Mobile CRM là gì? 6 tính năng nổi bật của CRM Mobile App

Mobile CRM đang trở thành công cụ không thể thiếu với đội ngũ kinh doanh trong thời đại mọi hoạt động đều diễn ra trên thiết bị di động. Khi khách hàng kỳ vọng được phản hồi nhanh hơn và dữ liệu cần được cập nhật tức thì, các doanh nghiệp buộc phải chuyển từ mô hình CRM truyền thống sang giải pháp CRM mobile app để duy trì lợi thế cạnh tranh. Việc quản lý khách hàng, theo dõi cơ hội và xem báo cáo ngay trên điện thoại giúp sales làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ mobile CRM là gì, vì sao nó quan trọng và cách lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.

 

Tìm hiểu ngay: CRM là gì? Tìm hiểu toàn bộ thông tin về hệ thống CRM

1. Mobile CRM là gì?

Mobile CRM (CRM mobile app) là ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng được thiết kế để sử dụng trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Thay vì phải phụ thuộc vào máy tính, đội ngũ sales có thể truy cập đầy đủ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, báo cáo và công việc mọi lúc, mọi nơi.

Sự khác biệt giữa Mobile CRM và CRM truyền thống

Dù cùng phục vụ mục tiêu quản lý quan hệ khách hàng, mobile CRM được thiết kế tối ưu cho sự linh hoạt, tốc độ và tính di động, trong khi CRM truyền thống phù hợp hơn cho các tác vụ chuyên sâu, cần màn hình lớn hoặc xử lý nhiều dữ liệu phức tạp.

Tóm lại, mobile CRM không thay thế toàn bộ CRM truyền thống, mà mở rộng khả năng làm việc di động, giúp đội ngũ kinh doanh phản hồi nhanh hơn, cập nhật dữ liệu chính xác và rút ngắn thời gian xử lý công việc trong bối cảnh ngày càng cạnh tranh.

Tham khảo: Top 8 phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp

2. Vì sao mobile CRM lại cần thiết trong bối cảnh kinh doanh hiện nay?

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng cần tốc độ và sự linh hoạt, khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng. Đội ngũ kinh doanh không chỉ cần thông tin nhanh, mà còn cần sự đồng bộ và chính xác để đưa ra quyết định kịp thời. Mobile CRM xuất hiện như công cụ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, chuẩn hóa dữ liệu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

2.1 Đội ngũ kinh doanh cần làm việc linh hoạt, di chuyển liên tục

Sales ngày nay không còn gắn liền với bàn làm việc, họ gặp khách, khảo sát thị trường, tham gia sự kiện và liên tục di chuyển. Mobile CRM cho phép họ truy cập dữ liệu khách hàng, xem lịch làm việc, theo dõi cơ hội và cập nhật hoạt động chỉ bằng một vài thao tác trên điện thoại. Điều này giúp quy trình bán hàng không bị gián đoạn và giảm đáng kể thời gian chờ đợi khi cần xử lý thông tin.

2.2 Tránh rủi ro thất thoát thông tin khách hàng

Một trong những vấn đề lớn nhất của đội ngũ kinh doanh là ghi chú rời rạc: ghi tạm trên Zalo, Excel, giấy hoặc ghi nhớ bằng trí nhớ cá nhân. Điều này dẫn đến thất thoát dữ liệu, thiếu lịch sử chăm sóc và khó chia sẻ thông tin giữa các thành viên. Mobile CRM giúp sales cập nhật mọi thông tin ngay tại thời điểm phát sinh, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ tập trung và không bị bỏ quên.

2.3 Dữ liệu đồng bộ theo thời gian thực cho lãnh đạo

Lãnh đạo cần số liệu chính xác để đánh giá pipeline, cơ hội và sức khỏe doanh thu. Khi sales cập nhật trạng thái cơ hội và thông tin khách hàng ngay trên mobile CRM, toàn bộ dữ liệu được đồng bộ tức thì. Nhờ đó, ban quản lý nắm được tình hình thực tế bất cứ lúc nào, không còn phụ thuộc vào việc “cuối tuần mới tổng hợp báo cáo”.

2.4 Tối ưu hiệu suất bán hàng

Mobile CRM giúp sales làm việc nhanh hơn: xem lịch hẹn, gọi điện, gửi báo giá, cập nhật cơ hội và theo dõi trạng thái chỉ trong một ứng dụng duy nhất. Việc này giúp giảm thao tác thủ công, rút ngắn thời gian xử lý và tăng tỷ lệ chốt cơ hội. Doanh nghiệp có thể xử lý nhiều khách hàng hơn mà không cần tăng thêm nhân sự.

2.5 Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng hiện nay kỳ vọng được phản hồi nhanh, đúng thông tin và nhất quán xuyên suốt quá trình mua bán. Mobile CRM giúp sales có đầy đủ dữ liệu lịch sử giao dịch ngay trên tay, từ đó trả lời chính xác, tư vấn phù hợp và xử lý yêu cầu kịp thời. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian phản hồi mà còn tạo cảm giác chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng và nâng cao niềm tin của khách hàng.

3. Những tính năng nổi bật của mobile CRM

Mobile CRM không chỉ là phiên bản rút gọn của CRM truyền thống, mà được thiết kế để tối ưu tốc độ, sự linh hoạt và khả năng làm việc di động. Dưới đây là những tính năng quan trọng giúp đội ngũ kinh doanh xử lý công việc nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn ngay trên thiết bị di động.

3.1 Quản lý dữ liệu khách hàng 360 độ

Mobile CRM cung cấp hồ sơ khách hàng đầy đủ gồm thông tin liên hệ, lịch sử tương tác, giao dịch đã thực hiện, các yêu cầu phát sinh và ghi chú từ đội ngũ sales. Nhờ dữ liệu hiển thị trực quan ngay trên điện thoại, sales dễ dàng nắm bắt toàn bộ bức tranh khách hàng trước khi gọi điện, gặp mặt hay đàm phán.

Theo dõi dữ liệu khách hàng dễ dàng ngay trên Cogover CRM Mobile. Dùng thử miễn phí

3.2 Quản lý các cơ hội bán hàng

Sales có thể tạo mới, cập nhật trạng thái và theo dõi từng cơ hội theo thời gian thực. Việc thao tác trên mobile giúp hạn chế quên cập nhật hoặc cập nhật chậm, đảm bảo pipeline luôn chính xác. Ngoài ra, các nhắc nhở tự động giúp sales không bỏ lỡ bước quan trọng trong quy trình bán hàng.

3.3 Báo cáo phân tích theo thời gian thực

Lãnh đạo và sales có thể xem các báo cáo doanh số, cơ hội, KPI cá nhân hoặc trạng thái khách hàng ngay trên ứng dụng. Mobile CRM giúp số liệu được làm mới liên tục, hỗ trợ người dùng đưa ra quyết định nhanh mà không cần đợi tổng hợp báo cáo thủ công.

3.4 Tích hợp hẹn lịch và nhắc nhở

Ứng dụng cho phép tạo lịch hẹn, gửi lời mời, thiết lập nhắc nhở và đồng bộ với các ứng dụng lịch khác trên điện thoại. Điều này giúp sales chủ động về thời gian, giảm quên lịch, đồng thời ghi nhận tự động vào lịch sử chăm sóc để đảm bảo quy trình theo dõi khách hàng liền mạch.

3.5 Tự động hóa quy trình bán hàng

Mobile CRM hỗ trợ tự động hóa các bước như gửi email chăm sóc, cập nhật trạng thái cơ hội, tạo nhiệm vụ hoặc nhắc việc khi hoàn thành một hành động. Việc tự động hóa trên mobile giúp tinh giản công việc thủ công và duy trì quy trình bán hàng nhất quán, ngay cả khi sales đang di chuyển.

3.6 Phân quyền và bảo mật

Hệ thống mobile CRM đi kèm với các cơ chế bảo mật như đăng nhập đa lớp, quyền truy cập theo vai trò và mã hóa dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quyền xem – sửa – xóa dữ liệu khách hàng, đảm bảo an toàn ngay cả khi thiết bị bị mất hoặc nhân sự nghỉ việc.

4. Một số lưu ý khi sử dụng CRM mobile app

Dù mobile CRM mang lại nhiều lợi ích về sự linh hoạt và khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi, doanh nghiệp vẫn cần hiểu rõ những giới hạn tự nhiên của ứng dụng di động để vận hành hiệu quả hơn. Dưới đây là các lưu ý quan trọng trước khi triển khai hoặc đào tạo đội ngũ sử dụng CRM mobile app.

4.1 Giới hạn kích thước màn hình và khả năng sử dụng

Do diện tích hiển thị nhỏ, CRM mobile app khó thể hiện các bảng dữ liệu lớn, báo cáo nhiều chiều hoặc các quy trình phức tạp. Giao diện buộc phải tinh gọn để đảm bảo thao tác nhanh, vì vậy một số tính năng nâng cao của bản web có thể bị tối giản. Doanh nghiệp nên xác định rõ đâu là tác vụ phù hợp làm trên mobile (ghi chú, gọi điện, cập nhật cơ hội…) và đâu là tác vụ nên làm trên desktop (phân tích dữ liệu, thiết kế quy trình…).

4.2 Khó khăn trong xử lý các quy trình công việc phức tạp

Những quy trình nhiều bước, nhiều biểu mẫu hoặc yêu cầu điều kiện rẽ nhánh thường khó thực hiện trọn vẹn trên thiết bị di động. Các thao tác này không chỉ mất thời gian mà còn dễ gây nhầm lẫn khi thao tác trên màn hình nhỏ. Doanh nghiệp nên thiết kế quy trình tối giản và tận dụng tự động hóa để giảm thao tác thủ công. Đối với các nhiệm vụ phức tạp, bản web vẫn là lựa chọn tối ưu.

4.3 CRM mobile không thể thay thế hoàn toàn CRM truyền thống

Mobile CRM được xây dựng với mục tiêu hỗ trợ tốc độ và sự linh hoạt, nhưng không nhằm thay thế toàn bộ hệ thống CRM desktop hoặc web. Các tác vụ như quản trị hệ thống, phân quyền phức tạp, cấu hình workflow, nhập dữ liệu khối lượng lớn hay phân tích chuyên sâu đều phù hợp hơn khi thao tác trên máy tính. Do đó, doanh nghiệp cần sử dụng song song cả hai phiên bản để tận dụng đúng thế mạnh của mỗi nền tảng.

5. Các tiêu chí chính khi chọn CRM cho di động

Việc lựa chọn một mobile CRM phù hợp quyết định trực tiếp đến hiệu suất làm việc của đội ngũ kinh doanh và mức độ đồng bộ dữ liệu trong doanh nghiệp. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng cần đánh giá trước khi đưa vào sử dụng.

5.1 Đảm bảo các chức năng, tính năng quan trọng

Một mobile CRM hiệu quả phải hỗ trợ đầy đủ những tính năng cốt lõi như quản lý khách hàng, quản lý cơ hội, tạo hoạt động chăm sóc, xem báo cáo nhanh và ghi chú tại chỗ. Nếu ứng dụng di động quá rút gọn hoặc thiếu các tính năng thiết yếu, sales sẽ phải quay lại dùng laptop, làm mất đi giá trị của mobile CRM.

5.2 Mobile CRM đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp nhu cầu

Ứng dụng di động cần có giao diện trực quan, thao tác nhanh và phù hợp với thói quen làm việc của sales. Một mobile CRM chỉ thực sự hiệu quả khi người dùng cảm thấy dễ dùng, dễ tìm kiếm thông tin và không mất thời gian học cách sử dụng. Khả năng tùy chỉnh giao diện hoặc ẩn bớt các trường không cần thiết cũng là một ưu điểm lớn.

5.3 CRM mobile app có khả năng kết nối và mở rộng

Giải pháp mobile CRM tốt phải đồng bộ hoàn toàn với CRM web và tích hợp được với các hệ thống khác như tổng đài, email, SMS, mạng xã hội, ERP hay các ứng dụng lịch. Khả năng mở rộng này giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất và đảm bảo mọi thông tin được cập nhật theo thời gian thực.

5.4 Chi phí sử dụng mobile CRM hợp lý

Doanh nghiệp cần đánh giá chi phí theo tổng thể, bao gồm chi phí bản quyền, chi phí mở rộng tính năng, chi phí đào tạo đội ngũ và chi phí triển khai tích hợp nếu có. Một mobile CRM “đắt” chưa chắc phù hợp, nhưng một giải pháp quá rẻ cũng có thể thiếu các tính năng quan trọng. Quan trọng nhất là tỷ lệ giữa chi phí và giá trị doanh nghiệp nhận được.

5.5 Khả năng bảo mật tốt

Vì thiết bị di động có rủi ro mất mát cao hơn, mobile CRM phải hỗ trợ các cơ chế bảo mật mạnh như đăng nhập đa lớp, OTP, mã hóa dữ liệu, giới hạn quyền truy cập theo vai trò và khả năng khóa truy cập từ xa khi thiết bị bị thất lạc. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu khách hàng - tài sản quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh.

6. Cogover CRM Mobile App thông minh dành riêng cho đội ngũ sales

Cogover CRM Mobile App là ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng thuộc bộ giải pháp CRM trong hệ sinh thái Cogover – nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất, phát triển trên công nghệ No-code/Low-code. 

Bên cạnh phiên bản Web mạnh mẽ, Cogover CRM Mobile được xây dựng nhằm tối ưu khả năng làm việc linh hoạt cho đội ngũ kinh doanh, nhà quản lý và CSKH. Ứng dụng cho phép xử lý đầy đủ các nghiệp vụ quan trọng ngay trên smartphone hoặc tablet, giúp người dùng làm việc hiệu quả mọi lúc mọi nơi, kể cả khi đang gặp khách, đi thị trường hay làm việc ngoài văn phòng.

Các tính năng nổi bật của Cogover CRM Mobile App

• Quản lý dữ liệu khách hàng 360°: Hiển thị đầy đủ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, ghi chú chăm sóc và các tương tác trước đó. Sales dễ dàng nắm bắt bối cảnh trước khi gọi điện hoặc gặp trực tiếp, đảm bảo tư vấn chính xác và nhất quán.
• Theo dõi cơ hội bán hàng theo pipeline: Người dùng có thể tạo mới, cập nhật trạng thái, phân loại cơ hội và theo dõi tiến độ theo từng giai đoạn bán hàng. Pipeline được hiển thị trực quan giúp sales ưu tiên đúng cơ hội, không bỏ sót việc quan trọng.
• Quản lý báo giá – hợp đồng – đơn hàng ngay trên mobile: Cogover CRM Mobile hỗ trợ xem, chỉnh sửa và gửi báo giá; theo dõi hợp đồng và trạng thái đơn hàng theo thời gian thực. Điều này giúp sales phản hồi khách hàng nhanh hơn và xử lý thủ tục thương mại ngay khi cần.
• Báo cáo & dashboard real-time: Ứng dụng cung cấp dashboard trực quan về doanh số, KPI cá nhân, số lượng cơ hội, tỷ lệ chuyển đổi và các chỉ số quan trọng khác. Lãnh đạo và sales có thể xem số liệu tức thì, hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác.
• Tự động hóa tác vụ lặp lại: Mobile app tích hợp các workflow tự động như gửi email chăm sóc, nhắc hẹn gặp khách, thông báo follow-up, tạo nhiệm vụ mới sau mỗi hành động… Nhờ đó, sales không bỏ lỡ nhiệm vụ và giảm thời gian thao tác thủ công.
• Giao diện tối ưu cho smartphone và tablet: Giao diện được thiết kế đơn giản, logic và thân thiện với người dùng di động. Các nút thao tác lớn, thông tin vừa đủ, giúp sales làm việc nhanh dù chỉ thao tác bằng một tay.
• Linh hoạt cho người dùng thường xuyên di chuyển: Dù đang gặp khách, khảo sát thị trường hay làm việc từ xa, sales vẫn có thể truy cập dữ liệu, cập nhật hoạt động và xử lý công việc mà không cần mang theo laptop.

Dùng thử miễn phí

Tổng kết.

Mobile CRM đang trở thành công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất bán hàng, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật theo thời gian thực và mang đến trải nghiệm nhất quán cho khách hàng. Việc hiểu rõ khái niệm, lợi ích, những lưu ý khi sử dụng cũng như tiêu chí lựa chọn CRM di động sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu việc ứng dụng vào thực tế. Với lợi thế No-code và khả năng tùy biến mạnh mẽ, Cogover CRM Mobile App là giải pháp toàn diện giúp đội ngũ sales làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi. Đây chính là bước tiến quan trọng để doanh nghiệp duy trì tốc độ và lợi thế cạnh tranh trong kinh doanh hiện đại.