TOP 7 phần mềm CRM miễn phí tốt nhất 2025

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu quy trình bán hàng, phần mềm CRM miễn phí đang trở thành lựa chọn hấp dẫn cho nhiều công ty, đặc biệt là các startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bài viết này sẽ gợi ý các phần mềm quản lý khách hàng miễn phí giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định lựa chọn CRM free trước khi áp dụng nhé!

Tìm hiểu ngay: CRM là gì? Tìm hiểu toàn bộ thông tin về hệ thống CRM

1. TOP 7 phần mềm CRM miễn phí tốt nhất

• #1 Cogover CRM

• #2 Bitrix24

• #3 Hubspot CRM

• #4 Zoho CRM

• #5 Capsule

• #6 Insightly

• #7 Freshsales

1.1 Phần mềm Cogover CRM

Cogover CRM là phần mềm CRM thế hệ mới Low code/No code và AI, cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết nhằm phục vụ các nghiệp vụ về marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng. 

Phần mềm Cogover CRM cung cấp 14 ngày trải nghiệm miễn phí với các tính năng cơ bản của một CRM như:

Quản lý dữ liệu khách hàng (thông tin liên hệ, lịch sử tương tác, giao dịch…) tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp thấu hiểu khách hàng, chăm sóc khách hàng tốt hơn, từ đó gia tăng tỷ lệ thành công của giao dịch. 

Dữ liệu khách hàng sẽ được lưu trữ trong phần Leads trên Cogover CRM

Thông tin chi tiết về từng khách hàng trong Cogover CRM

Quản lý hành trình bán hàng: từ khi khách hàng tiềm năng (Lead) được tạo ra, đến khi trở thành cơ hội kinh doanh (Opportunity), tiến hành báo giá, chốt đơn hàng và quản lý sản phẩm liên quan.

Khách hàng tiềm năng chuyển thành cơ hội bán hàng

Báo giá, hợp đồng đều được ghi lại đầy đủ

Quản lý dịch vụ khách hàng: quản lý các yêu cầu hỗ trợ theo phiếu ghi (ticket), giúp nhân viên kịp thời xử lý công việc, đồng thời lưu trữ và theo dõi tương tác với khách hàng nhằm hỗ trợ quá trình chăm sóc khách hàng trong dài hạn.

Quản lý chiến dịch tiếp thị (Marketing): Lưu trữ và quản lý toàn bộ các chiến dịch tiếp thị của doanh nghiệp, có thể tùy chỉnh các trường dữ liệu dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp như tên chiến dịch, trạng thái, loại, doanh thu kỳ vọng, ngân sách dự kiến… Từ đó phục vụ công tác theo dõi, kiểm soát và đánh giá hiệu quả triển khai của từng chiến dịch, và đề xuất các giải pháp cải tiến tốt hơn trong tương lai.

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ COGOVER CRM

Điểm khác biệt làm nên sức mạnh của Cogover CRM:

• Tùy chỉnh không giới hạn với công nghệ Low-code/No-code: Tự xây form, giai đoạn, module theo cách của doanh nghiệp.

• Tự động hóa quy trình chăm sóc & bán hàng với AI Workflow: Gợi ý bước tiếp theo, tự tạo task, nhắc lịch follow-up.

• Phân quyền dữ liệu đến từng trường: Kiểm soát chặt chẽ nhưng vẫn linh hoạt khi mở rộng đội nhóm.

• Kết nối dễ dàng với phần mềm kế toán, marketing, tổng đài, kho vận... qua API mở.

• Giao diện tối ưu trải nghiệm người dùng, dễ học, dễ dùng, dễ triển khai.

1.2 Phần mềm CRM Bitrix24

Bitrix24 là một trong những phần mềm CRM miễn phí toàn diện nhất hiện nay, cung cấp không chỉ quản lý khách hàng mà còn tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ kinh doanh khác. Được hàng triệu doanh nghiệp trên thế giới tin dùng, Bitrix24 nổi bật với giao diện thân thiện và tính năng phong phú.

Tính năng nổi bật ở bản miễn phí:

• Quản lý tối đa 12 người dùng trong cùng một tài khoản

• Quy trình bán hàng với khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp

• Quản lý liên hệ không giới hạn với thông tin chi tiết khách hàng

• Tích hợp email tiếp thị cơ bản để gửi email hàng loạt

• Báo cáo và phân tích doanh số bán hàng trực quan

• Lịch và nhiệm vụ để quản lý công việc nhóm

Hạn chế của bản miễn phí:

• Giới hạn 12 người dùng có thể không đủ cho doanh nghiệp lớn

• Dung lượng lưu trữ chỉ 5GB

• Không có tính năng tự động hóa tiếp thị nâng cao

• Hỗ trợ khách hàng chỉ qua email

Đọc thêm: TOP 10 phần mềm CRM cho doanh nghiệp nhỏ tốt nhất

1.3 Phần mềm HubSpot CRM miễn phí

HubSpot CRM được đánh giá là một trong những phần mềm CRM miễn phí tốt nhất thị trường, đặc biệt phù hợp với các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ. Với triết lý tập trung vào tăng trưởng, HubSpot hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.

Tính năng nổi bật ở bản miễn phí:

• Không giới hạn người dùng

• Quản lý 1 triệu liên hệ miễn phí hoàn toàn

• Theo dõi email để biết khách hàng đã đọc email hay chưa

• Trò chuyện trực tuyến tích hợp trên website

• Biểu mẫu và trang đích cơ bản để thu thập khách hàng tiềm năng

• Báo cáo bảng điều khiển trực quan và chi tiết

• Tích hợp Gmail và Outlook mượt mà

• Ứng dụng di động đầy đủ tính năng

Hạn chế của bản miễn phí:

• Không có tính năng email tiếp thị tự động

• Thiếu công cụ phân đoạn khách hàng nâng cao

• Không có hỗ trợ qua điện thoại

• Giới hạn tùy chỉnh báo cáo

1.4 Phần mềm Zoho CRM

Zoho CRM thuộc hệ sinh thái Zoho - một trong những bộ công cụ kinh doanh trực tuyến lớn nhất thế giới. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, Zoho CRM mang đến giải pháp quản lý khách hàng chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

Tính năng nổi bật ở bản miễn phí:

• Hỗ trợ tối đa 3 người dùng với đầy đủ quyền truy cập

• Quản lý 5.000 bản ghi bao gồm khách hàng, cơ hội bán hàng

• Quy trình bán hàng với khả năng tùy chỉnh cao

• Báo cáo và bảng điều khiển cơ bản nhưng hiệu quả

• Tích hợp email với Gmail, Outlook, Yahoo

• Ứng dụng di động gốc cho điện thoại thông minh

• Tự động hóa quy trình cơ bản để tiết kiệm thời gian

• Tích hợp mạng xã hội Facebook, Twitter, Google+

Hạn chế của bản miễn phí:

• Chỉ 3 người dùng có thể hạn chế khả năng mở rộng

• Không có tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba

• Thiếu tính năng email tiếp thị

• Hỗ trợ khách hàng chỉ qua email và cộng đồng

1.5 Phần mềm Capsule CRM miễn phí

Capsule CRM nổi bật với triết lý "đơn giản nhưng mạnh mẽ", được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ và người làm tự do muốn có một công cụ CRM dễ sử dụng mà không cần quá nhiều tính năng phức tạp.

Tính năng nổi bật ở bản miễn phí:

• Hỗ trợ tối đa 2 người dùng phù hợp cho nhóm nhỏ

• Quản lý 250 liên hệ với thông tin chi tiết

• Quy trình bán hàng trực quan và dễ sử dụng

• Quản lý nhiệm vụ và lịch tích hợp

• Tích hợp email với các nhà cung cấp email phổ biến

• Ứng dụng di động tối ưu cho việc quản lý di động

• Báo cáo cơ bản để theo dõi hiệu suất bán hàng

• Lưu trữ đám mây an toàn cho dữ liệu

Hạn chế của bản miễn phí:

• Giới hạn 250 liên hệ có thể không đủ cho doanh nghiệp đang phát triển

• Chỉ 2 người dùng khá hạn chế

• Không có tính năng tự động hóa tiếp thị

• Thiếu tích hợp với nhiều ứng dụng bên thứ ba

• Không có tính năng báo cáo nâng cao

1.6 Phần mềm Insightly 

Insightly là một giải pháp độc đáo khi kết hợp CRM với quản lý dự án, đặc biệt phù hợp với các công ty dịch vụ, công ty quảng cáo và doanh nghiệp bán hàng cho doanh nghiệp cần theo dõi cả mối quan hệ khách hàng và tiến độ dự án.

Tính năng nổi bật ở bản miễn phí:

• Hỗ trợ tối đa 2 người dùng với quyền truy cập đầy đủ

• Quản lý 2.500 bản ghi bao gồm liên hệ, công ty, cơ hội bán hàng

• Quản lý dự án tích hợp để theo dõi dự án

• Tích hợp email với Gmail, Outlook và các phần mềm email khác

• Theo dõi nhiệm vụ và mốc thời gian cho quản lý công việc

• Trường tùy chỉnh để điều chỉnh thông tin theo nhu cầu

• Ứng dụng di động đầy đủ tính năng

• Báo cáo cơ bản và phân tích dữ liệu

Hạn chế của bản miễn phí:

• Chỉ 2 người dùng không phù hợp cho nhóm lớn

• Thiếu tính năng email tiếp thị

• Không có tự động hóa quy trình

• Giới hạn tích hợp với ứng dụng bên thứ ba

• Không có tính năng chấm điểm khách hàng tiềm năng

1.7 Phần mềm Freshsales

Freshsales (thuộc công ty Freshworks) là một CRM hiện đại được thiết kế đặc biệt cho các đội ngũ bán hàng muốn tối ưu hóa quy trình bán hàng. Với giao diện đẹp mắt và tính năng trí tuệ nhân tạo tích hợp, Freshsales mang đến trải nghiệm người dùng tuyệt vời.

Tính năng nổi bật ở bản miễn phí:

• Hỗ trợ tối đa 3 người dùng cho đội bán hàng nhỏ

• Quy trình bán hàng trực quan với kéo thả dễ dùng

• Chấm điểm khách hàng tiềm năng tự động để ưu tiên

• Mẫu email và gửi email hàng loạt cho tiếp cận khách hàng

• Tích hợp điện thoại để gọi điện trực tiếp từ CRM

• Quản lý liên hệ và tài khoản không giới hạn

• Ứng dụng di động gốc với đầy đủ tính năng

• Phân tích cơ bản và bảng điều khiển báo cáo

Hạn chế của bản miễn phí:

• Chỉ 3 người dùng có thể không đủ cho đội bán hàng lớn

• Không có tự động hóa email tiếp thị

• Thiếu tính năng báo cáo nâng cao

• Không có tự động hóa quy trình nâng cao

• Hỗ trợ khách hàng chỉ qua email

Tham khảo: Bảng giá phần mềm CRM (Cập nhật 2025)

2. Những hạn chế khi sử dụng CRM miễn phí

Mặc dù các phần mềm CRM miễn phí mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp, nhưng chúng cũng đi kèm với những hạn chế đáng kể. Việc hiểu rõ các giới hạn này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và chuẩn bị kế hoạch nâng cấp phù hợp.

2.1 Hạn chế về số lượng người dùng

Hầu hết các phần mềm CRM miễn phí đều giới hạn số lượng người dùng có thể truy cập hệ thống. Điều này tạo ra những thách thức lớn:

• Cản trở việc mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển và cần thêm nhân viên bán hàng, marketing hay chăm sóc khách hàng, việc giới hạn người dùng sẽ trở thành rào cản lớn

• Hạn chế phối hợp: Không phải tất cả thành viên trong công ty đều có thể truy cập thông tin khách hàng, gây khó khăn trong việc phối hợp công việc

2.2 Giới hạn dung lượng lưu trữ và dữ liệu

Phần mềm CRM free thường có những hạn chế về dung lượng lưu trữ:

• Dung lượng file nhỏ: Không thể lưu trữ nhiều tài liệu, hình ảnh sản phẩm hay video giới thiệu.

• Giới hạn số bản ghi: Chỉ có thể quản lý một số lượng nhất định khách hàng, đơn hàng hay cơ hội bán hàng.

• Mất dữ liệu quan trọng: Khi vượt quá giới hạn, có thể phải xóa dữ liệu cũ hoặc không thể nhập thêm thông tin mới.

• Sao lưu hạn chế: Không có tính năng sao lưu tự động hoặc khôi phục dữ liệu nâng cao.

2.3 Thiếu tính năng tự động hóa nâng cao

Tự động hóa là một trong những lợi ích lớn nhất của CRM, nhưng các phiên bản miễn phí thường hạn chế:

• Không có email tiếp thị tự động: Không thể thiết lập chuỗi email tự động để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng

• Thiếu quy trình bán hàng tự động: Phải thực hiện thủ công nhiều bước trong quy trình bán hàng.

• Báo cáo thủ công: Không có báo cáo tự động định kỳ, phải tự tạo và gửi báo cáo.

• Nhắc nhở hạn chế: Ít tính năng nhắc nhở tự động cho các nhiệm vụ quan trọng.

2.4 Hạn chế về tích hợp và kết nối

Việc tích hợp với các công cụ khác là rất quan trọng, nhưng CRM miễn phí thường có những hạn chế:

• Ít tùy chọn tích hợp: Không thể kết nối với nhiều phần mềm khác như kế toán, ERP, hay các công cụ marketing chuyên sâu.

• API hạn chế: Không có khả năng tùy chỉnh tích hợp theo nhu cầu riêng.

• Đồng bộ dữ liệu khó khăn: Phải nhập liệu thủ công giữa các hệ thống khác nhau.

• Thiếu tính năng nhập xuất: Khó khăn trong việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống khác.

2.5 Hỗ trợ khách hàng hạn chế

Hỗ trợ khách hàng là một trong những hạn chế lớn nhất của CRM miễn phí:

• Chỉ hỗ trợ qua email: Không có hỗ trợ qua điện thoại hay chat trực tuyến

• Thời gian phản hồi chậm: Có thể phải chờ vài ngày mới nhận được phản hồi

• Không có hỗ trợ ưu tiên: Khách hàng trả phí sẽ được ưu tiên hỗ trợ trước

• Thiếu tài liệu hướng dẫn: Ít tài liệu đào tạo và hướng dẫn chi tiết

2.6 Báo cáo và phân tích chuyên sâu

Các phần mềm quản lý khách hàng miễn phí thường thiếu tùy chọn nâng cao cho báo cáo và phân tích chuyên sâu:

• Báo cáo cơ bản: Chỉ có các báo cáo đơn giản, thiếu thông tin chi tiết.

• Không thể tùy chỉnh: Không thể tạo báo cáo theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.

• Thiếu phân tích dự đoán: Không có tính năng dự báo xu hướng hay hiệu suất tương lai.

• Hạn chế về thời gian: Chỉ có thể xem báo cáo trong khoảng thời gian ngắn.

2.7 Khó khăn trong việc mở rộng quy mô

CRM miễn phí sẽ bị giới hạn khi doanh nghiệp mở rộng, phát triển trên quy mô lớn:

• Hiệu suất chậm: Khi dữ liệu lớn, hệ thống có thể chạy chậm.

• Không có tính năng dành cho doanh nghiệp: Thiếu các tính năng quản lý phức tạp.

• Chi phí nâng cấp cao: Khi cần nâng cấp, chi phí có thể rất đắt.

• Khó di chuyển dữ liệu: Việc chuyển sang hệ thống khác có thể phức tạp.

CRM miễn phí có thể là lựa chọn hợp lý cho các doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu, nhưng cần hiểu rõ các hạn chế để:

• Lập kế hoạch dài hạn: Chuẩn bị ngân sách cho việc nâng cấp khi cần thiết

• Đánh giá nhu cầu thực tế: Xác định xem các hạn chế có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh không

• Có phương án dự phòng: Chuẩn bị kế hoạch chuyển đổi sang giải pháp trả phí khi cần

• Tối ưu hóa việc sử dụng: Sử dụng hiệu quả các tính năng có sẵn trong phiên bản miễn phí

Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng giữa lợi ích tiết kiệm chi phí và các hạn chế về tính năng để đưa ra quyết định phù hợp với giai đoạn phát triển hiện tại và mục tiêu tương lai.

Đăng ký tư vấn hoặc nhận demo phần mềm Cogover CRM

3. Một số câu hỏi liên quan đến phần mềm CRM quản lý khách hàng miễn phí

3.1 Sự khác biệt giữa CRM miễn phí và trả phí là gì?

CRM miễn phí thường giới hạn về số người dùng, số lượng bản ghi, tính năng nâng cao (automation, phân quyền, báo cáo tùy chỉnh) hoặc tích hợp bên thứ ba. CRM trả phí cung cấp toàn bộ tính năng mở rộng, hỗ trợ kỹ thuật cao hơn và không giới hạn tài nguyên.

3.2 CRM miễn phí có đủ dùng cho doanh nghiệp nhỏ không?

Có. Phần mềm CRM miễn phí như Cogover CRM, Hubspot… cung cấp đầy đủ tính năng cơ bản để quản lý khách hàng, theo dõi bán hàng và giao tiếp với khách. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp phát triển nhanh hoặc cần tính năng nâng cao như tự động hóa, báo cáo tùy chỉnh, bạn có thể cân nhắc nâng cấp lên bản trả phí.

3.3 CRM miễn phí có thể tùy chỉnh được không?

Một số phần mềm như Cogover CRM cho phép tùy chỉnh trường thông tin, quy trình bán hàng hoặc giao diện ở mức độ nhất định. Tuy nhiên, để có thể tùy chỉnh sâu và khai thác tối đa hiệu quả sử dụng CRM thì doanh nghiệp nên cân nhắc bản trả phí.

Tổng kết

Có thể thấy, phần mềm CRM miễn phí là khởi đầu tuyệt vời cho các doanh nghiệp mới bắt đầu tìm hiểu về CRM hoặc các startup, SMEs có ngân sách hạn chế. Hiện nay, nhiều phần mềm CRM miễn phí dùng thử cung cấp các tính năng cơ bản đủ để doanh nghiệp bắt đầu hành trình quản trị khách hàng, bán hàng trên nền tảng số. Tuy nhiên, CRM miễn phí vẫn bị giới hạn nhiều tính năng nâng cao, nếu doanh nghiệp muốn khai thác tối đa hiệu quả sử dụng của phần mềm này thì hãy cân nhắc đến phiên bản trả phí. 

Hãy bắt đầu trải nghiệm CRM miễn phí ngay hôm nay - một bước nhỏ để tạo dựng hệ thống khách hàng bền vững cho tương lai.

Trải nghiệm Cogover CRM miễn phí