Cơ sở dữ liệu khách hàng là gì? Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp

Cơ sở dữ liệu khách hàng là tài sản “vô giá” đối với mọi doanh nghiệp. Đây chính là căn cứ để cải thiện giao tiếp với khách hàng, nâng cao hiệu quả tiếp thị và bán hàng, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận. Vậy cơ sở dữ liệu khách hàng là gì và có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu về thuật ngữ trên trong bài viết này!

1. Cơ sở dữ liệu khách hàng là gì?

Cơ sở dữ liệu khách hàng là tập hợp có hệ thống các thông tin về khách hàng mà doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và quản lý để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng và ra quyết định chiến lược. Cơ sở dữ liệu khách hàng thường bao gồm:

• Thông tin cá nhân: Tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ nhà.

• Dữ liệu nhân khẩu học: Tuổi, giới tính, tình trạng hôn nhân, nghề nghiệp.

• Hành vi mua sắm: Lịch sử mua hàng, tần suất mua sắm, giá trị đơn hàng trung bình.

• Tương tác với doanh nghiệp: Email, cuộc gọi, trò chuyện trực tiếp, phản hồi từ khảo sát.

• Phản hồi và đánh giá: Phản hồi từ khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ.

Cơ sở dữ liệu khách hàng là tập hợp có tổ chức các thông tin về khách hàng

Cơ sở dữ liệu khách hàng thường được quản lý thông qua các hệ thống như CRM (Customer Relationship Management) để đảm bảo tính nhất quán, dễ truy xuất và bảo mật.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ COGOVER CRM

2. Vai trò của việc xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng

2.1 Xác định và phân khúc khách hàng

Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng cho phép doanh nghiệp nắm bắt rõ ràng thông tin cơ bản như tên, tuổi, giới tính, vị trí địa lý, lịch sử giao dịch, sở thích và hành vi mua sắm của từng khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định chính xác ai là khách hàng mục tiêu, nhóm họ thành các phân khúc khác nhau như: khách hàng mới, khách hàng trung thành, khách hàng tiềm năng... 

Việc phân khúc giúp doanh nghiệp thiết kế các chương trình chăm sóc, ưu đãi, hoặc chiến dịch tiếp thị phù hợp với từng nhóm, tăng hiệu quả chuyển đổi và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Cơ sở dữ liệu khách hàng giúp xác định và phân khúc khách hàng

Xem thêm: 5 cách tìm kiếm data khách hàng chất lượng, tăng tỷ lệ chuyển đổi

2.2 Tối ưu các chiến dịch, kế hoạch Marketing - Bán hàng

Dữ liệu khách hàng chính là tài sản quý giá giúp đội ngũ marketing và sales triển khai các chiến dịch hiệu quả. Nhờ vào thông tin cụ thể về hành vi và lịch sử mua hàng, doanh nghiệp có thể cá nhân hóa nội dung quảng cáo, lựa chọn kênh truyền thông phù hợp, xác định thời điểm tương tác lý tưởng và đưa ra ưu đãi đúng đối tượng. 

Điều này không chỉ giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu, mà còn giảm chi phí quảng cáo lãng phí do nhắm sai đối tượng. Ngoài ra, dữ liệu còn hỗ trợ việc đo lường hiệu quả chiến dịch, từ đó cải thiện liên tục các hoạt động tiếp thị.

Cơ sở dữ liệu khách hàng giúp tối ưu chiến lược Marketing - Bán hàng

2.3 Quản lý dữ liệu khách hàng khoa học và hiệu quả

Cơ sở dữ liệu khách hàng là nền tảng giúp doanh nghiệp lưu trữ, tổ chức và truy xuất thông tin một cách hệ thống và có kiểm soát. Thay vì ghi chép thủ công hoặc lưu trữ rời rạc, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm CRM để đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều kênh (website, mạng xã hội, tổng đài, email…). 

Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót trong quá trình xử lý mà còn hỗ trợ việc ra quyết định chính xác và kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế. Một hệ thống dữ liệu tốt cũng đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư như GDPR hoặc Nghị định 13/2023/NĐ-CP tại Việt Nam.

Cơ sở dữ liệu khách hàng là nền tảng giúp quản lý dữ liệu khách hàng

Tìm hiểu ngay: Cách quản lý data khách hàng hiệu quả cùng 7 nguyên tắc “vàng”

2.4 Chăm sóc khách hàng tốt hơn

Khi có một cơ sở dữ liệu đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng cá nhân hóa, từ việc ghi nhớ sở thích, lịch sử mua hàng, các vấn đề từng gặp phải, cho đến việc gửi lời chúc sinh nhật hay thông báo ưu đãi theo nhu cầu riêng. 

Nhờ đó, khách hàng cảm thấy được tôn trọng và quan tâm, tạo ra sự hài lòng và lòng trung thành cao hơn. Đồng thời, hệ thống dữ liệu còn giúp bộ phận CSKH xử lý khiếu nại nhanh chóng, phản hồi chính xác và hỗ trợ khách hàng hiệu quả trên nhiều kênh.

Cơ sở dữ liệu khách hàng đầy đủ giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn

Đọc thêm: 5 bước quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn và lưu ý khi áp dụng

3. Quản lý dữ liệu khách hàng tốt hơn với phần mềm Cogover CRM

Như đã đề cập ở trên, cơ sở dữ liệu khách hàng nên được lưu trữ và quản lý trên phần mềm CRM để đồng bộ dữ liệu trên nhiều kênh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay có ý định ứng dụng hệ thống CRM vẫn còn “e dè” trước nhiều yếu tố như: 

• Giá phần mềm CRM có đắt không?

• Phần mềm CRM có tùy chỉnh được không?

• Phần mềm CRM dễ sử dụng không?

• Phần mềm CRM có tích hợp với hệ thống khác của doanh nghiệp không?

• Đã dùng phần mềm CRM của 1 bên rồi nhưng không hài lòng, muốn chuyển sang bên khác có khó khăn không?

• …

Những băn khoăn trên là điều dễ hiểu, bởi không phải doanh nghiệp nào cũng đều đã số hóa dữ liệu trên phần mềm khi mà trước nay đều dùng phương thức truyền thống như file Excel, Google sheet… để lưu trữ dữ liệu khách hàng. Việc chuyển sang 1 cách thức mới ít nhiều sẽ cảm thấy lo ngại liệu có thể mang lại hiệu quả tốt hơn so với hiện tại không.

Tuy nhiên, theo nghiên cứu đăng trên Journal of Operations Management cho thấy rằng việc triển khai hệ thống CRM giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu suất hoạt động và hiệu quả vận hành, đặc biệt trong việc quản lý quan hệ khách hàng và tăng cường khả năng thu hồi công nợ. 

Tại Cogover, chúng tôi đã phát triển phần mềm CRM toàn diện dựa trên công nghệ Low code/No code, giúp doanh nghiệp có thể tổ chức, lưu trữ, khai thác và quản lý dữ liệu khách hàng trên cùng 1 hệ thống đơn giản, dễ dàng và hiệu quả, mà không cần IT.

Khác với các phần mềm CRM đóng gói sẵn, khó tùy biến và sử dụng, giá thành cũng khá cao, thì Cogover CRM lại có nhiều lợi thế:

• Giá cả hợp lý, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra vài trăm nghìn đồng/tháng là đã có thể sử dụng. Phần mềm Cogover CRM cũng thiết kế đầy đủ các gói thích hợp cho cả các nhóm nhỏ, SMEs cho đến doanh nghiệp lớn. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm phần mềm trước khi chuyển sang bản trả phí. 

• Công nghệ Low code/No code: Dễ dàng kéo - thả và cấu hình mà không cần IT. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tự chủ được việc quản lý dữ liệu, không còn lo lắng phần mềm có tùy chỉnh được không.

• Tích hợp AI: Tự động hóa nhắc việc, gửi email, cập nhật trạng thái, phân công nhiệm vụ,... đảm bảo hạn chế thao tác thủ công tốn kém thời gian.

• Khả năng tích hợp: Phần mềm tích hợp mạnh mẽ với mọi phần mềm ERP, kế toán, e-commerce, tổng đài… của doanh nghiệp.

Nhanh tay đăng ký trải nghiệm phần mềm Cogver CRM ngay hôm nay!

Kết luận

Cơ sở dữ liệu khách hàng là tài sản quý giá mà mỗi doanh nghiệp đều cần chú trọng xây dựng và quản lý chặt chẽ, giúp hỗ trợ nâng cao hiệu quả các hoạt động marketing - bán hàng. Với sự phát triển của công nghệ 4.0, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm CRM như Cogover CRM để quản lý dữ liệu khách hàng nhanh chóng, dễ dàng. Đăng ký sử dụng phần mềm ngay hôm nay để trải nghiệm những tính năng mạnh mẽ, giúp tăng hiệu quả bán hàng cho doanh nghiệp!