4 Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự đơn giản, dễ áp dụng nhất

Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu tuyển thêm người để đáp ứng khối lượng công việc. Khi đó, tờ trình xin bổ sung nhân sự là văn bản cần thiết giúp phòng ban đề xuất nhu cầu, nêu rõ lý do và xin phê duyệt từ ban lãnh đạo. Bài viết này Cogover sẽ gợi ý các mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự và hướng dẫn cách viết tờ trình đúng chuẩn.

1. Tờ trình xin bổ sung nhân sự là gì?

Tờ trình xin bổ sung nhân sự là một loại văn bản hành chính nội bộ được sử dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức… nhằm đề xuất nhu cầu tăng thêm nhân sự ở một hoặc nhiều vị trí nhất định. Văn bản này thường do các phòng ban hoặc bộ phận có nhu cầu lập ra, gửi lên ban giám đốc hoặc phòng nhân sự để xem xét, phê duyệt.

Mục đích của tờ trình bổ sung nhân sự là giúp doanh nghiệp cân đối và hoàn thiện cơ cấu nhân lực, bảo đảm mọi hoạt động được vận hành trơn tru, không bị gián đoạn do thiếu người làm việc. Bên cạnh đó, tờ trình cũng đóng vai trò như cơ sở pháp lý và quản lý nội bộ cho việc tuyển dụng, điều chuyển hoặc mở rộng nhân sự.

Nói cách khác, tờ trình xin bổ sung nhân sự không chỉ là một văn bản hành chính thông thường, mà còn là công cụ giúp kết nối nhu cầu thực tế của phòng ban với chiến lược nhân sự tổng thể của doanh nghiệp. Một tờ trình được viết rõ ràng, hợp lý sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, đồng thời giúp quá trình tuyển dụng được triển khai nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Đọc thêm: 10 Mẫu quyết định bổ nhiệm chuẩn cho mọi chức vụ 

2. Khi nào cần đến tờ trình xin bổ sung nhân sự?

Việc bổ sung nhân sự là một nhu cầu tất yếu khi nguồn lực hiện tại không còn phù hợp với khối lượng công việc hoặc định hướng phát triển mới. Tuy nhiên, để đảm bảo việc tuyển dụng được tiến hành đúng quy trình và có căn cứ rõ ràng, các phòng ban cần lập tờ trình xin bổ sung nhân sự. Văn bản này là cơ sở để ban giám đốc, phòng nhân sự hoặc các cấp có thẩm quyền xem xét, đánh giá và phê duyệt nhu cầu nhân lực.

Dưới đây là những trường hợp phổ biến cần sử dụng tờ trình xin bổ sung nhân sự:

2.1 Khối lượng công việc vượt quá khả năng của nhân sự hiện tại

Đây là lý do thường gặp nhất khi mà công việc tăng nhanh mà đội ngũ hiện tại không đủ để đáp ứng, năng suất và chất lượng công việc dễ bị ảnh hưởng. Trong tình huống này, trưởng bộ phận cần lập tờ trình xin bổ sung nhân sự để báo cáo tình hình cụ thể, nêu rõ khối lượng công việc, vai trò cần bổ sung và hậu quả nếu không kịp thời tăng cường nhân lực.

Tìm hiểu thêm: 10 Mẫu bảng mô tả công việc chuẩn cho các vị trí

2.2 Khi có nhân viên nghỉ việc, chuyển công tác hoặc nghỉ dài hạn

Việc thay đổi nhân sự là điều không tránh khỏi trong môi trường doanh nghiệp. Khi có người nghỉ việc, chuyển vị trí hoặc nghỉ dài hạn (như nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài ngày), phòng ban sẽ thiếu hụt người đảm nhiệm công việc. Lúc này, tờ trình xin bổ sung nhân sự giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình và nhanh chóng phê duyệt việc tuyển người thay thế, đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.

2.3 Khi mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh hoặc thành lập chi nhánh mới

Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn mở rộng quy mô, tăng số lượng dự án, sản phẩm hoặc thành lập chi nhánh mới, nhu cầu về nhân lực sẽ tăng theo. Việc lập tờ trình trong trường hợp này không chỉ để xin thêm nhân sự, mà còn để thể hiện kế hoạch phát triển cụ thể của phòng ban, bao gồm khối lượng công việc mới, mô hình tổ chức và yêu cầu nhân sự cho từng vị trí.

2.4 Khi triển khai dự án mới hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức

Một số doanh nghiệp cần bổ sung nhân sự khi bắt đầu dự án mới, đòi hỏi kỹ năng chuyên biệt hoặc vị trí chưa có trong bộ phận hiện tại. Ngoài ra, khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức, ví dụ sáp nhập phòng ban, tái cấu trúc bộ máy cũng cần lập tờ trình xin bổ sung nhân sự để đề xuất vị trí mới, số lượng và mô tả công việc tương ứng.

Đọc ngay: Mẫu bàn giao công việc file word, excel mới nhất

2.5 Khi cần tăng cường nhân sự để đạt mục tiêu chiến lược

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không thiếu người, nhưng cần bổ sung thêm để nâng cao năng lực cạnh tranh hoặc đạt được mục tiêu chiến lược. Chẳng hạn, tăng thêm nhân viên Marketing để mở rộng thương hiệu, tuyển thêm chuyên viên kỹ thuật để nâng cấp sản phẩm. Tờ trình lúc này giúp trình bày định hướng phát triển nhân sự gắn với mục tiêu dài hạn của công ty.

3. Mẫu tờ xin bổ sung nhân sự tham khảo

Các mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự nhằm giúp các phòng ban trong doanh nghiệp đề xuất nhu cầu tuyển thêm nhân viên nhằm đáp ứng khối lượng công việc ngày càng tăng hoặc thay thế vị trí còn trống. Mỗi mẫu tờ trình có thể được trình bày khác nhau tùy theo mục đích, quy mô và quy trình nội bộ của công ty. Dưới đây là một số mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự tham khảo mà doanh nghiệp có thể áp dụng và điều chỉnh cho phù hợp.

3.1 Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự số 1

Đây là mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự cơ bản, được sử dụng phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp. Mẫu này trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ các nội dung chính như lý do cần bổ sung nhân sự, số lượng, vị trí cần tuyển và thời gian dự kiến. Hình thức này phù hợp cho các đề xuất bổ sung nhân sự định kỳ hoặc khi có phát sinh đột xuất trong phòng ban.

Tham khảo ngay và tải miễn phí [TẠI ĐÂY]

3.2 Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự số 2

Mẫu tờ trình số 2 được trình bày chi tiết hơn, thường dùng trong các công ty lớn hoặc có quy trình phê duyệt nhiều cấp. Ngoài các thông tin cơ bản, mẫu này còn bao gồm phần phân tích khối lượng công việc hiện tại, hiệu suất nhân sự và lý do cụ thể khiến đội ngũ hiện tại không đủ đáp ứng. Việc trình bày rõ ràng, có dẫn chứng giúp quá trình xét duyệt được thuyết phục và nhanh chóng hơn.

Tham khảo và tải miễn phí tại [TẠI ĐÂY]

3.3 Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự số 3

Đây là mẫu tờ trình được sử dụng khi doanh nghiệp cần bổ sung nhân sự cho các vị trí mang tính chuyên môn cao hoặc dài hạn. Ngoài lý do và nhu cầu tuyển dụng, mẫu này còn có phần đề xuất mức lương, yêu cầu trình độ, kinh nghiệm và lợi ích kỳ vọng mang lại. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá tính cần thiết và hiệu quả của việc bổ sung nhân sự mới.

Tham khảo và tải miễn phí tại [TẠI ĐÂY]

3.4 Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự số 4

Mẫu tờ trình số 4 được thiết kế phù hợp cho các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoặc triển khai dự án mới. Nội dung nhấn mạnh vào kế hoạch phát triển của công ty, khối lượng công việc dự kiến tăng và nhu cầu nhân sự cho từng giai đoạn. Đây là mẫu tờ trình xin nhân sự mang tính chiến lược, giúp nhà quản lý hoạch định nhân lực dài hạn và bảo đảm tiến độ hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.

Tham khảo và tải miễn phí tại [TẠI ĐÂY]

4. Cách viết tờ trình xin bổ sung nhân sự

Một tờ trình xin bổ sung nhân sự chuẩn cần được trình bày theo đúng quy định văn bản hành chính, có bố cục rõ ràng, nội dung chặt chẽ và giọng văn nghiêm túc. Toàn bộ tờ trình có thể chia thành 3 phần chính: phần đầu, phần thân và phần kết.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng phần của một tờ trình xin bổ sung nhân sự:

4.1 Phần đầu của tờ trình

Phần đầu là nơi thể hiện thông tin hành chính cơ bản, giúp xác định nguồn gốc, tính pháp lý và mục đích của văn bản. Các nội dung cần có trong phần đầu gồm:

Quốc hiệu và tiêu ngữ:

• “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

• “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” (ghi dưới quốc hiệu, cách nhau một dòng).

Tên cơ quan, tổ chức ban hành tờ trình: Ghi rõ tên đơn vị (ví dụ: Phòng Kinh doanh – Công ty TNHH ABC).

Số hiệu và ngày tháng ban hành: Ghi theo quy định nội bộ (ví dụ: Số: 03/TTr-NS, ngày 15/10/2025).

Tiêu đề văn bản: In hoa, đậm và căn giữa: “TỜ TRÌNH XIN BỔ SUNG NHÂN SỰ”.

Phần kính gửi: Ghi rõ người hoặc bộ phận có thẩm quyền phê duyệt (ví dụ: Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH ABC)

4.2 Phần thân của tờ trình

Đây là phần quan trọng nhất, thể hiện lý do, nội dung và đề xuất cụ thể của phòng ban. Phần thân nên được trình bày logic, rõ ràng, có thể chia thành các mục nhỏ như sau:

a, Lý do xin bổ sung nhân sự: Phòng ban cần nêu rõ nguyên nhân dẫn đến việc thiếu hụt nhân sự, ví dụ:

• Do mở rộng quy mô sản xuất – kinh doanh.

• Do nhân viên nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc thuyên chuyển công tác.

• Do khối lượng công việc tăng đột biến trong giai đoạn nhất định.

b, Thực trạng nhân sự hiện tại

Cần mô tả ngắn gọn về tình hình hiện tại của bộ phận, số lượng nhân viên đang có, nhiệm vụ chính và khó khăn gặp phải khi thiếu nhân sự.
Ví dụ: “Hiện tại, phòng Kinh doanh có 06 nhân viên phụ trách thị trường, tuy nhiên do mở rộng thêm hai khu vực mới, khối lượng công việc tăng 30%, nhân sự hiện tại không đáp ứng đủ tiến độ.”

c, Nội dung đề xuất bổ sung

Đây là phần trọng tâm, trình bày chi tiết các thông tin đề nghị:

• Vị trí cần bổ sung: (ví dụ: nhân viên Marketing, kế toán, thiết kế đồ họa…).

• Số lượng nhân sự: Ghi rõ số người cần tuyển.

• Yêu cầu tuyển dụng: Trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm.

• Thời gian dự kiến: Thời điểm cần bổ sung hoặc thời hạn hoàn thành tuyển dụng.

• Ngân sách dự kiến: (nếu có) – bao gồm chi phí tuyển dụng, lương khởi điểm, đào tạo ban đầu.

d, Phương án và kiến nghị thực hiện

Phòng ban có thể đưa ra kế hoạch, hình thức và cam kết thực hiện, chẳng hạn:

• Hình thức tuyển dụng (nội bộ hoặc bên ngoài).

• Thời gian dự kiến hoàn thành quy trình tuyển.

• Cam kết sử dụng và đào tạo nhân sự hiệu quả.

Phần thân cần được viết ngắn gọn, có trọng tâm, trình bày theo trình tự rõ ràng để dễ theo dõi.

4.3 Phần kết của tờ trình

Phần kết thể hiện lời đề nghị và thủ tục xác nhận của người lập, trưởng bộ phận và ban lãnh đạo.

Các mục chính gồm:

a, Lời kính mong phê duyệt:

• Viết trang trọng, thể hiện sự tôn trọng và mong muốn được hỗ trợ.

• Ví dụ: “Vì vậy, phòng kinh doanh kính mong ban giám đốc xem xét và phê duyệt kế hoạch bổ sung nhân sự như trên để đảm bảo tiến độ công việc và hiệu quả hoạt động chung của công ty.”

b, Phần ký tên, xác nhận:
Người lập tờ trình (ký, ghi rõ họ tên).

• Trưởng bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp (ký, ghi rõ họ tên).

• Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt (ký, ghi rõ họ tên).

c, Đóng dấu (nếu cần):
Đối với văn bản chính thức của doanh nghiệp, cần có con dấu xác nhận để đảm bảo tính pháp lý.

5. Tự động hóa quy trình xin bổ sung nhân sự với Cogover Process

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang chuyển đổi sang mô hình quản trị hiện đại thông qua tự động hóa quy trình nội bộ, thay thế cho phương thức xử lý thủ công phức tạp và tốn thời gian. Trong số các giải pháp nổi bật, Cogover Process được xem là nền tảng tối ưu giúp doanh nghiệp loại bỏ thao tác trình ký – phê duyệt thủ công, giảm bớt quy trình rườm rà và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự. Việc áp dụng phần mềm này giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý.

Với Cogover Process, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo và quản lý quy trình xin bổ sung nhân sự chỉ trong vài phút - từ bước đề xuất, xét duyệt đến lưu trữ hồ sơ - tất cả đều được thực hiện trực tuyến trên một nền tảng duy nhất.

Một số tính năng nổi bật của Cogover Process có thể kể đến như:

• Thiết kế quy trình bằng thao tác kéo - thả trực quan, không cần lập trình, giúp ai cũng có thể tự tạo và điều chỉnh quy trình nhanh chóng.

• Tự động hóa toàn bộ vòng phê duyệt: gửi, nhận, ký duyệt và lưu trữ đều được số hóa, giúp loại bỏ hoàn toàn giấy tờ thủ công.

• Tùy chỉnh linh hoạt cho mọi loại quy trình - không chỉ giới hạn ở quy trình xin bổ sung nhân sự, mà còn áp dụng cho đề xuất mua sắm, thanh toán, tạm ứng, phê duyệt hợp đồng, xin nghỉ phép…

• Kết nối đa phòng ban và đồng bộ dữ liệu nội bộ, giúp mọi thông tin được cập nhật theo thời gian thực, hạn chế sai sót.

• Theo dõi tiến độ xử lý và hiệu suất công việc bằng báo cáo, biểu đồ và thống kê trực quan, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng.

Nhờ những tính năng linh hoạt và mạnh mẽ này, Cogover Process trở thành công cụ giúp doanh nghiệp hiện đại hóa hoạt động quản trị, nâng cao năng suất, tiết kiệm nguồn lực và hướng đến mô hình vận hành thông minh, bền vững hơn.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Kết luận

Tờ trình xin bổ sung nhân sự là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động quản lý nguồn nhân lực và đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Việc trình bày rõ ràng, đúng mẫu và có căn cứ cụ thể sẽ giúp quá trình xem xét, phê duyệt diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.