5 bước xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, bài bản

Xây dựng đội ngũ bán hàng là bước quan trọng để doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu và mở rộng thị trường. Một đội sales chuyên nghiệp không chỉ giúp tiếp cận khách hàng hiệu quả mà còn đảm bảo quy trình chốt deal và chăm sóc sau bán diễn ra trơn tru. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước xây dựng đội ngũ bán hàng từ con số 0, chỉ ra những thách thức thường gặp và gợi ý công cụ giúp triển khai nhanh chóng, hiệu quả.

1.Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp?

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, đội ngũ bán hàng luôn giữ vai trò trung tâm trong việc tạo ra doanh thu và duy trì sự phát triển. Một đội sales mạnh không chỉ giúp tiếp cận đúng khách hàng mà còn tối ưu tỷ lệ chốt deal, mang về lợi nhuận bền vững.

Hơn thế, xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp còn giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng, củng cố thương hiệu và mở rộng thị phần. Đội sales chính là “cầu nối” đưa sản phẩm và dịch vụ đến tay người tiêu dùng, đồng thời phản hồi những thông tin quan trọng từ thị trường về cho ban lãnh đạo.

Đọc ngay: 8 cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

2. Các bước xây dựng đội ngũ bán hàng từ A - Z

Xây dựng đội ngũ bán hàng không chỉ là tuyển người và giao chỉ tiêu, mà là cả một quá trình thiết kế chiến lược, tổ chức nhân sự và áp dụng công cụ để đội ngũ hoạt động hiệu quả. Nếu thiếu một bước, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng doanh số không ổn định hoặc tỷ lệ nghỉ việc cao.

2.1 Xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh

Mục tiêu là “kim chỉ nam” để doanh nghiệp quyết định quy mô và cách vận hành đội sales. Nếu không có mục tiêu rõ ràng (ví dụ: doanh thu 20 tỷ/năm, mở rộng sang thị trường B2B…), doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng tuyển người mà không có định hướng.

Chiến lược cũng là một phần quan trọng không kém. Một đội bán hàng cho B2B thường tập trung vào quan hệ dài hạn, còn B2C ưu tiên số lượng khách tiếp cận. Nếu không phân định ngay từ đầu, đội sales sẽ thiếu sự đồng bộ và dễ thất bại.

Ví dụ: Một công ty phân phối thiết bị công nghiệp xác định mục tiêu tăng trưởng 30% doanh thu từ kênh đại lý. Khi đó, chiến lược sales sẽ tập trung vào việc đào tạo đội ngũ account manager thay vì nhân viên telesales thông thường.

2.2 Xác định từng vai trò trong đội ngũ bán hàng

Một đội ngũ bán hàng muốn vận hành hiệu quả cần có cơ cấu nhân sự rõ ràng, phân tách vai trò cụ thể thay vì để một nhân viên chịu trách nhiệm nhiều đầu việc. Khi đó, từng vị trí sẽ tập trung đúng thế mạnh: SDR (tìm kiếm khách hàng mới), Account Executive (đàm phán, chốt deal), Sales Manager (giám sát pipeline, đào tạo đội ngũ) và Customer Success (chăm sóc khách hàng sau bán). Cơ cấu hợp lý giúp doanh nghiệp vừa mở rộng thị trường vừa duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng.

Ví dụ: Một công ty phân phối hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) thiết lập đội sales gồm: nhân viên thị trường chuyên đi tuyến để mở rộng điểm bán mới, account manager phụ trách đàm phán với siêu thị/đại lý lớn, và sales admin phụ trách nhập liệu – báo cáo. Nhờ phân vai như vậy, doanh nghiệp vừa bao phủ thị trường rộng, vừa giữ được doanh số ổn định từ khách hàng trọng điểm.

2.3 Tuyển dụng và đào tạo nhân sự bán hàng

Tuyển sai một người có thể khiến cả pipeline trì trệ. Do đó, tiêu chí tuyển dụng nên bám vào kỹ năng thực tế (giao tiếp, đàm phán, sử dụng công nghệ), thay vì chỉ kinh nghiệm trên giấy. Sau đó, quá trình đào tạo liên tục (onboarding, coaching, shadowing) là chìa khóa để nhân viên mới hòa nhập nhanh.

Nếu chỉ tuyển mà không đào tạo, nhân sự mới dễ bỏ cuộc, tỷ lệ nghỉ việc cao, gây lãng phí chi phí tuyển dụng.

Ví dụ: Một công ty bất động sản áp dụng chương trình onboarding 2 tuần với kịch bản telesales thực tế. Nhờ đó, nhân viên mới chốt deal trong tháng đầu thay vì phải mất 3 tháng làm quen.

Xem ngay: 7 kỹ năng bán hàng tuyệt đỉnh cho dân Sales

2.4 Xây dựng quy trình bán hàng chuẩn hoá

Quy trình bán hàng chính là “xương sống” giúp cả đội vận hành đồng bộ. Một pipeline rõ ràng (Lead → Cơ hội → Báo giá → Đàm phán → Chốt deal → CSKH) giúp quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ và dự đoán doanh thu.

Nếu quy trình không chính xác, mỗi nhân viên sẽ tự bán hàng theo cách riêng dẫn đến dữ liệu rời rạc, báo cáo thiếu chính xác, rất khó quản lý.

Ví dụ: Một công ty phân phối thiết bị điện áp dụng pipeline 5 bước và đồng bộ trên CRM. Nhờ đó, chỉ cần mở báo cáo là Sales Manager biết chính xác mỗi nhân viên đang xử lý bao nhiêu cơ hội và khả năng đạt hiệu quả ra sao.

2.5 Xây dựng văn hoá và tạo động lực cho đội ngũ bán hàng

Không có động lực, đội sales sẽ khó duy trì hiệu suất cao. Doanh nghiệp cần vừa có chính sách KPI minh bạch vừa có văn hóa công nhận thành tích. Nếu chỉ đặt KPI mà không có cơ chế khen thưởng hoặc đào tạo, nhân viên sẽ dễ chán nản và nghỉ việc.

Bên cạnh đó, việc xây dựng văn hóa cạnh tranh lành mạnh sẽ tạo sự gắn kết và khích lệ liên tục.

Ví dụ: Một chuỗi bán lẻ ứng dụng bảng dashboard real-time để hiển thị top 5 nhân viên có doanh số cao nhất trong tuần. Từ đó có căn cứ để khen thưởng và tuyên dương. Nhờ cơ chế này, doanh số toàn đội tăng 20% chỉ sau 3 tháng.

3. Những thách thức thường gặp khi xây dựng đội ngũ bán hàng

Xây dựng đội ngũ bán hàng là một quá trình dài và không ít thách thức. Nhiều doanh nghiệp dù đầu tư nhiều nguồn lực nhưng đội sales vẫn hoạt động kém hiệu quả vì gặp phải những vấn đề dưới đây:

• Tuyển dụng sai người, tỷ lệ nghỉ việc cao: Tuyển sai nhân sự bán hàng khiến doanh nghiệp mất chi phí đào tạo nhưng không thu được kết quả. Người không phù hợp thường khó đạt KPI, nhanh chán nản và dễ rời bỏ công ty. Vòng xoáy tuyển – đào tạo – nghỉ việc tiếp diễn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

• Thiếu quy trình bán hàng chuẩn hóa: Khi không có pipeline rõ ràng, mỗi nhân viên sẽ tự áp dụng cách bán hàng riêng. Điều này dẫn đến dữ liệu rời rạc, khó tổng hợp và doanh thu phụ thuộc vào một vài cá nhân giỏi thay vì cả hệ thống. Về lâu dài, doanh nghiệp khó mở rộng đội ngũ và khó kiểm soát chất lượng.

• Thiếu công cụ hỗ trợ quản lý và đo lường hiệu suất: Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý đội sales qua tin nhắn, Excel hoặc báo cáo thủ công. Cách làm này vừa tốn thời gian, vừa thiếu chính xác, khiến quản lý không có bức tranh tổng thể để ra quyết định. Hậu quả là mất cơ hội bán hàng và khó dự đoán doanh thu.

• Khó duy trì động lực và văn hóa bán hàng: Nếu KPI quá cao nhưng thiếu cơ chế ghi nhận hoặc khen thưởng, nhân viên dễ mất tinh thần. Văn hóa cạnh tranh thiếu lành mạnh hoặc không có sự gắn kết cũng khiến đội sales nhanh xuống phong độ. Điều này làm giảm hiệu suất chung và tăng tỷ lệ nghỉ việc.

4. Cogover CRM - Giải pháp hỗ trợ xây dựng đội ngũ bán hàng hiệu quả

Xây dựng đội ngũ bán hàng hiệu quả không thể chỉ dựa vào cảm tính, mà cần một hệ thống công cụ giúp doanh nghiệp quản lý, huấn luyện và đo lường hiệu suất một cách bài bản. Cogover CRM được thiết kế để đồng hành cùng nhà quản lý trong toàn bộ quá trình này – từ thiết lập quy trình đến đào tạo và vận hành đội sales thống nhất, hiệu quả.

• Chuẩn hóa quy trình bán hàng và phân vai rõ ràng: Doanh nghiệp có thể thiết kế quy trình bán hàng theo từng sản phẩm, khu vực hoặc phân khúc khách hàng, kèm điều kiện bắt buộc ở mỗi giai đoạn. Mỗi cơ hội chỉ được chuyển bước khi đủ thông tin cần thiết, giúp loại bỏ cảm tính và đảm bảo toàn đội tuân thủ cùng một quy chuẩn.

• Hướng dẫn và đào tạo đội sales ngay trong hệ thống: Cogover CRM cho phép tạo checklist, quy trình thao tác chuẩn (Playbook), hoặc tài liệu hướng dẫn trực tiếp gắn với từng giai đoạn bán hàng. Khi nhân viên mới gia nhập, họ chỉ cần mở CRM là có thể xem “phải làm gì – nói gì – nhập gì”, giúp rút ngắn thời gian onboard và đảm bảo chất lượng tư vấn đồng đều.

• Đánh giá hiệu suất và năng lực từng cá nhân: Dashboard báo cáo realtime giúp nhà quản lý theo dõi năng suất từng nhân viên, số cơ hội mở, tỉ lệ chuyển đổi, doanh số, thời gian chốt đơn... Dữ liệu này là cơ sở để đánh giá công bằng, xây dựng KPI phù hợp và phát hiện sớm những điểm cần đào tạo hoặc hỗ trợ thêm.

• Tự động hóa quy trình làm việc lặp lại: Các tác vụ như gửi email, nhắc lịch follow-up, cập nhật trạng thái khách hàng hoặc gán nhiệm vụ mới được hệ thống tự động hóa hoàn toàn. Nhờ vậy, đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào tư vấn và chốt đơn thay vì bị cuốn vào công việc hành chính.

• Tăng cường phối hợp liên phòng ban giữa Sales – Marketing – CSKH: Cogover CRM hợp nhất dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn, giúp mỗi bộ phận nhìn thấy cùng một bức tranh tổng thể (Customer 360). Marketing có thể biết được khách hàng nào đã tương tác, Sales nắm được lịch sử trao đổi, còn CSKH hiểu rõ nhu cầu để chăm sóc sau bán. Mô hình phối hợp này giúp cả đội vận hành trơn tru như một khối thống nhất.

Nhờ những tính năng trên, Cogover CRM không chỉ là phần mềm quản lý khách hàng, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, gắn kết và liên tục phát triển năng lực.

👉 ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM COGOVER CRM MIỄN PHÍ

Lời kết

Xây dựng đội ngũ bán hàng không chỉ đơn thuần là tuyển thêm nhân sự, mà là cả một quá trình cần lên chiến lược xây dựng bài bản. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng, thiết kế cơ cấu phù hợp, đào tạo liên tục, chuẩn hóa quy trình kết hợp ứng dụng phần mềm CRM để hỗ trợ đội sales bán hàng. Khi các yếu tố này được kết hợp hài hòa, đội ngũ bán hàng sẽ trở thành nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, duy trì khách hàng và tăng trưởng bền vững.

Khám phá ngay:

• Cách chốt sale khi khách hàng chê đắt hiệu quả, khéo léo

• 10+ cách thu hút khách hàng hiệu quả nhất giúp doanh nghiệp tăng trưởng