Download mẫu biên bản đối chiếu công nợ Excel, Word (2025)

Biên bản đối chiếu công nợ là một chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp và đối tác cùng xác nhận số liệu công nợ thực tế, từ đó làm căn cứ thanh toán, quyết toán đúng hạn. Bài viết này Cogover sẽ chia sẻ các mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất. Ngoài ra là nội dung, nguyên tắc cũng như quy trình thực hiện đối chiếu công nợ. Cùng tìm hiểu ngay!

1. Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ bằng Excel, Word

Để việc đối chiếu công nợ trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn, nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn các mẫu biên bản đối chiếu công nợ có sẵn dưới dạng file Word hoặc Excel. Việc sử dụng các mẫu này giúp đảm bảo đầy đủ thông tin, dễ chỉnh sửa và lưu trữ hồ sơ minh bạch, từ đó hạn chế rủi ro tranh chấp phát sinh. Tùy thuộc vào đối tác và nhu cầu thực tế, bạn có thể tham khảo các mẫu tiếng Việt hoặc tiếng Anh phù hợp dưới đây.

1.1 Mẫu biên bản đối chiếu công nợ tiếng Việt

Đây là mẫu phổ biến được hầu hết doanh nghiệp sử dụng khi làm việc với đối tác trong nước. Mẫu biên bản thường có đầy đủ các thông tin cơ bản như tên công ty, bên đối tác, số liệu công nợ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ và phần xác nhận, chữ ký. Sử dụng mẫu này bằng tiếng Việt giúp các bên dễ dàng trao đổi, rà soát và lưu trữ hồ sơ đúng quy định kế toán.

Tải bảng đối chiếu công nợ tiếng Việt: TẠI ĐÂY

Xem thêm: 4 Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất

1.2 Mẫu biên bản đối chiếu công nợ tiếng Anh

Với các doanh nghiệp có giao dịch quốc tế, mẫu biên bản đối chiếu công nợ tiếng Anh là cần thiết để tránh hiểu lầm và minh bạch số liệu với đối tác nước ngoài. Mẫu thường được trình bày gọn gàng, dễ chỉnh sửa, đảm bảo truyền đạt đầy đủ thông tin như số liệu công nợ, nghĩa vụ thanh toán, thời hạn đối chiếu, chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

Tải mẫu đối chiếu công nợ tiếng Anh: TẠI ĐÂY

Tham khảo ngay: 7 mẫu file Excel quản lý thu chi công ty miễn phí, đơn giản

2. Biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản quan trọng trong hoạt động kế toán, được lập khi doanh nghiệp và đối tác cùng xác nhận số liệu công nợ phát sinh giữa hai bên tại một thời điểm nhất định. Thông qua biên bản này, các bên sẽ rà soát lại số dư đầu kỳ, các khoản phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ và cam kết tính đúng đắn của các khoản công nợ.

Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ thường được sử dụng như cơ sở pháp lý để làm căn cứ thanh toán, quyết toán hoặc xử lý các khoản nợ tồn đọng, hạn chế tranh chấp không đáng có. Ngoài ra, đây cũng là tài liệu bắt buộc cần lưu trữ cùng hồ sơ kế toán để phục vụ kiểm toán, quyết toán thuế và các thủ tục pháp lý khác khi cần thiết.

3. Quy định về đối chiếu công nợ

Để quá trình quản lý và thanh toán công nợ minh bạch, doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định và tuân thủ đầy đủ nguyên tắc đối chiếu. Dưới đây là những điểm quan trọng bạn không nên bỏ qua.

3.1 Nguyên tắc đối chiếu công nợ

Khi thực hiện đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc cơ bản để tránh sai sót, thất thoát hoặc phát sinh tranh chấp ngoài ý muốn. Cụ thể:

• Thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ, thường là cuối tháng, cuối quý hoặc trước thời điểm thanh toán.

• Thống nhất phương pháp đối chiếu, phạm vi công nợ cần xác nhận.

• Số liệu công nợ phải được đối chiếu với đầy đủ chứng từ gốc liên quan (hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu chi).

• Kết quả đối chiếu phải có xác nhận, chữ ký và con dấu của các bên liên quan.

• Mọi điều chỉnh số liệu (nếu có) phải ghi rõ trong biên bản đối chiếu để lưu trữ làm căn cứ pháp lý.

3.2 Nội dung bảng đối chiếu công nợ

Một bảng đối chiếu công nợ đầy đủ và hợp lệ cần thể hiện rõ các thông tin quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và có giá trị pháp lý. Thông thường, bảng đối chiếu công nợ sẽ bao gồm:

• Thông tin của doanh nghiệp lập bảng và thông tin bên đối tác.

• Thời gian, địa điểm thực hiện đối chiếu.

• Số dư công nợ đầu kỳ, các khoản phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.

• Diễn giải chi tiết theo từng hợp đồng, chứng từ liên quan (nếu cần).

• Phần cam kết xác nhận số liệu chính xác và trách nhiệm thanh toán.

• Chữ ký, họ tên, chức danh đại diện các bên và con dấu (nếu có).

4. Quy trình thực hiện bảng đối chiếu công nợ

Bước 1: Chuẩn bị mẫu biên bản đối chiếu công nợ

Trước khi lập biên bản, doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu biên bản đối chiếu công nợ. Bạn có thể tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ ở phía trên về máy để có thể điền các thông tin cần thiết.

Bước 2: Xác định các khoản công nợ giữa 2 bên

Sau khi chuẩn bị mẫu biên bản, doanh nghiệp điền các khoản phải thu và phải trả, cụ thể:

• Số tiền phải thu: là khoản tiền mà bên kia phải thanh toán cho doanh nghiệp

• Số tiền phải trả: là khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán cho đối tác

Bước 3: So sánh và đối chiếu công nợ

Doanh nghiệp thực hiện đối chiếu sổ sách kế toán của 2 bên nhằm đảm bảo các khoản công nợ khớp nhau về giá trị, nội dung và thời gian giao dịch. Đồng thời kiểm tra xem có sự khác biệt hay sai sót nào giữa các khoản đã ghi nhận không.

Bước 4: Liệt kê và ghi nhận sai sót (nếu có)

Trường hợp phát hiện sai sót sẽ cần ghi rõ vào biên bản các nội dung sau:

• Nội dung sai sót: Mô tả cụ thể các khoản công nợ bị sai, khoản tiền hoặc thông tin giao dịch không khớp

• Nguyên nhân sai sót: Đưa ra các lý do cụ thể dẫn đến sai sót

Bước 5: Xử lý các sai sót

Quá trình xử lý sai sót thường bao gồm các nội dung sau:

• Điều chỉnh số liệu hoặc cập nhật thông tin cho đúng nếu có sai sót về nhập liệu hoặc nhầm lẫn

• Đưa ra biện pháp xử lý đối với khoản tiền thừa hoặc thiếu

• Đảm bảo các bên đồng thuận 

Kết luận.

Có thể thấy, biên bản đối chiếu công nợ không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát số liệu, hạn chế tranh chấp và đảm bảo uy tín trong quan hệ hợp tác. Hy vọng với các mẫu biên bản đối chiếu công nợ Cogover đã gợi ý trên đây, doanh nghiệp sẽ lựa chọn và sử dụng mẫu phù hợp với nhu cầu của mình.