9 Mẫu bảng lương nhân viên Excel, Word mới nhất 2026 (Tải miễn phí)

Mẫu bảng lương nhân viên là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tính toán, quản lý thu nhập và các khoản khấu trừ của người lao động một cách minh bạch, chính xác. Việc sử dụng bảng lương chuẩn không chỉ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên mà còn giúp bộ phận kế toán, nhân sự tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tuân thủ đúng quy định pháp luật về tiền lương. Hãy cùng Cogover tham khảo các mẫu bảng lương nhân viên đơn giản, dễ dùng mới nhất.

1. Tổng hợp các mẫu bảng lương nhân viên mới nhất

Doanh nghiệp cần những mẫu bảng lương cập nhật, dễ áp dụng để quản lý thu nhập nhân viên minh bạch và chính xác. Dưới đây là các mẫu bảng lương nhân viên mới nhất bạn có thể tham khảo và sử dụng ngay.

1.1 Mẫu bảng lương nhân viên đơn giản

Đây là mẫu bảng lương nhân viên Excel được thiết kế nhằm phục vụ thống kê các thông tin cơ bản về lương như thông tin nhân sự, lương cơ bản, phụ cấp, bảo hiểm, ngày công làm việc… Biểu mẫu này sẽ thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có cách tính toán lương thưởng chưa phức tạp.

Tải mẫu bảng lương nhân viên đơn giản: TẠI ĐÂY

1.2 Mẫu bảng lương nhân viên Excel theo tháng

Mẫu bảng lương nhân viên sẽ tổng hợp tiền lương của nhân sự theo từng tháng. Bao gồm các thông tin chi tiết như họ tên, mã nhân sự, các khoản tạm ứng, khấu trừ…

Tải miễn phí bảng lương nhân viên theo tháng: TẠI ĐÂY

Tải ngay: Mẫu đánh giá thử việc nhân viên mới nhất

1.3 Mẫu bảng lương nhân viên 3P

Hiện nay nhiều doanh nghiệp bắt đầu áp dụng hệ thống lương 3P nhờ tính công bằng, minh bạch của nó. Bảng lương nhân viên 3P sẽ chia thành các tiêu chí:

• Position - Vị trí công việc

• Person - Năng lực chuyên môn

• Performance - Kết quả

Tải form bảng lương nhân viên 3P TẠI ĐÂY

1.4 Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh

Đối với nhân viên kinh doanh, lương thường được tính theo công thức: Lương cơ bản + phụ cấp + thưởng doanh số. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu bảng lương dành riêng cho bộ phận này, để nhân viên có thể theo dõi chi tiết và cụ thể.

Tải mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh: TẠI ĐÂY

Đừng bỏ lỡ: Mẫu xác nhận lương công ty file Word mới nhất

1.5 Mẫu bảng lương nhân viên theo sản phẩm 

Mẫu bảng lương nhân viên theo sản phẩm thường được các doanh nghiệp sản xuất, gia công áp dụng để tính lương dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành. Mẫu này giúp tính toán chính xác thu nhập dựa trên năng suất thực tế của từng nhân viên, khuyến khích làm việc hiệu quả, đúng tiến độ. Doanh nghiệp nên thiết kế bảng lương chi tiết, minh bạch, thể hiện rõ đơn giá sản phẩm, số lượng, tổng lương và các khoản thưởng, phạt nếu có.

Tải mẫu bảng lương nhân viên theo sản phẩm: TẠI ĐÂY

1.6 Mẫu bảng lương theo cấp bậc

Mẫu bảng lương theo cấp bậc là công cụ quan trọng để doanh nghiệp quản lý mức lương của nhân viên dựa trên chức vụ, thâm niên hoặc bậc nghề. Mẫu này thường được sử dụng trong các công ty lớn, tập đoàn hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp để đảm bảo tính công bằng và minh bạch. Một bảng lương theo cấp bậc rõ ràng sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng điều chỉnh thu nhập, thưởng phạt và tạo động lực phát triển cho nhân viên.

Tải bảng lương nhân viên mẫu theo cấp bậc: TẠI ĐÂY

Khám phá ngay: Tải 10+ mẫu đơn xin nghỉ việc, thôi việc ngắn gọn, xúc tích

1.7 Mẫu bảng lương theo giờ

Mẫu bảng lương theo giờ phù hợp với doanh nghiệp sử dụng nhân viên bán thời gian (part-time), thời vụ, freelancer hoặc các ngành có ca làm linh hoạt như nhà hàng, quán cà phê, bán lẻ, dịch vụ giao hàng. Thay vì tính lương theo tháng cố định, mẫu này ghi nhận thu nhập dựa trên tổng số giờ làm việc thực tế.

Các thông tin chính trong mẫu bảng lương theo giờ gồm: họ tên nhân viên, số giờ làm chuẩn, số giờ tăng ca, đơn giá lương theo giờ, hệ số OT (150% ngày thường, 200% ngày nghỉ, 300% ngày lễ), các khoản khấu trừ và lương thực nhận. Doanh nghiệp cần lưu ý mức lương theo giờ không được thấp hơn mức lương tối thiểu giờ theo quy định của Chính phủ (xem chi tiết tại mục 3).

 

Tải mẫu bảng lương theo giờ: TẠI ĐÂY

1.8 Mẫu bảng lương thử việc

Theo Bộ luật Lao động 2019, lương thử việc phải đạt ít nhất 85% mức lương chính thức của công việc đó. Mẫu bảng lương thử việc giúp doanh nghiệp quản lý riêng biệt nhóm nhân sự đang trong giai đoạn thử việc, tránh nhầm lẫn với bảng lương chính thức.

Mẫu này thường bao gồm: thông tin nhân viên, vị trí ứng tuyển, ngày bắt đầu và kết thúc thử việc, mức lương thử việc (ghi rõ tỷ lệ % so với lương chính thức), ngày công thực tế, các khoản phụ cấp (nếu có), khấu trừ bảo hiểm và lương thực nhận. Ngoài ra, một số doanh nghiệp bổ sung thêm cột ghi chú kết quả đánh giá thử việc và mức lương dự kiến sau khi ký hợp đồng chính thức.

Tải mẫu bảng lương thử việc: TẠI ĐÂY

Xem thêm: 5+ mẫu bảng chấm công theo giờ file Excel mới nhất

1.9 Mẫu bảng lương có thưởng KPI, doanh thu, hiệu suất

Đây là mẫu bảng lương dành cho doanh nghiệp áp dụng cơ chế trả lương gắn liền với kết quả công việc. Ngoài phần lương cơ bản và phụ cấp, mẫu này tách riêng các cột thưởng theo từng tiêu chí: thưởng KPI (dựa trên mức độ hoàn thành chỉ tiêu cá nhân/phòng ban), thưởng doanh thu (tính theo % doanh số đạt được) và thưởng hiệu suất (đánh giá tổng thể chất lượng, tiến độ công việc).

Mẫu bảng lương này phù hợp với các doanh nghiệp có hệ thống đánh giá hiệu quả công việc rõ ràng, đặc biệt là bộ phận kinh doanh, marketing, sản xuất. Việc tách riêng từng loại thưởng giúp nhân viên hiểu rõ cấu trúc thu nhập, biết được khoản nào đến từ nỗ lực cá nhân, từ đó tạo động lực phấn đấu.

Tải mẫu bảng lương có thưởng KPI: TẠI ĐÂY

2. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng bảng lương nhân viên?

Bảng lương nhân viên không chỉ mang lại lợi ích cho người lao động mà còn là cơ sở để doanh nghiệp tổ chức quản lý tài chính, đảm bảo tuân thủ quy định và giữ chân nhân tài.

• Quản lý chi phí lương hiệu quả: Bảng lương giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quỹ lương hàng tháng, tránh thất thoát và cân đối ngân sách phù hợp.

• Đảm bảo quyền lợi cho người lao động: Các khoản thu nhập, phụ cấp, khấu trừ được thống kê rõ ràng, minh bạch giúp nhân viên yên tâm, hạn chế khiếu nại, tranh chấp.

• Tuân thủ quy định pháp luật: Bảng lương chi tiết, đúng quy chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh tính hợp pháp khi cơ quan thuế, bảo hiểm kiểm tra.

• Tạo động lực làm việc: Bảng lương rõ ràng, thưởng phạt minh bạch giúp nhân viên hiểu rõ thu nhập, phấn đấu tăng năng suất và gắn bó lâu dài.

• Hỗ trợ bộ phận Nhân sự, Kế toán quản lý tiền lương: Giảm thời gian tổng hợp, tính toán lương thủ công, hạn chế sai sót và hỗ trợ lưu trữ hồ sơ lương khi cần tra cứu.

Xem thêm: 7 Mẫu hợp đồng lao động file Word đơn giản, ngắn gọn

3. Các nội dung chính cần có trong bảng lương nhân viên

Để bảng lương rõ ràng, minh bạch và dễ đối chiếu, doanh nghiệp nên đảm bảo đủ các thành phần sau:

3.1 Thông tin nhân viên

Phần này giúp xác định chính xác từng nhân viên, tránh nhầm lẫn khi tính lương và quản lý dữ liệu. Thông tin cơ bản gồm: họ và tên đầy đủ, mã số nhân viên, chức vụ/vị trí công việc, phòng ban trực thuộc, email liên hệ, số điện thoại.

3.2 Lương cơ bản

Đây là mức lương đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, chưa bao gồm phụ cấp hay thưởng. Doanh nghiệp cần ghi rõ mức lương cơ bản tương ứng với số ngày công chuẩn trong tháng.

Lưu ý, mức lương cơ bản không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Nghị định 74/2024/NĐ-CP), mức lương tối thiểu vùng hiện hành như sau:

So với mức cũ (Nghị định 74/2024), mức lương tối thiểu vùng năm 2026 tăng bình quân khoảng 7,2%, tương ứng tăng từ 250.000 – 350.000 đồng/tháng tùy vùng. Doanh nghiệp cần rà soát và điều chỉnh hợp đồng lao động, thang bảng lương cho phù hợp.

3.3 Số ngày công thực tế

Số ngày công thực tế là thông tin phản ánh thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong kỳ lương, bao gồm ngày làm việc chính, ngày tăng ca, ngày nghỉ có phép, nghỉ không phép. Đây là yếu tố biến đổi, ảnh hưởng trực tiếp đến số lương nhận được cuối kỳ. Doanh nghiệp thường lấy dữ liệu ngày công từ bảng chấm công để đưa vào bảng lương.

3.4 Các khoản phụ cấp

Doanh nghiệp thường áp dụng các loại phụ cấp để khuyến khích nhân viên và bù đắp chi phí. Có hai nhóm chính:

• Phụ cấp đóng bảo hiểm: phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp vùng.
• Phụ cấp không đóng bảo hiểm: phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, gửi xe, nuôi con nhỏ, sinh nhật…

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai nhóm này trong bảng lương vì chúng ảnh hưởng đến cách tính đóng BHXH và thuế TNCN.

3.5 Thu nhập khác (thưởng, hoa hồng)

Mục này phản ánh các khoản thu nhập ngoài lương cơ bản và phụ cấp, bao gồm: thưởng doanh số, thưởng KPI, thưởng lễ Tết, hoa hồng bán hàng, thưởng đột xuất theo hiệu quả công việc. Doanh nghiệp nên tách riêng từng khoản thưởng thành các cột riêng biệt để nhân viên dễ dàng theo dõi và đối chiếu.

3.6 Tổng lương thực nhận (trước khấu trừ)

Đây là tổng thu nhập của nhân viên trước khi trừ các khoản bắt buộc, được tính theo công thức: Tổng lương trước khấu trừ = Lương cơ bản + Phụ cấp + Thu nhập khác (thưởng, hoa hồng)

3.7 Các khoản khấu trừ

Bảng lương cần thể hiện rõ các khoản khấu trừ theo quy định, bao gồm:

• Bảo hiểm xã hội (BHXH): người lao động đóng 8%
• Bảo hiểm y tế (BHYT): người lao động đóng 1,5%
• Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): người lao động đóng 1%
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): tùy mức thu nhập chịu thuế, áp dụng biểu thuế lũy tiến từ 5% đến 35%
• Các khoản nợ lương, tạm ứng (nếu có): khoản tiền nhân viên đã ứng trước cần khấu trừ vào lương kỳ này

3.8 Tổng thu nhập thực nhận

Đây là số tiền cuối cùng người lao động nhận được sau khi đã trừ tất cả các khoản bắt buộc: Tổng thu nhập thực nhận = Tổng lương trước khấu trừ − Các khoản khấu trừ

Việc thể hiện rõ lương thực nhận giúp đảm bảo minh bạch, tránh tranh chấp giữa doanh nghiệp và người lao động.

4. Quy định pháp luật về bảng lương mới nhất

Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến bảng lương để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

• Nghĩa vụ thông báo bảng kê trả lương: Theo Khoản 3, Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).
• Nghĩa vụ xây dựng và công khai thang bảng lương: Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng và trả lương cho người lao động. Thang bảng lương phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
• Mức phạt khi vi phạm: Theo Điều 17, Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng (đối với cá nhân, tổ chức phạt gấp đôi) nếu vi phạm một trong các hành vi: không công bố công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc; không xây dựng thang lương, bảng lương; không thông báo bảng kê trả lương hoặc thông báo không đúng quy định cho người lao động.
• Thời hạn lưu trữ bảng lương: Theo Luật Kế toán 2015, bảng lương là một phần của chứng từ kế toán và phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm. Doanh nghiệp nên lưu trữ bảng lương dưới cả dạng file mềm và bản in để thuận tiện tra cứu, đối chiếu khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế hoặc bảo hiểm xã hội.
• Yêu cầu về mẫu bảng thanh toán lương: Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định mẫu bảng thanh toán tiền lương dùng trong kế toán doanh nghiệp. Bảng lương cần đảm bảo đầy đủ thông tin: số công chuẩn, lương ngày công, các khoản phụ cấp, bảo hiểm, thuế TNCN, tạm ứng và lương thực nhận. Bảng lương phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và giám đốc.

5. Câu hỏi thường gặp

Bảng lương nhân viên cần lưu trữ bao lâu?

Theo Luật Kế toán 2015, bảng lương thuộc loại chứng từ kế toán và cần được lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán. Doanh nghiệp nên lưu cả bản cứng và file mềm để tiện tra cứu khi cần.

Không phát phiếu lương cho nhân viên có bị phạt không?

Có. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp không thông báo bảng kê trả lương hoặc thông báo không đúng quy định sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng (đối với cá nhân). Nếu người sử dụng lao động là tổ chức thì mức phạt gấp đôi.

Nên dùng Excel hay phần mềm chuyên dụng để tính lương?

Với doanh nghiệp dưới 50 nhân sự và cơ cấu lương đơn giản, Excel hoàn toàn đáp ứng tốt. Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự lớn hơn, có nhiều phòng ban, nhiều hình thức tính lương khác nhau (theo giờ, sản phẩm, KPI…), doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng để giảm sai sót, tự động hóa quy trình và tiết kiệm thời gian.

Lương 3P là gì? Phù hợp với doanh nghiệp nào?

Lương 3P là hệ thống trả lương dựa trên 3 yếu tố: Position (vị trí công việc), Person (năng lực cá nhân) và Performance (kết quả công việc). Hệ thống này phù hợp với doanh nghiệp muốn xây dựng chính sách lương công bằng, minh bạch, gắn thu nhập với năng lực và hiệu quả thực tế. Thường được áp dụng tại các công ty có từ 50 nhân sự trở lên, đã có hệ thống đánh giá KPI rõ ràng.

Nhân viên thử việc được hưởng bao nhiêu phần trăm lương?

Theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó. Thời gian thử việc tối đa là 180 ngày đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp, 60 ngày đối với công việc có chức danh cần trình độ chuyên môn từ cao đẳng trở lên, và 6 ngày đối với các công việc khác.

Mức lương tối thiểu vùng năm 2026 là bao nhiêu?

Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026: Vùng I là 5.310.000 đồng/tháng (25.500 đồng/giờ), Vùng II là 4.730.000 đồng/tháng (22.700 đồng/giờ), Vùng III là 4.140.000 đồng/tháng (20.000 đồng/giờ), Vùng IV là 3.700.000 đồng/tháng (17.800 đồng/giờ). Mức này tăng bình quân 7,2% so với năm 2025.

Tổng kết.

Trên đây là những thông tin hữu ích và các mẫu bảng lương nhân viên mà doanh nghiệp có thể tham khảo để quản lý thu nhập minh bạch, chính xác và tiết kiệm thời gian. Việc sử dụng mẫu bảng lương phù hợp không chỉ giúp bộ phận nhân sự - kế toán làm việc hiệu quả hơn mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Doanh nghiệp hãy lựa chọn và áp dụng mẫu bảng lương phù hợp nhất với quy mô và đặc thù hoạt động của mình.

Tìm hiểu thêm:

• 5+ mẫu bảng chấm công theo giờ file Excel mới nhất
• 10+ Mẫu bảng chấm công hàng ngày Excel, Word