Trong các doanh nghiệp sản xuất B2B, dữ liệu khách hàng và dữ liệu giao dịch thường trải dài trên nhiều hệ thống khác nhau như ERP, phần mềm bán hàng hoặc các công cụ quản lý nội bộ. Khi thông tin bị phân tán, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi khách hàng, đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời.

Đây cũng chính là bài toán mà Goldsun Packaging – doanh nghiệp sản xuất bao bì hàng đầu tại Việt Nam – đã gặp phải trong quá trình phát triển. Để giải quyết thách thức này, Goldsun đã lựa chọn triển khai Cogover CRM No-code & AI-native, nền tảng CRM tùy chỉnh giúp hợp nhất dữ liệu khách hàng, chuẩn hóa quy trình bán hàng và cung cấp góc nhìn kinh doanh theo thời gian thực cho doanh nghiệp.

Bối cảnh doanh nghiệp

Goldsun Packaging là một trong những doanh nghiệp sản xuất bao bì và in ấn hàng đầu tại Việt Nam, phục vụ nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước. Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp gắn liền với nhiều yếu tố phức tạp như quản lý khách hàng B2B, phát triển sản phẩm theo yêu cầu, phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh – sản xuất – vận hành, cũng như duy trì mối quan hệ dài hạn với các khách hàng chiến lược.

Trong quá trình phát triển, Goldsun đã triển khai nhiều hệ thống phục vụ từng chức năng riêng biệt như ERP, phần mềm quản lý kho, bán hàng hay nhân sự. Tuy nhiên, dữ liệu khách hàng và dữ liệu kinh doanh vẫn nằm rải rác trên nhiều hệ thống khác nhau.

Ban lãnh đạo nhận thấy rằng doanh nghiệp không chỉ cần một hệ thống CRM để lưu trữ thông tin, mà cần một nền tảng có thể phản ánh đúng cách doanh nghiệp vận hành, kết nối dữ liệu từ nhiều hệ thống và cung cấp góc nhìn tổng thể về khách hàng để phục vụ cho việc ra quyết định.

Goldsun đứng trước bài toán về dữ liệu khách hàng và vận hành quy trình bán hàng

Dữ liệu khách hàng phân mảnh giữa nhiều hệ thống

Một trong những thách thức lớn nhất của Goldsun là dữ liệu khách hàng được lưu trữ ở nhiều nền tảng khác nhau. ERP phục vụ cho sản xuất và kế toán, trong khi các hệ thống khác lại quản lý từng chức năng riêng như kho, bán hàng hoặc nhân sự.

Điều này khiến doanh nghiệp thiếu một nguồn dữ liệu tập trung để theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng. Khi cần xem lịch sử giao dịch, tiến độ chăm sóc, tình trạng đơn hàng hay mức độ tiềm năng của một khách hàng, nhân sự phải tra cứu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

Trong môi trường B2B, nơi mỗi khách hàng có thể mang lại doanh thu lớn trong nhiều năm, việc thiếu góc nhìn khách hàng 360° khiến doanh nghiệp khó khai thác hết giá trị của khách hàng hiện hữu.

Ban lãnh đạo thiếu dữ liệu tức thời để ra quyết định

Các hệ thống hiện tại của Goldsun chủ yếu cung cấp các báo cáo cố định. Khi ban lãnh đạo cần phân tích dữ liệu theo những góc nhìn khác nhau như doanh số theo thị trường, hiệu quả theo đại lý hay tình hình phát triển khách hàng mới, dữ liệu phải được tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn.

Việc tổng hợp này có thể mất nhiều giờ hoặc nhiều ngày, làm chậm quá trình ra quyết định. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh và biến động nhanh, việc thiếu dữ liệu tức thời khiến doanh nghiệp khó phản ứng kịp với những thay đổi của thị trường.

Phân quyền dữ liệu kinh doanh chưa đủ chi tiết

Một vấn đề khác nằm ở việc phân quyền dữ liệu kinh doanh. Các hệ thống hiện tại chủ yếu phân quyền theo module hoặc chức năng, chưa cho phép kiểm soát dữ liệu chi tiết theo từng khách hàng, thị trường hoặc nhóm người dùng.

Điều này khiến việc quản lý dữ liệu kinh doanh gặp nhiều khó khăn. Ban lãnh đạo cần một cơ chế phân quyền đủ sâu để đảm bảo dữ liệu được truy cập đúng phạm vi, đồng thời vẫn giữ được tính minh bạch và trách nhiệm rõ ràng trong tổ chức.

Cách Cogover CRM giải quyết vấn đề mà ban lãnh đạo Goldsun đang gặp phải

Hợp nhất dữ liệu đa nguồn

Cogover CRM được triển khai như một trung tâm dữ liệu khách hàng hợp nhất cho Goldsun Packaging.

Hệ thống kết nối trực tiếp với ERP của doanh nghiệp và các hệ thống liên quan thông qua API, giúp đồng bộ dữ liệu giao dịch, doanh thu, lợi nhuận và lịch sử bán hàng vào một nền tảng duy nhất.

Nhờ đó, toàn bộ thông tin về khách hàng, từ hồ sơ doanh nghiệp, ngành hàng, quy mô, địa chỉ nhà máy cho đến lịch sử mua hàng và giá trị giao dịch – đều được quản lý tập trung trên một hệ thống duy nhất.

Xây dựng Customer 360° cho từng khách hàng

Một trong những năng lực quan trọng của hệ thống là khả năng tạo góc nhìn khách hàng 360°.

Toàn bộ lịch sử tương tác với khách hàng, bao gồm cuộc gọi, email, chat, các buổi gặp trực tiếp… đều được lưu lại theo thời gian. Bên cạnh đó, hệ thống cũng lưu trữ các thông tin quan trọng như:

• Doanh thu theo thời gian
• Sản phẩm đã mua
• Tình trạng hợp đồng
• Các cơ hội bán hàng đang theo đuổi

Nhờ đó, Goldsun có thể hiểu rõ hơn về từng khách hàng và xây dựng chiến lược phát triển khách hàng dài hạn.

Chuẩn hóa pipeline bán hàng theo đặc thù ngành bao bì

Cogover CRM không áp dụng pipeline bán hàng chung cho mọi doanh nghiệp. Thay vào đó, hệ thống được thiết kế dựa trên quy trình phát triển khách hàng thực tế của Goldsun.

Pipeline bán hàng bao gồm các giai đoạn từ tiếp cận khách hàng, báo giá, làm mẫu cho đến ký hợp đồng và triển khai sản xuất. Nhờ quy trình được chuẩn hóa, đội ngũ kinh doanh có thể theo dõi rõ từng cơ hội bán hàng đang ở giai đoạn nào và khả năng thành công ra sao.

Hệ thống cũng cho phép theo dõi các yếu tố quan trọng như số lượng, đơn giá, lợi nhuận gộp cũng như nguyên nhân thắng hoặc thua trong từng deal.

Thiết kế dashboard và báo cáo real-time cho lãnh đạo

Cogover CRM cung cấp hệ thống dashboard và báo cáo theo thời gian thực giúp ban lãnh đạo theo dõi tình hình kinh doanh một cách trực quan.

Các dashboard được thiết kế riêng cho từng cấp quản lý, từ hội đồng quản trị đến quản lý thị trường. Nhờ đó, mỗi cấp lãnh đạo đều có góc nhìn phù hợp với vai trò của mình.

Khi cần đánh giá hiệu quả bán hàng theo thị trường, theo đại lý hoặc theo nhóm khách hàng, lãnh đạo có thể truy cập trực tiếp vào hệ thống mà không cần chờ đợi các báo cáo tổng hợp thủ công.

Cảnh báo nguy cơ mất khách và tăng cường chăm sóc khách hàng

Hệ thống Cogover CRM cũng hỗ trợ Goldsun chủ động hơn trong việc quản lý quan hệ khách hàng.

Hệ thống có thể tự động phát hiện các khách hàng không phát sinh doanh số trong một khoảng thời gian nhất định và gửi cảnh báo tới nhân viên phụ trách. Đồng thời, khách hàng được phân nhóm theo mức độ quan trọng để thiết lập tần suất chăm sóc phù hợp.

Cơ chế này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các dấu hiệu giảm tương tác từ khách hàng và kịp thời có biện pháp giữ chân khách hàng.

Kết quả đạt được

Sau khi triển khai Cogover CRM, Goldsun Packaging đã xây dựng được một nền tảng quản lý khách hàng tập trung và minh bạch hơn.

Dữ liệu khách hàng và dữ liệu kinh doanh không còn nằm rải rác trên nhiều hệ thống, mà được hợp nhất trong một nền tảng duy nhất. Ban lãnh đạo có thể tiếp cận dữ liệu nhanh hơn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì phụ thuộc vào báo cáo thủ công.

Đối với đội ngũ kinh doanh, việc chuẩn hóa pipeline bán hàng giúp theo dõi rõ hơn tiến độ của từng cơ hội bán hàng, đồng thời cải thiện khả năng dự báo doanh thu.

Quan trọng hơn, hệ thống CRM mới giúp Goldsun chuyển từ cách quản lý khách hàng phân tán sang một mô hình quản trị khách hàng tập trung và chủ động hơn.