
Chủ Nguyễn
Chuyên gia tư vấn giải pháp phần mềm
![6 cách gửi email hàng loạt hiệu quả, miễn phí [2026]](/_next/image?url=https%3A%2F%2Fstringee.cogover.com%2Ffiles%2F0%2Fasia-1_1X_2ZX4QEKMUV%2Foriginal%2Fbanner.png%3Fredirect%3Dtrue&w=3840&q=75)
19/3/2026
Mục lục bài viết
Chia sẻ bài viết
Email vẫn là một trong những kênh tiếp thị mang lại hiệu quả đầu tư cao nhất cho doanh nghiệp. Theo nhiều khảo sát trong ngành, cứ mỗi 1 đồng chi cho email marketing, doanh nghiệp có thể thu về gấp hàng chục lần giá trị đó - một con số mà ít kênh quảng cáo nào đạt được.
Tuy nhiên, việc ngồi soạn từng email rồi gửi cho từng người nhận là cách làm tốn thời gian, dễ sai sót và gần như không thể mở rộng khi danh sách khách hàng lên đến hàng trăm hay hàng nghìn người. Chưa kể, nếu gửi không đúng cách, email của bạn rất dễ bị đánh dấu là thư rác.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 6 cách gửi email hàng loạt, sắp xếp từ phương pháp miễn phí, phù hợp cho nhóm nhỏ, đến giải pháp chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp. Kèm theo đó là những lưu ý quan trọng để email của bạn vào đúng hộp thư đến, không rơi vào mục thư rác.

Email hàng loạt là hình thức gửi cùng một nội dung email hoặc nội dung được cá nhân hoá theo mẫu đến nhiều người nhận cùng một lúc. Thay vì soạn và gửi từng email riêng lẻ, người gửi chỉ cần chuẩn bị một bản mẫu và danh sách người nhận, hệ thống sẽ tự động gửi đi cho toàn bộ danh sách.
Dưới đây là những tình huống phổ biến mà doanh nghiệp cần gửi email hàng loạt:
Lưu ý phân biệt: Email hàng loạt gửi nội bộ (thông báo cho nhân viên) và email marketing gửi ra ngoài (đến khách hàng) có yêu cầu khác nhau. Email marketing cần tuân thủ các quy định chống thư rác, phải có nút cho phép người nhận huỷ đăng ký, và cần cấu hình kỹ thuật phức tạp hơn để đảm bảo tỷ lệ gửi thành công.

Xem thêm: Email marketing là gì? Tự động hóa chiến dịch Email marketing hiệu quả
Gmail là công cụ quen thuộc nhất và hoàn toàn miễn phí. Nếu bạn chỉ cần gửi cùng một nội dung cho một nhóm nhỏ (dưới 50 người), đây là cách đơn giản nhất.
Các bước thực hiện:
Phân biệt Cc và Bcc:
Giới hạn cần biết:
Phù hợp với: Thông báo nhanh cho nhóm nhỏ dưới 50 người, gửi email nội bộ đơn giản.

Mail Merge là tiện ích mở rộng trên Google Sheets, cho phép bạn gửi email hàng loạt qua Gmail nhưng có thể cá nhân hoá nội dung cho từng người nhận. Ví dụ, mỗi email sẽ tự động điền đúng tên, công ty, chức vụ của người nhận, thay vì gửi một email chung chung cho tất cả.
Các bước thực hiện:
Ưu điểm nổi bật:
Giới hạn:
Phù hợp với: Doanh nghiệp nhỏ cần gửi email cá nhân hoá cho 50–500 người, ví dụ gửi thư mời sự kiện, gửi báo giá theo từng khách hàng.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng bộ ứng dụng Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel), bạn có thể tận dụng tính năng Trộn thư (Mail Merge) có sẵn để gửi email hàng loạt mà không cần cài thêm phần mềm nào.
Chuẩn bị:
Các bước thực hiện:
Lưu ý quan trọng:
Phù hợp với: Doanh nghiệp đã sử dụng Microsoft 365, cần gửi email có nội dung cá nhân hoá kết hợp file đính kèm (báo cáo, hợp đồng, catalogue).

Đây là cách đơn giản khi bạn cần chia sẻ cùng một tài liệu, hình ảnh hoặc video dung lượng lớn cho nhiều người thông qua Google Drive.
Cách thực hiện:
Ưu điểm lớn nhất của cách này là không giới hạn dung lượng file đính kèm, vì người nhận truy cập trực tiếp vào Drive thay vì tải file qua email. Tuy nhiên, đây không phải giải pháp email marketing, mà chỉ phù hợp để chia sẻ tài liệu nội bộ hoặc gửi file cho đối tác.
Phù hợp với: Gửi tài liệu, video, báo cáo dung lượng lớn cho nhóm nội bộ hoặc đối tác.

Khi doanh nghiệp cần gửi email cho hàng nghìn người, chạy chiến dịch marketing bài bản với khả năng đo lường hiệu quả, các cách miễn phí ở trên sẽ không còn đáp ứng được. Lúc này, phần mềm email marketing chuyên dụng là lựa chọn phù hợp.
Một số phần mềm phổ biến:
Tính năng vượt trội so với gửi thủ công:
Giới hạn:
Phù hợp với: Đội marketing chạy chiến dịch email thường xuyên, cần gửi cho hàng nghìn người với báo cáo chi tiết về hiệu quả chiến dịch.

Đây là bước nâng cấp quan trọng nhất so với các cách kể trên: thay vì gửi email rời rạc, doanh nghiệp kết hợp việc gửi email trực tiếp với dữ liệu khách hàng trong phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Nói cách khác, bạn biết rõ mình đang gửi email cho ai, người đó đang ở giai đoạn nào trong quá trình mua hàng, và email nào sẽ phù hợp nhất với họ.
Lợi ích khi gửi email từ CRM:
Ví dụ với Cogover CRM: Cogover là nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể tích hợp sẵn tính năng gửi email hàng loạt ngay trong phân hệ CRM. Doanh nghiệp có thể:
Phù hợp với: Doanh nghiệp muốn quản lý khách hàng và gửi email marketing trên cùng một nền tảng, tránh phải mua riêng phần mềm CRM và phần mềm email marketing.
Gửi email hàng loạt mà rơi vào mục thư rác thì coi như công sức soạn nội dung đổ sông đổ bể. Dưới đây là 5 điều bạn cần chú ý để email đến đúng hộp thư đến của người nhận:
3.1. Xác thực tên miền gửi email
Trước khi gửi email hàng loạt từ tên miền doanh nghiệp (ví dụ: @congtyabc.vn), bạn cần cấu hình ba bản ghi quan trọng trong hệ thống quản lý tên miền: SPF, DKIM và DMARC.
Ba bản ghi này giúp các nhà cung cấp email (Gmail, Outlook...) xác nhận rằng email gửi từ tên miền của bạn là hợp lệ, không phải giả mạo. Nếu thiếu các bản ghi này, email rất dễ bị chặn hoặc đưa vào thư rác.
3.2. Cân bằng tỷ lệ nội dung chữ và hình ảnh
Một email chuyên nghiệp nên có khoảng 70% nội dung chữ và 30% hình ảnh. Email chỉ toàn hình ảnh (hoặc chỉ có một bức ảnh lớn chứa toàn bộ nội dung) là dấu hiệu phổ biến của thư rác, và rất dễ bị các bộ lọc chặn lại.
3.3. Luôn có liên kết cho phép huỷ đăng ký
Mọi email marketing gửi cho khách hàng đều bắt buộc phải có nút hoặc liên kết "Huỷ đăng ký" ở cuối email. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý theo tiêu chuẩn quốc tế, mà còn giúp giảm tỷ lệ bị đánh dấu thư rác, vì nếu người nhận không tìm thấy cách huỷ, họ sẽ nhấn nút "Báo cáo thư rác" thay thế.
3.4. Tạo độ uy tín với tên miền mới trước khi gửi số lượng lớn
Nếu bạn vừa mua một tên miền mới hoặc lần đầu sử dụng tên miền để gửi email hàng loạt, đừng gửi ngay hàng nghìn email trong ngày đầu tiên. Thay vào đó, hãy bắt đầu với số lượng nhỏ (50–100 email/ngày) rồi tăng dần trong 2–4 tuần. Cách làm này giúp xây dựng "uy tín" cho tên miền trong mắt các nhà cung cấp email, tránh bị đánh dấu là nguồn gửi thư rác.
3.5. Làm sạch danh sách email định kỳ
Danh sách email lâu ngày sẽ chứa nhiều địa chỉ không còn tồn tại (email chết), email gửi bị trả lại liên tục, hoặc email của những người không bao giờ mở thư. Nếu tiếp tục gửi cho nhóm này, tỷ lệ gửi thất bại tăng cao, ảnh hưởng xấu đến uy tín tên miền. Hãy rà soát và loại bỏ các email không hợp lệ ít nhất mỗi quý một lần.

Đọc thêm: Cold Email là gì? Cách tạo Cold Email hiệu quả
Gửi được email vào hộp thư đến mới chỉ là bước đầu. Để người nhận thực sự mở email và thực hiện hành động (nhấp vào liên kết, phản hồi, mua hàng...), bạn cần chú ý thêm những điều sau:
4.1. Viết tiêu đề email hấp dẫn
Tiêu đề email là yếu tố quyết định người nhận có mở email hay không. Một tiêu đề tốt nên ngắn gọn (khoảng 40–60 ký tự để hiển thị đầy đủ trên điện thoại), tạo cảm giác cần thiết hoặc tò mò, và nên chứa tên người nhận nếu có thể.
Ví dụ: "Anh Minh ơi, đây là bảng giá mới nhất dành riêng cho Công ty ABC" sẽ có tỷ lệ mở cao hơn nhiều so với "Bảng giá tháng 3/2026".
4.2. Chọn thời điểm gửi phù hợp
Theo các nghiên cứu về hành vi kiểm tra email tại thị trường Việt Nam, thời điểm gửi tốt nhất thường rơi vào các ngày giữa tuần (thứ Ba đến thứ Năm), trong khung giờ 8–10 giờ sáng hoặc 2–3 giờ chiều. Tránh gửi vào cuối tuần, ngày lễ hoặc ngoài giờ hành chính vì email sẽ bị chìm trong hàng loạt thư khác khi người nhận quay lại làm việc.
4.3. Phân nhóm danh sách người nhận
Thay vì gửi cùng một nội dung cho toàn bộ danh sách, hãy chia danh sách thành các nhóm nhỏ theo tiêu chí phù hợp: theo ngành nghề, theo khu vực địa lý, theo mức độ quan tâm, hoặc theo giai đoạn trong quá trình mua hàng. Một email được gửi đúng đối tượng sẽ có tỷ lệ mở và tỷ lệ phản hồi cao gấp nhiều lần so với email gửi đại trà.
4.4. Thử nghiệm trước khi gửi hàng loạt
Hầu hết các phần mềm email marketing đều hỗ trợ tính năng thử nghiệm A/B: gửi thử 2 phiên bản tiêu đề email (hoặc 2 phiên bản nội dung) cho một nhóm nhỏ khoảng 10–20% danh sách, sau đó xem phiên bản nào có tỷ lệ mở cao hơn. Phiên bản hiệu quả hơn sẽ được tự động gửi cho phần danh sách còn lại. Cách làm này giúp tối ưu hiệu quả chiến dịch mà không cần phỏng đoán.
Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng cách gửi email thủ công qua Gmail hoặc Outlook, và cách này hoàn toàn hợp lý trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, khi quy mô hoạt động lớn dần, việc gửi thủ công sẽ trở thành điểm nghẽn. Dưới đây là 5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đến lúc cần nâng cấp:
Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp một hoặc nhiều dấu hiệu trên, đã đến lúc cân nhắc sử dụng phần mềm CRM tích hợp email marketing: vừa quản lý khách hàng, vừa gửi email hàng loạt, vừa theo dõi hiệu quả trên cùng một nền tảng. Cogover CRM là một lựa chọn đáng cân nhắc cho doanh nghiệp Việt Nam, với khả năng tuỳ chỉnh bằng kéo-thả, tích hợp sẵn email, Zalo ZNS và tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp muốn một giải pháp quản trị tổng thể.
Từ cách đơn giản nhất là dùng Cc/Bcc trong Gmail, đến giải pháp toàn diện như phần mềm CRM tích hợp email - mỗi phương pháp gửi email hàng loạt đều có ưu nhược điểm riêng và phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Nếu bạn mới bắt đầu và số lượng người nhận còn ít, Gmail hoặc Mail Merge là đủ dùng. Khi danh sách khách hàng lên đến hàng nghìn người và bạn cần đo lường hiệu quả, phần mềm email marketing chuyên dụng sẽ là bước tiến cần thiết. Còn nếu mục tiêu là xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng bài bản, nơi email chỉ là một phần trong toàn bộ quy trình bán hàng, CRM tích hợp email là giải pháp lâu dài và hiệu quả nhất.
Dù chọn phương pháp nào, hãy luôn nhớ: gửi đúng người, đúng nội dung, đúng thời điểm và đảm bảo email đến được hộp thư đến thay vì rơi vào thư rác. Đó mới là chìa khoá thực sự của email marketing hiệu quả.
Bạn muốn trải nghiệm gửi email hàng loạt tích hợp CRM?

Chủ Nguyễn là chuyên gia tư vấn giải pháp phần mềm quản trị trong lĩnh vực SaaS. Anh đã có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản trị - điều hành tổ chức hiệu quả.
Các bài viết liên quan
Giải pháp tùy biến và hợp nhất
Số hóa và tự động hóa hoàn toàn công tác vận hành và quản trị doanh nghiệp với Cogover!
Bắt đầu đổi mới phương thức vận hành và tự chủ hệ thống quản trị công việc của bạn
© 2026 Cogover LLC