Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí năm 2025

Excel vốn là công cụ quen thuộc được nhiều phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ và xử lý dữ liệu. Vậy quản lý khách hàng bằng Excel thì sao? Trong bài viết dưới đây, Cogover sẽ gợi ý cho bạn một số mẫu file Excel nổi bật kèm hướng dẫn và lời khuyên giúp bạn tối ưu quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả nhé!

Đừng bỏ lỡ: 7 file Excel quản lý bán hàng miễn phí, mới nhất

1. Quản lý khách hàng bằng Excel là gì?

Quản lý khách hàng bằng Excel là hình thức sử dụng bảng tính Excel để lưu trữ, theo dõi và xử lý thông tin liên quan đến khách hàng của doanh nghiệp. Thông tin này bao gồm các dữ liệu như tên, số điện thoại, email, địa chỉ, lịch sử mua hàng, hành vi, sở thích, và các ghi chú liên quan đến quá trình chăm sóc khách hàng. 

Phương pháp này là cách làm được các doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn vì tính đơn giản, dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí. Excel cho phép tạo các biểu mẫu tùy chỉnh để lưu trữ dữ liệu khách hàng. Đồng thời hỗ trợ các tính năng như lọc, sắp xếp, phân loại, và thiết lập công thức tính toán tự động.

Sử dụng bảng tính Excel để lưu trữ và xử lý các thông tin liên quan đến khách hàng

Việc quản lý chăm sóc khách hàng bằng Excel sẽ chỉ phù hợp với các doanh nghiệp số lượng khách hàng hạn chế và nhu cầu quản lý cơ bản. Khi doanh nghiệp phát triển, cần các tính năng nâng cao như tự động hóa hoặc đồng bộ thời gian thực, có thể cân nhắc chuyển sang phần mềm CRM chuyên dụng như Cogover. Tìm hiểu Cogover CRM và nhận demo miễn phí tại đây.

Xem thêm: Cách quản lý data khách hàng hiệu quả cùng 7 nguyên tắc “vàng”

2. Tải xuống miễn phí: Các mẫu file Excel quản lý khách hàng

Tùy thuộc vào mục đích marketing và bán hàng mà file data khách hàng cũng sẽ được tùy chỉnh các trường thông tin khác nhau để thuận tiện theo dõi và quản lý. 

Dưới đây, Cogover gợi ý cho bạn 1 số mẫu Excel quản lý thông tin khách hàng miễn phí mà bạn có thể tham khảo để ứng dụng cho nhu cầu của mình:

Mẫu 1: File Excel quản lý khách hàng tiềm năng (Leads) và Opportunities

Mẫu 2: File quản lý thông tin khách hàng bằng Excel 

Mẫu 3: File quản lý hoạt động bán hàng

TẢI XUỐNG FILE MẪU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL ĐẦY ĐỦ

Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel

3. Nội dung file quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel

Nội dung chính của file quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel thường bao gồm các thông tin cơ bản và quan trọng giúp doanh nghiệp lưu trữ, theo dõi và phân tích dữ liệu khách hàng một cách hiệu quả. Cụ thể:

• Họ và tên khách hàng

• Mã khách hàng (nếu có)

• Số điện thoại

• Email

• Địa chỉ

• Ngày tháng năm sinh

• Người phụ trách hoặc nhân viên chăm sóc khách hàng

• Lịch sử liên hệ (ngày liên hệ, nội dung liên hệ)

• Lịch sử đơn hàng hoặc giao dịch (sản phẩm/dịch vụ đã mua, giá trị đơn hàng, phản hồi)

• Ghi chú thêm về khách hàng (nhu cầu, sở thích, trạng thái khách hàng như tiềm năng, đã mua, đang chăm sóc,...)

Ngoài ra, một số file còn mở rộng quản lý thêm các thông tin về khách hàng tiềm năng như nguồn khách hàng, tình trạng theo dõi, số cơ hội, doanh thu tiềm năng theo giai đoạn, giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại và xây dựng chiến lược chăm sóc phù hợp.

Về cấu trúc, file Excel thường được tổ chức dưới dạng bảng tính với các cột tương ứng từng trường thông tin, có thể sử dụng các tính năng lọc, sắp xếp để tìm kiếm và phân tích dữ liệu nhanh chóng. Một số file còn tích hợp bảng tổng hợp, biểu đồ để theo dõi hiệu quả kinh doanh và đánh giá kết quả chăm sóc khách hàng.

Tham khảo ngay: 10 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí

4. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý khách hàng

Quy trình tạo file quản lý khách hàng bằng Excel bao gồm 6 bước:

• Bước 1: Mở Excel và tạo bảng tính mới để bắt đầu tạo file quản lý khách hàng.

• Bước 2: Tạo các cột với các trường thông tin chính như: Họ và tên, Số điện thoại, Email, Địa chỉ, Ngày sinh, Mã khách hàng, Người phụ trách, Lịch sử liên hệ, Lịch sử đơn hàng, Ghi chú…

• Bước 3: Điền thông tin từng khách hàng vào các dòng tương ứng dưới các cột đã tạo.

• Bước 4: Đặt tên file phù hợp để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng sau này.

• Bước 5: Áp dụng bộ lọc (Filter) và sắp xếp (Sort) trong Excel để tìm kiếm, phân loại và theo dõi khách hàng nhanh chóng.

• Bước 6: Có thể thêm các trường dữ liệu khác hoặc các công thức tính toán để nâng cao hiệu quả quản lý như tính tổng doanh thu, trạng thái khách hàng, kế hoạch chăm sóc.

5. Ưu và nhược điểm của file dữ liệu khách hàng bằng Excel

Ưu điểm:

• Gần như miễn phí sử dụng, không cần phải tốn chi phí cho phần mềm hay tạo file quản lý khách hàng.

• Giao diện đơn giản, dễ dùng, phổ biến với nhiều người nên tiết kiệm thời gian đào tạo.

• Dễ dàng chỉnh sửa, thêm bớt thông tin nhanh chóng mà không cần cấp quyền phức tạp.

• Có thể tập trung nhiều loại dữ liệu trên cùng một trang tính, thuận tiện cho việc tổng hợp và phân tích.

• Hỗ trợ công thức tính toán tự động giúp tiết kiệm thời gian thống kê doanh thu, lợi nhuận.

Nhược điểm:

• Dữ liệu dễ bị thay đổi hoặc xóa nhầm nếu không có bảo mật hoặc phân quyền chặt chẽ.

• Nhập liệu thủ công tốn nhiều thời gian, dễ gây sai sót và giảm năng suất làm việc.

• Dữ liệu lớn gây file nặng, dễ bị đơ, phải chia nhỏ file dẫn đến phân tán và khó quản lý.

• Thông tin phân tán giữa các nhân viên, bộ phận không đồng bộ, khó kiểm soát và dễ trùng lặp.

• Tính bảo mật thấp, dễ bị mất dữ liệu do virus hoặc lỗi máy tính.

• Hạn chế về tính năng quản lý nâng cao như nhắc nhở, tự động chăm sóc khách hàng, báo cáo chuyên sâu.

• Chất lượng dữ liệu không đảm bảo do thiếu kiểm tra, xác thực và theo dõi lịch sử chỉnh sửa.

6. Lời khuyên: Sử dụng phần mềm CRM quản lý data khách hàng hiệu quả

Mặc dù việc tạo các mẫu file Excel quản lý khách hàng khá đơn giản và tiết kiệm chi phí, nhưng khâu nhập liệu và quản lý thủ công vẫn là rào cản khá lớn trong giải quyết bài toán tối ưu quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

May mắn là, có một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, nhân lực hơn đó chính là ứng dụng các phần mềm công nghệ 4.0 như Cogover CRM.

Là nền tảng ứng dụng công nghệ Low code/No code và AI hiện đại, Cogover CRM giúp doanh nghiệp làm chủ dữ liệu, tự động hóa quy trình, tối ưu hiệu suất và mở rộng theo cách riêng của mình.

• Số hóa mọi dữ liệu khách hàng và bán hàng: Theo dõi toàn bộ hành trình bán hàng - từ khi khách hàng tiềm năng (Lead) được tạo ra, đến khi trở thành cơ hội kinh doanh (Opportunity), tiến hành báo giá, chốt đơn hàng và quản lý sản phẩm liên quan.

• Khả năng tùy chỉnh cao: Tự do thiết kế giao diện, dữ liệu và quy trình phù hợp với cách doanh nghiệp bạn vận hành, không bị giới hạn bởi phần mềm.

• Hỗ trợ toàn diện bởi AI: Tích hợp AI để tự động gợi ý, nhắc việc, tìm kiếm và hỗ trợ ra quyết định, giúp bạn chăm sóc khách hàng hiệu quả và chốt sale nhanh hơn.

• Tự động hóa mạnh mẽ: Tự động hóa mọi quy trình doanh nghiệp với Cogover Process. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo ra các quy trình thông suốt, nâng tầm phối hợp liên phòng ban. Từ đó giúp công việc diễn ra suôn sẻ, được quản trị minh bạch và nhất quán.

• Báo cáo tùy chỉnh: Cho phép chủ động tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn, có thể cấu hình từng chi tiết, từ bộ lọc đến biểu đồ. Từ đó hỗ trợ phân tích dữ liệu sắc nét, ra quyết định chuẩn xác.

• Khả năng tích hợp với các nền tảng khác: Hệ thống cho phép tích hợp linh hoạt với mọi nền tảng khác như HRM, ERP, phần mềm lõi (Core), hay các nền tảng AI như ChatGPT, Claude, DeepSeek,...

Lời kết.

Tóm lại, quản lý khách hàng bằng Excel là hình thức lưu trữ, theo dõi và xử lý dữ liệu khách hàng đơn giản và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, phương pháp này vẫn tồn tại nhiều hạn chế khiến quy trình bán hàng gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, việc tích hợp phần mềm hiện đại như Cogover CRM trong doanh nghiệp sẽ là một giải pháp toàn diện thay thế cho các quy trình truyền thống, thủ công như quản lý bằng Excel. Tham khảo sản phẩm trên website Cogover hoặc liên hệ trực tiếp tới số Hotline 1800.6670 để được tư vấn và hỗ trợ!