5 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel chi tiết

Trong hoạt động kinh doanh, quá trình giao và nhận hàng hóa đòi hỏi sự chính xác và minh bạch tuyệt đối. Để đảm bảo điều đó, doanh nghiệp thường sử dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel - công cụ giúp ghi chép, kiểm soát và lưu trữ thông tin một cách khoa học. Trong bài viết này, Cogover sẽ chia sẻ các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phổ biến để anh chị tham khảo.

1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản giao nhận hàng hóa là tài liệu ghi nhận việc bàn giao hàng hóa giữa bên giao và bên nhận, nhằm xác nhận số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa tại thời điểm giao nhận. Mẫu biên bản này thường đi kèm với hóa đơn, phiếu xuất kho hoặc hợp đồng mua bán, giúp các bên đối chiếu, kiểm tra và làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp hoặc sai lệch xảy ra.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng Excel để dễ dàng nhập liệu, tính toán và lưu trữ dữ liệu, đồng thời tự động hóa việc tổng hợp thông tin và in ấn khi cần thiết.

2. Tổng hợp các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng Excel 2025

Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp đều muốn chuẩn hóa quy trình giao - nhận - nghiệm thu hàng hóa để hạn chế rủi ro thất thoát và sai sót. Việc sử dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng Excel giúp các bộ phận dễ dàng ghi chép, kiểm tra và lưu trữ dữ liệu một cách khoa học. Dưới đây là tổng hợp những mẫu biên bản phổ biến và được dùng nhiều nhất trong năm 2025, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau.

2.1 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel cho 1 bên

Mẫu này thường áp dụng khi hàng hóa được giao giữa hai đơn vị có mối quan hệ mua - bán đơn giản, ví dụ giữa nhà cung cấp và khách hàng, hoặc giữa người bán lẻ và người mua cuối cùng. Biên bản ghi rõ thông tin hai bên, thời gian, địa điểm, số lượng và tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao. Trong file Excel, các cột được thiết kế sẵn cho tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng và ghi chú để đảm bảo tính minh bạch.

TẢI XUỐNG

2.2 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel 3 bên

Với những hợp đồng có bên thứ ba tham gia (như nhà vận chuyển, nhà kho hoặc đơn vị kiểm định), doanh nghiệp cần sử dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên. Mẫu này giúp xác nhận trách nhiệm và quyền lợi của từng bên, đồng thời đảm bảo hàng hóa được kiểm soát xuyên suốt quá trình vận chuyển. Trong file Excel, mỗi bên đều có cột ký xác nhận riêng, giúp việc đối chiếu và lưu trữ dễ dàng hơn.

TẢI XUỐNG

2.3 Mẫu biên bản giao nhận và nghiệm thu vật tư

Mẫu này được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp xây dựng, sản xuất hoặc kỹ thuật, nơi vật tư cần được nghiệm thu theo tiêu chuẩn cụ thể trước khi đưa vào sử dụng. File Excel được thiết kế để ghi rõ loại vật tư, mã hiệu, nguồn gốc, chất lượng và kết quả kiểm định. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng từng loại vật tư, tránh thất thoát và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý kho.

TẢI XUỐNG

2.4 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng Excel nội bộ

Trong nội bộ doanh nghiệp, việc luân chuyển hàng hóa giữa các bộ phận, chi nhánh hoặc kho hàng cũng cần được ghi nhận đầy đủ. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ bằng Excel giúp quản lý hàng tồn, theo dõi dòng lưu chuyển và xác định trách nhiệm của từng cá nhân liên quan. Biên bản này thường không cần đóng dấu pháp lý, nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác và minh bạch khi có sự cố hoặc kiểm tra nội bộ.

TẢI XUỐNG

2.5 Mẫu biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kho

Đây là mẫu kết hợp giữa biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu xuất kho, giúp tiết kiệm thời gian và thống nhất dữ liệu kế toán. Khi xuất hàng, nhân viên chỉ cần nhập thông tin một lần trên file Excel, hệ thống sẽ tự động cập nhật cả phần giao nhận và xuất kho. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp thương mại, bán buôn hoặc có tần suất giao hàng cao, giúp đảm bảo quy trình khép kín từ kho đến khách hàng.

TẢI XUỐNG

3. Vai trò của biên bản giao nhận hàng hóa Excel

Trong hoạt động kinh doanh, giao nhận hàng hóa là khâu dễ phát sinh sai sót nhất nếu không được ghi nhận cẩn thận. Việc sử dụng biên bản giao nhận hàng hóa bằng Excel không chỉ giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin đầy đủ mà còn đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quy trình làm việc. Dưới đây là những vai trò quan trọng của mẫu biên bản này:

• Xác nhận trách nhiệm giữa các bên: Biên bản là căn cứ rõ ràng để xác định ai là người giao, người nhận và tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao.

• Hạn chế rủi ro, thất thoát hàng hóa: Nhờ có dữ liệu được ghi chép chi tiết trong file Excel, doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và phát hiện chênh lệch nếu có sai sót.

• Làm căn cứ kế toán và pháp lý: Biên bản giao nhận là tài liệu bắt buộc đi kèm chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu nhập - xuất kho, đảm bảo tính hợp lệ khi kiểm toán.

• Tối ưu quy trình làm việc: Với file Excel có công thức tự động, người dùng chỉ cần nhập dữ liệu một lần, hệ thống có thể tổng hợp báo cáo nhanh và chính xác.

• Nâng cao tính chuyên nghiệp và tin cậy: Khi mọi giao dịch được ghi nhận bằng biểu mẫu rõ ràng, doanh nghiệp thể hiện sự minh bạch, tạo niềm tin với đối tác và khách hàng.

Tổng kết.

Việc sử dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và quản lý hàng hóa chuyên nghiệp hơn. Không chỉ là công cụ ghi chép, đây còn là căn cứ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giữa các bên. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu theo đặc thù riêng để sử dụng nhé.