Top 5 phần mềm CRM bất động sản uy tín nhất 2025

Trong những năm trở lại đây, bất động sản là một trong những ngành có nhu cầu sử dụng CRM nhiều nhất tại Việt Nam. Tuy nhiên, kinh doanh bất động sản vốn là lĩnh vực khá đặc thù - nơi trao đổi mua bán các tài sản có giá trị lớn và vòng đời khách hàng thường kéo dài khá lâu. Điều này đòi hỏi một hệ thống CRM có khả năng tùy chỉnh sâu và giải quyết các bài toán nghiệp vụ về mua bán, quản lý tài sản, dự án… 

Trong bài viết dưới đây, Cogover sẽ tổng hợp 5 phần mềm CRM bất động sản uy tín, tốt nhất hiện nay để doanh nghiệp có thể tham khảo và lựa chọn.

1. Phần mềm CRM bất động sản là gì?

Phần mềm CRM bất động sản là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng được thiết kế chuyên biệt cho ngành bất động sản. Phần mềm này giúp quản lý toàn bộ quá trình tương tác giữa người mua, người bán, môi giới, đại lý phân phối, nhà phát triển dự án và các tổ chức tài chính, từ giai đoạn tiếp cận đến chốt giao dịch và hậu mãi.

Một CRM cho bất động sản tốt là phần mềm không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin khách hàng cơ bản, mà còn phải có khả năng giải quyết được bài toán trong các nghiệp vụ bất động sản cụ thể (mua bán, cho thuê, quản lý tài sản...).

• Quản lý danh sách sản phẩm, bảng hàng theo từng dự án

• Phân phối và theo dõi lead theo từng chiến dịch marketing

• Quản lý pipeline bán hàng theo từng giai đoạn giao dịch

• Tự động hóa nhắc việc, chăm sóc khách, gửi tài liệu

• Tạo báo cáo theo nhu cầu của ban quản lý và nhà đầu tư

Đặc biệt, tùy theo mô hình hoạt động (môi giới, đầu tư, phân phối, cho thuê hoặc quản lý tài sản), phần mềm CRM bất động sản có thể tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng yêu cầu chuyên sâu, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, tăng tỉ lệ chốt sale, nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng hệ thống bán hàng bài bản, bền vững.

Trải nghiệm CRM cho bất động sản có khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ

2. Khó khăn của doanh nghiệp bất động sản khi không có CRM

Trong ngành bất động sản - nơi mỗi giao dịch đều có giá trị lớn, chu kỳ bán hàng dài và yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều phòng ban. Việc thiếu một hệ thống CRM chuyên biệt không chỉ gây rối loạn quản lý mà còn làm mất cơ hội, thất thoát doanh thu và suy giảm uy tín doanh nghiệp.

Dưới đây là những khó khăn lớn mà doanh nghiệp bất động sản thường gặp phải khi không có CRM:

2.1 Không theo sát được chu kỳ mua dài và phức tạp

Khách hàng bất động sản không ra quyết định trong ngày một ngày hai. Họ tìm hiểu, đi xem nhiều dự án, so sánh giá – tiện ích – pháp lý – phương thức thanh toán. Nếu không có CRM để lưu trữ toàn bộ lịch sử tương tác, nhu cầu, điểm chạm và tài liệu đã gửi, môi giới rất dễ "quên khách" hoặc tư vấn thiếu cá nhân hóa, khiến khách chuyển sang đối thủ khác.

2.2 Rủi ro thất lạc khách hàng giới thiệu và mối quan hệ cá nhân

Một phần lớn giao dịch bất động sản đến từ giới thiệu cá nhân, mối quan hệ thân quen, hoặc khách hàng cũ quay lại. Nếu không có CRM để theo dõi mạng lưới giới thiệu – ai giới thiệu ai, trạng thái xử lý ra sao, doanh nghiệp không chỉ mất khách mà còn khó xây dựng hệ thống chăm sóc thân thiết và phát triển vòng lặp giới thiệu mới.

2.3. Quy trình nội bộ rời rạc, dễ lỗi khi không có hệ thống điều phối

Từ khi khách đặt cọc đến lúc ký hợp đồng và bàn giao nhà, quy trình bất động sản thường qua nhiều bộ phận: sales – pháp lý – kế toán – chăm sóc KH. Nếu không có CRM để trigger cảnh báo, giao task, nhắc việc và đồng bộ dữ liệu, doanh nghiệp sẽ đối mặt với sai sót hồ sơ, chậm trễ, mất uy tín và rủi ro pháp lý.

2.4. Không kiểm soát được trạng thái sản phẩm và bảng hàng theo thời gian thực

Doanh nghiệp thường quản lý hàng trăm căn hộ, lô đất hoặc tòa nhà cho thuê. Khi không có CRM tích hợp bảng hàng – trạng thái giữ chỗ – cập nhật giá – lịch thanh toán..., sales phải tra cứu thủ công hoặc chờ cập nhật từ bộ phận khác, gây chậm trễ và bỏ lỡ cơ hội chốt sale.

2.5. Khó đo lường hiệu quả chiến dịch marketing & nguồn khách hàng thực sự hiệu quả

Doanh nghiệp bất động sản thường đầu tư mạnh vào quảng cáo, sàn giao dịch, hội chợ, và chạy đa kênh (Facebook, Zalo, Google Ads...). Nhưng nếu không có CRM gắn tracking và đo lường theo từng nguồn, bạn sẽ không biết ngân sách đang đổ vào đâu hiệu quả – đâu lãng phí – và không tối ưu được ROI.

2.6. Không có hệ thống chăm sóc khách sau bán – đánh mất cơ hội bán lại và bán chéo

Với giá trị sản phẩm cao, khách mua bất động sản cũng thường có nhu cầu tiếp theo: đầu tư thêm, giới thiệu bạn bè, mua để cho thuê, hoặc sử dụng các dịch vụ kèm theo (nội thất, pháp lý...). Nếu không có CRM để duy trì liên lạc và chăm sóc đúng lúc, doanh nghiệp mất trắng các cơ hội bán lại và bán chéo.

3. CRM mang lại lợi ích như thế nào cho chuyên gia môi giới bất động sản?

Trong kinh doanh bất động sản, việc xây dựng niềm tin, duy trì mối quan hệ cá nhân và chốt giao dịch đúng thời điểm là yếu tố sống còn. Tuy nhiên, khi danh sách khách hàng ngày càng dài và các dự án phân phối ngày càng phức tạp, môi giới sẽ khó duy trì hiệu suất nếu chỉ làm việc bằng sổ tay, Excel hay Zalo. Đây chính là lúc phần mềm CRM bất động sản phát huy tối đa giá trị.

3.1 Ghi nhớ 100% lịch sử khách hàng, không bỏ sót bất kỳ lead nào

CRM giúp lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng: nguồn gốc, nhu cầu, tài chính, hành vi tìm hiểu, lịch sử gọi điện – trao đổi – gửi bảng hàng… Mỗi lead đều có timeline rõ ràng, giúp môi giới theo sát hành trình của khách và dễ dàng phân loại ưu tiên. Không còn tình trạng “bị trôi khách” hay nhầm lẫn giữa các dự án.

3.2. Tự động hóa nhắc việc, follow-up đúng thời điểm

Trong bất động sản, thời gian là yếu tố then chốt để chốt deal. CRM hỗ trợ tự động gửi nhắc lịch gọi lại, gửi thông tin mới, follow-up khách hàng sau khi xem nhà hoặc sau một thời gian im lặng. Điều này giúp môi giới luôn đi trước một bước và duy trì mối quan hệ liên tục, chuyên nghiệp.

3.3. Quản lý giỏ hàng và dự án phân phối dễ dàng

CRM tích hợp bảng hàng theo từng dự án, trạng thái từng sản phẩm (đã giữ chỗ, đã bán, đang trống), kèm theo tài liệu, hình ảnh, chính sách bán hàng. Môi giới có thể tra cứu ngay lập tức khi tư vấn, gửi tài liệu cho khách chỉ trong vài phút, tiết kiệm thời gian và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

3.4. Cải thiện hiệu suất cá nhân và đội nhóm sale

CRM giúp mỗi môi giới biết rõ mình đang có bao nhiêu khách tiềm năng, đang chăm bao nhiêu khách, tỷ lệ chốt là bao nhiêu. Quản lý đội nhóm cũng dễ dàng phân bổ lead công bằng, theo dõi hiệu suất từng người theo thời gian thực. Dữ liệu rõ ràng giúp tối ưu cách làm việc, tăng hiệu quả gấp nhiều lần.

3.5. Tăng độ chuyên nghiệp gây ấn tượng với khách hàng

Khi môi giới sử dụng CRM, mọi dữ liệu được trình bày rõ ràng, tài liệu được gửi đúng lúc, thông tin tư vấn chính xác – điều này tạo cảm giác chuyên nghiệp và tin cậy. Khách sẽ dễ mở lòng, tăng khả năng gắn bó và giới thiệu thêm người quen.

3.6. Chăm sóc sau bán hiệu quả, mở rộng mạng lưới khách hàng thân thiết

Một giao dịch thành công chưa phải là hết. CRM hỗ trợ chăm sóc khách sau bán, ghi nhớ lịch thanh toán, ngày bàn giao, nhắc lịch kỷ niệm, sinh nhật... Từ đó xây dựng mối quan hệ thân thiết dài lâu và mở ra cơ hội bán chéo, bán lại hoặc nhận khách qua giới thiệu.

4. TOP 5 phần mềm CRM bất động sản uy tín nhất

4.1 Cogover CRM - Phần mềm CRM bất động sản tốt nhất

Cogover CRM là nền tảng quản lý quan hệ khách hàng thế hệ mới được phát triển trên công nghệ No-code/Low-code kết hợp AI, cho phép doanh nghiệp bất động sản dễ dàng tùy chỉnh, mở rộng và tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành - từ quản lý khách hàng tiềm năng, giao dịch đến chăm sóc sau bán hàng. 

Dưới đây là những tính năng nổi bật giúp Cogover trở thành lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp bất động sản.

📌 Quản lý thông tin khách hàng tiềm năng

Cogover CRM cho phép thu thập, đồng bộ và quản lý toàn bộ dữ liệu khách hàng tiềm năng từ nhiều kênh (website, social, Zalo OA…). Hệ thống tự động phân loại theo nguồn, trạng thái, nhóm sản phẩm quan tâm và phân bổ lead tự động đến đúng nhân viên phụ trách dựa trên điều kiện cấu hình trước.

Điều này giúp quản lý và nhân viên giảm thời gian xử lý công việc, tăng tốc độ phản hồi và không bỏ sót khách hàng tiềm năng

📌 Quản lý bán hàng

Với khả năng tùy biến cao, Cogover CRM cung cấp hệ thống quản lý bán hàng xuyên suốt, trực quan và dễ tùy chỉnh theo đặc thù của kinh doanh bất động sản như:

• Cơ hội bán hàng và pipeline theo từng dự án

• Danh mục sản phẩm: nhà ở, biệt thự, shophouse, đất nền...

• Quản lý bảng giá, chính sách bán hàng, hoa hồng

• Quản lý đối tác môi giới, chủ đầu tư, đơn vị thi công

• Báo giá, hợp đồng, đặt cọc, thanh toán

• Quản lý trạng thái và lịch sử đơn hàng

Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng thiết kế luồng bán hàng phù hợp với từng mô hình kinh doanh bất động sản.

📌 Quản lý tương tác với khách hàng

Mọi tương tác với khách hàng đều được ghi nhận, sắp xếp và theo dõi một cách mạch lạc giúp đội ngũ của doanh nghiệp không bao giờ bỏ lỡ cơ hội nào

• Lưu trữ lịch sử tương tác: Lưu trữ mọi hành động, ghi chú, cuộc gọi, email, tin nhắn của bản ghi.

• Click-to-Call trên CRM: Tích hợp tổng đài với CRM cho phép gọi điện trực tiếp ngay trên Cogover, lưu lại toàn bộ lịch sử cuộc gọi, file ghi âm phục vụ quản lý.

• Tích hợp lịch và nhắc việc: Tạo lịch hẹn, tự động nhắc việc gọi lại/gửi email, theo dõi lịch trình của từng khách hàng.

📌 Quản lý chăm sóc khách hàng

Cogover CRM giúp doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý mọi yêu cầu, phản hồi từ khách hàng thông qua phiếu ghi (ticket)

• Ghi nhận, phân loại và theo dõi toàn bộ các hoạt động CSKH bằng phiếu ghi.

• Tự động phân công người xử lý, thêm phòng ban hỗ trợ, thiết lập mức độ ưu tiên.

• Gắn phiếu với liên hệ/tài khoản, sản phẩm liên quan.

• Tạo hoạt động kèm theo như gọi điện, email, ghi chú, tạo công việc,...

• Hỗ trợ phiếu ghi con và theo dõi SLA dễ dàng.

📌 Hỗ trợ ra quyết định trên dữ liệu với báo cáo và Dashboard

Hệ thống báo cáo và dashboard mạnh mẽ, trực quan và dễ tùy biến giúp nắm bắt toàn diện hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng.

Phần mềm cho phép doanh nghiệp bất động sản thiết kế và tạo các báo cáo trên bất kỳ dữ liệu nào, tùy biến mọi báo cáo theo nhu cầu. Đồng thời, báo cáo theo thời gian thực khi dữ liệu luôn được cập nhật mới nhất từ các hoạt động thực tế trong CRM.

Bảng điều khiển trực quan (Dashboard) hiển thị nhiều loại báo cáo dưới dạng biểu đồ cột, tròn, bảng số, phễu... giúp lãnh đạo theo dõi nhanh các chỉ số quan trọng (KPIs). Doanh nghiệp dễ dàng thiết kế dashboard bằng thao tác kéo thả, không cần biết kỹ thuật.

📌 Tự động hóa mạnh mẽ

Tích hợp sẵn Cogover Process, người dùng có thể:

• Thiết lập luồng xử lý nghiệp vụ (gửi báo giá, duyệt hợp đồng, nhắc thanh toán...)

• Tạo trigger cảnh báo khi khách hàng không phản hồi, trễ thanh toán...

• Gắn workflow với phiếu ghi, email, cuộc gọi, tác vụ

📌 Tích hợp AI

Trợ lý AI hỗ trợ các nhà môi giới bất động sản tra cứu và truy xuất thông tin khách hàng dễ dàng, không cần thao tác phức tạp. Đồng thời, phân tích lịch sử và hành vi để dự đoán xác suất chốt đơn, doanh thu dự kiến.

Ưu điểm nổi bật:

• Phần mềm CRM No-code/Low-code & AI thế hệ mới cho phép tùy chỉnh sâu, dễ dàng mở rộng theo đặc thù kinh doanh bất động sản.

• Tự động hóa mạnh mẽ, dễ dàng thiết lập lịch họp, thông báo follow-up, thiết lập trigger để cảnh báo… giúp nhân viên xử lý công việc kịp thời, tránh bỏ lỡ các thông tin quan trọng.

• Khả năng tích hợp với mọi loại hệ thống khác như HRM, ERP, phần mềm lõi (Core), hay các nền tảng AI như ChatGPT, Claude, DeepSeek,...

• Hỗ trợ toàn diện bởi AI, giúp gia tăng hiệu suất và tốc độ xử lý công việc

Đăng ký dùng thử miễn phí

4.2 Phần mềm CRM cho bất động sản Meey CRM

Meey CRM là phần mềm được phát triển bởi Meey Land, hướng đến đối tượng doanh nghiệp và cá nhân hoạt động trong lĩnh vực môi giới bất động sản. Ưu điểm nổi bật của Meey CRM là khả năng đồng bộ dữ liệu với hệ sinh thái Meey Land như sàn giao dịch bất động sản, bản đồ số, công cụ định giá, giúp người dùng kết nối dễ dàng với nguồn khách hàng tiềm năng.

Một số tính năng đáng chú ý:

• Quản lý thông tin khách hàng và giao dịch bất động sản

• Đồng bộ dữ liệu từ sàn MeeyLand, tự động nhận khách hàng có nhu cầu

• Gợi ý khách hàng phù hợp với sản phẩm đang rao bán

• Tạo hợp đồng, báo giá và quản lý hoa hồng môi giới

• Theo dõi tiến độ và trạng thái giao dịch

Điểm mạnh: Dễ dùng với cá nhân môi giới và nhóm nhỏ, tích hợp hệ sinh thái Meey.

Điểm cần lưu ý: Thiết kế phù hợp hơn với mô hình nhỏ lẻ, chưa mạnh về tùy chỉnh quy trình nội bộ cho doanh nghiệp quy mô lớn.

4.3 Phần mềm CRM bất động sản Getfly

Getfly CRM là phần mềm được thiết kế cho nhiều ngành nghề, trong đó có phiên bản tùy chỉnh phù hợp với doanh nghiệp bất động sản. Hệ thống hỗ trợ quản lý khách hàng, phân công nhân viên, tạo pipeline bán hàng và đo lường hiệu quả.

Tính năng dành cho lĩnh vực bất động sản:

• Quản lý khách hàng tiềm năng theo trạng thái, chiến dịch

• Tạo pipeline bán hàng và theo dõi tiến độ giao dịch

• Quản lý sản phẩm bất động sản và dự án đang phân phối

• Tích hợp email, SMS, và tổng đài IP để hỗ trợ chăm sóc khách hàng

• Tự động hóa một số tác vụ cơ bản như gửi tin, nhắc lịch

Ưu điểm: Giao diện tiếng Việt, chi phí triển khai thấp, có thể đáp ứng tốt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hạn chế: Khả năng tùy chỉnh quy trình, luồng phê duyệt và automation còn hạn chế so với các nền tảng No-code CRM.

4.4 CRM dành cho bất động sản - Zoho CRM

Zoho CRM là nền tảng quản lý khách hàng toàn cầu đến từ Ấn Độ, có khả năng tùy chỉnh cao và tích hợp tốt với các ứng dụng trong bộ Zoho (Zoho Campaigns, Zoho Projects…). Trong lĩnh vực bất động sản, Zoho CRM phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ IT nội bộ hoặc đối tác triển khai chuyên nghiệp.

Điểm mạnh dành cho doanh nghiệp bất động sản:

• Tùy biến pipeline bán hàng theo từng loại sản phẩm/dự án

• Tích hợp automation: nhắc lịch, gửi email, theo dõi tương tác

• Hỗ trợ quản lý tài liệu, hợp đồng, báo giá

• AI “Zia” hỗ trợ dự đoán hành vi và ưu tiên cơ hội chốt sale

• Dashboard và báo cáo trực quan

Lợi thế: Khả năng mở rộng và tùy biến mạnh, phù hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Điểm trừ: Giao diện tiếng Anh là chủ yếu, người dùng mới có thể cần thời gian làm quen hoặc cần đối tác triển khai hỗ trợ.

4.5 Phần mềm CRM Bitrix24

Bitrix24 là một trong những nền tảng CRM phổ biến với doanh nghiệp nhỏ và vừa, cung cấp nhiều tính năng tích hợp sẵn: từ CRM, quản lý công việc, chat nội bộ đến xây dựng website. Trong lĩnh vực bất động sản, Bitrix24 cung cấp giải pháp CRM tương đối toàn diện.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý khách hàng theo phễu bán hàng

• Tích hợp với email, điện thoại, mạng xã hội

• Tạo và quản lý báo giá, hợp đồng

• Tự động hóa quy trình chăm sóc và nhắc lịch

• Có phiên bản miễn phí giới hạn tính năng

Ưu điểm: Giao diện trực quan, nhiều tính năng all-in-one, dễ triển khai với ngân sách thấp.

Nhược điểm: Thiếu tính tùy chỉnh linh hoạt theo nghiệp vụ đặc thù, khó mở rộng khi doanh nghiệp lớn mạnh.

Tổng kết.

Trong bối cảnh thị trường bất động sản ngày càng cạnh tranh, việc ứng dụng phần mềm CRM chuyên biệt không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả khách hàng và giao dịch, mà còn tạo lợi thế trong việc chăm sóc - chốt sale - tái bán một cách bài bản và tự động hóa hơn.

Tuy nhiên, để thực sự tối ưu vận hành, các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn CRM có khả năng tùy biến quy trình, tự động hóa cao và tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác như website, tổng đài, ERP... Đây chính là yếu tố then chốt để nâng cao năng suất và xây dựng hệ thống bán hàng bền vững trong dài hạn.