Ma trận RACI là gì? Cách thiết lập mô hình RACI trong quản trị dự án

RACI là gì? Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp và nhà quản lý dự án đặt ra khi muốn cải thiện hiệu quả phân công công việc. Ma trận RACI (còn được gọi là mô hình RACI, RACI matrix hay RACI chart) từ lâu đã trở thành công cụ phổ biến trên toàn thế giới để làm rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên, đảm bảo mọi quyết định quan trọng đều có người phụ trách. 

Bài viết này Cogover sẽ giúp bạn hiểu rõ RACI là gì, vai trò của từng thành phần trong mô hình RACI, cách áp dụng ma trận RACI hiệu quả, ví dụ thực tế minh họa cùng những lưu ý quan trọng khi triển khai.

1. RACI là gì? Định nghĩa RACI trong quản lý dự án

RACI là một ma trận phân công trách nhiệm trong quản lý dự án, dùng để phân rõ trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Cụ thể, ma trận RACI liệt kê danh sách các công việc dự án và gán bốn vai trò R, A, C, I cho mỗi công việc đó. Thông qua việc xác định rõ ai chịu trách nhiệm thực hiện, ai chịu trách nhiệm chính, ai cần được tham vấn và ai cần được thông báo, ma trận RACI giúp dự án vận hành trôi chảy, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ. 

Ma trận RACI là biểu đồ phân công trách nhiệm trong quản lý dự án

Nói cách khác, mô hình RACI là biểu đồ phân công nhiệm vụ giúp kết nối các công việc với thành viên dự án, đảm bảo mỗi việc đều có người thực hiện và người chịu trách nhiệm cuối cùng.

Một ma trận RACI thường được trình bày dưới dạng bảng (RACI chart) với cột bên trái liệt kê các công việc hoặc nhiệm vụ và hàng trên cùng liệt kê các nhân sự hoặc phòng ban liên quan. Tại mỗi ô giao giữa công việc và nhân sự, ta đánh dấu vai trò tương ứng: R, A, C hoặc I. Cách trình bày trực quan này giúp mọi người dễ dàng nhìn thấy ai đang đảm nhận vai trò gì trong từng hạng mục công việc.

Đọc ngay: WBS là gì? Định nghĩa, ví dụ, cách xây dựng sơ đồ WBS

2. Vai trò của từng thành phần trong mô hình RACI

Mô hình RACI bao gồm 4 chữ cái, đại diện cho Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C), Informed (I)

Trong mô hình RACI, mỗi chữ cái đại diện cho một vai trò cụ thể. Dưới đây là giải thích chi tiết về Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C), Informed (I) trong ma trận RACI:

• R – Responsible (Chịu trách nhiệm thực thi): Đây là người hoặc nhóm trực tiếp thực hiện công việc. Người Responsible chịu trách nhiệm đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành. Mỗi công việc nên có ít nhất một người Responsible để công việc không bị bỏ trống. Có thể có nhiều người cùng thực thi, nhưng phải có ít nhất một cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm chính để đảm bảo nhiệm vụ tiến triển đúng tiến độ.

• A – Accountable (Chịu trách nhiệm chính/Quyết định cuối cùng): Đây là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả của công việc. Người Accountable thường là quản lý cấp trên hoặc trưởng dự án, người sẽ phê duyệt kế hoạch và đánh giá kết quả cuối cùng. Mỗi công việc chỉ nên có một người Accountable duy nhất – người “sở hữu” nhiệm vụ đó và chịu trách nhiệm sau cùng về thành công hay thất bại của nó. Nếu một nhiệm vụ có hơn một người A, dễ xảy ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm; ngược lại nếu không có ai A, công việc có nguy cơ thất bại do thiếu sự giám sát cuối cùng.

• C – Consulted (Được tham vấn): Đây là những người hoặc bộ phận được hỏi ý kiến, tư vấn trong quá trình thực hiện công việc. Họ thường là chuyên gia hoặc bên liên quan có kinh nghiệm, thông tin giúp ích cho nhiệm vụ. Nhóm Consulted sẽ đưa ra góp ý, lời khuyên để hỗ trợ người thực thi (R) trước khi công việc được phê duyệt bởi A. Những người C có thể ở trong hoặc ngoài dự án, nhưng ý kiến của họ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của nhiệm vụ.

• I – Informed (Được thông báo): Đây là những người cần được cập nhật thông tin về tình hình, kết quả của công việc, dù họ không trực tiếp tham gia thực hiện. Nhóm Informed có thể là các bên liên quan gián tiếp, các quản lý cấp cao hoặc phòng ban khác cần nắm thông tin để hỗ trợ khi cần thiết. Vai trò I đảm bảo mọi người liên quan đều biết được tiến độ và kết quả, tạo minh bạch trong dự án.

Nhờ bốn vai trò trên, ma trận RACI giúp làm rõ trách nhiệm: Ai làm (R), ai chịu trách nhiệm cuối (A), ai nên hỏi ý kiến (C), và ai cần biết thông tin (I). Mô hình này ngăn ngừa tình trạng công việc không ai làm, hoặc quá nhiều người làm một việc dẫn đến chồng chéo, cũng như tránh việc bỏ quên thông tin cho người cần biết.

3. Ví dụ thực tế về ma trận RACI kèm mẫu tải xuống (Miễn phí)

Để hiểu rõ hơn, chúng ta cùng xem một ví dụ thực tế về áp dụng ma trận RACI trong doanh nghiệp. Giả sử công ty ABC đang tổ chức một sự kiện hội thảo khách hàng. Một trong những nhiệm vụ quan trọng là "Chuẩn bị tài liệu và trình bày tại hội thảo". Ma trận RACI cho nhiệm vụ này có thể được phân công như sau:

• Responsible (Thực hiện): Trưởng phòng Marketing – người trực tiếp chuẩn bị nội dung, thiết kế slide và trình bày tại hội thảo. Đây là người chịu trách nhiệm chính đảm bảo tài liệu được hoàn thiện kịp thời và chất lượng.

• Accountable (Chịu trách nhiệm cuối): Giám đốc Marketing – người phê duyệt nội dung tài liệu, đảm bảo thông điệp phù hợp chiến lược công ty. Giám đốc Marketing chịu trách nhiệm cuối cùng về sự thành công của phần trình bày này.

• Consulted (Tham vấn): Bộ phận Kỹ thuật – cung cấp thông tin kỹ thuật chính xác cho tài liệu; Bộ phận Bán hàng – góp ý về cách nhấn mạnh lợi ích sản phẩm để thu hút khách hàng. Những bên này được hỏi ý kiến để nội dung vừa chính xác về chuyên môn, vừa hấp dẫn về kinh doanh. Informed (Thông báo): Ban Giám đốc công ty – được cập nhật về kế hoạch và sẽ nhận báo cáo kết quả sau hội thảo; Phòng Dịch vụ khách hàng – biết thông tin sự kiện để sẵn sàng hỗ trợ khách tham dự khi cần. Các bên này không tham gia trực tiếp nhưng cần nắm bắt thông tin để có thể hỗ trợ hoặc ra quyết định kịp thời nếu cần.

Trong ví dụ trên, chúng ta thấy rõ mỗi người một vai trò: Trưởng phòng Marketing thực hiện công việc, Giám đốc Marketing chịu trách nhiệm chính, các bộ phận khác tham vấn hoặc được thông báo. Nhờ ma trận RACI, công ty ABC đảm bảo không có nhầm lẫn về việc ai làm gì và ai chịu trách nhiệm cho kết quả của nhiệm vụ quan trọng trong sự kiện.

Download các mẫu ma trận RACI: TẠI ĐÂY

4. Cách áp dụng ma trận RACI hiệu quả

Làm thế nào để triển khai ma trận RACI vào thực tế quản lý dự án? Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể để tạo và sử dụng mô hình RACI một cách hiệu quả:

4.1 Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc của dự án

Trước tiên, hãy lập danh sách đầy đủ các nhiệm vụ, công việc, deliverable của dự án. Danh sách này càng chi tiết, việc phân công trách nhiệm càng rõ ràng. Mỗi hạng mục công việc sẽ tương ứng với một dòng trong ma trận RACI sau này.

4.2 Bước 2: Xác định các vai trò hoặc nhân sự liên quan

Liệt kê tất cả các vị trí, phòng ban hoặc cá nhân tham gia vào dự án. Đây sẽ là những người có thể đóng vai trò R, A, C hoặc I cho các công việc. Mỗi vai trò hoặc thành viên chính sẽ tương ứng với một cột trong biểu đồ RACI.

4.3 Bước 3: Tạo bảng ma trận RACI:

Lập một bảng hai chiều (RACI chart) với các công việc ở hàng dọc (bên trái) và các vai trò/nhân sự ở hàng ngang (phía trên). Bạn có thể dùng bảng tính (Excel, Google Sheet) hoặc bảng trên giấy. Bảng này chính là khung ma trận để bạn điền vai trò R, A, C, I.

4.4 Bước 4: Gán vai trò R, A, C, I cho từng công việc

Xem xét từng công việc (hàng) và xác định:

• Ai sẽ Responsible (thực hiện chính) cho công việc này?

• Ai là người Accountable (chịu trách nhiệm cuối cùng) đảm bảo công việc hoàn thành đúng mục tiêu?

• Những ai cần được Consulted (tham vấn) để công việc được thực hiện tốt?

• Những ai cần được Informed (thông báo) về kết quả hoặc tiến độ của công việc?

• Ghi các chữ R, A, C, I vào ô tương ứng giao giữa công việc và nhân sự phù hợp. Lưu ý, mỗi công việc phải có ít nhất một R và một A, trong đó A chỉ nên duy nhất một người. C và I có thể có hoặc không tùy tính chất nhiệm vụ, nhưng không nên bỏ qua nếu họ thực sự cần thiết.

4.5 Bước 5: Rà soát và hiệu chỉnh ma trận

Sau khi gán xong, hãy kiểm tra toàn bộ ma trận RACI. Đảm bảo không có công việc nào thiếu R hoặc A. Kiểm tra xem có công việc nào có nhiều hơn một A (cần điều chỉnh lại chỉ còn một người chịu trách nhiệm chính). Xem xét số lượng C và I: quá nhiều người C có thể làm chậm quyết định, quá nhiều người I có thể gây quá tải thông tin. Điều chỉnh cho cân đối và hợp lý với quy mô dự án.

4.6 Bước 6: Phổ biến và sử dụng ma trận RACI

Khi ma trận đã hoàn thiện, hãy chia sẻ RACI chart này đến toàn bộ nhóm dự án và các bên liên quan. Giải thích rõ cho từng người về vai trò và trách nhiệm của họ theo ma trận. Trong quá trình thực hiện dự án, sử dụng RACI như một tài liệu tham chiếu mỗi khi phân công công việc hoặc ra quyết định. Nếu dự án có thay đổi (nhân sự mới, nhiệm vụ mới...), hãy cập nhật ma trận RACI kịp thời và thông báo cho đội ngũ.

Thực hiện đầy đủ các bước trên sẽ giúp bạn áp dụng mô hình RACI một cách hiệu quả. Ma trận RACI trở thành “bản đồ trách nhiệm” cho dự án, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình và phối hợp nhịp nhàng, giảm thiểu xung đột hoặc nhầm lẫn về sau.

Tìm hiểu ngay: Milestone là gì? Hướng dẫn thiết lập cột mốc trong quản lý dự án

5. Lưu ý khi triển khai mô hình RACI

Áp dụng ma trận RACI mang lại nhiều lợi ích, nhưng để đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp và quản lý dự án cần lưu ý một số điểm sau:

• Đảm bảo sự đồng thuận: Trước khi triển khai, hãy thảo luận và thống nhất vai trò R, A, C, I với các bên liên quan. Mọi người cần hiểu và đồng ý với vai trò của mình để tránh bất mãn hoặc hiểu lầm sau này.

• Một nhiệm vụ – một Accountable: Nguyên tắc quan trọng là mỗi công việc chỉ có một người Accountable duy nhất. Điều này tránh tình trạng “nhiều thuyền trưởng” dễ dẫn đến đùn đẩy hoặc bỏ sót trách nhiệm. Nếu thấy một nhiệm vụ có hai người cùng chịu trách nhiệm chính, hãy xác định lại ai là người cuối cùng chịu trách nhiệm.

• Ít nhất một Responsible: Tương tự, mỗi nhiệm vụ phải có ít nhất một Responsible đảm bảo thực thi. Nếu không ai được gán R, công việc đó có nguy cơ bị bỏ quên. Có thể có nhiều người cùng tham gia thực hiện, nhưng phải rõ ai dẫn dắt chính.

• Không lạm dụng Consulted và Informed: Chỉ thêm vai trò C hoặc I khi thực sự cần thiết. Gán quá nhiều người Consulted có thể làm chậm quá trình (quá nhiều ý kiến phải tham khảo), và quá nhiều Informed có thể gây quá tải thông tin. Hãy chọn lọc những ai thực sự cần tham gia ý kiến hoặc cần được biết thông tin.

• Cập nhật khi dự án thay đổi: Dự án là linh hoạt, vì vậy ma trận RACI cũng nên được cập nhật khi có thay đổi như thêm nhiệm vụ mới, thay đổi nhân sự hoặc điều chỉnh vai trò. RACI chart cần phản ánh thực tế hiện tại của dự án thì mới phát huy tác dụng.

• Phù hợp với quy mô dự án: Không phải dự án nào cũng cần một ma trận RACI chi tiết. Với những dự án rất nhỏ hoặc nhiệm vụ đơn giản, mô hình RACI có thể không cần thiết. Hãy áp dụng một cách linh hoạt, phù hợp với quy mô và độ phức tạp của từng dự án.

• Đào tạo và hướng dẫn nhóm: Nếu đội ngũ chưa quen với mô hình RACI, người quản lý nên dành thời gian hướng dẫn, đào tạo ngắn để mọi thành viên hiểu rõ thuật ngữ và ý nghĩa của R, A, C, I. Khi mọi người hiểu rõ, việc phối hợp sẽ trơn tru hơn.

Lời kết

Ma trận RACI là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để quản lý trách nhiệm trong dự án. Việc hiểu rõ RACI là gì và cách áp dụng sẽ giúp các nhà quản lý dự án phân công công việc hợp lý, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ, đồng thời tăng cường phối hợp giữa các thành viên. Đối với doanh nghiệp, mô hình RACI góp phần xây dựng một môi trường làm việc rõ ràng, minh bạch và hiệu quả hơn.