hai cùng hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm lãng phí và tạo môi trường làm việc an toàn, phát triển bền vững

5S Kaizen kết hợp giữa phương pháp quản lý 5S và Kaizen

Tìm hiểu thêm: 5S là gì? Ứng dụng quy tắc 5S trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

6.2 Kaizen và PDCA

Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) là công cụ cốt lõi trong thực hiện Kaizen, giúp quản lý và cải tiến quy trình một cách hệ thống:

• Plan (Lập kế hoạch): Xác định vấn đề, phân tích nguyên nhân và lên kế hoạch cải tiến.

• Do (Thực hiện): Triển khai các hoạt động cải tiến theo kế hoạch.

• Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả so với mục tiêu đề ra.

• Act (Hành động): Tiêu chuẩn hóa cải tiến thành quy trình mới và duy trì, tránh quay lại tình trạng cũ.

Chu trình PDCA là công cụ cốt lõi trong thực hiện Kaizen

7. Tối ưu hiệu suất làm việc bằng các phần mềm quản lý Low code/No code và AI

Trước đây, doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện các quy trình, thủ tục như phê duyệt hợp đồng, mua sắm - thanh toán, tuyển dụng nhân sự… một cách thủ công, nhiều khâu xử lý chậm trễ, tốn kém thời gian. Điều này dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, lãng phí nguồn lực, tạo cảm giác khó chịu, mệt mỏi cho những người tham gia.

Tuy nhiên, giờ đây, những vấn đề đó đã được giải quyết thông qua việc ứng dụng phần mềm quản lý quy trình hiện đại, thông minh như Cogover.

Tại giao diện làm việc của Cogover trong module Process, bạn có thể mình tạo được quy trình tự động theo mong muốn. Mỗi bước trong quy trình sẽ được kiểm soát và thống kê theo thời gian thực, được cảnh bảo chậm trễ so với SLA (thời gian kỳ vọng tiêu chuẩn). Đồng thời sẽ có mô tả từng bước sẽ làm gì, ai là người thực hiện. Vì vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và giám sát, kịp thời xử lý những điểm tắc nghẽn để Kaizen kịp thời.

Giao diện quy trình tự động của Cogover

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc áp dụng Kaizen không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao năng suất mà còn xây dựng văn hóa làm việc chủ động, sáng tạo và bền vững. Dù bạn là cá nhân hay tổ chức, Kaizen chính là lời nhắc nhở rằng thành công không đến từ những thay đổi đột phá tức thời, mà từ sự kiên trì cải tiến mỗi ngày.