Lộ trình 7 bước quy trình chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số đang trở thành ưu tiên chiến lược của nhiều doanh nghiệp, nhưng không phải ai cũng biết bắt đầu từ đâu để triển khai hiệu quả. Cụ thể, các bước chuyển đổi số bao gồm 7 bước từ xác định mục tiêu, đánh giá hiện trạng, xây dựng chiến lược, đến đo lường và cải tiến liên tục.  Trong bài viết này, hãy cùng Cogover tìm hiểu đi sâu từng bước trong quy trình chuyển đổi số này nhé!

Xem ngay: Chuyển đổi số là gì? Tầm quan trọng trong bối cảnh hiện nay

Bước 1. Xác định tầm nhìn & mục tiêu chuyển đổi số

Bước đầu tiên của mọi chương trình chuyển đổi số là xác định rõ doanh nghiệp muốn đạt được điều gì trong dài hạn. Đây không chỉ là việc “ứng dụng công nghệ mới”, mà là định nghĩa lại mô hình vận hành, trải nghiệm khách hàng và năng lực cạnh tranh. Nếu không có tầm nhìn đúng, toàn bộ dự án sau này sẽ dễ rơi vào tình trạng triển khai rời rạc, thiếu ưu tiên và không mang lại giá trị thực.

Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định cơ cấu tổ chức sau khi chuyển đổi số thành công. Điều đó có thể là tự động hóa các quy trình thủ công, quản lý dữ liệu tập trung, tăng tốc độ ra quyết định, hay nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tầm nhìn càng cụ thể, càng giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng các nguồn lực và công nghệ cần đầu tư.

Song song với tầm nhìn, mục tiêu chuyển đổi số cần được lượng hóa thành các chỉ số đo lường rõ ràng. Việc đặt mục tiêu theo hướng SMART (Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Time-bound) giúp doanh nghiệp tránh sự mơ hồ và dễ dàng đánh giá mức độ thành công.

Một số nhóm mục tiêu thường được đặt ra trong giai đoạn này gồm:

• Tối ưu vận hành và giảm chi phí nội bộ

• Tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ

• Chuẩn hóa và số hóa dữ liệu để ra quyết định nhanh hơn

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng doanh thu

• Tăng khả năng mở rộng và phát triển mô hình kinh doanh

Khi tầm nhìn và mục tiêu đã được xác định đầy đủ, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc để bước sang giai đoạn đánh giá hiện trạng và xây dựng chiến lược chuyển đổi số phù hợp. Đây là bước mang tính định hướng chiến lược và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của toàn bộ chương trình chuyển đổi số.

Bước 2. Đánh giá hiện trạng và mức độ sẵn sàng

Sau khi xác định tầm nhìn và mục tiêu, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện hiện trạng để biết mình đang ở đâu trong hành trình chuyển đổi số. Đây là bước giúp nhận diện khoảng cách giữa mong muốn và thực tế, từ đó xác định những điểm nghẽn, hạn chế cũng như nguồn lực có thể tận dụng. Nếu bước phân tích hiện trạng không đủ sâu, chiến lược và lộ trình phía sau rất dễ đi lệch hướng hoặc bỏ sót các rủi ro tiềm ẩn.

Việc đánh giá hiện trạng không chỉ tập trung vào công nghệ mà phải mở rộng sang bốn trụ cột chính: con người, quy trình, dữ liệu và văn hóa tổ chức. Doanh nghiệp cần kiểm tra mức độ số hóa trong từng bộ phận, độ trưởng thành của hạ tầng công nghệ, mức sẵn sàng chuyển đổi của đội ngũ và thói quen vận hành hiện có. Đây là cách để biết liệu hệ thống hiện tại có đủ khả năng đáp ứng tầm nhìn hay cần tái thiết toàn diện.

Một số nội dung cần đánh giá trong giai đoạn này gồm:

• Công nghệ & hạ tầng: phần mềm đang sử dụng, mức độ tích hợp, khả năng mở rộng, bảo mật.

• Quy trình vận hành: mức độ chuẩn hóa, tỷ lệ quy trình còn thủ công, điểm nghẽn gây tốn thời gian.

• Dữ liệu: cách thức lưu trữ, chất lượng dữ liệu, mức độ phân tán giữa các phòng ban.

• Con người & kỹ năng: khả năng sử dụng công nghệ, tư duy chấp nhận thay đổi, vai trò CNTT trong doanh nghiệp.

• Văn hóa tổ chức: mức độ sẵn sàng hướng đến làm việc dựa trên dữ liệu và tự động hóa.

Kết quả đánh giá hiện trạng sẽ giúp doanh nghiệp hình thành bức tranh đầy đủ để biết nên ưu tiên chuyển đổi ở đâu trước, phòng ban nào đang cần cải tiến nhất, và nguồn lực nào có thể huy động ngay. Đây là bước nền tảng để xây dựng một chiến lược chuyển đổi số thực tế và khả thi.

Xem thêm:Big data là gì? 7 đặc điểm quan trọng và ứng dụng của dữ liệu lớn

Bước 3. Xây dựng chiến lược và lộ trình chuyển đổi số

Sau khi doanh nghiệp đã hiểu rõ hiện trạng và xác định tầm nhìn tổng thể, bước tiếp theo là xây dựng chiến lược và lộ trình chuyển đổi số cụ thể. Đây là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi cốt lõi: 

• Cần ưu tiên chuyển đổi ở đâu trước?

• Nên áp dụng công nghệ nào? 

• Lộ trình triển khai bao lâu? 

• Ngân sách và nhân sự ra sao?

Chiến lược chuyển đổi số cần bám sát mục tiêu đã đề ra, đồng thời cân đối với nguồn lực thực tế của doanh nghiệp. Thay vì cố gắng chuyển đổi toàn bộ cùng lúc, doanh nghiệp thường bắt đầu bằng những nhóm dự án “quick win”. Tức những hạng mục mang lại giá trị nhanh, dễ triển khai và giảm rủi ro thay đổi. Điều này giúp tạo niềm tin nội bộ và chuẩn bị tốt hơn cho các dự án quy mô lớn ở giai đoạn sau.

Ở bước này, doanh nghiệp cũng cần xác định các lĩnh vực ưu tiên, ví dụ: bán hàng – khách hàng (CRM), tài chính – kế toán, nhân sự, vận hành nội bộ, chuỗi cung ứng hoặc sản xuất. Các quyết định ưu tiên phải dựa trên tác động của từng bộ phận đến mục tiêu chung của doanh nghiệp và mức độ sẵn sàng của từng phòng ban.

Một chiến lược chuyển đổi số hiệu quả thường bao gồm:

• Tầm nhìn – mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn 6 - 12 - 24 tháng

• Danh sách các dự án ưu tiên, kèm thứ tự triển khai rõ ràng

• Nguồn lực thực thi: nhân sự nội bộ, đối tác triển khai, ngân sách

• Công nghệ và nền tảng sẽ áp dụng, ưu tiên các nền tảng có khả năng mở rộng, linh hoạt, dễ tích hợp

• KPI và chỉ tiêu đo lường cho từng dự án trong lộ trình

• Quy trình quản trị thay đổi, nhằm đảm bảo việc áp dụng công nghệ diễn ra trơn tru

Khi lộ trình đã được xây dựng rõ ràng, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt hơn tiến độ, tránh việc chuyển đổi số diễn ra manh mún hoặc phát sinh chi phí không cần thiết. Đây chính là bản “bản đồ đường” giúp toàn tổ chức đi đúng hướng trong suốt hành trình chuyển đổi.

Bước 4. Xây dựng nền tảng công nghệ, dữ liệu & số hóa

Khi chiến lược và lộ trình đã được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn quan trọng: xây dựng nền tảng công nghệ và dữ liệu làm “xương sống” cho toàn bộ chương trình chuyển đổi số. Đây là bước nhằm đảm bảo doanh nghiệp có một hệ thống đủ mạnh, đủ linh hoạt và đủ an toàn để đáp ứng nhu cầu vận hành hiện tại lẫn mở rộng trong tương lai.

Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hệ sinh thái công nghệ đang sử dụng để quyết định giữ lại, nâng cấp hay thay thế. Những hệ thống lỗi thời, không tích hợp được hoặc gây phân mảnh dữ liệu cần được chuẩn hóa. Việc lựa chọn nền tảng công nghệ mới phải dựa trên khả năng mở rộng, tích hợp đa hệ thống, mức độ ổn định và chi phí vận hành dài hạn, thay vì chỉ nhìn vào tính năng đơn lẻ.

Một phần quan trọng khác là xây dựng nền tảng dữ liệu tập trung. Dữ liệu của doanh nghiệp thường nằm rải rác ở nhiều phòng ban, mỗi nơi lưu theo một cách khác nhau, dẫn đến trùng lặp và sai lệch. Khi số hóa dữ liệu, doanh nghiệp cần chuẩn hóa định dạng, cấu trúc lưu trữ và phân quyền truy cập rõ ràng để phục vụ phân tích và ra quyết định theo thời gian thực.

Các hạng mục chính doanh nghiệp thường triển khai ở bước này gồm:

• Xây dựng hệ thống lõi: CRM, ERP, HRM, quản lý quy trình, kho dữ liệu (Data Warehouse)…

• Chuẩn hóa & số hóa dữ liệu: chuyển dữ liệu giấy sang số, làm sạch dữ liệu, đồng bộ giữa các hệ thống.

• Thiết kế kiến trúc tích hợp: kết nối các phần mềm qua API để dữ liệu luân chuyển liền mạch.

• Triển khai tự động hóa quy trình: ứng dụng workflow, no-code/low-code để giảm thao tác thủ công.

• Thiết lập tiêu chuẩn bảo mật: phân quyền, mã hóa dữ liệu, giám sát truy cập và sao lưu định kỳ.

Giai đoạn này là trái tim của quá trình chuyển đổi số, bởi nếu nền tảng công nghệ và dữ liệu không đủ vững, những bước sau sẽ gặp nhiều hạn chế. Khi hệ thống được xây dựng đúng cách, doanh nghiệp sẽ tạo ra một môi trường vận hành linh hoạt, minh bạch và có thể mở rộng liên tục trong tương lai.

Tìm hiểu thêm:

• Số hóa quy trình là gì? 8 bước triển khai số hóa quy trình doanh nghiệp

• Số hóa hồ sơlà gì? Quy trình số hóa hồ sơ toàn diện cho doanh nghiệp

• Số hóa tài liệulà gì? Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ từ 1/7/2025

Bước 5. Phát triển năng lực số và thay đổi văn hóa tổ chức

Ngay cả khi doanh nghiệp sở hữu công nghệ tiên tiến, chuyển đổi số vẫn khó thành công nếu con người và văn hóa chưa sẵn sàng. Bởi cốt lõi của chuyển đổi số không phải chỉ là áp dụng phần mềm, mà là thay đổi cách doanh nghiệp vận hành và ra quyết định. Do đó, phát triển năng lực số cho đội ngũ và thúc đẩy văn hóa đổi mới là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình chuyển đổi số.

Ở bước này, doanh nghiệp cần đánh giá khoảng cách giữa năng lực hiện tại của nhân sự và yêu cầu vận hành theo mô hình số. Không phải mọi nhân viên đều quen với tư duy dữ liệu, quy trình chuẩn hóa hay ứng dụng công nghệ tự động hóa. Việc đào tạo, hướng dẫn và liên tục cập nhật kỹ năng số là cần thiết để họ tự tin thích ứng với cách làm việc mới.

Song song với đào tạo, doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa chấp nhận thay đổi, cởi mở với công nghệ và đề cao tinh thần cải tiến liên tục. Đây là môi trường giúp đội ngũ sẵn sàng thử nghiệm, đưa ra sáng kiến và cùng nhau tối ưu quy trình. Lãnh đạo đóng vai trò then chốt khi trực tiếp dẫn dắt tư duy chuyển đổi và tạo động lực cho nhân viên.

Một số hoạt động quan trọng trong giai đoạn này gồm:

• Đào tạo kỹ năng sử dụng các hệ thống số (CRM, ERP, workflow, dữ liệu…)

• Xây dựng tư duy làm việc dựa trên dữ liệu (data-driven mindset)

• Thiết lập cơ chế khuyến khích đổi mới và chia sẻ sáng kiến

• Xây dựng văn hóa hợp tác xuyên phòng ban, giảm silo thông tin

• Truyền thông nội bộ liên tục để giảm kháng cự thay đổi

Khi con người và văn hóa đã đồng bộ với mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ tạo ra lực đẩy bền vững, giúp các công nghệ mới được áp dụng nhanh hơn và hiệu quả hơn. Đây là nền tảng không thể thiếu để bước sang giai đoạn triển khai thực thi ở quy mô lớn.

Bước 6. Triển khai thực thi chuyển đổi số và số hóa quy trình

Sau khi đã có chiến lược rõ ràng, nền tảng công nghệ vững chắc và đội ngũ sẵn sàng, doanh nghiệp bước vào giai đoạn triển khai thực thi - nơi toàn bộ kế hoạch được chuyển hóa thành hành động. Đây là giai đoạn tạo ra giá trị thực tế, giúp doanh nghiệp cảm nhận rõ ràng hiệu quả từ chuyển đổi số.

Bước này thường bắt đầu bằng việc số hóa dữ liệu và các hoạt động vận hành cốt lõi. Những quy trình trước đây còn thủ công, rời rạc hoặc phụ thuộc quá nhiều vào con người cần được chuẩn hóa lại để phù hợp với mô hình vận hành mới. Khi quy trình trở nên mạch lạc, doanh nghiệp sẽ dễ dàng áp dụng tự động hóa và giảm đáng kể thời gian xử lý.

Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo mọi phòng ban tham gia đúng vai trò, tránh tình trạng phụ thuộc hết vào đội ngũ IT hoặc “triển khai cho có”. Người dùng cuối (nhân viên, quản lý) phải được thử nghiệm, phản hồi và đề xuất cải tiến ngay trong quá trình triển khai. Điều này giúp hạn chế sai sót, tăng tỷ lệ chấp nhận và đảm bảo hệ thống phù hợp với nghiệp vụ thực tế.

Các hạng mục thường được triển khai ở bước này gồm:

• Số hóa dữ liệu: hồ sơ, biểu mẫu, dữ liệu khách hàng, dữ liệu giao dịch…

• Số hóa và chuẩn hóa quy trình: bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán, nhân sự, vận hành…

• Tự động hóa các nghiệp vụ lặp lại: phê duyệt, thông báo, đối soát, báo cáo…

• Tích hợp hệ thống giữa các phòng ban để dữ liệu liền mạch

• Triển khai thử nghiệm (pilot) trước khi nhân rộng toàn công ty

• Thu thập phản hồi người dùng để điều chỉnh ngay trong quá trình chạy thử

Khi triển khai đúng cách, doanh nghiệp sẽ chứng kiến sự thay đổi rõ rệt: thời gian xử lý giảm, dữ liệu minh bạch hơn, chi phí vận hành thấp hơn và các quyết định trở nên chính xác hơn. Đây là minh chứng trực tiếp cho thấy chuyển đổi số không chỉ là lý thuyết mà mang lại giá trị thực tế cho toàn tổ chức.

Xem thêm: AI viết tắt là gì? Ứng dụng của công nghệ AI trong các lĩnh vực

Bước 7. Đo lường, đánh giá và cải tiến liên tục

Sau khi triển khai chuyển đổi số, doanh nghiệp cần duy trì hoạt động đo lường và tối ưu liên tục để đảm bảo hiệu quả lâu dài. Chuyển đổi số không phải là một dự án “làm một lần rồi xong”, mà là quá trình cải tiến không ngừng dựa trên dữ liệu và những thay đổi thực tế trong vận hành. Chính vì vậy, bước này giúp doanh nghiệp phát triển bền vững theo thời gian.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định các chỉ số đánh giá (KPI) phù hợp với từng dự án và mục tiêu ban đầu. Những chỉ số này không chỉ đo hiệu quả vận hành, mà còn phản ánh mức độ áp dụng công nghệ, chất lượng dữ liệu, thời gian xử lý và mức độ hài lòng của người dùng. Việc theo dõi định kỳ giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời trước khi ảnh hưởng đến toàn hệ thống.

Song song với đánh giá định lượng, doanh nghiệp cần quan tâm đến phản hồi thực tế từ đội ngũ. Những người sử dụng trực tiếp phần mềm hoặc quy trình mới thường có góc nhìn chân thực nhất về tính hiệu quả và khả năng cải tiến. Kết hợp phản hồi người dùng với dữ liệu đo lường sẽ giúp doanh nghiệp có quyết định chính xác hơn trong các lần tối ưu tiếp theo.

Các hoạt động quan trọng trong bước này gồm:

• Xây dựng hệ thống dashboard theo dõi thời gian thực

• Đo lường KPI theo từng dự án hoặc phòng ban

• Theo dõi mức độ áp dụng công nghệ của nhân viên

• Thu thập phản hồi người dùng và đề xuất cải tiến

• Đánh giá lại quy trình vận hành sau mỗi chu kỳ

• Tối ưu và cập nhật công nghệ khi cần thiết

Khi doanh nghiệp duy trì tốt vòng lặp đo lường – phản hồi – tối ưu, chương trình chuyển đổi số sẽ phát huy hiệu quả lâu dài. Đây chính là bước giúp doanh nghiệp không chỉ “chuyển đổi”, mà còn liên tục nâng cấp, mở rộng và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong tương lai.

Kết luận

Các bước chuyển đổi số là hành trình mang tính chiến lược, yêu cầu doanh nghiệp đi đúng quy trình và có lộ trình rõ ràng. Với 7 bước quan trọng gồm xác định tầm nhìn, đánh giá hiện trạng, xây dựng chiến lược, chuẩn hóa nền tảng công nghệ – dữ liệu, phát triển năng lực số, triển khai đồng bộ và đo lường cải tiến liên tục, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi một cách bài bản và bền vững. 

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng giúp số hóa quy trình, tự động hóa vận hành và quản lý dữ liệu tập trung mà không cần lập trình, Cogover No-code/AI chính là giải pháp phù hợp. Từ CRM, quy trình, công việc, nhân sự đến báo cáo realtime,... tất cả đều được tích hợp trong một nền tảng duy nhất, dễ triển khai và mở rộng nhanh theo nhu cầu.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN 1:1