7 bước xây dựng quy trình bán hàng chuẩn cho doanh nghiệp

Quy trình bán hàng của doanh nghiệp giống như một bản đồ định hướng. Nếu không có quy trình, nhân viên kinh doanh sẽ dễ bị lạc hướng, mơ hồ hoặc không biết phải làm gì tiếp theo. Đó là lý do tại sao xây dựng quy trình bán hàng chuẩn lại vô cùng quan trọng, giúp tối ưu hiệu quả bán hàng và cung cấp những giá trị phù hợp cho khách hàng vào đúng thời điểm. Trong bài viết dưới đây, Cogover sẽ giải đáp chi tiết về quy trình bán hàng là gì cũng như bật mí 7 bước bán hàng chuyên nghiệp.

1. Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là một chuỗi các bước lặp lại có hệ thống mà doanh nghiệp hoặc nhân viên kinh doanh thực hiện để chuyển một người quan tâm (khách hàng tiềm năng) từ giai đoạn liên hệ, tương tác đến giai đoạn giao dịch thành công.

Một quy trình bán hàng sẽ bao gồm từ 5-7 bước, tùy thuộc vào đặc thù từng ngành nghề hoặc các tổ chức khác nhau. Các bước bán hàng sẽ bao gồm các giai đoạn như tạo khách hàng tiềm năng (lead), đánh giá, nuôi dưỡng, trình bày giải pháp, giải đáp thắc mắc và hoàn tất việc bán hàng, đảm bảo phương pháp tiếp cận nhất quán và hiệu quả để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng.

Quy trình bán hàng giống như một bản đồ chỉ đường

2. 7 bước quy trình bán hàng của doanh nghiệp

Quy trình bán hàng bao gồm 7 bước như sau:

• Bước 1: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
• Bước 2: Chuẩn bị
• Bước 3: Tiếp cận khách hàng
• Bước 4: Trình bày giải pháp
• Bước 5: Giải đáp thắc mắc
• Bước 6: Chốt đơn hàng
• Bước 7: Chăm sóc sau bán

2.1 Bước 1: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Bước đầu tiên trong quy trình bán hàng đó là tìm kiếm và đánh giá người mua hoặc khách hàng tiềm năng. Ở giai đoạn này, bạn cần xác định xem liệu khách hàng tiềm năng của mình có nhu cầu hoặc mong muốn cụ thể nào mà doanh nghiệp của bạn có thể đáp ứng được hay không. Ngoài ra, khả năng chi trả cũng là một trong những yếu tố mà bạn cần quan tâm.

Giai đoạn này của quy trình bán hàng thường liên quan đến việc nghiên cứu để xác định khách hàng lý tưởng của bạn. Bạn có thể bắt đầu lập danh sách khách hàng tiềm năng. Bí quyết là bạn có thể sàng lọc họ dựa trên các câu hỏi đánh giá, chẳng hạn như họ là chủ doanh nghiệp hay chủ nhà hoặc lợi nhuận, thu nhập trung bình hàng tháng của họ có phù hợp với giá sản phẩm không. Điều này giúp thu hẹp nhóm người mua của bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng quy trình sàng lọc để xác định nhu cầu hiện tại của người mua. Ví dụ, nếu bạn đang bán sản phẩm là phần mềm CRM cho đối tượng là doanh nghiệp B2B thì bạn sẽ không nhắm mục tiêu đến những khách hàng cá nhân như học sinh, sinh viên.

2.2 Bước 2: Chuẩn bị

Trước khi tiếp xúc ban đầu với khách hàng tiềm năng, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lượng. Nghĩa là bạn cần chuẩn bị và nắm rõ mọi thông tin về mô tả sản phẩm, giá cả, tùy chọn thanh toán,... Bạn cũng cần hiểu càng nhiều càng tốt về khách hàng tiềm năng của mình để có thể kết nối tốt hơn với họ.

Giai đoạn này của quy trình bán hàng cũng có thể bao gồm việc chuẩn bị bài thuyết trình bán hàng ban đầu của bạn. 

Hãy sẵn sàng cho mọi câu hỏi mà khách hàng tiềm năng của bạn có thể đưa ra dựa trên những dữ liệu đã tìm hiểu ở bước 1. Thực hành những gì bạn sẽ nói thành tiếng và nhờ ai đó trình bày cho bạn những câu hỏi tiềm năng để bạn có thể tập dượt câu trả lời của mình.

2.3 Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Trong giai đoạn tiếp cận của quy trình bán hàng, bạn sẽ tạo kết nối cá nhân đầu tiên với khách hàng tiềm năng. Mục đích của bước này là khiến khách hàng tương tác với bạn bằng cách cá nhân hóa buổi gặp mặt hoặc thiết lập mối quan hệ thân thiện. Hãy đặt câu hỏi để khuyến khích khách hàng tham gia vào cuộc trò chuyện.

Ví dụ: Nếu bạn bán các sản phẩm hoặc dịch vụ chăm sóc da, bạn có thể hỏi:

• Hiện tại anh/chị có đang thực hiện quy trình chăm sóc da hàng ngày không ạ?
• Có điều gì trong quy trình chăm sóc da hàng ngày khiến anh/chị chưa hài lòng không ạ?
• Những vấn đề về da khiến anh/chị lo lắng nhất là gì ạ?
• Anh/chị đã từng nghe đến lợi ích của sản phẩm/dịch vụ chăm sóc da của bên em chưa ạ?

Bạn cũng có thể tặng một món quà như giảm 200.000đ cho liệu trình chăm sóc da đầu tiên hoặc một mẫu thử sản phẩm, giúp khách hàng trải nghiệm lợi ích thực tế trước khi quyết định đầu tư nhiều hơn. Điều này cũng góp phần củng cố sự tin tưởng vào sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang bán.

2.4 Bước 4: Trình bày giải pháp

Đến đây, bạn đã hiểu rõ nhu cầu và mong muốn cụ thể của khách hàng tiềm năng rồi. Vì vậy, bạn có thể điều chỉnh phần trình bày hoặc demo sao cho sản phẩm/dịch vụ của bạn thể hiện rõ nhất khả năng đáp ứng được những nhu cầu đó. 

Để thực hiện bước này hiệu quả, hãy tập trung cá nhân hóa nội dung và định vị sản phẩm của bạn như một giải pháp cho vấn đề của họ.

Phần trình bày giải pháp có thể bao gồm: demo sản phẩm, video giới thiệu hoặc các hình thức trải nghiệm trực quan, thực tế khác. Đây là lúc bạn vận dụng toàn bộ những thông tin đã nghiên cứu trước đó.

2.5 Bước 5: Giải đáp thắc mắc

Sau khi bạn trình bày xong giải pháp, khách hàng tiềm năng có thể sẽ đưa ra một số câu hỏi, mối quan tâm hoặc thắc mắc. Đây là một điều bình thường trong quy trình bán hàng. Bạn hãy xem việc giải đáp các thắc mắc như một cơ hội để hiểu rõ hơn về khách hàng. Khi bạn nghiên cứu và chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ có đủ thông tin cần thiết để vượt qua các câu hỏi đó.

Bước này có thể bao gồm việc lắng nghe những lo ngại của khách hàng và đặt thêm câu hỏi để xác định và hiểu rõ lý do đằng sau những câu hỏi đó. Tiếp đến, bạn có thể điều chỉnh lại lời chào hàng để giải quyết đúng những lo ngại mà họ đang gặp phải.

Ví dụ: Nếu khách hàng nói rằng họ chưa thể mua hàng cho đến tháng sau, bạn có thể gợi ý chương trình giảm giá hoặc ưu đãi thêm nếu họ quyết định mua ngay. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn mạnh chi phí cơ hội hoặc giá trị bị mất đi nếu họ từ bỏ hoàn toàn quyết định mua hàng.

2.6 Bước 6: Chốt đơn hàng

Khi bạn đã thuyết phục được khách hàng rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể đáp ứng nhu cầu của họ, đã đến lúc chốt đơn hàng. Bạn cần chủ động hỏi khách hàng liệu họ có muốn tiến hành mua hàng hay không, đồng thời đảm bảo họ hiểu rõ tất cả các điều khoản liên quan đến giao dịch.

Việc chốt đơn có thể bao gồm: soạn thảo đề xuất, thương lượng điều khoản hoặc giá cả, ký hợp đồng, thanh toán, hoặc thậm chí xử lý thêm một số mối quan ngại hay thắc mắc cuối cùng. Bạn cần đảm bảo người mua hiểu rõ các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng, chẳng hạn như chính sách hoàn tiền, cam kết hài lòng khách hàng, hoặc các khoản thanh toán định kỳ hàng tháng nếu có đăng ký gói thành viên.

Ở giai đoạn này, bạn cũng có thể áp dụng chiến lược Up sale - đề xuất thêm các sản phẩm bổ trợ, nâng cấp hoặc phiên bản cao cấp hơn so với lựa chọn ban đầu.

Sau khi hoàn tất giao dịch, hãy cảm ơn khách hàng và đừng ngắt kết nối ngay lập tức. Việc giữ liên hệ sau bán hàng rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ lâu dài.

2.7 Bước 7: Chăm sóc sau bán

Chăm sóc sau bán (follow-up) là bước tiếp nối sau khi giao dịch hoàn tất và là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình bán hàng. 

Tại đây, doanh nghiệp tiếp tục xây dựng mối quan hệ với khách hàng, nhằm đảm bảo sự hài lòng của họ, duy trì lòng trung thành và hỗ trợ tìm kiếm khách hàng mới. Mục tiêu của giai đoạn này không phải là tiếp tục bán hàng, mà là nuôi dưỡng mối quan hệ đã có.

Hoạt động chăm sóc sau bán có thể bao gồm: gửi thư cảm ơn, gọi điện hỏi thăm trải nghiệm của khách hàng với sản phẩm/dịch vụ mới. Bạn cũng có thể đề nghị khách hàng đánh giá dịch vụ hoặc để lại phản hồi trên các trang mạng xã hội hoặc trang doanh nghiệp của bạn.

Đôi khi, bước này còn bao gồm việc hoàn tất các hoạt động hỗ trợ như ký hợp đồng bổ sung, giao hàng hoặc lắp đặt sản phẩm. Nếu được thực hiện tốt, giai đoạn này có thể đưa bạn quay lại bước đầu tiên trong quy trình bán hàng thông qua các cơ hội bán thêm, lời giới thiệu hoặc đánh giá tích cực từ khách hàng cũ, giúp bạn thu hút thêm khách hàng mới.

3. Tại sao xây dựng quy trình bán hàng lại quan trọng?

Không phải ngẫu nhiên nhiều doanh nghiệp lại thiết kế các quy trình bán hàng cho bộ phận kinh doanh như vậy. Dưới đây là những lý do giải thích tầm quan trọng của quy trình bán hàng trong doanh nghiệp:

Chuẩn hóa cách bán hàng:

Việc có một quy trình bán hàng chuẩn theo từng bước giúp bạn biết khi nào và cách thức để đưa một thương vụ qua các giai đoạn trong phễu bán hàng. Khi quy trình bán hàng được xác định rõ ràng, bạn sẽ tăng khả năng chốt đơn thành công. Điều này giảm sự phụ thuộc vào cá nhân, tránh tình trạng "mạnh ai nấy làm".

Tăng hiệu suất và tỷ lệ chuyển đổi:

Hoạt động bán hàng được chia cụ thể từng bước giúp đội ngũ nhân viên dễ dàng triển khai và tối ưu từng giai đoạn, kịp thời phát hiện các điểm “nghẽn” để cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.

Dễ dàng đo lường, theo dõi và quản lý::

Mỗi giai đoạn trong quy trình bán hàng đều có thể gắn KPI hoặc chỉ số đo lường (conversion rate, lead time, deal size...). Điều này giúp quản lý đánh giá hiệu quả của cá nhân hoặc toàn đội một cách minh bạch và có dữ liệu cụ thể để cải tiến.

Tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng:

Thay vì bán hàng không theo trình tự, việc thực hiện theo một quy trình bài bản sẽ đảm bảo khách hàng được theo dõi sát sao, được giải đáp đúng lúc, từ đó nâng cao mức độ hài lòng và giữ chân khách hàng.

Hỗ trợ đào tạo và nhân rộng đội ngũ:

Doanh nghiệp dễ dàng đào tạo nhân viên mới dựa trên quy trình bán hàng có sẵn, giúp rút ngắn thời gian "onboarding". Đồng thời, doanh nghiệp có thể mở  rộng quy mô đội sales mà không làm giảm chất lượng.

Doanh nghiệp xây dựng quy trình bán hàng chuẩn giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi

4. Làm thế nào để tự động hóa quy trình bán hàng trong thời kỳ chuyển đổi số?

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến đổi nhanh chóng, sự lên ngôi của các công nghệ AI đã làm thay đổi hành vi, cách thức mua hàng của nhiều người tiêu dùng.

Bài toán đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là nếu muốn tăng năng lực cạnh tranh và tăng trưởng nhanh chóng, doanh nghiệp buộc phải thay đổi cách thức bán hàng của mình. Một trong những cách để làm được điều này là chuyển từ quy trình truyền thống sang quy trình tự động hóa thông qua các phần mềm như CRM.

Với Cogover, chúng tôi đã phát triển sản phẩm CRM cung cấp các tính năng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự thiết kế và quản lý quy trình bán hàng hiệu quả. Từ đó, gia tăng các cơ hội bán hàng và khách hàng tiềm năng. 

Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ Low code/No code, Cogover CRM giúp doanh nghiệp làm chủ công nghệ một cách dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết, giảm thiểu sự phụ thuộc vào IT. 

Bên cạnh đó, Cogover còn tích hợp AI giúp tự động gợi ý, nhắc việc, tìm kiếm và hỗ trợ ra quyết định. Từ đó giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả và chốt sale nhanh hơn.  

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ COGOVER CRM

5. FAQs: Các câu hỏi thường gặp liên quan đến quy trình bán hàng

5.1 Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình mua hàng là tập hợp các bước mà nhân viên kinh doanh thực hiện từ việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng đến chốt đơn, giúp họ trở thành khách hàng của doanh nghiệp.

5.2 7 bước bán hàng của doanh nghiệp là gì?

7 bước quy trình bán hàng bao gồm tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chuẩn bị, tiếp cận khách hàng, trình bày giải pháp, giải đáp thắc mắc, chốt đơn hàng và chăm sóc sau bán.

5.3 Sự khác biệt giữa quy trình bán hàng và phương pháp bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là cách tiếp cận từng bước mà đội ngũ bán hàng thực hiện để chốt một đơn hàng, bao gồm các bước như tìm kiếm khách hàng tiềm năng, khám phá nhu cầu và chốt đơn hàng. Ngược lại, phương pháp bán hàng là cách tiếp cận tổng thể hoặc triết lý định hướng cách thức thực hiện các bước trong quy trình đó.

Kết luận.

Như vậy, quy trình bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Hiểu được 7 bước bán hàng sẽ giúp đội ngũ nhân viên biết cách tư vấn, chốt đơn và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Bên cạnh đó, việc ứng dụng các phần mềm CRM cũng là giải pháp hiệu quả giúp tự động hóa xây dựng và quản lý quy trình bán hàng cho doanh nghiệp.