TOP 10 phần mềm quản lý khách hàng miễn phí tốt nhất

Phần mềm quản lý khách hàng(Customer Relationship Management - CRM) đang trở thành công cụ không thể thiếu trong chiến lược phát triển và chăm sóc khách hàng của các doanh nghiệp hiện đại. Bài viết này sẽ giới thiệu top 10 phần mềm quản lý thông tin khách hàng tốt nhất để doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn được ứng dụng phù hợp.

Tìm hiểu ngay: CRM là gì? Tìm hiểu toàn bộ thông tin về hệ thống CRM

1. Phần mềm quản lý khách hàng là gì?

Phần mềm quản lý khách hàng là một hệ thống giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng, bao gồm khách hàng tiềm năng (lead), khách hàng hiện tại (contact/account), lịch sử giao dịch, tương tác, nhu cầu và phản hồi.

Tìm hiểu về phần mềm quản lý khách hàng Cogover CRM

2. Lợi ích của ứng dụng quản lý khách hàng

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm:

• Tăng hiệu quả quản lý và lưu trữ dữ liệu khách hàng: Phần mềm giúp lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng (họ tên, số điện thoại, email, lịch sử giao dịch, hành vi...) tại một nơi duy nhất. Doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và cập nhật nếu cần, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu và hạn chế sai sót trong nhập liệu.

• Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng: Nhân viên dễ dàng hiểu được nhu cầu và hành vi khách hàng để cá nhân hóa dịch vụ thông qua lịch sử tương tác. Đồng thời gửi nhắc nhở, chăm sóc tự động qua email, SMS, chatbot…

• Tối ưu quy trình bán hàng và tăng doanh thu: Quản lý toàn bộ quy trình bán hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng qua từng giai đoạn.

• Tăng sự phối hợp giữa các phòng ban: Bộ phận marketing, sales và chăm sóc khách hàng có thể làm việc trên cùng một hệ thống. Tránh trùng lặp hoặc bỏ sót thông tin khách hàng.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành: Tự động hóa nhiều tác vụ thủ công (gửi email nhắc nhở, tạo báo giá, ghi nhận cuộc gọi...). Giảm phụ thuộc vào nhân sự hỗ trợ, tăng năng suất tổng thể.

3. Các phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất của Việt Nam

3.1 Cogover CRM - Phần mềm quản lý khách hàng thế hệ mới

Cogover CRM là phần mềm CRM thế hệ mới Low code/No code và AI, cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin khách hàng của doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng tốt hơn, lập các chiến lược tiếp thị và chăm sóc phù hợp để mang lại hiệu quả về mặt bán hàng, doanh thu và lợi nhuận trong dài hạn.

Các tính năng nổi bật của Cogover CRM:

1. Quản lý khách hàng tiềm năng: 

Lưu trữ và quản lý toàn bộ danh sách khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Cho phép tùy chỉnh đến từng trường dữ liệu như thông tin liên hệ, lịch sử cuộc gọi, email, giao dịch… giúp thấu hiểu khách hàng tốt hơn, cá nhân hóa chăm sóc và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Bên cạnh đó, việc lưu trữ nguồn data khách hàng đồng bộ trên 1 nền tảng duy nhất cũng khắc phục những hạn chế của việc phân tán dữ liệu, quản lý thủ công bằng Excel, giấy tờ hay ghi nhớ của nhân viên. Đội ngũ sẽ giảm thiểu các công việc lặp lại, tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất: Bán hàng. 

2. Quản lý hành trình khách hàng

Hành trình khách hàng là yếu tố vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm nhằm tối ưu toàn bộ trải nghiệm của khách hàng với thương hiệu, từ lúc nhận biết đến sau bán hàng (chăm sóc, trung thành, giới thiệu người khác).

Với Cogover CRM, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng - từ khi khách hàng tiềm năng (Lead) được tạo ra, đến khi trở thành cơ hội kinh doanh (Opportunity), tiến hành báo giá, chốt đơn hàng và quản lý sản phẩm liên quan. 

3. Phân chia leads đến từng nhân viên phụ trách phù hợp

Phần mềm cho phép phân chia khách hàng tiềm năng cho từng nhân viên phụ trách, tránh tình trạng chồng chéo nhiệm vụ, hỗ trợ khách hàng kịp thời, nhanh chóng.

Ưu điểm phần mềm quản lý khách hàng Cogover CRM:

• Quản lý data khách hàng tập trung, khắc phục tình trạng phân mảnh dữ liệu.

• Khả năng tùy chỉnh cao: Tự do thiết kế giao diện, dữ liệu và quy trình phù hợp với cách doanh nghiệp bạn vận hành, không bị giới hạn bởi phần mềm.

• Hỗ trợ toàn diện bởi AI: Tự động gợi ý, nhắc việc, tìm kiếm và hỗ trợ ra quyết định, giúp chăm sóc khách hàng hiệu quả và chốt sale nhanh hơn.

• Tự động hóa mạnh mẽ: Tự động hóa mọi quy trình doanh nghiệp với Cogover Process, tạo ra các quy trình thông suốt, nâng tầm phối hợp liên phòng ban.

• Báo cáo tùy chỉnh: Cho phép chủ động tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu, cấu hình từng chi tiết, từ bộ lọc đến biểu đồ. Từ đó hỗ trợ phân tích dữ liệu sắc nét, ra quyết định chuẩn xác

Trải nghiệm ngay Cogover CRM

3.2 Phần mềm quản lý khách hàng Fastwork CRM

Fastwork CRM là giải pháp quản lý khách hàng được phát triển bởi công ty Fastwork Việt Nam. Phần mềm này nổi bật với khả năng tích hợp đa nền tảng và tự động hóa quy trình bán hàng hiệu quả.

Tính năng nổi bật của Fastwork CRM:

• Quản lý thông tin khách hàng tập trung, dễ dàng tra cứu, tìm kiếm theo bộ lọc nâng cao.

• Quản lý lịch sử tương tác: Ghi lại mọi hoạt động liên quan đến khách hàng: cuộc gọi, email, ghi chú, lịch hẹn,... giúp nhân viên nắm rõ trạng thái và hành vi trước đó của khách hàng.

• Theo dõi trạng thái khách hàng theo vòng đời: Phân loại theo các giai đoạn lead, cơ hội, khách hàng chính thức, khách hàng trung thành.

• Phân quyền & quản lý khách hàng theo người phụ trách: Mỗi khách hàng được gán cho nhân viên phụ trách cụ thể. Tránh trùng lặp, tăng tính rõ ràng trong chăm sóc và bán hàng.

Ưu điểm	Nhược điểm
Giao diện đơn giản, dễ làm quen, không đòi hỏi nhân sự phải có kiến thức kỹ thuật cao. Báo cáo chi tiết, dễ dàng theo dõi hiệu suất bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi và tình hình chăm sóc khách hàng.	Khả năng tùy biến giới hạn, khó thích ứng với quy trình phức tạp hoặc đặc thù ngành. Tích hợp bên ngoài chưa mạnh Các kịch bản chăm sóc khách hàng còn khá cơ bản; chưa có AI scoring hay gợi ý hành vi. Kiến trúc phần mềm thiên về đóng gói sẵn; khó mở rộng tính năng theo chiều sâu nếu doanh nghiệp phát triển nhanh.

Đừng bỏ lỡ: TOP 10 phần mềm CRM cho doanh nghiệp nhỏ tốt nhất

3.3 Phần mềm quản lý khách hàng Bravo CRM

Bravo CRM là một phân hệ trong giải pháp Bravo ERP, được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời khách hàng, từ khâu tiếp cận, bán hàng, chăm sóc, đến tái mua và trung thành một cách hệ thống và khoa học.

Khác với các phần mềm CRM độc lập, Bravo CRM được tích hợp chặt chẽ với các phân hệ khác như bán hàng, kế toán, kho, sản xuất… giúp tạo ra dòng dữ liệu xuyên suốt trong toàn bộ quá trình vận hành doanh nghiệp.

Các tính năng quản lý khách hàng của Bravo CRM: 

• Lưu trữ & phân loại thông tin khách hàng chi tiết.

• Quản lý lịch sử tương tác (email, cuộc gọi, giao dịch…).

• Theo dõi cơ hội bán hàng và pipeline kinh doanh.

• Tạo – quản lý báo giá, hợp đồng, khuyến mãi.

• Xử lý khiếu nại, phản hồi và đánh giá hài lòng.

• Báo cáo hiệu quả theo từng kênh & nhân viên.

Ưu điểm	Nhược điểm
Quản lý thông tin khách hàng dễ dàng trên một nền tảng duy nhất Thay thế các quy trình thủ công, tương tác với nhiều khách hàng chỉ với 1-2 nhân sự. Phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban liên quan.	Thiết kế và triển khai thường phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, chưa tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ.  Không phải nền tảng SaaS có thể tự đăng ký dùng thử, cần triển khai theo dự án. Giao diện người dùng chưa hiện đại bằng một số CRM SaaS quốc tế như Zoho, HubSpot.  Cần đào tạo khi bắt đầu sử dụng, thời gian triển khai thường kéo dài hơn CRM đóng gói.

3.4 Phần mềm quản lý khách hàng CRMViet

CRMViet là ứng dụng quản lý khách hàng uy tín, hướng tới việc giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả. Phần mềm cung cấp các tính năng cần thiết cho quản lý khách hàng bao gồm:

• Quản lý toàn bộ thông tin khách hàng trên 1 nền tảng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, quản lý và báo cáo.

• Thêm mới và cập nhật thông tin khách hàng nhanh chóng, dễ dàng.

• Phân loại khách hàng giúp dễ dàng tiếp cận và chăm sóc.

• Kết nối dữ liệu khách hàng liên phòng ban, thuận tiện cho việc theo dõi, phối hợp làm việc với khách hàng.

• Tùy biến chỉnh sửa thông tin khách hàng 1 cách linh hoạt.

Ưu điểm	Nhược điểm
Tích hợp sâu với hệ thống ERP Bravo, đồng bộ quy trình bán hàng, tài chính, kho, kế toán. Phân quyền rõ ràng, bảo mật cao, quản lý được dữ liệu theo luồng công việc cụ thể. Tùy biến cao theo đặc thù ngành nghề (sản xuất, phân phối, dịch vụ…). Quản lý khách hàng theo sơ đồ cây, dễ mở rộng phân loại.	Hạn chế tính năng so với các phần mềm CRM cao cấp với nhiều tính năng chuyên sâu và tùy chỉnh phức tạp. Thời gian triển khai kéo dài, cần đào tạo tương đối cho đội ngũ vận hành.

3.5 Phần mềm quản lý khách hàng Sapo

Sapo CRM là app quản lý khách hàng được phát triển bởi công ty Sapo Việt Nam. Phần mềm tích hợp các tính năng quản lý khách hàng phù hợp cho các doanh nghiệp là cửa hàng bán lẻ, chuỗi cửa hàng, nhà hàng, siêu thị…

Một số tính năng nổi bật của Sapo:

• Phân loại và lọc khách hàng dựa trên nhiều tiêu chí như nhóm khách hàng, loại hóa đơn, dịp mua hàng.

• Gửi tin nhắn, email thông báo ưu đãi cho khách hàng, thu hút họ quay lại mua hàng.

• Cho phép thiết lập chương trình khách hàng thân thiết trên hình thức tích điểm.

• Tạo báo cáo doanh thu và lợi nhuận giúp doanh nghiệp nắm được hiệu quả kinh doanh.

4. Các phần mềm quản lý khách hàng uy tín của nước ngoài

4.1 Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí Hubspot

Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí của Hubspot cung cấp các tính năng hỗ trợ quản lý quan hệ khách hàng cho từng bộ phận bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng.

Một số tính năng nổi bật của Hubspot CRM:

• Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác của nhân viên với khách hàng như cuộc gọi, email, ghi chú, công việc…

• Hỗ trợ email marketing đến khách hàng tiềm năng, thúc đẩy hành động mua hàng của họ.

Ưu điểm

Nhược điểm

Phiên bản free với đầy đủ tính năng cơ bản như quản lý liên hệ, thông tin khách hàng,... Thiết kế hiện đại, kéo - thả dễ thao tác, phù hợp với người mới sử dụng CRM. Hệ thống báo cáo trực quan, dễ lọc theo nhóm dữ liệu; hỗ trợ phân tích hiệu suất từng nhân viên/bộ phận.

Khi cần tự động hóa hoặc nâng cấp các tính năng mở rộng thì chi phí rất cao, đặc biệt ở các gói Professional & Enterprise. Không phù hợp với quy trình đặc thù hoặc yêu cầu nhiều workflow phức tạp như trong sản xuất, tài chính. Không hỗ trợ giao diện tiếng Việt; doanh nghiệp tại Việt Nam cần thời gian thích nghi với giao diện và quy ước của HubSpot. Các trường tùy chỉnh bị giới hạn nếu không nâng cấp; báo cáo nâng cao chỉ có trong bản trả phí.

Đọc ngay: TOP 7 phần mềm CRM miễn phí tốt nhất 2025

4.2 Phần mềm quản lý khách hàng Salesforce

Salesforce CRM là một trong những ứng dụng quản lý khách hàng tiên phong, uy tín của nước ngoài, cung cấp đa dạng các tính năng cho marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng.

Một số tính năng nổi bật của Salesforce CRM:

• Quản lý khách hàng 360°: Tập trung toàn bộ dữ liệu về khách hàng: thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, hành vi tương tác từ marketing – bán hàng – chăm sóc – dịch vụ hậu mãi.

• Phân bổ lead, nhắc nhở follow-up, gợi ý thời điểm chốt đơn. Hệ thống tự động hóa kịch bản chăm sóc và cập nhật trạng thái cơ hội.

• Kết nối email, điện thoại, SMS, mạng xã hội, chatbot và tổng đài trong một hệ thống; dễ dàng ghi nhận mọi điểm chạm với khách hàng.

Ưu điểm

Nhược điểm

Khả năng tùy chỉnh cao các layout, quy trình, trường dữ liệu theo yêu cầu của doanh nghiệp Khả năng mở rộng mạnh mẽ, từ vài user cho đến hàng ngàn user. Dự báo cơ hội chốt deal, ưu tiên lead, tự động gợi ý hành động thông minh với trợ lý AI.

Chi phí rất cao, gói cơ bản đã từ $25-75/user/tháng; bản đầy đủ (Enterprise/Unlimited) có thể lên tới 150–300 USD/user/tháng, chưa kể chi phí triển khai. Giao diện và logic workflow đòi hỏi thời gian học và thiết lập dài nếu không có chuyên gia hỗ trợ. Việc triển khai đòi hỏi đơn vị có kinh nghiệm, nếu không dễ tốn chi phí mà hiệu quả thấp. Người mới dùng thường cần đào tạo kỹ để sử dụng trơn tru, đặc biệt với các dashboard & automation.

4.3 Phần mềm quản lý khách hàng Sugar CRM

Sugar CRM là app quản lý khách hàng nổi tiếng của nước ngoài, hướng tới giúp doanh nghiệp tăng cường quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp có quy mô từ 20 - 10.000 nhân sự.

Một số tính năng nổi bật mà Sugar CRM cung cấp:

• Quản lý thông tin lead, contact, account, lịch sử tương tác email, cuộc gọi, meeting, ghi chú trao đổi giữa nhân viên và khách hàng.

• Quản lý khách hàng 360°: Tổng hợp thông tin khách hàng từ nhiều nguồn vào một màn hình duy nhất: dữ liệu, giao dịch, liên hệ, phản hồi.

• Theo dõi và xử lý các yêu cầu dịch vụ hoặc khiếu nại của khách hàng, đảm bảo chăm sóc đầy đủ.

Ưu điểm

Nhược điểm

Tùy chỉnh linh hoạt cao nhờ kiến trúc mở - phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp. Quản lý khách hàng chi tiết, đầy đủ: từ Lead, contact, account. Góc nhìn 360 độ về khách hàng: tổng hợp mọi dữ liệu và tương tác. Phân quyền, bảo mật dữ liệu tốt - phù hợp cho tổ chức nhiều phòng ban. Khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống khác (ERP, Email, Call Center...) Hỗ trợ đa ngôn ngữ, nhiều khu vực - có thể triển khai tại VN và quốc tế

Giao diện người dùng không trực quan bằng các CRM hiện đại. Chi phí triển khai cao nếu cần tùy biến hoặc triển khai on-premise. Đòi hỏi kỹ thuật để cấu hình sâu - cần có IT hoặc đối tác hỗ trợ.

Khám phá ngay: 15+ phần mềm chăm sóc khách hàng miễn phí tốt nhất

4.4 Phần mềm Zoho CRM

Zoho CRM là một phần mềm quản lý khách hàng được phát triển bởi Zoho Corporation (Ấn Độ), hướng đến doanh nghiệp vừa và nhỏ đến doanh nghiệp lớn.

App quản lý khách hàng Zoho CRM cung cấp các tính năng sau:

• Quản lý dữ liệu khách hàng rõ ràng, cụ thể

• Giao tiếp với khách hàng đa kênh qua email, điện thoại, chat, mạng xã hội... tích hợp trên một nền tảng.

• Phân tích hành vi khách hàng qua nhiều kênh như website, email, tài khoản mua hàng…

Ưu điểm	Nhược điểm
Dễ sử dụng, giao diện thân thiện Có gói miễn phí và nhiều gói giá phù hợp với doanh nghiệp nhỏ Tùy chỉnh linh hoạt cho từng ngành/lĩnh vực AI thông minh (Zia) giúp phân tích và dự đoán hành vi khách hàng Hệ sinh thái Zoho rộng lớn (Zoho Mail, Zoho Books, Zoho Desk…) dễ mở rộng	Bản hỗ trợ tiếng Việt chưa tối ưu, cần hướng dẫn từ chuyên gia Các tính năng nâng cao (AI, automation mạnh) chỉ có ở gói cao cấp Đôi khi bị đánh giá là nhiều tính năng nhưng khó tinh chỉnh sâu nếu không có kỹ thuật Hạn chế tích hợp sẵn với một số phần mềm Việt Nam (kế toán, hóa đơn điện tử, chữ ký số...)

4.5 Phần mềm Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics 365 CRM là một phần trong bộ giải pháp Dynamics 365 của Microsoft, tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Office 365, giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, bán hàng, marketing và dịch vụ trên một nền tảng duy nhất.

Dynamics CRM nổi bật với sự mạnh mẽ, khả năng tích hợp sâu và tùy chỉnh cao, thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt trong các ngành tài chính, sản xuất, phân phối, y tế…

Một số tính năng nổi bật của Microsoft Dynamics CRM:

• Ghi nhận thông tin của khách hàng.

• Tích hợp Microsoft 365 & Outlook: Tự động lưu email, lịch họp, liên lạc trong CRM – không cần thao tác thủ công.

• Tổng quan khách hàng 360°: Cung cấp góc nhìn toàn diện về từng khách hàng: lịch sử mua hàng, hỗ trợ, giao tiếp.

• Quản lý mối quan hệ theo thời gian: Theo dõi hoạt động, giao dịch và tương tác trong suốt hành trình khách hàng.

Ưu điểm	Nhược điểm
Tích hợp hoàn hảo với Microsoft 365, Teams, Outlook Tùy chỉnh cực kỳ sâu theo quy trình đặc thù của từng ngành AI mạnh mẽ hỗ trợ phân tích dữ liệu và ra quyết định Khả năng mở rộng và kết nối với Power Platform (Power BI, Power Apps...) Phù hợp với doanh nghiệp lớn và tổ chức toàn cầu	Chi phí cao, đặc biệt khi triển khai tùy chỉnh và mở rộng, dao động từ $65 - $135/user/tháng. Yêu cầu đội ngũ IT hoặc đối tác triển khai có kinh nghiệm Giao diện nhiều module, dễ gây quá tải cho người dùng mới Tùy chỉnh phức tạp nếu không quen hệ sinh thái Microsoft

Lời kết

Như vậy, doanh nghiệp đã vừa tìm hiểu về 10 phần mềm quản lý khách hàng uy tín tại Việt Nam và nước ngoài hiện nay. Trong thế giới kinh doanh hiện đại ngày nay, việc ứng dụng các app quản lý thông tin khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng giao tiếp, làm việc với khách hàng, hỗ trợ quá trình bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng hiệu quả.