4 Mẫu phiếu giao hàng đúng form, dễ áp dụng cho mọi tổ chức

Phiếu giao hàng là chứng từ quan trọng xác nhận việc bàn giao hàng hóa giữa bên bán và bên mua được thực hiện đúng như thỏa thuận. Vậy phiếu giao hàng là gì và cách viết như thế nào để đúng chuẩn, hợp lý nhất? Hãy cùng Cogover tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Phiếu giao hàng là gì?

Phiếu giao hàng là chứng từ dùng để xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa bên bán và bên mua. Trên phiếu này ghi rõ thông tin về người giao, người nhận, ngày giờ giao hàng, số lượng, chủng loại, quy cách và tình trạng hàng hóa. Đây là căn cứ quan trọng giúp hai bên kiểm tra, đối chiếu khi có sự cố phát sinh trong quá trình giao nhận.

Ngoài ra, phiếu giao hàng còn được sử dụng như một phần của quy trình quản lý kho, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác lượng hàng xuất – nhập và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Đọc thêm:

• 5 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel chi tiết

• 7 File quản lý kho bằng Excel miễn phí, hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ

2. Hướng dẫn cách viết phiếu giao hàng đúng cách

Để phiếu giao hàng hợp lệ và thể hiện tính chuyên nghiệp, người lập cần ghi đầy đủ, chính xác các thông tin sau:

• Thông tin chung: Ghi rõ tên doanh nghiệp hoặc cá nhân giao hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có) và số phiếu giao hàng để tiện tra cứu, đối chiếu.

• Thông tin người nhận: Bao gồm tên khách hàng hoặc đơn vị nhận hàng, địa chỉ giao hàng cụ thể và thông tin liên hệ.

• Thông tin hàng hóa: Liệt kê chi tiết tên sản phẩm, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá (nếu cần) và ghi chú tình trạng hàng hóa. Thông tin này cần khớp hoàn toàn với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán.

• Ngày, giờ giao nhận: Ghi chính xác thời gian thực tế giao – nhận hàng để làm căn cứ xác minh khi có khiếu nại hoặc kiểm tra tồn kho.

• Chữ ký xác nhận: Cuối phiếu phải có chữ ký của người giao và người nhận hàng. Trường hợp giao hàng thay, cần ghi rõ họ tên và chức vụ người ký để đảm bảo tính pháp lý.

3. Mẫu phiếu giao hàng đúng mẫu, chuẩn form nhất

Hiện nay, tùy vào mục đích sử dụng và quy trình làm việc của từng doanh nghiệp, các mẫu phiếu giao hàng có thể được thiết kế theo nhiều định dạng khác nhau. Tuy nhiên, điểm chung là tất cả đều cần đảm bảo rõ ràng, đầy đủ thông tin và đúng chuẩn biểu mẫu kế toán – giao nhận.

Dưới đây là một số mẫu phiếu giao hàng đẹp và chuyên nghiệp, được nhiều doanh nghiệp áp dụng để ghi nhận, đối chiếu và quản lý hoạt động giao nhận hàng hóa một cách hiệu quả.

3.1 Mẫu phiếu giao hàng chung, phổ biến nhất

Đây là mẫu phiếu giao nhận hàng được sử dụng rộng rãi nhất, phù hợp cho cả doanh nghiệp nhỏ lẫn lớn. Mẫu này bao gồm các thông tin cơ bản như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, người giao – người nhận, ngày giờ giao hàng và chữ ký xác nhận.

Với cấu trúc đơn giản, dễ dùng, đây là mẫu phiếu giao hàng word chuẩn form giúp doanh nghiệp ghi nhận nhanh chóng mọi giao dịch và đối chiếu khi cần thiết.

Tham khảo và tải miễn phí [TẠI ĐÂY]

3.2 Mẫu phiếu giao hàng cho doanh nghiệp B2B

Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình B2B (Business to Business), phiếu giao hàng thường yêu cầu chi tiết và chuyên nghiệp hơn. Ngoài các thông tin cơ bản, mẫu này còn bổ sung phần mã đơn hàng, số hợp đồng, điều kiện giao nhận và thông tin liên hệ của hai bên. Việc sử dụng mẫu phiếu giao hàng cho doanh nghiệp B2B giúp tăng tính minh bạch trong giao dịch và là căn cứ quan trọng khi xuất hóa đơn hoặc nghiệm thu sau cùng.

Tham khảo và tải miễn phí [TẠI ĐÂY]

3.3 Mẫu phiếu giao hàng trong nội bộ

Mẫu phiếu giao hàng trong nội bộ được sử dụng khi hàng hóa được luân chuyển giữa các bộ phận, chi nhánh hoặc kho hàng trong cùng một doanh nghiệp. Mẫu này giúp theo dõi dòng hàng hóa nội bộ, tránh thất thoát và đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho. Dù không mang tính pháp lý như giao dịch bên ngoài, phiếu giao hàng nội bộ vẫn là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quy trình vận hành.

Tham khảo và tải miễn phí [TẠI ĐÂY]

3.4 Mẫu phiếu giao hàng cho 3 bên

Trong một số trường hợp, việc giao hàng có sự tham gia của bên thứ ba như đơn vị vận chuyển hoặc trung gian phân phối, mẫu phiếu giao hàng cho 3 bên sẽ được sử dụng. Mẫu này thể hiện rõ vai trò và trách nhiệm của từng bên - bên bán, bên vận chuyển và bên nhận, nhằm hạn chế rủi ro, nhầm lẫn hoặc tranh chấp trong quá trình giao nhận. Đây là loại phiếu giao hàng chuyên biệt, thường được các doanh nghiệp thương mại điện tử, logistics hoặc phân phối hàng hóa sử dụng để đảm bảo tính minh bạch và thống nhất trong toàn bộ quy trình.

Tham khảo và tải miễn phí [TẠI ĐÂY]

Đọc thêm: Các file Excel quản lý đơn đặt hàng chi tiết (Tải xuống miễn phí)

4. Những lưu ý khi tự lập phiếu giao hàng

Khi tự lập phiếu giao hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến cả hình thức lẫn nội dung để đảm bảo chứng từ có giá trị và thể hiện tính chuyên nghiệp. Một phiếu giao hàng chuẩn không chỉ giúp quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ mà còn là căn cứ quan trọng khi đối chiếu, khiếu nại hoặc hạch toán kế toán. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi lập phiếu giao hàng mà bạn nên nắm:

4.1 Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của thông tin

Mọi thông tin ghi trên phiếu, từ tên hàng, số lượng, quy cách, đến người giao, người nhận, thời gian và địa điểm giao hàng đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng. Một sai sót nhỏ, như nhầm lẫn mã hàng hoặc số lượng, có thể dẫn đến tranh chấp, gây thiệt hại cho cả hai bên. Vì vậy, nên đối chiếu với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng trước khi in và ký xác nhận phiếu.

4.2 Trình bày khoa học, dễ hiểu

Phiếu giao hàng cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc, có bố cục hợp lý. Các cột như “Tên hàng hóa”, “Đơn vị tính”, “Số lượng”, “Ghi chú” nên được sắp xếp thẳng hàng, dễ quan sát. Font chữ vừa phải, rõ nét, tránh viết tay khó đọc. Một phiếu trình bày chuyên nghiệp không chỉ thể hiện hình ảnh uy tín của doanh nghiệp mà còn giúp việc kiểm kê và lưu trữ thuận tiện hơn.

4.3 Giữ phiếu giao hàng thống nhất trong toàn bộ hệ thống

Nếu doanh nghiệp thường xuyên giao hàng, nên thiết kế một mẫu phiếu chuẩn áp dụng cho tất cả các đơn hàng. Điều này giúp đảm bảo tính đồng nhất, dễ tra cứu và thuận tiện cho bộ phận kế toán, kho vận khi đối chiếu số liệu. Với doanh nghiệp có quy mô lớn, nên tích hợp mẫu phiếu này vào phần mềm quản lý bán hàng hoặc ERP để tự động hóa quy trình.

4.4 Lập và lưu trữ đầy đủ các bản sao

Thông thường, phiếu giao hàng được lập thành ít nhất hai bản – một bản giao cho khách hàng và một bản lưu tại doanh nghiệp. Nếu liên quan đến kế toán hoặc vận chuyển, có thể thêm bản thứ ba dành cho bộ phận giao nhận. Việc lưu trữ cẩn thận các bản sao giúp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu trong trường hợp có khiếu nại hoặc cần báo cáo số liệu.

4.5 Kèm theo các chứng từ liên quan

Khi giao hàng, phiếu giao hàng nên được đính kèm cùng hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng hoặchợp đồng mua bán. Điều này giúp chứng minh tính hợp pháp của giao dịch và hỗ trợ kế toán trong việc hạch toán, kê khai thuế. Với những đơn hàng lớn, doanh nghiệp có thể yêu cầu người nhận hàng ký nhận đầy đủ trên cả phiếu giao hàng và biên bản bàn giao để tăng tính ràng buộc pháp lý.

4.6 Xác nhận bằng chữ ký rõ ràng, đúng thẩm quyền

Phần chữ ký cuối phiếu cần ghi rõ họ tên và chức vụ của người giao – người nhận. Nếu có con dấu công ty, nên đóng dấu để tăng tính xác thực. Trong trường hợp giao hàng cho bên trung gian, cần ghi rõ người nhận thay và lý do nhận thay để tránh rủi ro về sau.

4.7 Bảo mật và lưu giữ hồ sơ khoa học

Mặc dù phiếu giao hàng là chứng từ thông thường, nhưng nó có giá trị pháp lý nhất định khi xảy ra tranh chấp hoặc đối chiếu số liệu. Do đó, doanh nghiệp nên có hệ thống lưu trữ hồ sơ rõ ràng, có thể là bản giấy được sắp xếp theo tháng, hoặc bản điện tử lưu trữ trên hệ thống nội bộ để dễ dàng tra cứu bất cứ khi nào cần.

Bài viết liên quan:10 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng Excel miễn phí

Kết luận

Phiếu giao hàng là một chứng từ quan trọng trong quá trình quản lý, vận chuyển và kinh doanh hàng hóa. Việc hiểu đúng cách lập phiếu giao hàng và áp dụng các mẫu phiếu giao hàng đẹp, chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi cho cả bên giao lẫn bên nhận, đồng thời nâng cao uy tín thương hiệu. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được khái niệm, các mẫu phiếu giao hàng và những lưu ý khi lập phiếu, từ đó áp dụng hiệu quả trong công việc thực tế.

Khám phá ngay:

• Tải 5+ mẫu hợp đồng dịch vụ miễn phí, chuẩn và phổ biến nhất

• Tải ngay: Kế hoạch kinh doanh mẫu chi tiết, đơn giản 2025