Sơ đồ quy trình bán hàng: Hướng dẫn xây dựng toàn diện

Trong kinh doanh, một quy trình bán hàng rõ ràng và khoa học chính là “xương sống” giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất và tăng trưởng doanh thu. Tuy nhiên, không phải lúc nào đội ngũ bán hàng cũng dễ dàng nắm bắt và tuân thủ quy trình nếu chỉ được mô tả bằng văn bản.

Đây là lúc sơ đồ quy trình bán hàng phát huy tác dụng. Với cách trực quan hóa các bước từ tìm kiếm khách hàng đến chốt đơn và chăm sóc sau bán, sơ đồ giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát, nhân viên mới nhanh chóng làm quen, đồng thời phát hiện những điểm nghẽn cần cải thiện.

Trong bài viết này, cùng Cogover tìm hiểu sơ đồ quy trình bán hàng là gì, lưu ý khi triển khai và cách ứng dụng công nghệ để số hóa quy trình hiệu quả, giúp gia tăng hiệu suất cho đội ngũ sales.

1. Sơ đồ quy trình bán hàng là gì?

Sơ đồ quy trình bán hàng (hay lưu đồ quy trình bán hàng) là bản đồ trực quan mô tả từng bước mà đội ngũ Sales cần thực hiện để biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự - từ lúc tiếp cận cho tới sau khi chốt đơn.

Khác với việc bán hàng dựa vào “kinh nghiệm cá nhân”, lưu đồ chu trình bán hàng giúp mọi thành viên trong đội ngũ làm việc thống nhất, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Đây cũng là nền tảng quan trọng để trưởng phòng kinh doanh quản lý, đo lường hiệu suất, từ đó liên tục cải thiện tỷ lệ chốt sales.

2. Tại sao doanh nghiệp cần sơ đồ quy trình bán hàng?

Theo nghiên cứu, doanh nghiệp có quy trình bán hàng rõ ràng thường đạt doanh thu cao hơn 15–20% so với doanh nghiệp làm việc rời rạc. Việc sử dụng một lưu đồ quy trình bán hàng rõ ràng, bài bản sẽ mang lại nhiều lợi ích thực tiễn cho doanh nghiệp:

• Đồng bộ & chuyên nghiệp: Nhân viên mới hay cũ đều có thể nắm bắt ngay cách làm việc, tránh bỏ sót khách hàng.

• Tăng hiệu suất: Rút ngắn thời gian từ lúc tiếp cận đến khi chốt đơn.

• Đo lường dễ dàng: Trưởng phòng Sales dễ dàng biết “điểm nghẽn” ở bước nào (ví dụ: nhiều lead từ chối làm việc tiếp trong giai đoạn giới thiệu).

• Tối ưu nguồn lực: Tập trung vào khách hàng tiềm năng thật sự.

• Tăng trải nghiệm khách hàng: Mỗi khách hàng đều được chăm sóc bài bản, nâng cao tỷ lệ quay lại và giới thiệu.

3. 7 bước cơ bản trong sơ đồ quy trình bán hàng

Một sơ đồ quy trình bán hàng tiêu chuẩn thường bao gồm 7 bước. Mỗi bước giống như một “cửa ngõ” mà khách hàng cần đi qua, và nhiệm vụ của nhân viên Sales là dẫn dắt khách đi đúng hướng.

3.1 Bước 1: Chuẩn bị và lên kế hoạch

Bán hàng thành công luôn bắt đầu từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Ở giai đoạn này, nhân viên cần trang bị đầy đủ kiến thức về sản phẩm/dịch vụ, nắm rõ chính sách giá, chương trình ưu đãi, đồng thời nghiên cứu thị trường và đối thủ.

Ngoài ra, tìm hiểu trước về khách hàng mục tiêu (quy mô, ngành nghề, nhu cầu) sẽ giúp bạn có chiến lược tiếp cận phù hợp. Một sự chuẩn bị tốt không chỉ tạo sự tự tin cho nhân viên bán hàng mà còn giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ lần gặp đầu tiên.

3.2 Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Không có khách hàng tiềm năng, quy trình bán hàng sẽ không thể tiếp tục. Đây là lúc Sales mở rộng danh sách lead từ nhiều nguồn: quảng cáo, hội thảo, mối quan hệ, hoặc data từ marketing. 

Đồng thời, doanh nghiệp cần lọc và đánh giá: đâu là khách có nhu cầu thật sự, có khả năng chi trả, và có quyền ra quyết định. Việc chọn đúng khách hàng tiềm năng giúp tiết kiệm thời gian, tránh mất thời gian cho những cơ hội không có khả năng chuyển đổi.

3.3 Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Đến bước này, Sales sẽ liên hệ lần đầu với khách hàng, có thể qua điện thoại, email, gặp gỡ, hay thậm chí một buổi hội thảo trực tuyến. Mục tiêu của bước này không phải bán ngay, mà là tạo ấn tượng tích cực ban đầu và bắt đầu xây dựng niềm tin.

Hãy cá nhân hóa cách tiếp cận, đặt những câu hỏi mở để khách chia sẻ vấn đề, từ đó bạn hiểu rõ hơn nhu cầu thực sự. Ví dụ: “Anh/chị đang gặp khó khăn lớn nhất trong việc quản lý quy trình bán hàng là gì?”.

3.4 Bước 4: Giới thiệu và trình bày giải pháp

Sau khi đã hiểu khách hàng cần gì, đây là lúc bạn đưa sản phẩm/dịch vụ vào đúng ngữ cảnh. Hãy trình bày giải pháp một cách logic, tập trung vào lợi ích và giá trị thay vì chỉ liệt kê tính năng. 

3.5 Bước 5: Xử lý thắc mắc và phản đối

Khách hàng hầu như luôn có băn khoăn: giá cao, tính năng chưa rõ, chính sách bảo hành… Đây là thời điểm nhân viên Sales cần kiên nhẫn lắng nghe và giải đáp. 

Hãy xử lý từng vấn đề một cách chân thành, thậm chí biến phản đối thành cơ hội nhấn mạnh giá trị. Ví dụ: khi khách nói giá cao, bạn có thể phân tích lợi ích dài hạn và chi phí tiết kiệm được. Một kỹ năng quan trọng ở bước này là đồng cảm và đặt mình vào vị trí khách hàng.

3.6 Bước 6: Chốt đơn hàng (Closing)

Khi khách hàng đã thể hiện tín hiệu mua, hãy mạnh dạn đề nghị ký hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng. Bạn có thể sử dụng kỹ thuật thúc đẩy như ưu đãi có hạn, gói khuyến mãi kèm theo để tạo cảm giác cấp bách. 

Đừng quên thái độ thân thiện và chuyên nghiệp, đôi khi chính phong thái tự tin của nhân viên lại là chìa khóa chốt đơn thành công.

3.7 Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán

Quy trình bán hàng không kết thúc khi khách ký hợp đồng. Ngược lại, đây là lúc bạn bắt đầu xây dựng mối quan hệ dài hạn. Gọi điện hỏi thăm trải nghiệm, gửi tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ sử dụng… đều là những cách đơn giản nhưng hiệu quả.

Chăm sóc tốt sau bán sẽ giúp tăng sự hài lòng, khuyến khích khách quay lại và giới thiệu cho người khác. Đây cũng chính là nguồn khách hàng tiềm năng bền vững nhất cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu ngay: 5 bước quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn và lưu ý khi áp dụng

4. Sơ đồ quy trình bán hàng B2B và B2C: Đâu là sự khác biệt?

Không có một sơ đồ quy trình bán hàng nào “chuẩn cho tất cả” và với bán hàng B2B và B2C cũng vậy. Đối tượng khách hàng mục tiêu của 2 mô hình này hoàn toàn khác nhau, vì vậy, lưu đồ quy trình bán hàng cần được tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù khách hàng mục tiêu.

Xem thêm: B2B và B2C là gì? Phân biệt sự khác nhau giữa mô hình B2B và B2C

4.1 Sơ đồ quy trình bán hàng B2B

Trong bán hàng B2B, khách hàng không phải cá nhân mà là doanh nghiệp hoặc tổ chức. Quy trình bán hàng B2B theo đó cũng sẽ kéo dài, trải qua nhiều bước phức tạp hơn, từ khi tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho đến hoạt động chăm sóc sau bán để xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. 

Bởi với khách hàng doanh nghiệp, điều quan trọng không chỉ ở tính năng của sản phẩm mà còn phải chứng minh sản phẩm/giải pháp phù hợp với quy trình, hệ thống và chiến lược của họ

Ví dụ sơ đồ quy trình bán hàng B2B (công ty SaaS bán phần mềm CRM):

• Xác định khách hàng mục tiêu: Doanh nghiệp có từ 50–500 nhân viên, đang gặp khó khăn quản lý data khách hàng.

• Tiếp cận và hẹn gặp: Email giới thiệu → gọi điện follow-up → lên lịch demo.

• Demo sản phẩm và tư vấn: Giới thiệu tính năng, tùy chỉnh theo nghiệp vụ của khách.

• Đánh giá nhu cầu & đề xuất giải pháp: Sales + đội ngũ Presales phối hợp viết đề xuất giải pháp kèm báo giá.

• Thương thảo & xử lý phản đối: Trao đổi với giám đốc, IT manager về bảo mật, chi phí, triển khai.

• Ký kết hợp đồng: Sau nhiều vòng duyệt và thương lượng.

• Onboarding & chăm sóc sau bán: Đào tạo nhân viên khách hàng, theo dõi sử dụng, upsell module mở rộng.

4.2 Sơ đồ quy trình bán hàng B2C

Bán hàng B2C hướng tới người tiêu dùng cá nhân, chu kỳ bán hàng ngắn hơn, đòi hỏi Sales cần có chiến lược tiếp cận và chốt đơn nhanh chóng. Do đó, quy trình bán hàng B2C cũng tập trung tối đa vào tốc độ, sự tiện lợi và trải nghiệm cảm xúc.

Ví dụ sơ đồ quy trình bán hàng B2C (chuỗi bán lẻ thời trang):

• Khách hàng bước vào cửa hàng: Nhân viên chào hỏi, tạo thiện cảm.

• Khảo sát nhu cầu: “Anh/chị cần tìm trang phục đi làm hay đi chơi?”.

• Giới thiệu sản phẩm: Đưa ra 2–3 mẫu phù hợp, gợi ý mix đồ.

• Khách thử sản phẩm: Nhân viên tư vấn thêm size, màu sắc.

• Xử lý thắc mắc: Ví dụ về giá, chất liệu, chính sách đổi trả.

• Chốt đơn: Mời thanh toán, có thể upsell thêm phụ kiện.

• Chăm sóc sau bán: Gửi SMS cảm ơn, voucher cho lần mua tiếp theo.

5. Một số lưu ý khi triển khai sơ đồ quy trình bán hàng

Khi xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải những lỗi phổ biến khiến quy trình kém hiệu quả hoặc khó áp dụng trong thực tế. Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng bạn cần quan tâm:

5.1. Phù hợp với thực tế doanh nghiệp

Không có một sơ đồ quy trình bán hàng nào dùng chung cho tất cả. Nếu đội sales áp dụng nguyên một mẫu mà không có sự điều chỉnh sẽ khó mang lại hiệu quả thực tiễn. Hãy bắt đầu từ nhu cầu thật sự của khách hàng, đặc thù ngành nghề và khả năng của đội Sales để thiết kế quy trình sát thực tế.

5.2. Đơn giản nhưng hiệu quả

Một lưu đồ quy trình bán hàng chỉ nên gồm những bước quan trọng nhất, đủ để dẫn dắt khách hàng từ quan tâm đến chốt mua. Nếu thêm quá nhiều bước chi tiết, nhân viên dễ rối và mất tập trung. Sơ đồ bán hàng càng rõ ràng, khả năng áp dụng thực tế càng cao.

5.3. Giữ sự linh hoạt

Quy trình là khung sườn, không phải “luật cứng”. Nhiều nhân viên giỏi thường điều chỉnh cách tiếp cận theo từng khách hàng - điều này là cần thiết. Nhà quản lý nên cho phép sự linh hoạt nhất định, miễn vẫn giữ đúng các điểm mấu chốt như demo, báo giá hay ký kết.

5.4. Liên tục đo lường và cải tiến

Sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là tạo sơ đồ quy trình bán hàng xong để đó. Một quy trình chỉ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp theo dõi được tỉ lệ chuyển đổi từng bước, nhận biết điểm nghẽn và cải tiến thường xuyên. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn kết hợp quy trình với phần mềm CRM để có dữ liệu realtime.

5.5. Ứng dụng công cụ hỗ trợ

Việc quản lý quy trình trên Excel hay giấy tờ khiến dễ bỏ sót khách hàng, nhân viên quên việc. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm CRM để số hóa toàn bộ quy trình bán hàng. Điều này không chỉ giúp đội sales dễ dàng nắm bắt pipeline bán hàng mà còn kịp thời phát hiện các điểm nghẽn để xử lý kịp thời.

6. Số hóa quy trình bán hàng với phần mềm Cogover CRM

Có sơ đồ quy trình bán hàng là bước đầu, nhưng làm sao quản lý và thực thi hiệu quả? Đây chính là lúc cần đến phần mềm CRM.

Cogover CRM là giải pháp CRM No-code & AI hiện đại, cho phép doanh nghiệp số hóa quy trình bán hàng theo đặc thù riêng mà không cần code:

• Quản lý pipeline trực quan: biết ngay từng cơ hội đang ở bước nào.

• Tự động hóa nhắc nhở & gửi email chăm sóc.

• Quản lý dữ liệu khách hàng tập trung, tránh thất lạc khi nhân sự nghỉ.

• Báo cáo realtime về tỷ lệ chốt, doanh số, hiệu suất nhân viên.

Với Cogover CRM, đội ngũ Sales có thể dễ dàng kiểm soát toàn bộ quy trình bán hàng trên một nền tảng duy nhất. Đăng ký nhận tư vấn & demo miễn phí ngay hôm nay để thấy cách Cogover CRM giúp đội ngũ tăng tốc doanh số và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Kết luận.

Sơ đồ quy trình bán hàng không chỉ giúp đội ngũ sales làm việc khoa học hơn, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động kinh doanh, đào tạo nhân sự và tăng trưởng bền vững. Tuy nhiên, để sơ đồ không chỉ nằm trên giấy, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ CRM để tự động hóa, đo lường và tối ưu liên tục.

Bài viết liên quan:

• 8 phương pháp bán hàng hiệu quả giúp tăng doanh số vượt trội
• Chiến lược bán hàng: 6 bước xây dựng chiến lược bứt phá doanh thu