PDCA là gì? 4 bước chu trình PDCA cải tiến liên tục

PDCA là gì? Đây là chu trình cải tiến liên tục gồm bốn bước: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động. Mô hình này được áp dụng rộng rãi trong quản lý chất lượng và tối ưu quy trình doanh nghiệp. Cùng Cogover tìm hiểu chi tiết về chu trình PDCA, lợi ích cũng như ứng dụng trong thực tiễn nhé!

1. PDCA là gì?

PDCA là viết tắt của bốn giai đoạn: Plan (Lập kế hoạch) - Do (Thực hiện) - Check (Kiểm tra) - Act (Hành động). Mỗi giai đoạn thể hiện một công việc tuần tự trong quản lý để hướng tới cải tiến liên tục. 

Ví dụ, trong giai đoạn Plan, doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu cần đạt và thay đổi cần thực hiện; Do là triển khai các thay đổi đó; Check là đánh giá kết quả so với mục tiêu; Act là chuẩn hóa hoặc điều chỉnh cải tiến tùy theo kết quả đạt được

PDCA là chu trình cải tiến liên tục

Đọc ngay: Milestone là gì? Hướng dẫn thiết lập cột mốc trong quản lý dự án

2. Nguồn gốc của PDCA

Chu trình PDCA cải tiến dạng tuần hoàn đã xuất hiện từ lâu. Năm 1939, Walter A. Shewhart - cha đẻ của kiểm soát chất lượng thống kê - đã đề xuất mô hình ba bước là “Shewhart Cycle”: Xác định (Specify), Thực hiện (Produce), Kiểm tra (Inspect). 

Tiến sĩ W. Edwards Deming sau đó đã mở rộng mô hình này thành bốn bước, nhấn mạnh việc thiết kế, sản xuất, bán hàng và thử nghiệm để nâng cao chất lượng. 

Đến năm 1951, Liên đoàn Khoa học và Kỹ sư Nhật Bản (JUSE) đã biến tầm nhìn của Deming thành chu trình Plan - Do - Check - Act dễ nhớ như hiện nay. 

Deming còn truyền đạt ý tưởng này cho các kỹ sư Nhật, kết hợp với triết lý Kaizen (cải tiến liên tục) và hệ thống sản xuất của Toyota để PDCA trở thành chu trình cải tiến ngày nay.

Như vậy, PDCA là sản phẩm phát triển từ các nguyên lý khoa học và triết lý cải tiến của Shewhart - Deming, được hoàn thiện và phổ biến trong quản lý chất lượng quốc tế.

3. 4 bước chu trình PDCA

Chu trình PDCA bao gồm 4 bước theo thứ tự chữ cái Plan (Lập kế hoạch), Do (Thực hiện), Check (Kiểm tra), Act (Hành động) nhằm cải tiến liên tục trong doanh nghiệp. Dưới đây là giải thích chi tiết từng bước trong PDCA:

3.1 Plan - Lập kế hoạch

Bước lập kế hoạch là nền tảng của quy trình PDCA, tập trung vào việc xác định vấn đề, phân tích nguyên nhân và xây dựng kế hoạch hành động. Bước này yêu cầu sự cẩn thận và phân tích kỹ lưỡng để đảm bảo các bước tiếp theo đạt hiệu quả.

• Xác định vấn đề: Doanh nghiệp đang gặp những vấn đề cụ thể nào cần giải quyết? Doanh nghiệp đang đứng trước cơ hội cải tiến nào?

• Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Phân tích dữ liệu, phỏng vấn nhân viên hoặc sử dụng phương pháp 5 Why để đào sâu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

• Đề xuất giải pháp: Đưa ra các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề.

• Lập kế hoạch chi tiết: Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, bao gồm mục tiêu (KPI), thời gian, nguồn lực và trách nhiệm.

3.2 Do - Thực hiện

Đây là giai đoạn tập trung thực hiện các nội dung đã lên kế hoạch trước đó. Các công việc trong kế hoạch (như thử nghiệm quy trình mới, sản xuất thử sản phẩm…) được tiến hành thực tế. 

Doanh nghiệp có thể thực hiện thí điểm trên quy mô nhỏ trước khi mở rộng. Trong thời gian này, cần liên tục thu thập dữ liệu, giám sát tiến độ và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

3.3 Check - Kiểm tra

Khâu Check (Kiểm tra) thường bị các doanh nghiệp bỏ qua hoặc không chú trọng. Tuy nhiên, kiểm tra là hoạt động vô cùng cần thiết. Bởi, bước này xác định xem kết quả có đạt kỳ vọng hay không, từ đó chỉ ra vấn đề cần khắc phục. Kiểm tra, đánh giá giúp doanh nghiệp nắm rõ điều gì đã hiệu quả và điều gì cần cải tiến. Đây chính là cơ sở cho bước hành động cải tiến tiếp theo.

Doanh nghiệp thu thập dữ liệu từ bước Thực hiện (ví dụ doanh thu, số lượng khách, phản hồi…) và so sánh với mục tiêu ban đầu. Đội ngũ phân tích nguyên nhân nếu có sai lệch thì cần rút ra bài học từ thành công và hạn chế.

3.4 Act - Hành động cải tiến

Giai đoạn Act (Hành động cải tiến) là lúc doanh nghiệp dựa vào kết quả kiểm tra để thực hiện các điều chỉnh hoặc cải tiến. 

Nếu giải pháp ban đầu hiệu quả, doanh nghiệp sẽ chuẩn hóa quy trình mới và triển khai rộng rãi. Nếu chưa đạt mục tiêu, đội nhóm sẽ điều chỉnh kế hoạch hoặc thử nghiệm phương án khác, sau đó lặp lại chu trình PDCA. 

Giai đoạn này chính là bước cuối trong vòng PDCA nhằm hoàn thiện quy trình và hướng tới cải tiến liên tục.

Khám phá ngay: Ma trận RACI là gì? Cách thiết lập mô hình RACI trong quản trị dự án

4. Lợi ích của mô hình PDCA đối với doanh nghiệp

Chu trình PDCA mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong cải tiến quy trình và quản lý, có thể kể đến:

• Cải tiến liên tục, không ngừng: PDCA thiết lập nền tảng cho văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen) trong tổ chức. Doanh nghiệp luôn tập trung vào việc phân tích và điều chỉnh quy trình để đạt mục tiêu kinh doanh, tránh việc chấp nhận hiện trạng. Nhờ thế, thay vì chỉ thực hiện một lần rồi dừng lại, tổ chức có thói quen duy trì các vòng lặp PDCA để tiến lên ngày càng hoàn thiện hơn.

• Hiệu quả trong quản lý và kiểm soát: PDCA giúp theo dõi và kiểm soát hoạt động một cách toàn diện và có hệ thống. Qua từng bước Plan và Check, doanh nghiệp đặt chỉ tiêu rõ ràng và đo lường kết quả định kỳ, từ đó phát hiện sớm sai sót hoặc lãng phí trong quy trình. Các biện pháp cải tiến chỉ được chuẩn hóa khi đã được kiểm chứng hiệu quả, đảm bảo mọi thay đổi đều được quản lý chặt chẽ và ổn định.

• Tiết kiệm chi phí và tăng năng suất: Nhiều tổ chức khi áp dụng PDCA đã ghi nhận cải tiến đáng kể về năng suất và giảm lãng phí. Chẳng hạn, việc cải thiện quy trình sản xuất hoặc dịch vụ sẽ giảm thiểu thời gian chờ đợi, sai sót và công việc không cần thiết.

• Thích ứng linh hoạt với hệ thống chất lượng: PDCA có thể được áp dụng đồng bộ với các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, ISO 14001,... Ví dụ, tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu các tổ chức xây dựng và duy trì quy trình cải tiến liên tục theo nguyên tắc PDCA. Điều này cho phép doanh nghiệp triển khai PDCA mà vẫn đáp ứng các yêu cầu quốc tế, đồng thời tận dụng PDCA như một khung kết nối các quy trình nội bộ.

• Phát triển văn hóa học hỏi và cải tiến: Khi áp dụng PDCA, cả lãnh đạo và nhân viên đều tham gia vào việc cải tiến quy trình. Mỗi vòng lặp PDCA cung cấp bài học mới, từ đó hình thành một môi trường nơi ý tưởng được đón nhận, thử nghiệm và đánh giá khoa học.

5. Doanh nghiệp nên sử dụng PDCA khi nào?

Theo ASQ (Hiệp hội Chất lượng Mỹ), doanh nghiệp nên áp dụng PDCA khi bắt đầu dự án cải tiến mới, phát triển hoặc thiết kế lại sản phẩm/dịch vụ, chuẩn hóa quy trình lặp lại, hoặc bất kỳ khi nào cần triển khai và đánh giá các thay đổi.

PDCA cũng cho phép áp dụng trong nhiều bối cảnh: từ việc xây dựng quy trình mới, tối ưu hóa quy trình hiện tại, đến triển khai thay đổi công nghệ hay các sáng kiến cải tiến liên tục

Như vậy, PDCA là công cụ phù hợp mỗi khi nhà quản lý muốn triển khai cải tiến hoặc giải quyết vấn đề một cách có hệ thống, thông qua các bước thí điểm, kiểm tra và điều chỉnh kết quả.

• Quy trình sản xuất/dịch vụ hiện có: PDCA hỗ trợ cải tiến các quy trình công việc (trong sản xuất, vận hành, dịch vụ…) thông qua lập kế hoạch, thử nghiệm thay đổi và đánh giá kết quả trước khi áp dụng đại trà.

• Phát triển sản phẩm/dịch vụ mới (khởi nghiệp): PDCA giúp thử nghiệm ý tưởng hoặc sản phẩm/dịch vụ mới trong quy mô nhỏ, thu thập phản hồi và điều chỉnh thiết kế trước khi ra mắt chính thức.

• Chuẩn hóa quy trình lặp/hành chính: PDCA hữu ích cho việc xác định, ghi chép và cải tiến liên tục các công việc lặp đi lặp lại (thủ tục hành chính, quy trình văn phòng, lắp ráp sản xuất…), giúp tối ưu năng suất và giảm sai sót.

• Giải quyết sự cố/chất lượng: Khi cần phân tích và khắc phục vấn đề trong sản phẩm, dịch vụ hay quy trình, PDCA cho phép thu thập dữ liệu, thử nghiệm biện pháp và liên tục hoàn thiện kết quả dựa trên kết quả kiểm tra.

• Chuyển đổi công nghệ/hệ thống: Khi triển khai hệ thống mới (như ERP, CRM, tự động hóa…), PDCA cung cấp lộ trình rõ ràng để thử nghiệm, kiểm tra và điều chỉnh giải pháp trước khi áp dụng rộng, giảm thiểu gián đoạn công việc.

• Chiến lược cải tiến liên tục (Kaizen): PDCA là công cụ cốt lõi của triết lý cải tiến liên tục, giúp doanh nghiệp lặp lại quy trình cải tiến, không ngừng nâng cao hiệu quả và loại bỏ lãng phí.

6. Case study ứng dụng thành công PDCA trong thực tiễn

Nhiều tập đoàn toàn cầu đã áp dụng PDCA thành công để nâng cao chất lượng và tối ưu quy trình. Dưới đây là một số ví dụ tiêu biểu:

6.1 Nestlé

Tập đoàn thực phẩm đa quốc gia Thụy Sĩ này đã triển khai chương trình Continuous Excellence dựa trên nguyên tắc PDCA trên toàn cầu. Họ áp dụng PDCA cho hàng ngàn sản phẩm và trăm cơ sở sản xuất, nhằm duy trì chất lượng đồng bộ và cải thiện hiệu suất. 

Kết quả là Nestlé tiết kiệm được hơn 1,5 tỷ USD trong khi nâng cao chỉ số chất lượng và giảm tác động môi trường. 

Ví dụ, tại mỗi nhà máy, các nhóm PDCA xác định cơ hội cải tiến, thử nghiệm giải pháp (Do) rồi đo lường (Check) trước khi nhân rộng toàn tập đoàn (Act). Tiếp đó, họ chia sẻ bài học và chuẩn hóa quy trình, giúp công ty ngày càng tiến bộ. Nestlé cho thấy PDCA có thể mở rộng quy mô hiệu quả ngay cả trong tổ chức phức tạp.

6.2 Nike

Tập đoàn thể thao Hoa Kỳ đã sử dụng PDCA để giải quyết vấn đề về điều kiện lao động tại các nhà máy gia công vào những năm 1990. 

Trước đây, việc sử dụng hóa chất độc hại và vi phạm lao động làm gia tăng bệnh nghề nghiệp tại các xưởng sản xuất ở Việt Nam. Trước áp lực truyền thông, Nike đã thiết lập chiến lược cải tiến liên tục: xây dựng bộ quy tắc ứng xử mới cho nhà máy, nâng cao nhận thức về quyền lợi và đào tạo an toàn lao động cho công nhân. 

Họ tiến hành thí điểm (Do) giải pháp này tại một số cơ sở ở Việt Nam và thu về kết quả tích cực. Sau đó, các phương án hiệu quả được mở rộng ra toàn cầu. Đến năm 2001, 85% các nhà máy của Nike trên thế giới đã hoàn thành đào tạo cơ bản về an toàn – sức khỏe cho công nhân.

Bằng cách liên tục giám sát (Check) và điều chỉnh (Act) chương trình, Nike đã cải thiện đáng kể điều kiện làm việc và hình ảnh công ty mà vẫn duy trì hoạt động sản xuất.

6.3 Lockheed Martin

Tập đoàn hàng không vũ trụ của Mỹ đã áp dụng PDCA để cải tiến quản lý vật tư. Lockheed Martin nhận thấy thời gian di chuyển vật liệu từ bộ phận tiếp nhận đến kho dự trữ rất dài (lên đến 30 ngày). 

Họ đã lập kế hoạch (Plan) và thực hiện (Do) các biện pháp như triển khai hệ thống thu thập dữ liệu tự động (giảm lỗi nhập liệu) và chương trình PEAQS (Program for Effective Aircraft Quality Support) nhằm cải thiện quản lý tồn kho. 

Sau một thời gian, kết quả đo lường (Check) cho thấy thời gian xử lý giảm từ 30 ngày xuống còn 4 giờ. Kết quả này sau đó được chuẩn hóa và nhân rộng (Act) trên quy mô rộng, giúp Lockheed cải thiện đáng kể hiệu quả quản lý vật tư.

Các ví dụ trên cho thấy PDCA có thể áp dụng vào nhiều tình huống khác nhau: từ cải tiến chất lượng an toàn thực phẩm (Nestlé), điều kiện lao động và sản xuất (Nike), đến tối ưu chuỗi cung ứng công nghiệp (Lockheed). Mỗi doanh nghiệp đều bắt đầu từ việc lên kế hoạch cụ thể, thực nghiệm thử nghiệm, đánh giá kết quả và chuẩn hóa nếu thành công - đúng với tinh thần PDCA.

7. Thách thức khi triển khai mô hình PDCA trong doanh nghiệp

Mô hình PDCA được coi là công cụ cơ bản trong cải tiến liên tục. Tuy nhiên, trong thực tế triển khai, nhiều doanh nghiệp gặp phải các khía cạnh phức tạp vượt ra ngoài lý thuyết. 

7.1 Sự kháng cự với thay đổi

Các nghiên cứu và chuyên gia đều nhấn mạnh rằng sự kháng cự với thay đổi là trở ngại hàng đầu. Thực tế cho thấy khi nhân viên đã quen với quy trình cũ, họ thường hoài nghi hoặc e dè khi phải áp dụng phương án mới. Sự kháng cự này dễ dẫn đến việc thiếu gắn kết và phản kháng ngầm, làm trì hoãn hoặc làm giảm hiệu quả của các bước PDCA.

7.2 Thiếu sự cam kết của lãnh đạo

Một yếu tố then chốt khác là sự thiếu cam kết từ cấp lãnh đạo. Nhiều mô hình cải tiến đòi hỏi lãnh đạo phải chủ động tham gia và làm gương, nhưng không phải tổ chức nào cũng đảm bảo điều này.

7.3 Vấn đề đào tạo và hiểu biết của nhân viên

PDCA là chu trình tưởng chừng đơn giản, nhưng vẫn đòi hỏi nhân viên phải hiểu và được đào tạo tốt về phương pháp. Nếu không được đào tạo bài bản, các nhóm làm việc khó có thể áp dụng đúng cách. 

Thực tế, nhiều tổ chức chỉ triển khai PDCA hình thức mà không hướng dẫn cụ thể, dẫn đến nhân viên xử lý qua loa từng khâu (VD: lên kế hoạch đại khái, thực hiện theo thói quen cũ, kiểm tra sơ sài). 

Kết quả là hiểu lầm về mục tiêu, cách thức triển khai sai quy trình hoặc không tận dụng được dữ liệu phản hồi. Do đó, đào tạo liên tục và giải thích rõ ràng quy trình PDCA là rất cần thiết để mọi người biết cách lên kế hoạch đúng, thu thập dữ liệu phù hợp và điều chỉnh theo thực tế.

8. Một số câu hỏi thường gặp về PDCA

8.1 Sự khác biệt giữa PDCA và Six Sigma là gì?

PDCA là chu trình cải tiến liên tục gồm bốn bước đơn giản (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động), dễ áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp. Trong khi đó, Six Sigma là phương pháp cải tiến chất lượng phức tạp hơn, dựa trên phân tích dữ liệu và thống kê để giảm thiểu sai sót trong quy trình. Six Sigma thường được triển khai trong các tổ chức lớn với yêu cầu chất lượng cao và cần đội ngũ có chuyên môn sâu.

8.2 Sự khác biệt giữa PDCA và Kaizen?

PDCA là một công cụ cải tiến quy trình theo chu trình tuần hoàn, còn Kaizen là triết lý quản lý tập trung vào cải tiến liên tục ở mọi cấp độ doanh nghiệp. Nói cách khác, PDCA là một phần trong Kaizen - được dùng để hiện thực hóa tinh thần cải tiến nhỏ nhưng đều đặn của Kaizen.

Tổng kết.

Chu trình PDCA không chỉ là một mô hình lý thuyết, mà là kim chỉ nam hiệu quả cho mọi tổ chức trong hành trình tối ưu quy trình và nâng cao chất lượng. Dù doanh nghiệp của bạn đang ở quy mô nào, áp dụng phương pháp PDCA một cách linh hoạt sẽ giúp phát hiện sớm vấn đề, kiểm soát rủi ro và cải tiến liên tục. Khi cải tiến trở thành thói quen, doanh nghiệp sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững - bắt đầu từ những bước đi nhỏ nhưng đúng hướng.