14/10/2025
Mục lục bài viết
Chia sẻ bài viết
Trong thời đại số hóa, việc quản lý kho hàng đóng vai trò then chốt trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, từ cửa hàng nhỏ đến công ty thương mại quy mô lớn. Nhiều đơn vị vẫn lựa chọn file quản lý kho bằng Excel miễn phí vì sự tiện lợi và dễ sử dụng. Bài viết này sẽ giới thiệu các mẫu file quản lý kho bằng Excel, đồng thời phân tích ưu - nhược điểm và gợi ý giải pháp công nghệ hiện đại giúp quản lý kho hiệu quả, chính xác và thông minh hơn.
Tham khảo thêm: 5 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel chi tiết
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng hoặc cá nhân mới bắt đầu quản lý hàng hóa, file quản lý kho bằng Excel miễn phí chính là công cụ hữu ích để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn mà không cần dùng phần mềm phức tạp. Chỉ với vài thao tác tải về và chỉnh sửa, bạn có thể dễ dàng nắm bắt số lượng hàng hóa, hạn tồn, giá trị tồn kho và tránh được sai sót trong quá trình ghi chép thủ công.
Dưới đây là 7 mẫu file phổ biến, phù hợp cho từng nhu cầu khác nhau, từ đơn giản đến chi tiết, giúp bạn lựa chọn mẫu file phù hợp nhất để áp dụng ngay.
Đây là mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí dành cho người mới, cấu trúc gọn nhẹ, chỉ gồm các cột cơ bản như: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng nhập, số lượng xuất và tồn kho cuối kỳ.
Ưu điểm của mẫu này là dễ sử dụng, dễ tùy chỉnh, phù hợp cho cửa hàng nhỏ, tiệm tạp hóa hoặc doanh nghiệp mới khởi nghiệp. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu hàng ngày, file sẽ tự động tính toán tồn kho còn lại và hỗ trợ tổng hợp theo ngày hoặc theo tháng.
Nếu bạn có số lượng mặt hàng lớn, cần theo dõi giá nhập - giá bán và tổng giá trị tồn kho, thì mẫu file chi tiết này là lựa chọn tối ưu.
Mẫu bao gồm các sheet riêng biệt cho danh mục hàng hóa, phiếu nhập, phiếu xuất, báo cáo tồn kho, cùng công thức liên kết tự động bằng hàm SUMIFS, VLOOKUP.
Nhờ đó, bạn có thể kiểm soát giá trị hàng hóa theo từng mã sản phẩm, theo dõi chênh lệch giá, đồng thời có thể lọc báo cáo theo ngày, tháng hoặc nhà cung cấp.
Đây là file dành riêng cho doanh nghiệp xây dựng, sản xuất hoặc cơ khí - nơi có hàng trăm mã vật tư khác nhau.
Mẫu file cho phép ghi nhận chi tiết từng lần nhập - xuất vật tư, đơn vị sử dụng, công trình áp dụng và tồn kho cuối kỳ.
Công thức tự động giúp tính toán nhanh tổng giá trị vật tư tồn, tránh thất thoát hoặc sai lệch khi nhập dữ liệu thủ công. File này cũng dễ mở rộng để quản lý thêm danh mục nhà cung cấp hoặc số phiếu giao nhận.
Phù hợp với doanh nghiệp IT, đơn vị cung ứng thiết bị, hoặc bộ phận IT nội bộ, mẫu file này được thiết kế để theo dõi song song cả tài sản vật lý và giấy phép phần mềm.
Bạn có thể quản lý thông tin như mã thiết bị, cấu hình, ngày nhập kho, người nhận, thời hạn bảo hành hoặc key bản quyền phần mềm.
Nhờ cách trình bày rõ ràng, mẫu file này giúp bạn dễ dàng kiểm kê, bàn giao hoặc truy xuất thông tin khi cần bảo hành, thay thế.
Được sử dụng phổ biến trong quán cà phê, nhà hàng, quán bar, mẫu file này tập trung vào việc quản lý nguyên liệu và đồ uống.
Người dùng có thể nhập dữ liệu theo công thức pha chế, theo đơn hàng hoặc theo ca làm việc. File còn hỗ trợ tính tỷ lệ hao hụt, giúp chủ quán kiểm soát lượng hàng tồn, giảm lãng phí và tối ưu chi phí nguyên liệu.
Mẫu file này được tối ưu cho doanh nghiệp thương mại - dịch vụ - xây dựng, nơi có quy mô kho phức tạp và nhiều nhóm hàng khác nhau.
File bao gồm các phần chính: Danh mục hàng hóa - nhập - xuất - báo cáo tổng hợp, được liên kết qua công thức tự động.
Ưu điểm nổi bật là khả năng tạo báo cáo tổng hợp tồn kho theo từng kho, từng nhóm sản phẩm hoặc dự án, giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt tình hình hàng hóa và ra quyết định nhập/xuất hợp lý.
Cuối cùng là mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí có sẵn công thức tự động, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác.
File sử dụng các hàm phổ biến như SUMIFS, IFERROR, INDEX-MATCH, tự động cập nhật tồn kho sau mỗi lần nhập hoặc xuất hàng.
Chỉ cần nhập dữ liệu đúng mẫu, toàn bộ bảng tồn kho sẽ được cập nhật tức thì. Mẫu này rất phù hợp cho những ai muốn quản lý chuyên nghiệp hơn nhưng chưa muốn đầu tư phần mềm quản lý kho chuyên dụng.
Trước khi quyết định sử dụng file quản lý kho bằng Excel hay chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp, bạn cần hiểu rõ những lợi thế và hạn chế của phương pháp này. Mặc dù Excel là công cụ quen thuộc, dễ dùng, nhưng không phải lúc nào nó cũng phù hợp cho việc quản lý số lượng lớn hàng hóa hay hệ thống kho phức tạp. Việc nắm rõ ưu – nhược điểm sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.
Dễ sử dụng và phổ biến: Excel là công cụ quen thuộc với hầu hết nhân viên văn phòng, kế toán và quản lý kho. Bạn không cần kỹ năng chuyên sâu hay tốn thời gian đào tạo, chỉ cần vài công thức cơ bản là có thể bắt đầu quản lý ngay.
Tiết kiệm chi phí: Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân kinh doanh, file quản lý kho bằng Excel miễn phí là lựa chọn kinh tế nhất. Bạn có thể tải các mẫu sẵn có và tùy chỉnh theo nhu cầu mà không mất chi phí phần mềm hay duy trì hệ thống.
Tùy chỉnh linh hoạt: Excel cho phép người dùng tự thiết kế bảng tính, thêm cột, công thức hoặc định dạng theo quy trình quản lý riêng. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động thiết lập cấu trúc quản lý phù hợp với từng ngành hàng hoặc đặc thù sản phẩm.
Dễ chia sẻ và tổng hợp dữ liệu: Các file Excel có thể dễ dàng chia sẻ qua email, Google Drive hoặc hệ thống nội bộ, giúp việc tổng hợp dữ liệu giữa các bộ phận (mua hàng, kế toán, kho) trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Khó kiểm soát khi dữ liệu lớn: Khi số lượng hàng hóa tăng lên hàng nghìn mã sản phẩm, file Excel trở nên nặng, dễ lỗi công thức hoặc mất dữ liệu. Việc xử lý thủ công khiến tốc độ làm việc chậm và tăng nguy cơ sai sót khi nhập liệu.
Thiếu tính tự động và cảnh báo: Excel không có khả năng tự động cập nhật tồn kho theo thời gian thực, cũng không cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc sắp hết hạn sử dụng. Người dùng phải kiểm tra thủ công, dẫn đến nguy cơ tồn kho ảo hoặc thiếu hàng.
Khó phân quyền và bảo mật thấp: Trong môi trường doanh nghiệp, việc nhiều người cùng thao tác trên một file Excel dễ gây chồng chéo, xóa nhầm dữ liệu hoặc mất thông tin quan trọng. Excel cũng không có cơ chế phân quyền rõ ràng giữa nhân viên nhập kho, kế toán và quản lý.
Không tích hợp được với hệ thống khác: Khác với các phần mềm quản lý kho chuyên dụng, Excel không kết nối được với các hệ thống bán hàng, kế toán hay CRM. Điều này khiến dữ liệu bị rời rạc, thiếu liên thông, khó tạo báo cáo tổng hợp theo thời gian thực.
Việc quản lý kho bằng file Excel tuy tiện lợi lúc đầu nhưng lại bộc lộ nhiều hạn chế khi quy mô hàng hóa và nhân sự ngày càng mở rộng. Các lỗi nhập liệu, sai lệch số liệu hoặc tình trạng “tồn kho ảo” khiến việc kiểm soát hàng hóa trở nên kém chính xác, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và hiệu quả vận hành.
Đó là lý do các doanh nghiệp hiện nay đang chuyển dịch sang nền tảng quản lý kho hiện đại, trong đó nổi bật là Cogover CRM No-code/AI tích hợp quản lý kho hàng toàn diện, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình, biểu mẫu và báo cáo theo nhu cầu riêng mà không cần lập trình.
Cogover CRM giúp tự động hóa toàn bộ quy trình nhập hàng – xuất hàng – kiểm kê tồn kho, đảm bảo mọi thay đổi đều được cập nhật theo thời gian thực. Khi một đơn hàng được tạo hoặc xác nhận, hệ thống sẽ tự động trừ kho, cập nhật tồn kho hiện tại và hiển thị trực quan trên dashboard.
Điều này giúp nhà quản lý nắm bắt ngay số lượng hàng hóa, hạn chế sai sót thủ công và tối ưu vòng quay hàng tồn.
Khác với Excel chỉ lưu dữ liệu cục bộ, Cogover CRM cho phép liên thông dữ liệu giữa các bộ phận: Kinh doanh – Kho – Kế toán – Mua hàng. Khi nhân viên bán hàng tạo đơn, kho sẽ nhận được yêu cầu xuất hàng tức thì, đồng thời kế toán có thể theo dõi trạng thái hàng hóa và doanh thu trong cùng hệ thống.
Nhờ đó, doanh nghiệp loại bỏ tình trạng nhập trùng, thiếu thông tin, hoặc sai lệch giữa các bộ phận.
Với các doanh nghiệp có nhiều kho hàng hoặc chi nhánh, Cogover CRM hỗ trợ quản lý đa kho và định vị vị trí hàng hóa chính xác tới từng kệ, từng mã sản phẩm.
Người dùng có thể dễ dàng tra cứu hàng hóa đang ở kho nào, số lượng còn lại bao nhiêu, và lập phiếu điều chuyển chỉ trong vài thao tác.
Cogover CRM cung cấp dashboard báo cáo trực quan, thể hiện số liệu tồn kho, hàng nhập - xuất, tỷ lệ luân chuyển và giá trị hàng hóa.
Dữ liệu được cập nhật liên tục giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhập hàng, tối ưu tồn kho hoặc dự báo nhu cầu sớm. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép lọc báo cáo theo nhân viên, chi nhánh hoặc thời gian, giúp việc đánh giá hiệu suất trở nên rõ ràng và nhanh chóng hơn.
Một trong những ưu điểm lớn nhất của Cogover là khả năng tùy chỉnh linh hoạt mà không cần lập trình.
Doanh nghiệp có thể tự kéo – thả để thiết kế biểu mẫu nhập kho, xuất kho, hoặc thêm các trường dữ liệu như “ngày hết hạn”, “số lô hàng”, “nhà cung cấp”,... chỉ trong vài phút.
Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có đặc thù riêng trong quản lý hàng hóa, giúp hệ thống luôn bám sát thực tế vận hành mà không phụ thuộc vào đội ngũ IT.
Trên đây, Cogover đã chia sẻ các file quản lý kho bằng Excel miễn phí. Anh chị có thể tham khảo để quản lý hàng hóa. Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng, nhu cầu tự động hóa và liên thông dữ liệu trở nên cấp thiết, việc chuyển sang phần mềm quản lý kho hiện đại như Cogover CRM là lựa chọn tối ưu. Với công nghệ No-code/Low-code và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Cogover giúp doanh nghiệp kiểm soát kho hàng chính xác, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất toàn bộ hệ thống.
Chủ Nguyễn là chuyên gia tư vấn giải pháp phần mềm quản trị trong lĩnh vực SaaS. Anh đã có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản trị - điều hành tổ chức hiệu quả.
Các bài viết liên quan
Giải pháp tùy biến và hợp nhất
Số hóa và tự động hóa hoàn toàn công tác vận hành và quản trị doanh nghiệp với Cogover!
Bắt đầu đổi mới phương thức vận hành và tự chủ hệ thống quản trị công việc của bạn
© 2025 Cogover LLC
