Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word công ty, cá nhân

Biên bản xác nhận công nợ là một trong những chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu và làm rõ tình hình công nợ với đối tác, khách hàng. Việc lập và ký biên bản này không chỉ giúp hạn chế rủi ro tranh chấp, sai sót về số liệu mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho các bên khi phát sinh vấn đề liên quan đến thanh toán. Vậy biên bản xác nhận công nợ là gì, gồm những nội dung nào và có các mẫu như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Biên bản xác nhận công nợ là gì?

Biên bản xác nhận công nợ là văn bản được lập ra nhằm mục đích đối chiếu, kiểm tra và xác nhận số dư công nợ giữa các bên liên quan như doanh nghiệp - khách hàng hoặc nhà cung cấp. Thông qua biên bản này, các bên sẽ cùng nhau rà soát các khoản đã thanh toán, khoản còn nợ, từ đó thống nhất số liệu thực tế để làm căn cứ thanh toán hoặc xử lý các vấn đề phát sinh.

Biên bản xác nhận công nợ thường được lập định kỳ (hàng tháng, quý hoặc năm) hoặc theo yêu cầu khi có biến động lớn về công nợ. Đây cũng là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, hạn chế tranh chấp và đảm bảo tính chính xác của báo cáo kế toán.

Tải ngay: Download mẫu biên bản đối chiếu công nợ Excel, Word (2025)

2. Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word mới nhất

Việc sử dụng các mẫu biên bản xác nhận nợ có sẵn sẽ giúp tiết kiệm thời gian lập và chỉnh sửa tài liệu. Bạn chỉ cần tải xuống mẫu, chỉnh sửa thông tin theo nhu cầu của mình là có thể sử dụng được rồi. Dưới đây là các mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word thông dụng, phù hợp cho cả công ty và cá nhân.

2.1 Mẫu biên bản xác nhận công nợ công ty

Đây là mẫu biên bản thường được sử dụng khi doanh nghiệp cần đối chiếu công nợ với đối tác, nhà cung cấp hoặc khách hàng doanh nghiệp. Mẫu này đã được thiết kế đầy đủ các phần: thông tin các bên, nội dung công nợ, điều khoản xác nhận và chữ ký đại diện pháp lý. Bạn có thể tải về, điều chỉnh số liệu và thông tin phù hợp với thực tế.

Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ công ty: TẠI ĐÂY

Xem ngay: 7 mẫu file Excel quản lý thu chi công ty miễn phí, đơn giản

2.2 Mẫu biên bản xác nhận công nợ cá nhân

Ngoài công ty, nhiều trường hợp cần xác nhận công nợ giữa cá nhân với cá nhân hoặc cá nhân với tổ chức. Mẫu này thường đơn giản hơn nhưng vẫn đảm bảo các nội dung: thông tin người vay - người cho vay, số tiền nợ, thời hạn thanh toán và cam kết hai bên. Bạn có thể tải mẫu file Word, in ra và ký trực tiếp để làm căn cứ pháp lý rõ ràng.

Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ cá nhân:TẠI ĐÂY

Tìm hiểu ngay: 4 Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất

3. Các nội dung chính trong biên bản xác nhận nợ

Nội dung của mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word cần các thông tin cơ bản như sau:

1. Phần mở đầu:

• Tên văn bản: Biên bản xác nhận công nợ

• Căn cứ lập biên bản xác nhận công nợ

• Quốc hiệu, tiêu ngữ

2. Phần nội dung

• Địa điểm lập biên bản

• Ngày tháng năm

• Thông tin các bên liên quan: Tên, MST, địa chỉ, số CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu

• Xác nhận số nợ, giấy tờ chứng từ đi kèm

• Các nội dung khác trong trường hợp cụ thể

3. Phần kết

• Xác nhận số biên bản, giá trị biên bản được lập

• Chữ ký, họ tên các bên liên quan

Xem thêm: File mẫu bảng tổng hợp công nợ bằng Excel miễn phí

4. Khi nào cần lập mẫu biên bản xác nhận công nợ?

Biên bản xác nhận công nợ thường được lập định kỳ hoặc khi phát sinh nhu cầu đối chiếu số liệu để đảm bảo tính minh bạch giữa các bên. Một số thời điểm phổ biến cần lập biên bản này gồm:

• Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm: Để tổng hợp, đối chiếu số dư công nợ, chuẩn bị cho việc quyết toán, báo cáo tài chính.

• Khi phát sinh tranh chấp công nợ: Là căn cứ làm rõ số liệu, trách nhiệm thanh toán giữa các bên.

• Trước khi quyết toán hợp đồng lớn: Đảm bảo hai bên thống nhất số tiền thanh toán, tránh rủi ro khi kết thúc hợp đồng.

• Theo yêu cầu kiểm toán: Nhiều doanh nghiệp cần xác nhận công nợ khi thực hiện kiểm toán độc lập hoặc kiểm tra nội bộ.

• Việc lập mẫu biên bản xác nhận công nợ kịp thời và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động quản lý công nợ, hạn chế rủi ro tài chính và nâng cao uy tín trong quan hệ hợp tác.

Khám phá ngay: Mẫu báo cáo dòng tiền file Excel mới nhất 2025 (Tải miễn phí)

5. Một số lưu ý khi điền biên bản xác nhận công nợ

Để biên bản xác nhận công nợ có giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro phát sinh, doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý một số điểm sau khi soạn thảo và ký kết:

• Đối chiếu số liệu kỹ lưỡng: Kiểm tra chi tiết các khoản công nợ, số tiền đã thanh toán, số còn nợ và các chứng từ kèm theo trước khi xác nhận.

• Thông tin các bên đầy đủ: Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, chức vụ và thông tin liên hệ để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót.

• Ghi rõ thời gian xác nhận: Thời điểm lập biên bản cần cụ thể, đồng nhất với hồ sơ kế toán và báo cáo công nợ.

• Thỏa thuận trách nhiệm rõ ràng: Xác định thời hạn thanh toán, cam kết nghĩa vụ mỗi bên và điều khoản xử lý nếu phát sinh tranh chấp.

• Chữ ký và đóng dấu: Biên bản cần có chữ ký đầy đủ của các bên liên quan và đóng dấu công ty (nếu có) để đảm bảo giá trị pháp lý.

• Việc cẩn trọng trong quá trình điền và lưu trữ biên bản xác nhận công nợ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền minh bạch, tránh phát sinh nợ xấu hoặc rủi ro pháp lý không đáng có.

Kết luận.

Trên đây là những thông tin cơ bản về biên bản xác nhận công nợ mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần nắm rõ để đảm bảo minh bạch, hạn chế rủi ro tài chính và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Bạn có thể tải mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word hoặc Excel mà chúng tôi đã gợi ý trên đây để chỉnh sửa và áp dụng phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của mình.