2/7/2025
Mục lục bài viết
Chia sẻ bài viết
Trong quá trình làm việc, đặc biệt tại các doanh nghiệp và tổ chức, việc tạm ứng chi phí là nhu cầu thường xuyên và cần thiết. Để đảm bảo quy trình minh bạch, đầy đủ cơ sở pháp lý, mẫu giấy đề nghị tạm ứng luôn là biểu mẫu quan trọng mà bất cứ nhân viên hay bộ phận kế toán nào cũng cần nắm rõ. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Cogover tham khảo các mẫu đề nghị tạm ứng mới nhất.
Khi doanh nghiệp cần quản lý và minh bạch các khoản chi tạm ứng, việc sử dụng mẫu giấy đề nghị tạm ứng chuẩn theo quy định là vô cùng quan trọng. Tùy theo quy mô, quy định kế toán và nhu cầu nội bộ, doanh nghiệp có thể áp dụng các mẫu khác nhau: từ mẫu theo thông tư 133, 200 đến giấy đề nghị tạm ứng lương hoặc theo hợp đồng. Dưới đây là chi tiết các mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất 2025, bạn có thể dễ dàng tải về và sử dụng.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 133 thường được các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng. Đặc điểm của mẫu này là thiết kế ngắn gọn, bám sát quy định kế toán theo chuẩn mực đơn giản, dễ điền thông tin. Nội dung chính thường bao gồm: Thông tin người đề nghị, lý do tạm ứng, số tiền, cam kết hoàn ứng và xác nhận của phòng kế toán, giám đốc.
Giấy đề nghị tạm ứng này được ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2026 của Bộ tài chính hướng dẫn, giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, quyết toán và đối chiếu sổ sách khi cần.
Tải mẫu giấy tạm ứng theo Thông tư 133: TẠI ĐÂY
Tham khảo thêm: 7 mẫu file Excel quản lý thu chi công ty miễn phí, đơn giản
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 200 được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Phiếu đề nghị tạm ứng trên dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức hành chính sự nghiệp và các tổ chức, cá nhân khác có hoạt động kinh tế, tài chính.
Mẫu này thường chi tiết hơn, bổ sung thêm các mục như: Mã số phiếu, số hợp đồng liên quan, phòng ban, tài khoản chi phí. Nhờ vậy, quy trình phê duyệt và kiểm soát dòng tiền nội bộ trở nên minh bạch, hạn chế sai sót. Đây là mẫu được nhiều kế toán trưởng lựa chọn để đảm bảo tuân thủ quy định tài chính chặt chẽ.
Tải mẫu phiếu đề nghị tạm ứng theo Thông tư 200: TẠI ĐÂY
Ngoài các mẫu giấy tạm ứng theo Thông tư 133 và 200, doanh nghiệp cũng thường dùng giấy đề nghị tạm ứng lương. Mẫu này áp dụng cho các trường hợp nhân viên cần ứng trước tiền lương vì lý do cá nhân.
Nội dung khá đơn giản, chỉ cần ghi rõ thông tin nhân viên, phòng ban, số tiền tạm ứng, lý do và cam kết hoàn trả vào kỳ lương tiếp theo. Mẫu này không bắt buộc theo quy định thông tư, nhưng vẫn nên lưu trữ đầy đủ để minh bạch công nợ giữa công ty và người lao động.
Tải giấy đề nghị tạm ứng lương: TẠI ĐÂY
Đừng bỏ lỡ: 10 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí
Cuối cùng, mẫu đề nghị tạm ứng theo hợp đồng thường được dùng khi công ty chi ứng trước cho nhà thầu, đối tác hoặc nhân viên thực hiện dự án. Mẫu này sẽ đính kèm thông tin hợp đồng, số tiền ứng trước, tiến độ giải ngân và cam kết thanh toán. Nhờ vậy, cả hai bên đều dễ dàng theo dõi nghĩa vụ, tránh rủi ro tranh chấp. Doanh nghiệp nên sử dụng mẫu này kèm các phụ lục hợp đồng để đảm bảo hồ sơ thanh toán đầy đủ, thuận tiện cho quyết toán sau này.
Tải mẫu đề nghị tạm ứng theo hợp đồng: TẠI ĐÂY
Xem ngay: 7 file Excel quản lý bán hàng miễn phí, mới nhất
Để đảm bảo dòng tiền nội bộ luôn minh bạch, doanh nghiệp thường yêu cầu nhân viên, phòng ban lập giấy đề nghị tạm ứng trước khi sử dụng ngân sách cho mục đích công việc. Việc hiểu rõ khái niệm và nội dung cần có trên giấy đề nghị tạm ứng sẽ giúp quy trình phê duyệt, chi trả và quyết toán diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót. Dưới đây là những thông tin cơ bản bạn cần biết.
Giấy đề nghị tạm ứng là biểu mẫu dùng để cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp đề xuất được tạm ứng trước một khoản tiền từ quỹ công ty nhằm phục vụ các công việc cần thiết như công tác phí, chi phí mua sắm vật tư, ứng lương,… Đây là căn cứ để bộ phận kế toán kiểm tra, phê duyệt và thực hiện chi tiền tạm ứng, đồng thời quản lý công nợ nội bộ minh bạch hơn.
Thông thường, giấy đề nghị tạm ứng phải có chữ ký của người đề nghị, quản lý trực tiếp và kế toán trưởng hoặc giám đốc, tuỳ quy mô doanh nghiệp. Mẫu này cũng là một phần chứng từ quan trọng để đối chiếu, hoàn ứng khi công việc đã hoàn thành.
Một giấy đề nghị thanh toán tạm ứng đầy đủ, chuẩn theo quy định thường bao gồm những nội dung cơ bản sau:
Thông tin người đề nghị: Họ tên, bộ phận, chức vụ để xác định trách nhiệm cá nhân.
Mục đích tạm ứng: Nêu rõ lý do chi, công việc cụ thể, số hợp đồng hoặc dự án liên quan (nếu có).
Số tiền tạm ứng: Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ để tránh nhầm lẫn.
Thời hạn hoàn ứng: Thời gian cam kết hoàn trả và quyết toán khoản tạm ứng.
Chữ ký xác nhận: Cần có chữ ký của người đề nghị, quản lý bộ phận, kế toán và lãnh đạo có thẩm quyền duyệt chi.
Sau khi hoàn tất, giấy đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển tới kế toán trưởng để xem xét và đề xuất giám đốc duyệt chi. Dựa trên quyết định của giám đốc, kế toán sẽ lập phiếu chi kèm theo giấy tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ để thực hiện chi.
Khi phát sinh nhu cầu chi tiêu cho công việc, việc thực hiện thủ tục đề nghị thanh toán tạm ứng đúng quy trình giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách chặt chẽ, minh bạch và tránh phát sinh công nợ tồn đọng. Dưới đây là các bước cơ bản để nhân viên hoặc phòng ban dễ dàng thực hiện:
Bước 1: Lập giấy đề nghị tạm ứng
Nhân viên hoặc người nhận tạm ứng lập giấy đề nghị theo mẫu quy định (mẫu số 04-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC). Trên giấy cần ghi rõ mục đích tạm ứng, số tiền, thời gian hoàn ứng và các giấy tờ chứng minh liên quan.
Bước 2: Ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị cần được trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận phê duyệt, xác nhận tính hợp lý của khoản chi. Sau đó, giấy sẽ được chuyển sang bộ phận kế toán để kiểm tra.
Bước 3: Trình lên ban giám đốc
Nếu giấy đề nghị đã được bộ phận kế toán kiểm tra và hợp lệ, kế toán sẽ trình lên ban giám đốc. Ban giám đốc xem xét và ra quyết định phê duyệt hoặc từ chối.
Bước 4: Lập phiếu chi
Khi đã được giám đốc phê duyệt, phòng kế toán sẽ lập phiếu chi để làm căn cứ chi tiền tạm ứng. Phiếu chi cần đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ.
Bước 5: Chi tiền tạm ứng
Thủ quỹ thực hiện chi tiền cho người nhận tạm ứng. Cả hai bên phải ký nhận và thủ quỹ phải đóng dấu “đã thanh toán” để xác nhận hoàn tất.
Bước 6: Lưu trữ chứng từ
Phòng kế toán lưu trữ phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt, đồng thời theo dõi chi tiết công nợ tạm ứng của từng cá nhân.
Bước 7: Lập giấy thanh toán tạm ứng
Sau khi công việc đã hoàn thành, người nhận tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng, chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ gốc để trình duyệt.
Bước 8: Kiểm tra giấy tờ thanh toán
Kế toán kiểm tra tính chính xác của các giấy tờ thanh toán: số tiền chi thực tế, hóa đơn, chứng từ liên quan và số dư tạm ứng (nếu có).
Bước 9: Phê duyệt giấy thanh toán
Khi đã xác thực hồ sơ đầy đủ, chính xác, kế toán trưởng kiểm tra lại lần cuối, sau đó trình ban giám đốc phê duyệt để thanh toán dứt điểm.
Bước 10: Lập phiếu thu, phiếu chi quyết toán
Kế toán lập phiếu thu hoặc phiếu chi tùy thuộc phần chênh lệch (thừa hoặc thiếu) để thu hồi hoặc chi thêm. Phiếu cần có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
Bước 11: Quyết toán tạm ứng và lưu hồ sơ
Cuối cùng, người nhận tạm ứng ký tên và hoàn trả số tiền thừa (nếu có) hoặc nhận thêm số còn thiếu. Phiếu thu, phiếu chi phải đóng dấu “đã thanh toán” trước khi lưu lại hồ sơ kế toán.
Quy trình lập giấy đề nghị tạm ứng tuy không quá phức tạp nhưng nếu không kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp dễ phát sinh rủi ro công nợ hoặc thất thoát quỹ tiền mặt. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà nhân viên, kế toán và quản lý nên ghi nhớ khi thực hiện thủ tục thanh toán tạm ứng:
Xác định mục đích rõ ràng: Khoản tạm ứng chỉ nên dùng cho chi phí thực sự cần thiết và phục vụ mục đích công việc. Mọi giấy đề nghị tạm ứng đều cần ghi rõ lý do, đính kèm chứng từ hoặc hợp đồng liên quan (nếu có).
Điền đầy đủ thông tin: Người đề nghị cần điền đúng và đủ các trường bắt buộc: họ tên, bộ phận, số tiền, thời gian hoàn ứng, chữ ký. Thông tin không rõ ràng sẽ làm quy trình phê duyệt bị kéo dài.
Chấp hành thời hạn hoàn ứng: Doanh nghiệp nên quy định thời gian hoàn ứng cụ thể (thường trong tháng hoặc trong thời gian dự án kết thúc). Nhân viên phải chủ động nộp đầy đủ hóa đơn, chứng từ quyết toán đúng hạn để tránh công nợ tồn đọng.
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Các giấy tờ tạm ứng, phiếu chi, chứng từ thanh toán cần lưu trữ khoa học. Điều này không chỉ phục vụ kiểm tra nội bộ mà còn rất quan trọng khi doanh nghiệp quyết toán thuế hoặc kiểm toán.
Phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán: Trong suốt quá trình tạm ứng – chi tiêu – quyết toán, nhân viên nên trao đổi thường xuyên với kế toán để đảm bảo chứng từ hợp lệ, tránh sai sót phải chỉnh sửa nhiều lần.
Như đã trình bày ở trên, có thể thấy quy trình làm thủ tục đề nghị và thanh toán tạm ứng thường trải qua nhiều bước phê duyệt, kiểm tra, đối chiếu chứng từ. Nếu vẫn thực hiện theo cách truyền thống như điền mẫu giấy, chuyển tay, xin chữ ký trực tiếp, doanh nghiệp sẽ dễ gặp tình trạng mất kiểm soát dòng tiền, tồn đọng hồ sơ, tốn nhiều thời gian chờ đợi, nhất là khi xử lý các khoản tạm ứng có giá trị lớn hoặc phát sinh liên tục.
Thay vì quản lý thủ công, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi sang nền tảng hiện đại như phần mềm Cogover Process cho phép số hoá 100% quy trình nội bộ của doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác và dễ quản lý. Đây là giải pháp giúp xây dựng và số hóa luồng phê duyệt theo chuẩn hóa, đảm bảo minh bạch và tiết kiệm thời gian vận hành.
Cogover Process giúp tự động hóa quy trình tạm ứng như thế nào?
Thiết kế quy trình linh hoạt: Công nghệ Low code/No code giúp thiết kế luồng phê duyệt đa cấp, phân quyền theo phòng ban, vị trí mà không cần viết code. Mọi bước ký duyệt, thông báo, phê duyệt đều tự động chạy theo quy trình đã thiết lập.
Phê duyệt mọi lúc, mọi nơi: Quy trình phê duyệt được luân chuyển tự động qua email, thông báo nội bộ hoặc app di động. Lãnh đạo và kế toán có thể xem xét, ký duyệt nhanh mà không bị gián đoạn công việc.
Quản lý và giám sát tập trung: Theo dõi tiến độ và hiệu suất của từng quy trình thông qua bảng điều khiển trực quan. Định nghĩa và giám sát các chỉ số SLA (Service Level Agreement) để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Lưu trữ hồ sơ tập trung: Toàn bộ chứng từ, hóa đơn, phiếu thu - chi được lưu điện tử, dễ tra cứu khi cần quyết toán hoặc phục vụ kiểm toán.
Dựa trên các mẫu giấy đề nghị tạm ứng gợi ý trên đây, hy vọng doanh nghiệp sẽ dễ dàng lựa chọn mẫu phù hợp để sử dụng. Đồng thời, chuẩn hóa quy trình tạm ứng, đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định kế toán. Để tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ, tránh sai sót và tối ưu kiểm soát dòng tiền, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình tạm ứng với phần mềm Cogover Process - giải pháp linh hoạt giúp số hóa toàn bộ biểu mẫu, phê duyệt và lưu trữ hồ sơ minh bạch, chuyên nghiệp.
Chủ Nguyễn là chuyên gia tư vấn giải pháp phần mềm quản trị trong lĩnh vực SaaS. Anh đã có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản trị - điều hành tổ chức hiệu quả.
Các bài viết liên quan
Giải pháp tùy biến và hợp nhất
Số hóa và tự động hóa hoàn toàn công tác vận hành và quản trị doanh nghiệp với Cogover!
Bắt đầu đổi mới phương thức vận hành và tự chủ hệ thống quản trị công việc của bạn
© 2025 Cogover LLC
