Các file Excel quản lý đơn đặt hàng chi tiết (Tải xuống miễn phí)

Trong hoạt động kinh doanh, việc quản lý đơn đặt hàng chính xác và kịp thời là yếu tố then chốt để đảm bảo dòng tiền, tồn kho và trải nghiệm khách hàng. Với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, file Excel quản lý đơn đặt hàng vẫn là công cụ quen thuộc giúp theo dõi toàn bộ quy trình mua – bán – giao hàng một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Cùng tìm hiểu các file Excel quản lý đơn hàng miễn phí dưới đây nhé!

1. Tổng hợp các file Excel quản lý đơn đặt hàng (Tải miễn phí)

Để giúp doanh nghiệp và cá nhân quản lý đơn hàng hiệu quả hơn, dưới đây là bộ 6 file Excel quản lý đơn đặt hàng được thiết kế sẵn, dễ sử dụng, có công thức tự động và hoàn toàn miễn phí tải về.

Mỗi file phù hợp cho một mục đích khác nhau, từ quản lý tổng hợp, theo khách hàng, nhân viên, đến theo dõi tồn kho và báo cáo doanh thu.

1.1 File Excel tổng hợp đơn hàng

Đây là mẫu file đầy đủ nhất, giúp người dùng quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến đơn hàng chỉ trên một trang tính duy nhất.

Mỗi dòng thể hiện chi tiết mã đơn, khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá bán, chiết khấu, thuế VAT và tổng tiền. File được cài sẵn công thức tự động, cho phép bạn chọn mã sản phẩm để hệ thống tự điền tên và đơn giá, đồng thời tính toán tổng tiền ngay lập tức.

TẢI XUỐNG

1.2 File Excel quản lý đơn hàng theo khách hàng

Nếu bạn muốn theo dõi doanh thu và số lượng đơn hàng của từng khách hàng, đây là mẫu file lý tưởng.

Toàn bộ dữ liệu được tự động tổng hợp và hiển thị dưới dạng bảng thống kê kèm biểu đồ doanh thu, giúp bạn nhanh chóng nhận biết nhóm khách hàng mang lại doanh thu cao nhất.

File này đặc biệt hữu ích cho bộ phận CSKH hoặc kế toán, hỗ trợ chăm sóc khách hàng thân thiết và xây dựng chính sách ưu đãi hiệu quả.

TẢI XUỐNG

1.3 File Excel theo nhân viên kinh doanh

File Excel này giúp tổng hợp và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Chỉ cần nhập dữ liệu đơn hàng, hệ thống sẽ tự tính số lượng đơn, doanh thu trung bình và tổng doanh thu của mỗi người, đồng thời thể hiện trực quan bằng biểu đồ cột doanh thu theo nhân viên.

Nhờ vậy, người quản lý có thể dễ dàng so sánh hiệu suất, xác định nhân viên đạt KPI và đưa ra chính sách thưởng hợp lý.

TẢI XUỐNG

1.4 File Excel quản lý đơn hàng có kết nối tồn kho

Đối với doanh nghiệp thương mại hoặc các cửa hàng có kho hàng, việc liên kết dữ liệu đơn hàng với tồn kho là rất cần thiết. Mẫu file này cho phép tự động trừ tồn kho mỗi khi phát sinh đơn hàng mới, giúp bạn nắm bắt số lượng hàng hóa còn lại theo thời gian thực.

Bên cạnh đó, file cũng tích hợp biểu đồ hiển thị tồn kho hiện tại của từng sản phẩm, giúp việc kiểm soát hàng hóa dễ dàng và chính xác hơn, tránh thiếu hoặc tồn đọng hàng.

TẢI XUỐNG

1.5 File Excel xuất - nhập - tồn

Mẫu file này mô phỏng quy trình xuất – nhập – tồn kho thực tế, phù hợp cho các doanh nghiệp thương mại hoặc bộ phận kế toán kho.

Bạn có thể nhập cả đơn mua hàng (PO) và đơn bán hàng (SO), sau đó hệ thống sẽ tự động tổng hợp dữ liệu về lượng hàng nhập, xuất và tồn cuối trong sheet tổng hợp.

Các cột dữ liệu và biểu đồ được thiết lập sẵn, giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình hình hàng hóa mà không cần tạo công thức thủ công.

TẢI XUỐNG

1.6 File báo cáo & dashboard

Nếu bạn cần một cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh, đây là file không thể thiếu.

Dashboard được thiết kế tự động, hiển thị các chỉ số quan trọng (KPI) như tổng số đơn, tổng doanh thu, giá trị trung bình mỗi đơn (AOV), số lượng khách hàng và nhân viên bán hàng.

Ngoài ra, bảng doanh thu theo tháng và biểu đồ đường giúp bạn dễ dàng theo dõi xu hướng kinh doanh trong năm, cùng bảng Top khách hàng theo doanh thu để hỗ trợ ra quyết định nhanh.

TẢI XUỐNG

Đọc thêm:

• 10 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí

• 7 file Excel quản lý bán hàng miễn phí, mới nhất

2. Ưu và nhược điểm của file Excel quản lý đơn hàng

Excel là công cụ phổ biến, dễ sử dụng và linh hoạt, nhưng khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, Excel bộc lộ nhiều giới hạn khiến việc quản lý trở nên kém hiệu quả hơn. Dưới đây là phân tích chi tiết về ưu và nhược điểm của file Excel trong công tác quản lý đơn hàng.

2.1 Ưu điểm

File Excel vẫn là công cụ khởi đầu quen thuộc và hiệu quả cho các cá nhân, cửa hàng nhỏ hoặc doanh nghiệp mới triển khai quy trình bán hàng.

Với khả năng tùy chỉnh cao và không yêu cầu kỹ thuật phức tạp, người dùng có thể nhanh chóng thiết lập bảng theo dõi đơn hàng phù hợp với nhu cầu thực tế.

Ưu điểm chính:

• Dễ sử dụng và phổ biến, hầu hết nhân viên văn phòng đều đã quen thao tác trên Excel.

• Linh hoạt trong thiết kế: có thể thêm, bớt cột, tạo công thức hoặc biểu đồ tùy theo nghiệp vụ.

• Chi phí gần như bằng không, chỉ cần cài đặt Microsoft Excel hoặc dùng Google Sheets miễn phí.

• Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu nhanh bằng các công thức sẵn có như SUMIFS, VLOOKUP, hoặc Pivot Table.

• Phù hợp cho quy mô nhỏ và trung bình (dưới 200–300 đơn hàng mỗi tháng).

2.2 Nhược điểm

Dù tiện lợi và quen thuộc, Excel chỉ thực sự hiệu quả ở quy mô nhỏ. Khi doanh nghiệp phát triển, dữ liệu tăng nhanh và cần phối hợp giữa nhiều bộ phận, Excel sẽ gặp nhiều hạn chế rõ rệt trong việc bảo mật, tự động hóa và cập nhật thông tin.

Nhược điểm phổ biến:

• Khó xử lý dữ liệu lớn, dễ xảy ra lỗi hoặc treo file khi số lượng đơn hàng quá nhiều.

• Không có cơ chế phân quyền hoặc kiểm soát chỉnh sửa, dẫn đến rủi ro mất hoặc sai lệch dữ liệu.

• Mọi thao tác đều nhập thủ công, không có khả năng tự động cập nhật dữ liệu mới.

• Không thể đồng bộ với các kênh bán hàng hoặc hệ thống khác như website, CRM, hay phần mềm kế toán.

• Báo cáo không realtime, phải lọc và tổng hợp lại mỗi khi muốn xem số liệu mới.

• Không hỗ trợ quy trình phê duyệt hoặc theo dõi trạng thái đơn hàng nhiều cấp (tạm dừng, đang giao hàng, hoàn thành đơn hàng…).

Xem thêm: 4 Mẫu phiếu giao hàng đúng form, dễ áp dụng cho mọi tổ chức

3. Giải pháp quản lý đơn hàng thay thế Excel truyền thống

Khi quy mô dữ liệu và nhu cầu phối hợp tăng, Excel sẽ trở thành công cụ tạm thời thay vì nền tảng quản lý dài hạn.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang nền tảng quản trị đơn hàng hiện đại như Cogover CRM No-code/AI để tự động hóa quy trình, phân quyền dữ liệu, và theo dõi toàn bộ vòng đời đơn hàng trên một nền tảng thống nhất.

Khác với phần mềm đóng gói cứng nhắc, Cogover CRM cho phép doanh nghiệp tự thiết kế luồng quản lý đơn hàng, kho và quy trình phê duyệt chỉ bằng thao tác kéo - thả, mà không cần lập trình.

Cogover CRM giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa toàn bộ vòng đời đơn hàng - từ tiếp nhận, duyệt, xuất kho, đến chăm sóc sau bán.

• Tích hợp sẵn các kênh Email, SMS, Zalo OA, tổng đài, chatbot để đồng bộ dữ liệu khách hàng.

• Cập nhật báo cáo realtime về doanh thu, trạng thái đơn hàng và hiệu suất nhân viên.

• Ứng dụng AI phân tích dữ liệu, nhận diện khách hàng tiềm năng, và gợi ý cải thiện quy trình bán hàng.

• Mở rộng dễ dàng - doanh nghiệp có thể thêm các module như quản lý kho, công nợ, phiếu xuất nhập, chỉ bằng vài phút cấu hình.

Nhờ áp dụng công nghệ No-code và AI, Cogover CRM không chỉ giúp doanh nghiệp thoát khỏi sự phụ thuộc vào file Excel, mà còn mang lại một hệ thống quản trị linh hoạt, tự động và sẵn sàng mở rộng theo quy mô phát triển.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Tổng kết.

Trên đây, Cogover đã tổng hợp 6 File Excel quản lý đơn đặt hàng hữu ích để doanh nghiệp tham khảo. Đây là công cụ quen thuộc giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng, khách hàng và doanh thu một cách linh hoạt, dễ sử dụng và chi phí thấp. Tuy nhiên, khi dữ liệu tăng và quy trình mở rộng, Excel dần bộc lộ nhiều hạn chế. Doanh nghiệp cần một nền tảng quản lý hiện đại như Cogover CRM No-code/AI giúp tự động hóa, an toàn và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.

Khám phá ngay:

• Mẫu kịch bản telesale giới thiệu sản phẩm bán hàng thu hút, ấn tượng

• 7+ mẫu thư cảm ơn đối tác, khách hàng chuyên nghiệp nhất