Top 8 phần mềm quản lý cuộc gọi phổ biến nhất

 Quản lý cuộc gọi hiệu quả là yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc vận hành tổng đài. Tuy nhiên, việc theo dõi thủ công qua điện thoại di động, Excel hay các công cụ rời rạc khiến dữ liệu phân tán, khó kiểm soát và dễ bỏ lỡ khách hàng tiềm năng. Phần mềm quản lý cuộc gọi ra đời để giải quyết triệt để bài toán này: tập trung toàn bộ lịch sử liên hệ, ghi âm, phân bổ cuộc gọi, đánh giá hiệu suất và tự động hóa quy trình chỉ trong một hệ thống duy nhất. Cùng tìm hiểu các phần mềm quản lý cuộc gọi tốt nhất hiện nay nhé.

1. Phần mềm quản lý cuộc gọi là gì?

Phần mềm quản lý cuộc gọi là hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi, ghi nhận và tối ưu toàn bộ hoạt động gọi điện giữa nhân viên và khách hàng. Thay vì mỗi người dùng một số điện thoại riêng, dữ liệu nằm rời rạc, phần mềm sẽ tập trung tất cả thông tin vào một nền tảng duy nhất, từ lịch sử cuộc gọi, ghi âm, trạng thái cuộc gọi, đến hiệu suất của từng nhân viên.

Các phần mềm này thường tích hợp với tổng đài ảo (Cloud PBX), CRM hoặc hệ thống CSKH, cho phép doanh nghiệp quản lý cuộc gọi theo thời gian thực, phân bổ cuộc gọi tự động, đánh giá chất lượng tư vấn, cũng như xây dựng báo cáo chi tiết về hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ cải thiện trải nghiệm của khách hàng mà còn tối ưu quy trình vận hành, giảm thất thoát thông tin và nâng cao năng suất đội ngũ.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN 1:1

Tìm hiểu ngay: TOP 10 phần mềm Chatbot AI miễn phí tốt nhất

2. Top 8 phần mềm quản lý cuộc gọi tốt nhất hiện nay

Việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý cuộc gọi có thể quyết định hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Thị trường hiện nay có rất nhiều giải pháp, mỗi nền tảng lại mạnh ở một khía cạnh khác nhau như: tích hợp CRM, tự động hóa, báo cáo, hay khả năng mở rộng cho đội ngũ lớn. Để giúp bạn dễ dàng so sánh và đưa ra lựa chọn phù hợp, dưới đây là danh sách top 8 phần mềm quản lý cuộc gọi tốt nhất hiện nay, kèm phân tích chi tiết từng giải pháp.

2.1 Phần mềm quản lý cuộc gọi Cogover CRM No-code/AI

Cogover CRM là nền tảng quản lý quan hệ khách hàng tích hợp tổng đài thông minh và AI, cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ cuộc gọi, từ inbound, outbound đến chăm sóc sau bán ngay trong một hệ thống duy nhất. Điểm mạnh lớn nhất của Cogover là khả năng tùy chỉnh theo nghiệp vụ bằng No-code, giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng quy trình tiếp nhận - xử lý - chăm sóc khách hàng mà không cần phụ thuộc kỹ thuật.

Các tính năng nổi bật:

• Tự động phân phối cuộc gọi, lưu toàn bộ lịch sử cuộc gọi, ghi âm, phân loại cuộc gọi, thông báo khi có cuộc gọi đến, đồng thời kết nối chặt chẽ với pipeline bán hàng và hoạt động chăm sóc. 
• Tích hợp Callbot Gen AI tiên tiến tự động tiếp nhận và trả lời các câu hỏi phổ biến, hoặc chuyển những yêu cầu phức tạp đến nhân viên khi cần, giảm 90% công việc thủ công, giải phóng đội ngũ tư vấn để tập trung vào khách hàng tiềm năng, đồng thời đảm bảo mọi khách hàng đều được phục vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Dashboard báo cáo trực quan giúp lãnh đạo nắm bắt hiệu suất từng sale, từng chiến dịch và từng kênh liên hệ.
• Tự động hóa quy trình như gửi thông báo, nhắc việc follow-up, cảnh báo trễ hạn… giảm thiểu các thao tác thủ công, từ đó nâng cao hiệu suất của sales.
• Tạo và quản lý các phiếu ghi (yêu cầu hỗ trợ) của khách hàng, giúp sales nắm bắt thông tin và xử lý kịp thời, từ đó tăng tỷ lệ hài lòng.
• Quản lý khách hàng 360 độ bao gồm thông tin cơ bản như họ tên, sđt, email… cũng như toàn bộ lịch sử tương tác như email, cuộc gọi, sms, lịch họp… 
• Tích hợp dễ dàng với hệ thống khác như ERP, phần mềm kế toán,...

Với hiệu suất vượt trội, khả năng tùy biến linh hoạt và chi phí tối ưu, Cogover CRM trở thành lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp bán hàng, dịch vụ, chăm sóc khách hàng, giáo dục, tài chính – ngân hàng và bất kỳ đội ngũ nào cần xử lý lượng cuộc gọi lớn.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Tìm hiểu về Callbot Gen AI trên Cogover CRM qua video dưới đây. Anh chị click vào ảnh để xem.

2.2 Phần mềm quản lý cuộc gọi StringeeX

StringeeX cung cấp phần mềm quản lý cuộc gọi giúp tối ưu hóa quy trình telesale và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Bên cạnh cung cấp một tổng đài quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp với đầy đủ tính năng, StringeeX còn tích hợp các tính năng liên quan đến lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng, hướng đến giải pháp toàn diện phù hợp với mọi doanh nghiệp quy mô khác nhau.

• Tính năng hỗ trợ cuộc gọi thông minh: Không chỉ là tính năng nghe gọi thông dụng, StringeeX còn mở rộng tính năng tự động như tự động gọi, tự động trả lời, phân phối thông minh cuộc gọi,... nhằm thúc đẩy tốc độ làm việc của nhân viên.
• Hệ thống báo cáo và thống kê cụ thể: Phần mềm StringeeX hỗ trợ doanh nghiệp tổng hợp và quản lý hồ sơ khách hàng, tổng hợp thống kê chi tiết lịch sử cuộc gọi, hiệu suất cuộc gọi được số liệu hóa. Điều này nhằm hỗ trợ công tác quản lý và giám sát cuộc gọi trở nên dễ dàng.
• Tích hợp CRM: StringeeX được tích hợp sẵn với mini CRM với những tính năng cơ bản về quản lý thông tin liên lạc khách hàng. Bên cạnh đó, StringeeX hỗ trợ tích hợp với CRM của các đơn vị thứ ba như HubSpot, Salesforce,...

2.3 Phần mềm quản lý cuộc gọi Callio

Callio là nền tảng tổng đài ảo và quản lý cuộc gọi phổ biến tại Việt Nam, phù hợp cho các doanh nghiệp SME và đội ngũ telesales. Hệ thống tập trung vào khả năng quản lý cuộc gọi đa kênh, ghi âm và theo dõi hiệu suất nhân viên, giúp tối ưu hoạt động bán hàng và CSKH. 

Tính năng nổi bật:

• Ghi âm, lưu trữ và phân loại toàn bộ cuộc gọi.
• Hiển thị popup thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến.
• Tích hợp với các CRM phổ biến như HubSpot, Bitrix24, Getfly,…
• Báo cáo theo thời gian thực: số cuộc gọi, thời lượng, tỷ lệ bắt máy, hiệu suất telesales.

2.4 Phần mềm quản lý cuộc gọi Omicall

Omicall là giải pháp tổng đài ảo và quản lý cuộc gọi hướng tới các doanh nghiệp cần hệ thống ổn định, dễ mở rộng và tích hợp đa kênh. Nền tảng này hỗ trợ toàn bộ nhu cầu gọi Inbound – Outbound – CSKH, kèm theo bộ công cụ đo lường hiệu suất chi tiết. Với mô hình cloud, Omicall phù hợp cho doanh nghiệp có đội ngũ tư vấn lớn hoặc nhiều chi nhánh.

Tính năng nổi bật:

• Ghi âm, lưu trữ và phân tích chất lượng cuộc gọi.
• Hiển thị thông tin khách hàng ngay khi có cuộc gọi đến.
• Tự động phân phối cuộc gọi giúp giảm tải cho tổng đài.
• Tích hợp với CRM và các hệ thống CSKH thông dụng.
• Báo cáo năng suất theo ngày/tuần/tháng cho sale & telesales.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN 1:1

2.5 Phần mềm quản lý cuộc gọi Next CRM

Next CRM là nền tảng CRM tích hợp tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hỗ trợ quản lý toàn bộ hoạt động gọi điện trong quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Hệ thống cho phép theo dõi lịch sử liên hệ, phân bổ cuộc gọi và đánh giá hiệu suất từng nhân viên trên một giao diện trực quan. Với mức chi phí dễ tiếp cận, Next CRM phù hợp cho các đội ngũ telesales và doanh nghiệp nhỏ đang muốn chuẩn hóa quy trình gọi điện.

Tính năng nổi bật:

• Ghi âm và lưu trữ toàn bộ cuộc gọi khách hàng.
• Popup thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến.
• Tích hợp sẵn vào module CRM (pipeline, chăm sóc, ticket).
• Bộ báo cáo cơ bản: số cuộc gọi, tỷ lệ nghe máy, thời lượng gọi.
• Tính năng phân bổ cuộc gọi tự động cho đội ngũ sale.

2.6 Phần mềm quản lý cuộc gọi jdomain.vn

jdomain.vn cung cấp giải pháp tổng đài ảo và quản lý cuộc gọi dành cho doanh nghiệp cần một hệ thống ổn định, dễ triển khai và chi phí tối ưu. Nền tảng này tập trung vào các tính năng cơ bản nhưng thiết yếu như ghi âm, phân phối cuộc gọi và báo cáo hiệu suất, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc đội ngũ telesales mới bắt đầu chuẩn hóa hoạt động.

Tính năng nổi bật:

• Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi với thời gian bảo quản linh hoạt.
• Hỗ trợ định tuyến cuộc gọi thông minh (IVR).
• Quản lý lịch sử cuộc gọi tập trung giúp tránh thất thoát dữ liệu.
• Báo cáo số lượng cuộc gọi, tỷ lệ nghe máy và năng suất từng nhân viên.
• Hỗ trợ tích hợp với một số hệ thống CRM phổ biến.

2.7 Phần mềm quản lý cuộc gọi Cloudfone

Cloudfone là giải pháp tổng đài ảo phổ biến tại Việt Nam, được đánh giá cao nhờ khả năng vận hành ổn định và linh hoạt cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Hệ thống hỗ trợ quản lý cuộc gọi đa kênh, ghi âm đầy đủ và tích hợp với nhiều phần mềm quản lý khách hàng, giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình telesales – CSKH bài bản và dễ kiểm soát.

Tính năng nổi bật:

• Ghi âm, lưu trữ toàn bộ lịch sử cuộc gọi và dễ dàng tra cứu.
• Hiển thị thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến.
• Tự động phân bổ cuộc gọi cho nhân viên.
• Báo cáo chi tiết theo thời gian thực: năng suất, tỷ lệ bắt máy, thời lượng gọi.
• API mở giúp tích hợp với CRM, ERP và các hệ thống khác.

2.8 Phần mềm quản lý cuộc gọi VOIP24H

VOIP24H là giải pháp tổng đài ảo lâu năm trên thị trường, được nhiều doanh nghiệp SME sử dụng nhờ chi phí phù hợp và khả năng triển khai nhanh. Nền tảng này tập trung vào các tính năng quản lý cuộc gọi cốt lõi như ghi âm, phân phối cuộc gọi và báo cáo hiệu quả, phù hợp với đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc telesales có nhu cầu cơ bản nhưng muốn tối ưu hiệu suất.

Tính năng nổi bật:

• Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi dài hạn, dễ dàng tra cứu.
• IVR linh hoạt giúp định tuyến cuộc gọi theo nhóm hoặc phòng ban.
• Quản lý lịch sử cuộc gọi tập trung, tránh thất thoát dữ liệu khách hàng.
• Báo cáo số cuộc gọi vào/ra, tỷ lệ nghe máy và thời lượng tổng đài.
• Tích hợp với một số hệ thống CRM và công cụ bán hàng phổ biến.

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi

Sử dụng phần mềm quản lý cuộc gọi giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất bán hàng, tối ưu vận hành tổng đài và cải thiện trải nghiệm khách hàng một cách toàn diện. Thay vì quản lý rời rạc qua điện thoại cá nhân, Excel hay ghi chú thủ công, mọi dữ liệu được tập trung trong một hệ thống duy nhất, từ đó đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ đánh giá hiệu quả.

Một số lợi ích nổi bật gồm:

• Tập trung toàn bộ dữ liệu cuộc gọi: Lưu trữ ghi âm, lịch sử cuộc gọi, trạng thái, kết quả tư vấn, giúp theo dõi đầy đủ từng khách hàng.
• Nâng cao năng suất đội ngũ bán hàng và CSKH: Hiển thị thông tin khách hàng khi có cuộc gọi, phân bổ cuộc gọi tự động, giảm thời gian xử lý.
• Cải thiện chất lượng tư vấn: Ghi âm và đánh giá cuộc gọi giúp quản lý rà soát chất lượng, đào tạo nhân viên và chuẩn hóa kịch bản gọi.
• Tối ưu tỷ lệ chuyển đổi: Liên kết trực tiếp với CRM (như Cogover) giúp nhân viên nắm rõ trạng thái khách hàng, từ đó chăm sóc đúng thời điểm.
• Báo cáo real-time: Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số cuộc gọi, tỷ lệ bắt máy, thời lượng, năng suất từng nhân viên hoặc từng chiến dịch.
• Giảm thất thoát dữ liệu: Khi nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí, toàn bộ dữ liệu cuộc gọi vẫn được lưu trữ trong hệ thống.
• Hỗ trợ mở rộng quy mô: Phù hợp cho cả đội ngũ nhỏ đến hàng trăm telesales, dễ dàng thêm số nội bộ, chi nhánh hoặc chiến dịch mới.

Nhờ những lợi ích này, phần mềm quản lý cuộc gọi trở thành công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp muốn tăng tốc bán hàng, chuẩn hóa CSKH và kiểm soát chất lượng vận hành tổng đài.

Tổng kết.

Phần mềm quản lý cuộc gọi không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động tổng đài, mà còn là chìa khóa để nâng cao hiệu suất bán hàng, tối ưu chăm sóc khách hàng và đảm bảo dữ liệu luôn minh bạch, tập trung. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ Cloud, No-code và AI, các nền tảng hiện nay, đặc biệt là Cogover CRM mang đến khả năng tùy chỉnh linh hoạt, tự động hóa sâu và báo cáo real-time, phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn quản lý cuộc gọi hiệu quả hơn, giảm thất thoát dữ liệu và tăng tỷ lệ chuyển đổi, đăng ký trải nghiệm trực tiếp Cogover CRM để cảm nhận sự khác biệt.