Số hóa tài liệu là gì? Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ từ 1/7/2025

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, dữ liệu và thông tin trở thành tài sản cốt lõi của mọi doanh nghiệp. Số hóa tài liệu ra đời như một bước chuyển tất yếu, giúp doanh nghiệp biến kho giấy tờ cồng kềnh thành dữ liệu điện tử có thể tìm kiếm, phân tích và khai thác hiệu quả. Đây không chỉ là giải pháp công nghệ, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt, minh bạch và hướng tới quản trị hiện đại.

1. Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu vật lý (giấy tờ, hồ sơ, biểu mẫu, hợp đồng…) và/hoặc tệp số rời rạc (ảnh, PDF chụp) thành dữ liệu số có cấu trúc, có thể tìm kiếm, trích xuất, quản lý vòng đời và tích hợp vào các hệ thống nghiệp vụ. Quá trình này không chỉ “scan” thành ảnh, mà bao gồm một chuỗi bước chuẩn hóa để tài liệu sẵn sàng khai thác như dữ liệu.

Xem thêm: Số hóa hồ sơ là gì? Quy trình số hóa hồ sơ toàn diện cho doanh nghiệp

2. Tại sao doanh nghiệp nên số hóa tài liệu?

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu để ra quyết định và vận hành, việc vẫn lưu trữ và xử lý hồ sơ giấy khiến quá trình làm việc trở nên chậm chạp, tốn kém và thiếu an toàn. Số hóa tài liệu không chỉ là một xu hướng công nghệ mà đã trở thành yêu cầu tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất, kiểm soát rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh.

2.1. Tăng hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian

Một trong những lợi ích rõ ràng nhất của việc số hóa tài liệu là giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý và tra cứu thông tin. Nếu trước đây nhân viên phải mất hàng chục phút để tìm kiếm một hồ sơ trong kho giấy hoặc thư mục phức tạp, thì nay chỉ cần vài giây để nhập từ khóa và truy xuất ngay trên hệ thống. 

Mọi thao tác phê duyệt, chia sẻ, chỉnh sửa đều có thể thực hiện trực tuyến, giúp các bộ phận phối hợp với nhau nhanh chóng hơn. Khi thời gian tìm kiếm được rút ngắn, năng suất làm việc của cả tổ chức được cải thiện đáng kể, đặc biệt trong các lĩnh vực đòi hỏi tính chính xác và tốc độ như kế toán, nhân sự hay pháp lý.

2.2. Giảm chi phí lưu trữ và quản lý hồ sơ

Hồ sơ giấy chiếm diện tích lớn và đòi hỏi chi phí đáng kể để in ấn, vận chuyển, bảo quản và thuê kho lưu trữ. Trong khi đó, với hệ thống số hóa, toàn bộ tài liệu có thể được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ nội bộ với dung lượng linh hoạt, chi phí thấp hơn nhiều lần. 

Doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc mất hồ sơ do hư hỏng vật lý hay khó truy xuất khi cần kiểm tra. Ngoài ra, việc áp dụng các cơ chế nén và tự động xóa theo thời hạn lưu trữ cũng giúp tối ưu chi phí dài hạn cho toàn bộ hoạt động quản lý tài liệu.

2.3. Nâng cao tính bảo mật và tuân thủ pháp lý

Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp kiểm soát quyền truy cập và lịch sử thao tác trên từng hồ sơ, điều mà tài liệu giấy không thể đáp ứng. Mỗi người dùng đều được phân quyền cụ thể: Ai được xem, ai được chỉnh sửa, ai có quyền phê duyệt. Từ đó, đảm bảo tính bảo mật ở mức cao nhất. 

Hệ thống còn tự động ghi nhận lịch sử truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ, giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu về kiểm toán và truy vết thông tin. Bên cạnh đó, việc lưu trữ theo tiêu chuẩn điện tử giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp lý hiện hành về quản lý hồ sơ và chữ ký số.

2.4. Hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơn

Khi mọi tài liệu được số hóa, dữ liệu không chỉ nằm trong các tệp tĩnh mà có thể kết nối và phân tích theo nhiều chiều. Doanh nghiệp có thể trích xuất thông tin nhanh chóng để tổng hợp báo cáo, đánh giá hiệu quả công việc hoặc ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. 

Việc đối chiếu chứng từ, hợp đồng, hóa đơn trở nên dễ dàng hơn, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao độ tin cậy của thông tin. Với dữ liệu được chuẩn hóa và sẵn sàng khai thác, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác hơn.

2.5. Tạo nền tảng cho chuyển đổi số toàn diện

Số hóa tài liệu không chỉ giúp quản lý hồ sơ hiệu quả hơn mà còn là bước khởi đầu quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Khi toàn bộ tài liệu được lưu trữ, phân loại và kết nối dữ liệu, doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như CRM, ERP, HRM hay DMS. 

Khám phá ngay: Số hóa dữ liệu là gì? Quá trình số hóa dữ liệu cho doanh nghiệp

3. Các loại tài liệu nào nên được số hóa?

Tùy theo đặc thù hoạt động, mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều loại hồ sơ khác nhau. Tuy nhiên, những nhóm tài liệu dưới đây nên được ưu tiên số hóa vì tần suất sử dụng cao và giá trị pháp lý – quản trị quan trọng:

• Tài liệu hành chính – nhân sự: Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên, quyết định, đơn từ, biên bản họp, bảng lương.

• Tài liệu kế toán – tài chính: Hóa đơn, phiếu thu chi, sổ quỹ, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, hồ sơ ngân hàng.

• Hồ sơ hợp đồng và pháp lý: Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, giấy phép, công văn, thỏa thuận hợp tác.

• Tài liệu kỹ thuật – vận hành: Bản vẽ kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn quy trình, phiếu kiểm định, tài liệu ISO, SOP.

• Tài liệu khách hàng – bán hàng – marketing: Báo giá, lịch sử giao dịch, hợp đồng bán hàng, dữ liệu khách hàng, kế hoạch chiến dịch.

• Tài liệu lưu trữ lâu dài hoặc có giá trị lịch sử: Hồ sơ công trình, báo cáo nghiên cứu, tài liệu nội bộ, hồ sơ lưu trữ bắt buộc theo quy định.

Việc số hóa những nhóm tài liệu này giúp doanh nghiệp lưu trữ an toàn, tìm kiếm nhanh và quản trị dữ liệu hiệu quả hơn.

4. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ trên giấy từ 01/07/2025

Theo Thông tư 05/2025/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 14/5/2025 (có hiệu lực từ 01/07/2025), quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy được quy định cụ thể tại Điều 9. Quy trình này bao gồm 4 giai đoạn chính, được chuẩn hóa nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, chính xác và giá trị pháp lý của tài liệu sau khi số hóa.

4.1. Khảo sát, đánh giá và bàn giao tài liệu

Trước khi tiến hành số hóa, cơ quan, tổ chức phải thực hiện khảo sát, thống kê toàn bộ tài liệu lưu trữ giấy để xác định phông lưu trữ, khối lượng, tình trạng và vị trí lưu trữ.

Kế hoạch số hóa cần xác định rõ danh mục, khối lượng, hình thức và phương án trích xuất dữ liệu chủ (metadata).

Tài liệu được bàn giao từ kho lưu trữ đến khu vực số hóa theo quy trình kiểm đếm, lập biên bản giao nhận rõ ràng, đảm bảo an toàn, không làm xáo trộn hoặc mất mát tài liệu.

4.2. Vệ sinh và chuẩn bị tài liệu

Tài liệu trước khi số hóa cần được vệ sinh sơ bộ, loại bỏ bụi bẩn, kẹp ghim, dây buộc… để tránh làm hỏng thiết bị hoặc giảm chất lượng ảnh quét.

Việc vệ sinh, tách và sắp xếp phải được thực hiện cẩn trọng, không làm thay đổi trật tự, không ảnh hưởng đến hình thức hoặc nội dung tài liệu gốc.

Nếu có yêu cầu, cơ quan có thể chuẩn hóa định dạng dữ liệu, chuyển mã ký tự hoặc cấu trúc dữ liệu chủ trước khi đưa vào hệ thống số hóa.

4.3. Số hóa tài liệu

Công đoạn này bao gồm việc bóc tách, làm phẳng tài liệu và tiến hành quét hoặc chụp ảnh bằng thiết bị chuyên dụng. Các thông số kỹ thuật như độ phân giải, định dạng tệp (thường là PDF/A hoặc TIFF), chế độ màu, tên tệp, và cấu trúc thư mục phải được thiết lập thống nhất.

Sau khi quét, dữ liệu cần được kiểm tra, đối chiếu với bản gốc để bảo đảm độ rõ nét, đầy đủ, chính xác. Tài liệu sau số hóa được gắn dữ liệu chủ (metadata) và liên kết với hồ sơ lưu trữ tương ứng trên hệ thống. Khi hoàn tất, hồ sơ gốc được trả lại kho, kiểm đếm và sắp xếp đúng vị trí ban đầu.

4.4. Kiểm tra, ký số và nghiệm thu sản phẩm

Sản phẩm số hóa phải được kiểm tra về chất lượng ảnh quét, độ chính xác thông tin và cấu trúc dữ liệu. Sau khi đạt yêu cầu, các tệp tin tài liệu số hóa được ký số bởi cơ quan, tổ chức thực hiện để bảo đảm tính pháp lý và xác thực.

Tài liệu được đóng gói thành gói lưu trữ điện tử, sao lưu vào hệ thống lưu trữ dài hạn hoặc phần mềm quản lý tài liệu số. Quá trình nghiệm thu bao gồm kiểm tra số lượng, chất lượng, cấu trúc dữ liệu, lập biên bản bàn giao và lưu hồ sơ kết quả số hóa.

Tìm hiểu thêm: Số hóa quy trình là gì? 8 bước triển khai số hóa quy trình doanh nghiệp

5. Cogover No-code/AI - Giải pháp số hóa tài liệu hiệu quả

Trong bối cảnh Thông tư 05/2025/TT-BNV có hiệu lực, yêu cầu các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp phải chuẩn hóa quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy, việc lựa chọn một nền tảng công nghệ phù hợp đóng vai trò then chốt. Cogover No-code/AI - nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp số hóa, lưu trữ và quản lý tài liệu hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và sẵn sàng mở rộng cho các quy trình khác.

5.1. Tự động hóa toàn bộ quy trình số hóa tài liệu

Với công nghệ No-code và AI, Cogover cho phép người dùng thiết lập quy trình số hóa mà không cần lập trình. Từ khâu tiếp nhận hồ sơ giấy – quét dữ liệu – tạo bản ghi – lưu trữ – đến phê duyệt điện tử đều được tự động hóa. Doanh nghiệp có thể:

• Tạo luồng xử lý (workflow) tự động cho từng loại hồ sơ như hợp đồng, hóa đơn, nhân sự, kỹ thuật.

• Cài đặt trình duyệt phê duyệt – ký số – lưu trữ tự động, giúp quá trình số hóa tuân thủ Thông tư 05/2025/TT-BNV.

• Đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban (Hành chính, Kế toán, Nhân sự, Pháp chế…) mà không cần thao tác thủ công.

5.2. Nhận dạng và trích xuất dữ liệu thông minh bằng AI

Cogover tích hợp AI cho phép hệ thống tự động đọc, hiểu và trích xuất nội dung từ hình ảnh tài liệu (PDF, ảnh scan, biên bản…). Nhờ đó, doanh nghiệp:

• Biến tài liệu giấy thành dữ liệu có cấu trúc, có thể tìm kiếm và phân tích dễ dàng.

• Giảm đến 90% thao tác nhập tay và sai sót khi ghi nhận dữ liệu.

• Tự động gán metadata (tên hồ sơ, ngày tạo, người ký, phòng ban, loại tài liệu) để phục vụ tra cứu và quản lý sau này.

5.3. Quản lý tài liệu tập trung và phân quyền linh hoạt

Tất cả tài liệu sau khi số hóa được lưu trữ trong kho dữ liệu điện tử tập trung (Document Management Hub) của Cogover.

• Người dùng có thể tìm kiếm theo từ khóa, loại hồ sơ, người tạo, thời gian hoặc nội dung tài liệu.

• Hệ thống cho phép phân quyền chi tiết theo vai trò, đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ quy định bảo mật dữ liệu.

• Toàn bộ hoạt động truy cập, chỉnh sửa, tải xuống đều được ghi nhận nhật ký truy vết, đáp ứng yêu cầu kiểm tra và kiểm toán.

5.4. Mở rộng sang quy trình quản trị và chuyển đổi số toàn diện

Không dừng lại ở việc số hóa tài liệu, Cogover còn là nền tảng mở, cho phép doanh nghiệp:

• Mở rộng sang các quy trình khác như phê duyệt hợp đồng, lưu trữ hóa đơn điện tử, quản lý nhân sự, kiểm soát chi phí.

• Tự xây dựng ứng dụng quản lý riêng (CRM, HRM, ERP mini...) bằng giao diện kéo – thả No-code.

• Kết hợp AI để gợi ý, phân loại và phân tích dữ liệu, giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn, dựa trên dữ liệu thực tế.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Lời kết.

Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp chuyển đổi cách quản lý thông tin từ thủ công sang hiện đại, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Khi toàn bộ hồ sơ được lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ dễ dàng, dữ liệu trở thành tài sản giá trị giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh và chính xác hơn. Đây là bước đi quan trọng để doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản trị thông minh, an toàn và phát triển bền vững trong thời đại số.