Các mẫu kịch bản lời chào tổng đài hay, dễ áp dụng nhất

Trong thời đại trải nghiệm khách hàng được đặt lên hàng đầu, lời chào tổng đài không đơn thuần là câu mở đầu trong mỗi cuộc gọi mà còn là “cửa ngõ” đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp, thái độ phục vụ và bản sắc thương hiệu của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Cogover sẽ tổng hợp các mẫu lời chào tổng đài hay, chuyên nghiệp và dễ ứng dụng, giúp bạn tối ưu trải nghiệm khách hàng ngay từ giây đầu tiên kết nối.

1. Lời chào tổng đài điện thoại là gì?

Lời chào tổng đài điện thoại là phần giới thiệu đầu tiên mà khách hàng nghe thấy khi gọi đến tổng đài của doanh nghiệp. Đây có thể là lời chào tự động (voice bot) hoặc do nhân viên tổng đài trực tiếp nói, với mục đích tạo ấn tượng chuyên nghiệp, thể hiện sự tôn trọng và hướng dẫn khách hàng thực hiện bước tiếp theo trong cuộc gọi.

Một lời chào tổng đài hiệu quả thường bao gồm:

• Tên doanh nghiệp hoặc thương hiệu

• Lời cảm ơn khách hàng đã liên hệ

• Thông tin hướng dẫn tiếp theo như: nhấn phím để gặp bộ phận phù hợp, hoặc chờ kết nối với tổng đài viên

Ví dụ lời chào phổ biến: “Cảm ơn quý khách đã gọi đến Công ty ABC. Để được hỗ trợ, vui lòng nhấn phím 1 để gặp bộ phận bán hàng, phím 2 để gặp bộ phận kỹ thuật…”

Lời chào tổng đài không chỉ là bước mở đầu cho cuộc gọi mà còn góp phần định hình trải nghiệm khách hàng và hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp. Vì vậy, việc xây dựng lời chào rõ ràng, thân thiện và phù hợp với từng lĩnh vực là yếu tố không thể thiếu trong hệ thống chăm sóc khách hàng hiện đại.

Xem ngay: Tổng hợp các mẫu thư chào hàng giới thiệu sản phẩm

2. Các mẫu lời chào tổng đài hay, thu hút

2.1 Mẫu lời chào tổng đài điều hướng cuộc gọi

Mẫu 1:

Tiếng Việt:
Xin kính chào Quý khách, cảm ơn Quý khách đã liên hệ với [Tên công ty].
Để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác, vui lòng chọn bộ phận phù hợp:

• Nhấn phím 1 để kết nối với bộ phận Kinh doanh

• Nhấn phím 2 để gặp bộ phận Kỹ thuật

• Nhấn phím 3 để được hỗ trợ từ bộ phận Chăm sóc khách hàng
  Xin chân thành cảm ơn và kính chúc Quý khách một ngày tốt lành!

English:
Dear valued customer, thank you for calling [Company name].

To assist you promptly and accurately, please select from the following options:

• Press 1 to connect with our Sales Department

• Press 2 to reach our Technical Support Team

• Press 3 for Customer Service assistance

 We appreciate your call and wish you a wonderful day!

Mẫu 2: 

Tiếng Việt:
Xin chào Quý khách! Cuộc gọi này có thể được ghi âm nhằm mục đích đào tạo nội bộ và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Mức cước áp dụng là … đồng/phút đối với thuê bao cố định và … đồng/phút đối với thuê bao di động.

Vui lòng thao tác theo hướng dẫn sau để được hỗ trợ nhanh nhất:

• Nhấn phím 1 để gặp bộ phận Tư vấn - Bán hàng

• Nhấn phím 2 để gặp bộ phận Hỗ trợ kỹ thuật

• Nhấn phím 0 để kết nối với tổng đài viên

Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ Quý khách!

English:
Hello! This call may be recorded for training purposes and to improve our service quality.
Call rates apply: … VND/minute for landline users and … VND/minute for mobile users.

Please follow the instructions below to receive timely support:

• Press 1 to speak with our Sales & Consultation team

• Press 2 to connect with Technical Support

• Press 0 to reach our operator

We are always here to support you!

Mẫu 3:

Tiếng Việt:
Chào mừng Quý khách đến với [Tên công ty] – Đơn vị tiên phong trong việc cung cấp các giải pháp [lĩnh vực].
Chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ và luôn nỗ lực mang đến trải nghiệm tốt nhất cho Quý khách.
Để thuận tiện cho việc kết nối, xin vui lòng lựa chọn theo nhu cầu:

• Nhấn phím 1: Gặp bộ phận Tư vấn sản phẩm – dịch vụ

• Nhấn phím 2: Gặp bộ phận Hỗ trợ kỹ thuật – xử lý sự cố

• Nhấn phím 3: Đóng góp ý kiến hoặc phản hồi dịch vụ

Nếu cần gặp trực tiếp tổng đài viên, xin vui lòng chờ trong giây lát.

Xin chân thành cảm ơn sự tin tưởng của Quý khách!

English:
Welcome to [Company name] - A leading provider of [industry] solutions.
It is our pleasure to assist you, and we are committed to delivering the best experience possible.
For your convenience, please select from the following options:

• Press 1: Product & Service Consultation

• Press 2: Technical Support & Issue Resolution

• Press 3: Feedback or Service Suggestions

If you would like to speak directly with our operator, please hold the line. Thank you for your continued trust and support!

Tìm hiểu ngay: Mẫu bảng khảo sát khách hàng, phiếu khảo sát ý kiến 2025

2.2 Mẫu lời chào tổng đài ngoài giờ làm việc

Mẫu 1:

Tiếng Việt:

Xin chào Quý khách, cảm ơn Quý khách đã liên hệ với [Tên công ty].

Hiện tại, tổng đài của chúng tôi đang ngoài giờ làm việc.

Thời gian làm việc của chúng tôi là từ [thứ Hai đến thứ Sáu], từ [8h00 đến 17h30].

Quý khách vui lòng để lại tin nhắn hoặc gửi yêu cầu qua email/zalo, chúng tôi sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng cảm ơn!

English:
Dear Customer, thank you for contacting [Company name].

Our hotline is currently outside of business hours.

Our working hours are from [Monday to Friday], [8:00 AM – 5:30 PM].

Please leave a message or send us your request via email/Zalo, and we will get back to you as soon as possible.

Thank you and best regards!

Mẫu 2:

Tiếng Việt:

Xin kính chào Quý khách! Tổng đài hiện đang ngoài giờ làm việc.

Rất tiếc vì chúng tôi chưa thể tiếp nhận cuộc gọi của Quý khách ngay lúc này.

Đội ngũ của chúng tôi sẽ quay lại vào [thứ Hai – thứ Sáu], trong khung giờ [8h00 – 17h30].

Trong thời gian này, Quý khách có thể để lại lời nhắn thoại hoặc gửi yêu cầu đến email [email@tencongty.com].

Chúng tôi trân trọng mọi phản hồi từ Quý khách và sẽ liên hệ lại sớm nhất!

English:

Hello! Our hotline is currently unavailable as it is outside of working hours.

We’re sorry we can’t take your call right now.

Our team will be back from [Monday to Friday], between [8:00 AM – 5:30 PM].

During this time, feel free to leave a voicemail or send your request to [email@company.com].

We truly appreciate your interest and will get back to you promptly!

Mẫu 3:

Tiếng Việt:

Cảm ơn Quý khách đã gọi đến [Tên công ty].

Hiện tại, tổng đài đang ngoài giờ làm việc tiêu chuẩn. Tuy nhiên, nếu Quý khách cần hỗ trợ khẩn cấp, vui lòng nhấn phím 9 để gặp nhân viên trực ngoài giờ (nếu có).

Hoặc Quý khách có thể gửi yêu cầu qua email [email@tencongty.com], chúng tôi sẽ phản hồi ngay khi có thể.

Chúng tôi luôn nỗ lực để phục vụ Quý khách tốt nhất. Trân trọng!

English:

Thank you for calling [Company name].

Our hotline is currently outside of standard working hours. However, if you require urgent assistance, please press 9 to reach our on-duty support (if available).

Alternatively, you may email us at [email@company.com], and we will respond as soon as possible.

We appreciate your patience and are always here to support you.

2.3 Mẫu lời chào tổng đài thông báo nghỉ lễ

Mẫu 1:

Tiếng Việt:
Xin chào Quý khách, cảm ơn Quý khách đã liên hệ với [Tên công ty].

Hiện tại, chúng tôi đang trong thời gian nghỉ lễ [Tên kỳ nghỉ lễ], từ ngày [dd/mm] đến hết ngày [dd/mm].

Chúng tôi sẽ hoạt động trở lại vào ngày [dd/mm]. Mọi yêu cầu của Quý khách sẽ được ghi nhận và xử lý ngay khi hệ thống hoạt động trở lại.

Kính chúc Quý khách một kỳ nghỉ vui vẻ và nhiều sức khỏe!

English:

Hello, and thank you for contacting [Company name].

We are currently on holiday for [Holiday name], from [dd/mm] to [dd/mm].

Our operations will resume on [dd/mm]. All your requests will be noted and handled as soon as we return.

Wishing you a joyful and healthy holiday!

Mẫu 2:

Tiếng Việt:
Kính chào Quý khách! Cảm ơn Quý khách đã gọi đến [Tên công ty].

Chúng tôi xin thông báo lịch nghỉ lễ [Tên kỳ nghỉ] từ ngày [dd/mm/yyyy] đến hết ngày [dd/mm/yyyy].

Trong thời gian này, tổng đài tạm ngừng tiếp nhận cuộc gọi.

Nếu Quý khách có yêu cầu khẩn cấp, vui lòng gửi email đến [email@tencongty.com], chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất có thể.

Chúng tôi rất mong tiếp tục được phục vụ Quý khách sau kỳ nghỉ.

English:

Dear Valued Customer, thank you for calling [Company name].

We are currently closed for [Holiday name], from [dd/mm/yyyy] to [dd/mm/yyyy].

During this time, our hotline is temporarily unavailable.

For urgent matters, please email us at [email@company.com], and we will respond as soon as possible.

We look forward to serving you again after the holiday.

Mẫu 3:

Tiếng Việt:

Xin chào Quý khách! Hiện tại, [Tên công ty] đang trong thời gian nghỉ lễ [Tên kỳ nghỉ], từ ngày [dd/mm] đến ngày [dd/mm].

Rất tiếc vì chưa thể tiếp nhận cuộc gọi của Quý khách ngay lúc này.

Chúng tôi sẽ quay trở lại làm việc vào ngày [dd/mm] và xử lý các yêu cầu của Quý khách trong thời gian sớm nhất.

Kính chúc Quý khách và gia đình một kỳ nghỉ an lành và hạnh phúc!

English:

Hello! [Company name] is currently observing [Holiday name], from [dd/mm] to [dd/mm].

We’re sorry we can’t take your call at the moment.

We will be back on [dd/mm] and will respond to your requests as soon as possible.

Wishing you and your family a peaceful and happy holiday!

Khám phá thêm: Các mẫu thư phản hồi khách hàng bằng tiếng Anh chuẩn 2025

3. Một số lưu ý để có kịch bản lời chào tổng đài hay

Kịch bản lời chào tổng đài là yếu tố đầu tiên định hình trải nghiệm khách hàng khi gọi điện đến doanh nghiệp. Một lời chào hay, chuyên nghiệp không chỉ giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng mà còn góp phần tăng mức độ hài lòng và nâng cao hình ảnh thương hiệu. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi xây dựng kịch bản lời chào tổng đài:

1. Giới thiệu thương hiệu rõ ràng, chuyên nghiệp

Lời chào nên bắt đầu bằng việc giới thiệu tên doanh nghiệp một cách rõ ràng, đi kèm với thái độ niềm nở và tôn trọng. Đây là bước quan trọng để khẳng định sự hiện diện chuyên nghiệp và giúp khách hàng yên tâm rằng họ đã gọi đúng nơi.

 2. Tối ưu độ dài - ngắn gọn, đủ ý

Lời chào không nên quá dài dòng, tránh lan man khiến khách hàng mất kiên nhẫn. Một lời chào lý tưởng nên gói gọn trong 20-30 giây, đủ để:

• Giới thiệu công ty

• Hướng dẫn các phím bấm điều hướng (nếu có)

• Thông báo thông tin cần thiết (ví dụ: giờ làm việc, cước phí, ghi âm…)

 3. Sử dụng ngôn ngữ thân thiện nhưng lịch sự

Tùy vào ngành nghề và tệp khách hàng, bạn có thể điều chỉnh giọng điệu cho phù hợp:

• Với doanh nghiệp công nghệ, tài chính: nên dùng ngôn ngữ trang trọng, rõ ràng

• Với thương hiệu B2C, dịch vụ khách hàng: có thể thêm yếu tố gần gũi, thân thiện nhưng vẫn phải giữ sự chuyên nghiệp

 4. Cập nhật kịp thời theo thời điểm

Nội dung lời chào cần được cập nhật vào các dịp đặc biệt như:

• Ngoài giờ làm việc

• Ngày nghỉ lễ

• Thay đổi chính sách hỗ trợ

Điều này giúp khách hàng luôn nhận được thông tin chính xác, tránh sự khó chịu khi không được kết nối đúng mong đợi.

 5. Có tùy chọn gặp tổng đài viên nếu cần

Dù bạn có hệ thống IVR tự động (bấm phím) hay voicebot, đừng quên tạo tùy chọn để gặp tổng đài viên khi khách hàng không muốn điều hướng phím. Điều này thể hiện sự linh hoạt và tôn trọng trải nghiệm người dùng.

 6. Đồng bộ ngôn ngữ thương hiệu và giọng nói

Nếu sử dụng lời chào ghi âm hoặc voicebot, hãy đảm bảo giọng đọc phù hợp với hình ảnh thương hiệu:

• Giọng chuẩn, dễ nghe

• Tốc độ vừa phải

• Ngữ điệu rõ ràng, tạo cảm giác tin cậy

Lời kết.

Hy vọng rằng các mẫu lời chào tổng đài được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng được kịch bản giao tiếp hiệu quả, chuyên nghiệp và phù hợp với từng tình huống cụ thể. Dù là lời chào điều hướng, ngoài giờ hay trong dịp nghỉ lễ, việc chuẩn hóa ngôn từ và giọng điệu không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn góp phần khẳng định hình ảnh thương hiệu trong từng cuộc gọi.

Bài viết liên quan:

• 5 mẫu thư xin lỗi khách hàng và cách viết thư xin lỗi chuẩn

• 5 Mẫu thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh chuyên nghiệp