Quy trình quản lý kho trong ERP bao gồm những bước nào?

Quản lý kho không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận số lượng hàng nhập và xuất. Doanh nghiệp còn phải kiểm soát vị trí lưu trữ, tình trạng hàng hóa, số liệu tồn kho và sự liên kết giữa kho với các bộ phận mua hàng, bán hàng, sản xuất và kế toán. Khi các nghiệp vụ được thực hiện thủ công hoặc quản lý trên nhiều file riêng lẻ, số liệu dễ chênh lệch, cập nhật chậm và khó truy xuất khi phát sinh vấn đề.

Quy trình quản lý kho trong ERP giúp doanh nghiệp số hóa xuyên suốt các hoạt động từ nhập kho, lưu kho, xuất kho đến kiểm kê và báo cáo. Mỗi giao dịch được ghi nhận tập trung trên hệ thống, qua đó cập nhật số liệu tồn kho kịp thời và cung cấp thông tin chính xác cho các bộ phận liên quan. Trong bài viết này, Cogover sẽ làm rõ 5 bước chính trong quy trình quản lý kho trên ERP và những điều kiện cần thiết để quy trình được vận hành hiệu quả.

1. Quy trình quản lý kho trong ERP là gì?

Quy trình quản lý kho trong ERP là chuỗi nghiệp vụ được thực hiện xuyên suốt từ khi hàng hóa được nhập vào kho, sắp xếp lưu trữ, xuất kho đến kiểm kê và tổng hợp báo cáo. Mỗi hoạt động đều được ghi nhận bằng chứng từ trên hệ thống, giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng, vị trí, trạng thái và lịch sử biến động của từng mặt hàng.

Khác với cách quản lý bằng sổ sách, file Excel rời rạc hay một phần mềm quản lý kho riêng lẻ, ERP liên kết dữ liệu kho với các bộ phận mua hàng, bán hàng, sản xuất và kế toán trên cùng một nền tảng. Khi phát sinh giao dịch nhập, xuất hoặc điều chỉnh, số liệu tồn kho được cập nhật đồng bộ, qua đó hạn chế sai lệch dữ liệu và giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình kho kịp thời hơn.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho ERP: Tính năng, lợi ích và cách lựa chọn

2. Quy trình quản lý kho trong ERP gồm 5 bước

Quy trình quản lý kho trong ERP được triển khai xuyên suốt từ khi hàng hóa được tiếp nhận đến khi số liệu được tổng hợp thành báo cáo. Tùy theo mô hình vận hành, doanh nghiệp có thể bổ sung các bước phê duyệt hoặc kiểm soát riêng, nhưng về cơ bản quy trình gồm 5 bước chính sau:

2.1. Bước 1: Nhập kho

Quy trình nhập kho bắt đầu khi doanh nghiệp tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, bộ phận sản xuất, kho khác hoặc hàng do khách hàng trả lại. Nhân viên kho kiểm tra mã hàng, số lượng, chất lượng, đơn vị tính, lô hàng và hạn sử dụng, sau đó đối chiếu với đơn mua hàng, lệnh sản xuất hoặc chứng từ liên quan. Khi phiếu nhập được xác nhận trên ERP, hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho và lưu lại lịch sử giao dịch.

Trong trường hợp số lượng thực nhận không khớp, hàng bị lỗi hoặc không đạt yêu cầu, nhân viên có thể ghi nhận trực tiếp trên hệ thống để bộ phận phụ trách tiếp tục xử lý. Việc kế thừa dữ liệu từ chứng từ nguồn giúp giảm thao tác nhập liệu lại và hạn chế sai sót trong quá trình nhập kho.

2.2. Bước 2: Lưu kho

Sau khi hoàn tất nhập kho, hàng hóa được phân loại và sắp xếp vào khu vực, dãy, kệ hoặc vị trí lưu trữ phù hợp. Thông tin vị trí được cập nhật trên ERP để nhân viên dễ dàng xác định hàng đang nằm ở đâu, thuộc lô nào và còn bao nhiêu.

Tùy đặc điểm sản phẩm, doanh nghiệp có thể quản lý hàng theo SKU, lô, serial, ngày sản xuất hoặc hạn sử dụng. Hệ thống cũng hỗ trợ áp dụng nguyên tắc xuất kho như FIFO hoặc FEFO, đồng thời theo dõi việc điều chuyển hàng giữa các vị trí, kho hoặc chi nhánh.

2.3. Bước 3: Xuất kho

Nghiệp vụ xuất kho được thực hiện khi phát sinh đơn bán hàng, lệnh sản xuất, yêu cầu điều chuyển hoặc nhu cầu sử dụng nội bộ. Căn cứ vào yêu cầu xuất, hệ thống kiểm tra số lượng tồn khả dụng, xác định mã hàng, số lượng, lô và vị trí lấy hàng.

Nhân viên kho thực hiện lấy hàng, kiểm tra, đóng gói và xác nhận số lượng thực xuất trên ERP. Sau khi phiếu xuất được hoàn tất, hệ thống cập nhật giảm tồn kho và chuyển dữ liệu cho các bộ phận liên quan. Với các trường hợp thiếu hàng, xuất từng phần hoặc số lượng thực tế khác yêu cầu ban đầu, thông tin cũng được ghi nhận để tiếp tục theo dõi.

2.4. Bước 4: Kiểm kê kho

Kiểm kê kho giúp doanh nghiệp đối chiếu số lượng hàng thực tế với số liệu đang được ghi nhận trên ERP. Hoạt động này có thể được thực hiện định kỳ, đột xuất hoặc theo từng nhóm hàng, vị trí và khu vực kho.

Sau khi ghi nhận số lượng thực tế, hệ thống tự động so sánh với số liệu tồn kho và xác định phần chênh lệch. Doanh nghiệp có thể kiểm tra nguyên nhân, thực hiện phê duyệt và điều chỉnh tồn kho khi cần. Toàn bộ lịch sử thay đổi, thời gian và người thực hiện đều được lưu lại để phục vụ kiểm tra và truy vết.

2.5. Bước 5: Báo cáo kho

Dữ liệu phát sinh trong quá trình nhập, lưu trữ, xuất và kiểm kê được ERP tổng hợp thành các báo cáo quản trị như:

• Báo cáo nhập – xuất – tồn.
• Tồn kho theo sản phẩm, kho và vị trí.
• Tồn kho theo lô hoặc hạn sử dụng.
• Hàng dưới định mức hoặc vượt định mức.
• Hàng chậm luân chuyển, sắp hết hạn.
• Báo cáo chênh lệch kiểm kê.
• Lịch sử nhập, xuất và điều chỉnh kho.

Các báo cáo được cập nhật trực tiếp từ giao dịch trên hệ thống, giúp nhà quản lý theo dõi tình hình kho kịp thời thay vì chờ tổng hợp thủ công vào cuối kỳ. Qua đó, doanh nghiệp có cơ sở chủ động bổ sung hàng, luân chuyển tồn kho và đưa ra quyết định chính xác hơn.

3. Quy trình kho trên ERP liên thông với các bộ phận như thế nào?

Một trong những điểm khác biệt của quản lý kho trên ERP là dữ liệu không bị tách rời mà được liên thông với các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Cụ thể:

• Mua hàng: Đơn mua hàng là căn cứ để bộ phận kho tiếp nhận, kiểm tra và nhập hàng. Khi phiếu nhập kho được xác nhận, số lượng thực nhận được cập nhật để bộ phận mua hàng tiếp tục theo dõi tiến độ giao hàng và xử lý chênh lệch nếu có.
• Bán hàng: Đơn bán hàng tạo yêu cầu giữ hàng, chuẩn bị và xuất kho. Số lượng tồn khả dụng được cập nhật trên hệ thống giúp bộ phận kinh doanh kiểm tra khả năng đáp ứng trước khi cam kết giao hàng cho khách.
• Sản xuất: Lệnh sản xuất có thể phát sinh yêu cầu xuất nguyên vật liệu, nhập thành phẩm hoặc hoàn trả vật tư thừa về kho. Dữ liệu được ghi nhận đồng bộ giúp doanh nghiệp kiểm soát mức sử dụng nguyên vật liệu và số lượng thành phẩm thực tế.
• Tài chính – kế toán: Chứng từ nhập, xuất và điều chỉnh kho cung cấp dữ liệu phục vụ tính giá trị tồn kho, giá vốn và hạch toán các nghiệp vụ liên quan.
• Vận chuyển: Sau khi hàng được xuất kho, thông tin kiện hàng, người nhận, đơn vị vận chuyển và trạng thái giao hàng có thể tiếp tục được theo dõi trên hệ thống.

Nhờ khả năng liên thông này, mỗi giao dịch kho chỉ cần được ghi nhận một lần nhưng có thể đồng thời cập nhật cho nhiều bộ phận. Qua đó, doanh nghiệp giảm nhập liệu trùng lặp, hạn chế sai lệch số liệu và phối hợp vận hành hiệu quả hơn.

4. Những điều kiện để quy trình quản lý kho trên ERP vận hành chính xác

Để quy trình quản lý kho trên ERP phát huy hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần phần mềm phù hợp mà còn phải chuẩn hóa dữ liệu và cách vận hành ngay từ đầu. Một số điều kiện quan trọng gồm:

• Chuẩn hóa danh mục hàng hóa: Thống nhất mã sản phẩm, SKU, đơn vị tính, nhóm hàng, lô, serial và hạn sử dụng để tránh trùng lặp hoặc sai lệch dữ liệu.
• Thiết lập rõ kho và vị trí lưu trữ: Xác định cấu trúc kho, khu vực, dãy, kệ và vị trí để hệ thống phản ánh đúng nơi lưu trữ thực tế của hàng hóa.
• Quy định chứng từ cho từng nghiệp vụ: Mỗi hoạt động nhập, xuất, điều chuyển hoặc điều chỉnh tồn kho cần có chứng từ và căn cứ thực hiện rõ ràng.
• Phân quyền người dùng phù hợp: Xác định người có quyền tạo, kiểm tra, phê duyệt và xác nhận chứng từ nhằm hạn chế thao tác sai hoặc chỉnh sửa dữ liệu ngoài thẩm quyền.
• Thống nhất thời điểm cập nhật giao dịch: Các nghiệp vụ phải được ghi nhận trên ERP ngay khi phát sinh, tránh tình trạng hàng đã nhập hoặc xuất thực tế nhưng số liệu trên hệ thống chưa thay đổi.
• Xây dựng nguyên tắc quản lý tồn kho: Doanh nghiệp cần xác định rõ cách quản lý theo FIFO, FEFO, lô, serial, hạn sử dụng và mức tồn kho an toàn tùy theo đặc điểm hàng hóa.
• Kiểm kê và làm sạch dữ liệu ban đầu: Số liệu tồn kho trước khi đưa lên ERP cần được đối chiếu với thực tế để tránh kế thừa sai lệch từ hệ thống cũ hoặc file Excel.
• Hạn chế xử lý ngoài hệ thống: Các bộ phận cần tuân thủ quy trình đã thiết lập, tránh nhập, xuất hoặc điều chuyển hàng mà không ghi nhận trên ERP.

Với doanh nghiệp có số lượng hàng hóa và giao dịch lớn, việc kết hợp mã vạch hoặc QR có thể giúp rút ngắn thời gian thao tác, giảm nhầm lẫn và tăng độ chính xác khi nhập, xuất và kiểm kê kho.

5. Quản lý và tùy chỉnh quy trình kho với Cogover ERP

Cogover ERP là nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, cho phép doanh nghiệp quản lý xuyên suốt các nghiệp vụ kho trên cùng một hệ thống. Thay vì phải vận hành theo một quy trình đóng gói cố định, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh trường dữ liệu, biểu mẫu, phân quyền và luồng phê duyệt phù hợp với mô hình quản lý thực tế.

Một số chức năng nổi bật trong quản lý kho gồm:

• Quản lý sản phẩm: Thiết lập danh mục, thuộc tính, đơn vị đo, bảng giá, SKU, lô và hạn sử dụng.
• Quản lý hoạt động kho: Theo dõi nhập kho, xuất kho, tồn kho, điều chuyển và kiểm kê.
• Quản lý đơn hàng: Quản lý đơn mua, đơn bán, đơn trả hàng nhập, đơn trả hàng bán và danh sách nhà cung cấp.
• Theo dõi tồn kho: Kiểm soát số lượng hàng theo sản phẩm, kho, vị trí, lô và hạn sử dụng.
• Thiết lập quy trình: Tùy chỉnh các bước xử lý, cấp phê duyệt và quyền thao tác theo từng nghiệp vụ.
• Báo cáo quản trị: Theo dõi tổng quan hoạt động kho, nhập – xuất – tồn, hàng sắp hết hạn và các chỉ số theo nhu cầu quản trị.
• Liên thông dữ liệu: Kết nối với CRM, bán hàng, kế toán, POS hoặc các hệ thống khác của doanh nghiệp.

Dữ liệu được cập nhật trực tiếp từ các hoạt động phát sinh trên hệ thống, giúp nhà quản lý theo dõi tình hình kho kịp thời, giảm sai lệch số liệu và chủ động hơn trong việc điều phối hàng hóa.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Kết bài

Quy trình quản lý kho trong ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát xuyên suốt từ nhập kho, lưu kho, xuất kho đến kiểm kê và báo cáo. Khi mọi giao dịch được ghi nhận tập trung trên cùng một hệ thống, số liệu tồn kho được cập nhật kịp thời, giảm sai lệch và hỗ trợ các bộ phận phối hợp hiệu quả hơn.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho có khả năng tùy chỉnh theo quy trình thực tế và liên thông với các hoạt động mua hàng, bán hàng, kế toán hoặc sản xuất, vui lòng liên hệ Cogover hoặc để lại thông tin đăng ký tư vấn. Đội ngũ Cogover sẽ liên hệ trong thời gian sớm nhất.