| Dữ liệu: object và trường dữ liệu |
|---|
| Object (đối tượng dữ liệu) | Tạo object mới hoặc dùng object chuẩn của các App; ba loại: object thường, object con (phụ thuộc object cha) và object trung gian (quan hệ nhiều-nhiều). Object có vòng đời Đang hoạt động, Ngừng hoạt động, Chờ xoá (khôi phục trong 14 ngày). |
|---|
| Thiết kế schema bằng Excel | Định nghĩa object, trường, lựa chọn, liên kết song ngữ trong file Excel rồi tạo hàng loạt. |
|---|
| Kiểu trường dữ liệu | Văn bản ngắn, văn bản dài có định dạng, email, điện thoại, đường dẫn, biểu thức kiểm tra (regex), nhãn; đúng/sai; số, số thập phân, tiền tệ, phần trăm, đánh giá, số tự tăng; lựa chọn đơn, nút chọn, nhiều lựa chọn, ô đánh dấu, danh mục cha–con (tỉnh → huyện → xã); ngày, khoảng ngày, giờ, khoảng giờ, ngày giờ, thời lượng; tệp và ảnh; liên kết object; công thức và tổng hợp từ bản ghi liên quan (rollup). |
|---|
| Thuộc tính trường | Bắt buộc, duy nhất, nhiều giá trị, giá trị mặc định, tìm kiếm được, bản dịch tên trường, trạng thái hoạt động/ngừng/chờ xoá. |
|---|
| Danh sách liên quan | Hiển thị bản ghi liên quan ngay trên bản ghi cha: dạng bảng hoặc thẻ, thêm nhanh, thêm hàng loạt, lưu kèm bản ghi cha. |
|---|
| Lịch sử thay đổi trường | Chọn trường cần theo dõi; hệ thống ghi giá trị trước, giá trị sau, thời điểm và người thực hiện, hiển thị ngay trên bản ghi. |
|---|
| Quy tắc trùng lặp dữ liệu | Chọn trường so sánh (email, số điện thoại, tên và công ty, mã sản phẩm...), so trùng chính xác hoặc gần đúng; khi trùng thì cảnh báo, chặn tạo hoặc gộp bản ghi. |
|---|
| Nhập và xuất dữ liệu | Nhập bản ghi từ Excel hoặc CSV, xuất toàn bộ dữ liệu object, thao tác hàng loạt trên danh sách. |
|---|
| Bộ lọc và danh sách | Bộ lọc nâng cao nhiều điều kiện (AND, OR, tuỳ chỉnh), bộ lọc cá nhân và chia sẻ có phân quyền, bộ lọc nhanh, tìm kiếm toàn văn, cấu hình cột, thứ tự và độ rộng cột của danh sách. |
|---|
| Giao diện và quy tắc giao diện |
|---|
| Thiết kế giao diện kéo thả | Bố cục Hàng → Cột → Mục → Nhóm → Trường, xem trước ngay; ba loại giao diện: tạo bản ghi, xem/sửa, kết hợp; mục dạng tab; 1, 2 hoặc 3 cột mỗi nhóm. |
|---|
| Nhiều giao diện cho một object | Gán giao diện khác nhau theo nhân sự, phòng ban, vị trí hoặc vai trò; giao diện riêng cho ứng dụng di động. |
|---|
| Quy tắc giao diện | Ẩn/hiện trường, bắt buộc, chỉ đọc theo điều kiện; kết hợp điều kiện AND/OR; script giao diện nâng cao để giới hạn lựa chọn, tự điền, truy vấn bản ghi, xử lý danh sách liên quan. |
|---|
| Trạng thái và thanh tiến trình | Quy tắc chuyển trạng thái (cho phép chuyển từ A sang B, điều kiện theo dữ liệu và vai trò, hành động trước/sau khi chuyển, hoàn tác); thanh tiến trình (Path) hiển thị các bước, hướng dẫn và trường quan trọng của từng bước. |
|---|
| Nút và chuỗi hành động | Nút tạo, cập nhật, nhân bản, xoá bản ghi có điền sẵn dữ liệu; xuất file theo mẫu, gộp PDF; gọi API; chạy quy trình; chuỗi nhiều hành động nối tiếp; nhóm nút và hiển thị theo điều kiện. |
|---|
| Biểu mẫu công khai | Giao diện riêng cho biểu mẫu thu thập dữ liệu từ bên ngoài (ví dụ biểu mẫu đăng ký, biểu mẫu khách hàng tiềm năng), chia sẻ bằng đường dẫn hoặc nhúng vào website. |
|---|
| Ứng dụng, phân quyền và tổ chức |
|---|
| Ứng dụng và menu | Gom object, bộ lọc, báo cáo, dashboard thành App; cây menu nhiều cấp, icon, thứ tự, menu mặc định, phân quyền menu theo vai trò, bật/tắt App. |
|---|
| Cơ cấu tổ chức | Nhân sự, phòng ban, vị trí và quan hệ phòng ban–vị trí; mời/xoá người dùng, gán vai trò, giấy phép sử dụng App. |
|---|
| Phân quyền 4 lớp | (1) App và menu theo vai trò; (2) chức năng trên object: xem, thêm, sửa, xoá, xuất; (3) dữ liệu: theo người sở hữu, phòng ban, cấp trên, điều kiện tuỳ chỉnh, chia sẻ từng bản ghi; (4) quy trình: khởi chạy, xem tiến độ, xử lý bước, huỷ lượt chạy. Quyền tới từng trường dữ liệu. |
|---|
| Tài khoản người dùng bên ngoài | Tài khoản cho khách hàng, đối tác, nhà cung cấp tra cứu và thao tác theo phân quyền (số lượng theo gói). |
|---|
| Khoá API | Tạo và quản lý khoá API cho tích hợp; giới hạn số yêu cầu API mỗi giờ mỗi tài khoản theo gói. |
|---|
| Báo cáo, thông báo, email và mẫu văn bản |
|---|
| Báo cáo | Loại báo cáo tới 5 object với quan hệ và kiểu nối; chọn cột, nhóm, tổng hợp, lọc, sắp xếp, công thức; xem trước; bản chụp báo cáo; thư mục báo cáo. |
|---|
| Dashboard | Bảng điều khiển từ các báo cáo đã lưu: biểu đồ, số liệu, bố cục, bộ lọc dashboard, nhân bản, đưa vào menu App. |
|---|
| Thông báo | Thông báo trong ứng dụng, email và thông báo đẩy trên di động; gửi từ quy trình với người nhận và nội dung tuỳ chỉnh. Số email thông báo mỗi ngày theo gói. |
|---|
| Email | Hộp thư của tổ chức và hộp thư cá nhân (Gmail, Outlook, SMTP); gửi, nhận và lưu lịch sử email ngay trên bản ghi; mẫu email. |
|---|
| Mẫu văn bản | Mẫu Word, Excel, HTML với dữ liệu động từ bản ghi; xuất hợp đồng, báo giá, biên bản, biểu mẫu thành file; gộp nhiều tài liệu thành PDF; xuất tự động từ nút hoặc quy trình. |
|---|
| Quy tắc phân bổ | Phân bổ người phụ trách theo điều kiện bản ghi (khu vực, ngành, sản phẩm, mức ưu tiên), theo tiêu chí nhân sự, cân bằng tải (chia vòng, ít việc nhất, giới hạn số bản ghi), theo trạng thái trực tuyến, lịch và ca làm việc; phân bổ lại tự động và người nhận mặc định. |
|---|
| Tích hợp, AI và di động |
|---|
| API | API đọc, ghi bản ghi và cấu hình; webhook; tạo phiên từ khoá API; hỗ trợ múi giờ. Hệ thống khác đọc/ghi dữ liệu Cogover không cần phát triển thêm phía Cogover. |
|---|
| Module mở rộng | Tự xây dựng ứng dụng riêng (Custom Module) bằng frontend và backend chạy trên Cogover; chợ ứng dụng để cài App hoặc đưa App lên chợ. |
|---|
| AI trên nền tảng | Smart Paste: kéo thả file hoặc dán nội dung để AI phân tích và gợi ý điền biểu mẫu; Autofill: AI tự điền dữ liệu theo ngữ cảnh; tìm kiếm nhanh với AI. |
|---|
| Ứng dụng di động | Ứng dụng Cogover trên iOS và Android: xem và cập nhật dữ liệu, nhận thông báo thời gian thực, xử lý quy trình, quét mã QR/mã vạch vào trường dữ liệu, kết nối kênh. |
|---|
| Quy trình tự động (Process) |
|---|
| App Process giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ như đề xuất, phê duyệt, trình ký, chăm sóc khách hàng hay đồng bộ dữ liệu với hệ thống khác, tất cả được thiết kế trên một sơ đồ luồng trực quan. Người thiết kế quy trình (quản trị viên, trưởng bộ phận) dựng các bước, đặt điều kiện và chỉ định người xử lý. Nhân viên chỉ cần điền biểu mẫu, duyệt hoặc ký khi đến lượt, còn quản lý theo dõi tiến độ của từng lượt chạy. Các việc lặp lại như tạo, cập nhật dữ liệu, gửi email, thông báo, tin nhắn, gọi AI Agent hay kết nối hệ thống ngoài đều do hệ thống tự thực hiện. |
| Cách khởi chạy quy trình |
|---|
| Quy trình bắt đầu bằng biểu mẫu | Người có quyền mở quy trình, điền biểu mẫu khởi tạo (ví dụ "Đề nghị mua sắm", "Xin nghỉ phép") rồi gửi để tạo một lượt chạy mới. Kiểu này phù hợp với các quy trình đề xuất và phê duyệt do nhân viên chủ động bắt đầu. |
|---|
| Quy trình thông thường (không cần biểu mẫu khởi tạo) | Quy trình bắt đầu ngay mà không qua biểu mẫu: người có quyền bấm chạy, một quy trình khác gọi tới, hoặc module mở rộng, AI Agent khởi chạy. Bên gọi có thể truyền sẵn giá trị cho các biến đầu vào, hệ thống kiểm tra đúng biến và đúng kiểu dữ liệu trước khi tạo lượt chạy. |
|---|
| Quy trình chạy theo lịch | Quy trình tự chạy định kỳ theo giây, phút, giờ, ngày, tuần (chọn các thứ trong tuần), tháng (chọn ngày trong tháng, hoặc "thứ X của tuần thứ N/tuần cuối tháng"), năm, hoặc theo biểu thức lịch nâng cao (cron). Một quy trình có thể có nhiều lịch. Mỗi lịch có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và giới hạn số lần chạy riêng, giờ chạy tính theo múi giờ của doanh nghiệp. |
|---|
| Quy trình kích hoạt khi bản ghi thay đổi | Quy trình tự chạy khi một bản ghi thuộc loại dữ liệu đã chọn được tạo mới, được cập nhật, được tạo hoặc cập nhật, hoặc bị xóa. Có thể giới hạn bằng điều kiện lọc, ví dụ chỉ chạy khi bản ghi chuyển từ "không thỏa" sang "thỏa" điều kiện. Cũng có thể chỉ chạy khi một số trường thông tin nhất định thay đổi, hoặc bỏ qua thay đổi ở một số trường. Các bước sau dùng được cả giá trị cũ lẫn giá trị mới của bản ghi. |
|---|
| Quy trình kích hoạt qua webhook | Mỗi quy trình loại này có một webhook, tức một địa chỉ để hệ thống khác gửi dữ liệu vào. Mỗi lần nhận dữ liệu, hệ thống tạo một lượt chạy, đọc dữ liệu theo cấu trúc đã khai báo (tự tải tệp nếu dữ liệu chứa đường dẫn tệp) và phản hồi ngay mã lượt chạy vừa tạo. Webhook được bảo vệ bằng mã xác thực, khóa truy cập hoặc tên đăng nhập/mật khẩu, có thể bật thêm kiểm tra chữ ký dữ liệu. Hỗ trợ cả bước xác minh đăng ký webhook theo kiểu Facebook. |
|---|
| Quy trình theo chuỗi gắn với bản ghi | Người dùng chủ động gắn một hoặc nhiều bản ghi (khách hàng tiềm năng, cơ hội, phiếu hỗ trợ…) vào một chuỗi chăm sóc. Mỗi bản ghi có một lượt chạy riêng, gồm các bước như gửi email hay giao việc cần làm theo thời gian. Khi bản ghi bị xóa, lượt chạy chuỗi đang chạy của bản ghi đó tự động bị hủy. |
|---|
| Thiết kế luồng, điều kiện và dữ liệu quy trình |
|---|
| Thiết kế trên sơ đồ trực quan | Người thiết kế kéo thả các bước, cổng rẽ nhánh, vòng lặp và điểm kết thúc rồi nối thành luồng. Trước khi cho kích hoạt, hệ thống kiểm tra cấu trúc (điểm bắt đầu và kết thúc, kết nối giữa các bước, cặp mở và đóng nhánh) và báo lỗi nếu có. |
|---|
| Rẽ nhánh chọn một hướng | Hệ thống đi theo nhánh đầu tiên thỏa điều kiện, xét theo thứ tự ưu tiên. Nếu không nhánh nào thỏa thì đi theo nhánh mặc định. Thường dùng cho các quyết định như "duyệt hay từ chối", "số tiền trên hay dưới hạn mức". |
|---|
| Rẽ nhiều nhánh theo điều kiện | Hệ thống chạy tất cả các nhánh thỏa điều kiện, nhánh không đặt điều kiện thì luôn chạy. Điểm hợp nhánh chờ mọi nhánh đã được kích hoạt hoàn thành rồi mới đi tiếp. |
|---|
| Chạy song song | Luồng tách thành nhiều nhánh chạy cùng lúc (ví dụ nhiều phòng ban cùng xem xét một đề xuất) và chỉ đi tiếp khi tất cả các nhánh đã xong. |
|---|
| Bộ điều kiện linh hoạt | Có thể so sánh dữ liệu quy trình với một giá trị cố định hoặc với dữ liệu khác. Các phép so sánh gồm: bằng, khác, lớn hơn, nhỏ hơn, nằm trong khoảng, thuộc danh sách, chứa, không chứa, bắt đầu bằng, kết thúc bằng, rỗng, không rỗng… Nhiều điều kiện được kết hợp theo "và", "hoặc" hoặc một biểu thức tùy chỉnh, ví dụ "1 và (2 hoặc 3)". |
|---|
| Vòng lặp | Lặp qua từng phần tử của một danh sách, theo chiều xuôi hoặc ngược (ví dụ các bản ghi vừa tìm được, các sản phẩm chọn trong biểu mẫu). Các bước trong vòng lặp dùng được phần tử hiện tại và số lần đã lặp. Hết danh sách thì luồng sang nhánh "sau phần tử cuối". |
|---|
| Kết thúc nhánh hoặc kết thúc quy trình | Người thiết kế chọn kết thúc riêng một nhánh (các nhánh khác vẫn chạy tiếp) hoặc kết thúc toàn bộ lượt chạy. |
|---|
| Biến quy trình | Biến lưu dữ liệu trong lượt chạy, có các kiểu văn bản, số, đúng/sai, ngày, ngày giờ và bản ghi. Mỗi biến chứa một giá trị hoặc một danh sách, và có thể có giá trị mặc định. Biến có thể đặt làm đầu vào (nhận giá trị khi bắt đầu) hoặc đầu ra (trả về cho quy trình cha hay hệ thống gọi khi kết thúc). Người thiết kế cũng có thể khai báo cấu trúc dữ liệu riêng cho dữ liệu nhận qua webhook, phản hồi từ hệ thống ngoài hoặc kết quả AI. |
|---|
| Gán và tính toán giá trị | Bước gán dùng để đặt giá trị mới cho biến, cộng thêm (với số), nối thêm (với văn bản), trừ bớt, hoặc đếm số phần tử của một danh sách. |
|---|
| Công thức | Viết công thức bằng ngôn ngữ kịch bản Cogover Scripting để tính toán và xử lý văn bản, ngày giờ, danh sách. Công thức cũng đọc, tạo, sửa, xóa được bản ghi. Mỗi công thức chạy tối đa 10 giây và 10.000 vòng lặp. |
|---|
| Mẫu văn bản động | Soạn nội dung email, thông báo hoặc nội dung gửi sang hệ thống khác, trong đó có chèn dữ liệu quy trình, điều kiện "nếu… thì…", vòng lặp để tạo bảng danh sách, và định dạng số tiền, ngày giờ theo thiết lập của doanh nghiệp. Mẫu chạy trong môi trường an toàn, tối đa 1.000 vòng lặp. |
|---|
| Dữ liệu có sẵn của lượt chạy | Mọi bước dùng được dữ liệu sinh ra trước đó: người khởi tạo, người dùng hiện tại, người gửi và thời điểm gửi từng biểu mẫu, giá trị từng trường trên biểu mẫu, thời điểm bắt đầu/kết thúc và kết quả của từng bước. |
|---|
| Chờ và hẹn giờ |
|---|
| Chờ một khoảng thời gian | Nhánh hiện tại dừng lại trong số giây, phút, giờ hoặc ngày đã định rồi tự chạy tiếp, ví dụ chờ 2 ngày rồi gửi email nhắc. |
|---|
| Chờ phản hồi email | Nhánh chờ người nhận mở, trả lời hoặc nhấp liên kết trong email đã gửi ở bước trước. Hết thời gian chờ tối đa mà chưa có phản hồi thì tự đi tiếp. Quy trình biết bước chờ kết thúc vì có phản hồi hay vì hết giờ, nên rẽ nhánh được cho phù hợp. |
|---|
| Chờ đến khi dữ liệu đạt điều kiện | Nhánh chờ đến khi số bản ghi thỏa một bộ lọc bằng, ít nhất hoặc nhiều nhất một ngưỡng định trước, kèm thời gian chờ tối đa. Có thể chỉ xét lại khi một số trường thông tin nhất định thay đổi. |
|---|
| Hẹn giờ không bị mất | Các bước đang chờ (hẹn giờ, chờ phản hồi, chờ việc cần làm, chờ AI Agent hoặc module mở rộng trả kết quả) vẫn tiếp tục đúng hạn sau khi hệ thống bảo trì hay khởi động lại. Lượt chạy đang tạm dừng hoặc đã hủy thì không tự chạy tiếp. |
|---|
| Biểu mẫu, giao việc và phê duyệt |
|---|
| Biểu mẫu cho từng bước | Mỗi bước cần người xử lý có một biểu mẫu riêng, với các loại trường: văn bản ngắn/dài, số nguyên/thập phân, tiền tệ, phần trăm, ngày, ngày giờ, email, số điện thoại, đường dẫn, có/không, tệp đính kèm, danh sách lựa chọn, chọn bản ghi liên kết, tiêu đề. Trường có thể điền sẵn giá trị từ dữ liệu quy trình và đặt chỉ đọc. Khi gửi, hệ thống kiểm tra trường bắt buộc, kiểu dữ liệu và số lượng giá trị. |
|---|
| Chỉ định người xử lý | Người được làm một bước có thể xác định theo: nhân sự cụ thể (hoặc tất cả trừ một số người), người lấy từ dữ liệu quy trình, người đã gửi bước trước. Cũng có thể theo phòng ban (kèm phòng ban con, cùng phòng hoặc phòng cấp trên của người gửi hay của một nhân sự trong dữ liệu), theo vị trí hoặc theo vai trò. Có thể đặt nhiều nhóm điều kiện, người thỏa một nhóm bất kỳ là được xử lý. |
|---|
| Thông báo khi đến lượt | Khi luồng đến một bước, mọi người đủ quyền xử lý đều nhận thông báo. Khi một người đã xử lý xong, thông báo của những người còn lại tự được gỡ. Người gửi nhận xác nhận biểu mẫu đã gửi thành công. |
|---|
| Hạn xử lý (SLA) | Mỗi bước có thể đặt hạn theo ba cách: một ngày giờ cố định, một khoảng thời gian tính từ lúc bước bắt đầu, hoặc một ngày giờ lấy từ dữ liệu quy trình. Với cách thứ hai, có thể chọn dời hạn sang ngày làm việc nếu hạn rơi vào thứ Bảy hoặc Chủ nhật. Hệ thống tự tính hạn và hiển thị cùng việc đang chờ xử lý. |
|---|
| Màn hình phê duyệt | Bước phê duyệt có các nút Duyệt, Từ chối và Duyệt và ký. Kết quả (đã duyệt, từ chối, đã duyệt và ký) được lưu lại để các bước sau rẽ nhánh. |
|---|
| Nút bấm gán giá trị | Mỗi nút trên biểu mẫu có thể tự đặt giá trị cho biến khi được bấm, ví dụ nút "Yêu cầu bổ sung" đặt trạng thái cần bổ sung. Nhờ vậy cùng một biểu mẫu có thể dẫn sang nhiều hướng xử lý khác nhau. |
|---|
| Hoàn tác bước vừa gửi | Khi lượt chạy đang chạy, người có quyền có thể quay về bước biểu mẫu ngay trước bước hiện tại để sửa và gửi lại. Lần gửi trước được đánh dấu là đã hoàn tác. |
|---|
| Xử lý hàng loạt | Người dùng gửi hoặc duyệt nhiều biểu mẫu thuộc nhiều lượt chạy chỉ trong một thao tác. Hệ thống tiếp nhận ngay và xử lý lần lượt từng mục ở chế độ nền. |
|---|
| Lịch sử xử lý | Mỗi lần gửi biểu mẫu đều được lưu: người gửi, thời điểm, nút đã bấm, kết quả duyệt và dữ liệu đã nhập, để tra cứu và đối chiếu khi cần. |
|---|
| Giao việc cần làm trong chuỗi | Trong quy trình theo chuỗi, hệ thống tạo việc cần làm (việc chung, gọi điện, gửi email) gắn với bản ghi đang chăm sóc, gồm người được giao, tiêu đề, nội dung, mức ưu tiên, hạn hoàn thành và thời điểm nhắc. Quy trình chờ đến khi việc được đánh dấu xong, bị bỏ qua hoặc hết thời gian chờ tối đa. |
|---|
| Trình ký và ký số tài liệu |
|---|
| Duyệt và ký số | Người duyệt bấm "Duyệt và ký" để ký số các tệp PDF được chỉ định trong bước, bằng chứng thư số cá nhân qua nhà cung cấp ký số từ xa đã tích hợp (như Viettel CA, VNPT). |
|---|
| Vị trí ký trên tài liệu | Quản trị viên định nghĩa sẵn các vị trí ký, ví dụ "Giám đốc ký". Người ký chọn chỗ đặt chữ ký trên từng tệp, hệ thống lưu lại vị trí để hiển thị khi xem lại. |
|---|
| Nhiều người ký trên một tài liệu | Ở mỗi bước, người ký có thể ký tiếp vào bản đã có chữ ký của người trước (ký nối tiếp) hoặc ký vào bản gốc. Có thể ký nhiều tệp trong một lần. |
|---|
| Mẫu chữ ký | Chữ ký hiển thị dưới dạng hình ảnh, thông tin, hoặc hình ảnh kèm thông tin. Phần thông tin có thể gồm người ký, thời gian ký, email, tổ chức, chức vụ, phòng ban và nhãn. |
|---|
| Theo dõi kết quả ký và ký lại | Bước ký chỉ hoàn tất khi mọi tệp cần ký đã được xử lý. Hệ thống đếm số tệp ký thành công, bị từ chối hoặc bị lỗi và báo tiến trình ngay cho người ký. Tệp chưa ký được hoặc đã bị từ chối có thể ký lại. |
|---|
| Thao tác dữ liệu và tra cứu tổ chức |
|---|
| Tạo bản ghi | Tự động tạo bản ghi mới ở bất kỳ loại dữ liệu nào (khách hàng, đơn hàng, công việc…). Giá trị từng trường thông tin lấy từ giá trị cố định, dữ liệu quy trình, mẫu văn bản hoặc công thức. Bản ghi vừa tạo được lưu lại để các bước sau dùng. |
|---|
| Kiểm tra trùng khi tạo bản ghi | Người thiết kế chọn các trường dùng để nhận diện trùng (ví dụ email, số điện thoại). Với trường nhiều giá trị, chọn coi là trùng khi khớp tất cả hay chỉ cần khớp một giá trị. Nếu tìm thấy một bản ghi trùng thì cập nhật, ghi đè hoặc bỏ qua. Nếu thấy nhiều bản ghi trùng thì cập nhật hoặc ghi đè bản gần nhất, cập nhật hoặc ghi đè tất cả, hoặc bỏ qua. |
|---|
| Cập nhật bản ghi | Cập nhật các trường thông tin của một bản ghi lấy từ dữ liệu quy trình, ví dụ bản ghi được chọn trên biểu mẫu hay bản ghi vừa tìm được. Kết quả thành công hay thất bại được ghi lại để các bước sau xử lý tiếp. |
|---|
| Lấy dữ liệu bản ghi | Tìm bản ghi theo bộ lọc, giá trị lọc có thể lấy từ dữ liệu quy trình, các điều kiện kết hợp theo "và", "hoặc" hoặc biểu thức tùy chỉnh, có sắp xếp và giới hạn số lượng. Kết quả là bản ghi đầu tiên hoặc toàn bộ danh sách (tối đa 2.500 bản ghi mỗi lần), được lưu vào biến để dùng tiếp, ví dụ để chạy vòng lặp. |
|---|
| Xuất tài liệu từ mẫu | Xuất một bản ghi ra tệp tài liệu theo mẫu đã thiết kế, như báo giá hay hợp đồng. Tệp tạo ra dùng được ở các bước sau, ví dụ đính kèm email hoặc đưa vào bước ký số. |
|---|
| Tra cứu cơ cấu tổ chức | Tìm quản lý của một nhân sự (lọc theo cấp quản lý), tìm nhân sự theo phòng ban hoặc vị trí, hoặc tìm phòng ban, vị trí của một người. Thông tin cần dùng (ví dụ email của quản lý trực tiếp) của kết quả đầu tiên hoặc của tất cả kết quả được lưu vào biến, giúp giao việc và gửi thông báo đúng người. |
|---|
| Gửi email, thông báo và tin nhắn |
|---|
| Gửi email tự động | Gửi email từ hộp thư chung của doanh nghiệp hoặc từ hộp thư cá nhân của một nhân sự (người cố định, hoặc lấy từ dữ liệu như người gửi biểu mẫu). Người nhận, CC, BCC lấy từ danh sách cố định hoặc từ dữ liệu quy trình. Tiêu đề và nội dung ở dạng HTML hoặc văn bản thuần, dùng được mẫu văn bản động, đính kèm được tệp trong quy trình và tự thêm chữ ký email. |
|---|
| Gửi email cho bản ghi và trả lời trong cùng luồng thư | Email có thể gửi tới các trường email của bản ghi đang được chăm sóc. Email tiếp theo có thể gửi dưới dạng thư trả lời, nằm trong cùng luồng với email đã gửi ở bước trước. |
|---|
| Theo dõi phản hồi email | Hệ thống ghi nhận email đã gửi, đã được mở, được trả lời và được nhấp liên kết. Kết hợp với bước chờ để tự gửi nhắc hoặc rẽ nhánh theo phản hồi của khách hàng. |
|---|
| Email do nhân viên kiểm tra trước khi gửi | Trong quy trình theo chuỗi, email có thể được soạn sẵn thành một việc cần làm để nhân viên xem lại, chỉnh sửa rồi bấm gửi hoặc bỏ qua. Quy trình chạy tiếp sau khi email được gửi, bị bỏ qua hoặc quá hạn. |
|---|
| Gửi thông báo trong hệ thống | Gửi thông báo tới các nhân sự trong danh sách cố định hoặc lấy từ dữ liệu, có thể loại trừ một số người, qua kênh thông báo đã cấu hình (trong ứng dụng, thông báo trình duyệt, email). Có hai kiểu hiển thị (đơn giản, đầy đủ), người gửi là hệ thống hoặc một nhân sự, kèm đường dẫn mở ra khi bấm vào thông báo. |
|---|
| Thông báo tức thời trên màn hình | Hiện thông báo nhanh (chọn vị trí, kích thước, thời gian hiển thị, tiêu đề, nội dung, các liên kết) hoặc thông báo nền, hay tự làm mới dữ liệu bản ghi đang mở trên màn hình người dùng. Người nhận là nhân sự được chỉ định hoặc những người đang xem bản ghi đó. |
|---|
| Gửi tin nhắn Zalo và WhatsApp | Gửi tin nhắn theo mẫu đã đăng ký qua Zalo (tin ZBS) và WhatsApp tới số điện thoại lấy từ dữ liệu quy trình, tham số của mẫu cũng điền từ dữ liệu. Các kênh có thể xếp thứ tự dự phòng: kênh trước không gửi được hoặc người nhận chưa nhận được trong thời gian chờ thì tự chuyển sang kênh sau. Kết quả cho biết kênh đã gửi thành công, chi phí và chi tiết từng lần thử. |
|---|
| Tích hợp hệ thống ngoài và mở rộng |
|---|
| Gửi yêu cầu HTTP tới hệ thống khác | Gọi hệ thống bên ngoài bằng GET, POST, PUT hoặc DELETE, với tiêu đề và nội dung tùy chỉnh (văn bản, dạng biểu mẫu, hoặc kèm tệp). Dữ liệu quy trình chèn được vào địa chỉ, tiêu đề và nội dung. Người thiết kế chọn chờ phản hồi rồi mới đi tiếp hay gửi xong là đi tiếp, đặt thời gian chờ, số lần thử lại (với GET), và chọn có dừng quy trình hay không khi hệ thống ngoài báo lỗi. |
|---|
| Sử dụng kết quả trả về | Mã trạng thái, tiêu đề và nội dung phản hồi được lưu lại cho các bước sau. Nội dung có thể đọc theo cấu trúc đã khai báo để lấy từng trường, kể cả tự tải tệp khi phản hồi có đường dẫn tệp. |
|---|
| Kết nối an toàn | Chỉ cho phép gọi tới địa chỉ công khai trên Internet, mọi địa chỉ thuộc mạng nội bộ bị chặn. Hệ thống kiểm soát việc chuyển hướng, giới hạn kích thước và thời gian, đồng thời che thông tin nhạy cảm (mật khẩu, mã xác thực) trong nhật ký chạy. |
|---|
| Gọi quy trình con | Một quy trình gọi được quy trình khác trong cùng doanh nghiệp, thuộc bất kỳ loại nào (bắt đầu bằng biểu mẫu, thông thường, theo lịch, webhook, theo chuỗi), truyền dữ liệu xuống và nhận biến đầu ra trả về. Người thiết kế chọn chờ quy trình con xong hay chạy tiếp ngay, và chọn dừng hay bỏ qua nếu không khởi chạy được quy trình con. |
|---|
| Gọi hành động của module mở rộng (Custom Module Action) | Bước này gọi một hành động do doanh nghiệp tự phát triển trong module mở rộng (Custom Module). Dữ liệu đầu vào nhập theo cấu trúc hành động yêu cầu, kết quả trả về dùng ở bước sau. Người thiết kế chọn danh tính chạy (người khởi tạo, một nhân sự cụ thể hoặc hệ thống) và chọn dừng hay đi tiếp khi lỗi. Khi module tạm thời không phản hồi, hệ thống tự gửi lại. |
|---|
| Module mở rộng điều khiển quy trình | Module mở rộng khởi chạy được quy trình thông thường, xem được trạng thái lượt chạy và nhận thông báo khi lượt chạy kết thúc (hoàn thành, lỗi, bị hủy, bị xóa) kèm các biến đầu ra. Nhờ đó doanh nghiệp kết hợp được phần lập trình riêng với quy trình. |
|---|
| AI trong quy trình |
|---|
| Giao việc cho AI Agent | Thêm một bước giao việc cho AI Agent đang hoạt động của doanh nghiệp: viết yêu cầu có chèn dữ liệu quy trình, gửi kèm các biến ngữ cảnh. Quy trình chờ AI xử lý xong rồi mới đi tiếp. |
|---|
| Cung cấp bản ghi làm ngữ cảnh | Chỉ định bản ghi để AI đọc, ví dụ khách hàng tiềm năng đang xét. Có thể gửi kèm tối đa 20 hoạt động gần nhất của bản ghi (ghi chú, cuộc gọi, email, công việc) để AI đánh giá, phân loại hoặc đề xuất bước tiếp theo sát thực tế hơn. |
|---|
| Kết quả có cấu trúc | Khai báo các trường kết quả mong muốn (ví dụ mức ưu tiên, điểm đánh giá) để AI trả về đúng cấu trúc, giúp bước sau rẽ nhánh hoặc cập nhật bản ghi. Ngoài ra kết quả còn có câu trả lời dạng văn bản, trạng thái, lượng sử dụng và danh sách công cụ AI đã dùng. |
|---|
| Hội thoại nối tiếp | Mỗi bước AI mở một phiên mới hoặc tiếp nối phiên của bước AI trước, nhờ đó ngữ cảnh được giữ qua nhiều bước. |
|---|
| Danh tính và quyền của AI | AI chạy dưới danh tính theo cài đặt của agent, của người khởi tạo lượt chạy, hoặc của một nhân sự cụ thể hay lấy từ dữ liệu (ví dụ người phụ trách khách hàng). Vì vậy AI chỉ truy cập được dữ liệu mà người đó được phép xem. Quy trình tự chạy (theo lịch, khi bản ghi thay đổi, qua webhook) không có người khởi tạo thì AI chạy theo danh tính đã cài đặt của agent. Những thao tác của AI cần phê duyệt có thể bị chặn hoặc được tự động cho phép. |
|---|
| AI chủ động nhắn cho nhân sự | Người thiết kế chọn một nhân sự nhận tin (cố định hoặc lấy từ dữ liệu, ví dụ người phụ trách khách hàng) và chọn luôn mở hội thoại mới hay dùng hội thoại gần nhất của AI với người đó. Trong lúc xử lý, AI tự quyết định có cần nhắn hay không, ví dụ quy trình chạy theo lịch kiểm tra công việc quá hạn rồi nhắc đúng người. Tin đến khung chat AI của người nhận và người đó trả lời tiếp được ngay tại đó. Bước sau biết tin đã gửi, không gửi hay bị chặn (người nhận chưa được cấp quyền dùng AI) để rẽ nhánh. |
|---|
| Kiểm soát thời gian và lỗi | Người thiết kế đặt thời gian chờ (30 giây đến 30 phút, mặc định 5 phút) và số vòng xử lý tối đa (1 đến 80). Khi AI lỗi, hết giờ hoặc trả về sai cấu trúc, có thể chọn dừng lượt chạy hoặc ghi lại lỗi rồi đi tiếp. |
|---|
| Chống vòng lặp giữa quy trình và AI | Khi AI Agent tự khởi chạy quy trình hoặc tự gửi biểu mẫu, hệ thống theo dõi độ sâu của chuỗi gọi và từ chối khi vượt quá 3 tầng, nhờ đó không xảy ra vòng lặp vô hạn kiểu quy trình gọi AI, AI lại gọi quy trình. |
|---|
| Theo dõi và quản lý lượt chạy |
|---|
| Trạng thái và tiến độ lượt chạy | Mỗi lượt chạy có trạng thái rõ ràng: đang chạy, tạm dừng, hoàn thành, lỗi, đã hủy hoặc đã xóa. Người theo dõi thấy bước đang thực hiện, người đang phải xử lý và hạn xử lý. Nếu lượt chạy chưa được đặt tên, hệ thống tự đặt theo người khởi tạo, tên quy trình và thời điểm bắt đầu. |
|---|
| Tạm dừng, tiếp tục, hủy | Người có quyền tạm dừng một lượt đang chạy, cho chạy tiếp từ chỗ đã dừng hoặc hủy hẳn, và làm được trên nhiều lượt chạy cùng lúc. Lượt chạy đã hoàn thành, đã hủy hoặc đã xóa thì không đổi được trạng thái nữa. |
|---|
| Xóa lượt chạy | Khi không còn cần, lượt chạy có thể bị xóa cùng toàn bộ dữ liệu liên quan (biểu mẫu đã gửi, việc đang chờ). |
|---|
| Lưu trữ dữ liệu lượt chạy | Dữ liệu biểu mẫu, biến và kết quả từng bước của mỗi lượt chạy đều được lưu, nên vẫn xem lại được khi lượt chạy đã kết thúc. |
|---|
| Nhật ký chạy chi tiết | Hệ thống ghi lại diễn biến của từng bước: dữ liệu nhận vào, dữ liệu gửi đi, kết quả và lỗi nếu có (ví dụ dữ liệu webhook nhận được, yêu cầu đã gửi tới hệ thống ngoài, bản ghi đã tạo hoặc cập nhật). Người thiết kế dựa vào đó để tìm nguyên nhân khi quy trình chạy không như mong đợi. |
|---|
| Xử lý khi một bước lỗi | Khi một bước bị lỗi, lượt chạy dừng lại và ghi nhận bước gây lỗi. Riêng các bước gọi hệ thống ngoài, AI Agent hoặc module mở rộng có thể được cấu hình để bỏ qua lỗi và đi tiếp. |
|---|
| Chống xử lý trùng | Nếu người dùng bấm gửi biểu mẫu, bắt đầu quy trình hoặc hủy lượt chạy nhiều lần liên tiếp (ví dụ do mạng chập chờn), hệ thống chỉ xử lý một lần và trả về cùng một kết quả. |
|---|
| Phân quyền |
|---|
| Quyền trên quy trình | Từng chức năng được phân quyền cho từng nhóm người: khởi chạy, xem tiến độ, xem đầy đủ dữ liệu, tạm dừng hoặc hủy, xóa lượt chạy. Quy trình theo chuỗi có thêm quyền gắn bản ghi vào chuỗi và quyền thực hiện mọi bước trong chuỗi. |
|---|
| Quyền của người khởi tạo và người tham gia | Có thể cho người khởi tạo tự hủy, xóa, xem tiến độ hoặc xem đầy đủ các lượt chạy của chính mình, và cho những người từng tham gia xử lý xem tiến độ hoặc xem đầy đủ lượt chạy. |
|---|
| Quyền xử lý từng bước | Chỉ người thỏa điều kiện người xử lý của bước mới nhìn thấy, gửi được biểu mẫu hoặc hoàn tác bước đó. Hệ thống kiểm tra lại quyền ở mỗi lần gửi. |
|---|
| Phiên bản và giới hạn vận hành |
|---|
| Vòng đời quy trình | Quy trình đi từ bản nháp sang kích hoạt rồi xuất bản, sau đó có thể ngừng kích hoạt, bỏ xuất bản hoặc xóa. Chỉ phiên bản đang kích hoạt và đã xuất bản mới nhận lượt chạy mới. |
|---|
| Quản lý phiên bản | Muốn sửa một quy trình đang dùng, người thiết kế lưu thành phiên bản mới, kiểm tra rồi xuất bản. Lượt chạy cũ tiếp tục theo phiên bản cũ, lượt chạy mới đi theo phiên bản vừa xuất bản. Danh sách các phiên bản luôn xem được. |
|---|
| Nhân bản và thao tác hàng loạt | Một quy trình có thể được nhân bản làm điểm xuất phát cho quy trình mới. Nhiều quy trình có thể được xuất bản, bỏ xuất bản hoặc xóa cùng lúc. |
|---|
| Địa chỉ webhook theo phiên bản | Quy trình kích hoạt qua webhook có một địa chỉ riêng cho từng phiên bản và một địa chỉ dùng chung luôn chạy phiên bản đang xuất bản. Nhờ địa chỉ dùng chung, hệ thống bên ngoài không phải đổi cấu hình khi quy trình lên phiên bản mới. Mỗi loại địa chỉ có cài đặt xác thực riêng. |
|---|
| Chống vòng lặp tự động | Chuỗi tự động nối tiếp nhau (quy trình cập nhật bản ghi, kích hoạt quy trình khác, gọi module mở rộng…) được giới hạn tối đa 10 tầng. Quy trình con thừa hưởng giới hạn còn lại của quy trình cha, nên không thể lặp vô hạn. |
|---|
| Giới hạn mỗi lượt chạy | Một lượt chạy thực hiện tối đa 5.500 lần chạy bước, bước trong vòng lặp được tính theo số lần lặp. Vượt giới hạn thì lượt chạy dừng và báo lỗi. Mỗi bước lấy dữ liệu đọc tối đa 2.500 bản ghi. |
|---|
| Giới hạn kết nối hệ thống ngoài | Với yêu cầu HTTP: tổng thời gian tối đa 120 giây, nội dung gửi đi tối đa 256 KB, phản hồi tối đa 2 MB, tệp tải về tối đa 10 MB, chuyển hướng tối đa 5 lần. Với tin nhắn Zalo và WhatsApp: thời gian chờ mỗi kênh tối đa 24 giờ. |
|---|
| Giới hạn dữ liệu của một biến | Khi một biến lấy dữ liệu qua bản ghi liên kết (ví dụ danh sách liên hệ của khách hàng được chèn vào email hay thông báo) mà dữ liệu quá lớn, bước đó dừng và báo lỗi rõ tên biến bị vượt giới hạn thay vì kéo cả khối dữ liệu vào lượt chạy. |
|---|
| Ổn định khi dữ liệu thay đổi hàng loạt | Khi nhiều bản ghi được tạo hoặc cập nhật cùng lúc (nhập dữ liệu, chuyển đổi dữ liệu), hệ thống tự điều tiết tốc độ khởi chạy các quy trình kích hoạt theo bản ghi để không quá tải. Các lượt chạy vẫn được tạo đầy đủ, chỉ có thể bắt đầu chậm hơn trong lúc tải cao. |
|---|