7/11/2025
Mục lục bài viết
Chia sẻ bài viết
Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ kế toán dùng để đề xuất chi trả các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng giúp kế toán kiểm soát dòng tiền, đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ của khoản thanh toán. Trong bài viết này, Cogover giúp bạn hiểu rõ giấy đề nghị thanh toán là gì cũng như gợi ý các mẫu biểu mới nhất theo quy định, dễ dàng tải xuống và sử dụng miễn phí.
Giấy đề nghị thanh toán là một chứng từ kế toán nội bộ, được lập nhằm đề xuất chi trả các khoản chi phí đã phát sinh hoặc tạm ứng trong doanh nghiệp. Đây là căn cứ để kế toán xem xét, kiểm tra và thực hiện việc thanh toán cho cá nhân hoặc bộ phận có liên quan.
Thông thường, giấy đề nghị thanh toán được sử dụng khi nhân viên hoặc phòng ban đã chi trước một khoản tiền cho công việc chung (như mua vật tư, tổ chức sự kiện, công tác phí...) và cần hoàn lại, hoặc khi đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp.
Chứng từ này có giá trị giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ và tuân thủ quy định kế toán - tài chính hiện hành. Ngoài ra, giấy đề nghị thanh toán cũng là bằng chứng quan trọng trong quá trình kiểm toán nội bộ và quyết toán thuế.
Tùy theo loại hình doanh nghiệp và chế độ kế toán áp dụng, mẫu giấy đề nghị thanh toán sẽ có những quy định và biểu mẫu khác nhau. Việc sử dụng đúng mẫu theo thông tư của Bộ Tài chính không chỉ giúp chứng từ hợp lệ về mặt pháp lý, mà còn thuận tiện cho công tác hạch toán và kiểm toán sau này. Dưới đây là các mẫu giấy đề nghị thanh toán chuẩn mới nhất mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
Thông tư 107/2017/TT-BTC áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp, quy định mẫu 05-TT dùng cho các khoản tạm ứng và thanh toán chi tiêu ngân sách. Mẫu này ghi rõ họ tên người đề nghị, nội dung chi, số tiền, nguồn kinh phí và có xác nhận của kế toán trưởng cùng thủ trưởng đơn vị.
Xem thêm: 7 mẫu file Excel quản lý thu chi công ty miễn phí, đơn giản
Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp lớn và vừa. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư này được trình bày chi tiết, gồm các phần: thông tin người đề nghị, nội dung thanh toán, tổng số tiền bằng số và chữ, danh mục chứng từ kèm theo và phần phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, quy định mẫu biểu đơn giản hơn để phù hợp quy mô tổ chức. Mẫu này tập trung vào thông tin người đề nghị, nội dung chi, tổng số tiền đề nghị thanh toán và phần xác nhận của kế toán, giám đốc.
Thông tư 79/2019/TT-BTC hướng dẫn quy trình quản lý, thanh toán vốn đầu tư sử dụng ngân sách nhà nước. Mẫu giấy đề nghị thanh toán trong thông tư này chủ yếu áp dụng cho các dự án đầu tư công, gồm đầy đủ thông tin về hạng mục, giá trị khối lượng hoàn thành, giá trị đề nghị thanh toán, và được ký xác nhận bởi chủ đầu tư và Kho bạc Nhà nước.
Tìm hiểu thêm: 4 Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các khoản chi phí và công tác tạm ứng. Để đảm bảo minh bạch, kiểm soát chi tiêu và hợp lệ về mặt kế toán, việc lập giấy đề nghị thanh toán là bắt buộc trước khi kế toán thực hiện chi trả. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả mà còn hạn chế sai sót, gian lận trong quá trình thanh toán nội bộ.
Doanh nghiệp sẽ cần lập giấy đề nghị thanh toán trong các trường hợp sau:
Hoàn ứng: Khi nhân viên hoặc phòng ban đã tạm ứng trước để thực hiện công việc (mua vật tư, chi phí công tác, sự kiện,...) và cần thanh toán lại phần tiền đã chi.
Thanh toán cho nhà cung cấp: Khi đến hạn chi trả theo hợp đồng mua hàng, dịch vụ, bảo trì, thuê ngoài...
Chi phí nội bộ: Khi phát sinh các khoản chi nhỏ như điện, nước, văn phòng phẩm, tiếp khách, vận chuyển,... cần được thanh toán trực tiếp.
Thanh toán tạm ứng dự án: Trong các đơn vị hành chính hoặc dự án đầu tư công, giấy đề nghị thanh toán là căn cứ để Kho bạc Nhà nước giải ngân.
Người lập giấy đề nghị thanh toán thường là cá nhân hoặc bộ phận phát sinh chi phí, trực tiếp thực hiện việc mua sắm, chi tiêu hoặc nhận tạm ứng. Sau khi điền đầy đủ thông tin và đính kèm chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng,...), hồ sơ được chuyển đến:
Kế toán: Kiểm tra tính hợp lệ, đối chiếu chứng từ và xác nhận số tiền đề nghị thanh toán.
Người có thẩm quyền phê duyệt (Trưởng bộ phận, Giám đốc tài chính hoặc Giám đốc): Xem xét, ký duyệt để làm căn cứ cho kế toán thực hiện chi trả.
Xem thêm:
Khi lập giấy đề nghị thanh toán, người lập cần đảm bảo các thông tin sau để chứng từ hợp lệ và được kế toán phê duyệt nhanh chóng:
Ghi rõ họ tên, chức vụ, phòng ban của người đề nghị thanh toán.
Nêu ngày, tháng, năm lập giấy đề nghị.
Trình bày nội dung và lý do thanh toán (ví dụ: hoàn ứng công tác phí, thanh toán hợp đồng dịch vụ, mua sắm vật tư,...).
Ghi số tiền đề nghị thanh toán bằng số và bằng chữ.
Liệt kê các chứng từ kèm theo: hóa đơn, hợp đồng, phiếu chi, bảng kê,...
Ghi rõ phương thức thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản (nếu chuyển khoản cần nêu số tài khoản, tên ngân hàng, chi nhánh).
Xác định nguồn chi và đối tượng thanh toán (bộ phận, dự án, hoặc nhà cung cấp liên quan).
Ghi họ tên, chức vụ người duyệt (kế toán trưởng, giám đốc hoặc người có thẩm quyền).
Ký đầy đủ các phần: người lập, kế toán kiểm tra, kế toán trưởng và giám đốc.
Trong nhiều doanh nghiệp, việc lập và duyệt giấy đề nghị thanh toán vẫn được thực hiện thủ công trên file Word, Excel hoặc giấy tờ in ấn. Quy trình này dễ phát sinh sai sót, thất lạc chứng từ, trùng lặp dữ liệu và mất nhiều thời gian chờ ký duyệt giữa các phòng ban. Đặc biệt, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, việc quản lý hàng trăm đề nghị thanh toán mỗi tháng trở thành gánh nặng cho bộ phận kế toán và hành chính.
Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu số hóa quy trình thanh toán để nâng cao hiệu quả quản trị, tăng tính minh bạch và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
Với Cogover Process, toàn bộ quy trình được tự động hóa 100%, từ khâu tạo, phê duyệt, đến lưu trữ chứng từ.
Nhân viên có thể tạo và gửi đề nghị thanh toán online, đính kèm hóa đơn, hợp đồng ngay trên hệ thống.
Hồ sơ sẽ tự động luân chuyển đến đúng người duyệt theo cấp phê duyệt đã thiết lập, đảm bảo minh bạch và đúng quy trình.
Ban lãnh đạo có thể phê duyệt mọi lúc, mọi nơi trên máy tính hoặc điện thoại mà không cần chờ hồ sơ giấy.
Hệ thống tự động nhắc hạn xử lý, ghi nhận lịch sử duyệt, và lưu trữ toàn bộ chứng từ an toàn trên nền tảng số, giúp loại bỏ rủi ro thất lạc và tiết kiệm chi phí lưu trữ truyền thống.
Dữ liệu được bảo mật nhiều lớp, giúp doanh nghiệp yên tâm khi số hóa quy trình tài chính - kế toán.
Công nghệ No-code cho phép doanh nghiệp dễ dàng tạo và tùy chỉnh quy trình chỉ bằng thao tác kéo - thả, mà không cần code.
Nhờ đó, Cogover Process không chỉ giúp loại bỏ hoàn toàn thao tác thủ công lặp lại, mà còn nâng tầm khả năng phối hợp liên phòng ban, tạo nên một hệ thống quản trị thanh toán hiện đại, minh bạch và vận hành trơn tru trong kỷ nguyên số.
Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình tài chính. Việc nắm rõ các mẫu biểu theo quy định, cách lập và phê duyệt đúng chuẩn sẽ giúp quy trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn. Trong thời đại chuyển đổi số, số hóa quy trình thanh toán bằng Cogover Process chính là bước đi giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị toàn diện.
Đừng bỏ lỡ:
Chủ Nguyễn là chuyên gia tư vấn giải pháp phần mềm quản trị trong lĩnh vực SaaS. Anh đã có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản trị - điều hành tổ chức hiệu quả.
Các bài viết liên quan
Giải pháp tùy biến và hợp nhất
Số hóa và tự động hóa hoàn toàn công tác vận hành và quản trị doanh nghiệp với Cogover!
Bắt đầu đổi mới phương thức vận hành và tự chủ hệ thống quản trị công việc của bạn
© 2025 Cogover LLC
