Mẫu thông báo nghỉ lễ cho khách hàng 2026: Hướng dẫn soạn chuẩn & cách gửi tự động

Trước mỗi kỳ nghỉ lễ, doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và đối tác về lịch nghỉ để tránh gián đoạn giao dịch. Một thông báo rõ ràng, đúng thời điểm không chỉ giúp khách hàng chủ động sắp xếp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn soạn thông báo vội vàng, thiếu thông tin hoặc chỉ gửi qua một kênh duy nhất - dẫn đến tình trạng khách hàng không nhận được thông tin, liên hệ trong kỳ nghỉ rồi không có ai phản hồi. Bài viết này tổng hợp các mẫu thông báo nghỉ lễ cho khách hàng từng dịp trong năm 2026, hướng dẫn cách soạn nội dung đúng chuẩn và giải pháp gửi tự động đến hàng nghìn khách hàng qua nhiều kênh cùng lúc.

1. Thông báo nghỉ lễ cho khách hàng là gì? Vì sao doanh nghiệp cần gửi?

Thông báo nghỉ lễ cho khách hàng là văn bản chính thức từ doanh nghiệp gửi đến khách hàng và đối tác, nêu rõ lịch nghỉ lễ và thời gian làm việc trở lại. Thông báo có thể gửi qua email, SMS, tin nhắn Zalo, đăng trên fanpage hoặc hiển thị trên website của doanh nghiệp.

Có ba lý do doanh nghiệp nên gửi thông báo nghỉ lễ đến khách hàng.

• Thứ nhất, giúp khách hàng chủ động sắp xếp đơn hàng và giao dịch trước kỳ nghỉ. Trước mỗi dịp lễ, nhu cầu mua hàng và xử lý công việc thường tăng cao. Nếu khách hàng biết trước lịch nghỉ, họ sẽ đẩy nhanh tiến độ đặt hàng, thanh toán hoặc ký kết hợp đồng - từ đó doanh nghiệp cũng không bị mất doanh thu vì nghỉ lễ.
• Thứ hai, thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng thiện cảm thương hiệu. Một thông báo được soạn trang trọng, kèm lời chúc phù hợp với dịp lễ cho thấy doanh nghiệp quan tâm đến khách hàng, không chỉ trong giao dịch mà cả trong các dịp đặc biệt.
• Thứ ba, giảm tải cho bộ phận chăm sóc khách hàng trong kỳ nghỉ. Khi khách hàng đã biết trước lịch nghỉ, số lượng tin nhắn và cuộc gọi hỏi thăm sẽ giảm đáng kể so với việc doanh nghiệp nghỉ mà không thông báo.

Theo quy định tại Điều 112 Bộ Luật Lao Động 2019, người lao động được nghỉ làm việc và hưởng nguyên lương vào các dịp lễ sau: Tết Dương lịch (1 ngày), Tết Nguyên Đán (5 ngày), ngày Chiến thắng 30/4 (1 ngày), ngày Quốc tế Lao Động 1/5 (1 ngày), Giỗ Tổ Hùng Vương 10/3 Âm lịch (1 ngày) và ngày Quốc Khánh 2/9 (2 ngày). Đây là 6 dịp lễ chính trong năm mà doanh nghiệp cần chuẩn bị thông báo cho khách hàng.

2. Một thông báo nghỉ lễ chuẩn cần có những gì?

2.1 Cấu trúc 6 thành phần bắt buộc

Dù gửi qua email, SMS hay đăng trên fanpage, một thông báo nghỉ lễ cho khách hàng cần đảm bảo đủ 6 thành phần sau:

1. Lời chào và tên công ty. Mở đầu bằng lời chào trang trọng, nêu rõ tên công ty. Nếu gửi qua email hoặc SMS, nên gọi tên khách hàng để tạo cảm giác cá nhân hoá. Ví dụ: Kính gửi Quý khách hàng hoặc Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng].

2. Lý do thông báo. Nêu ngắn gọn nhân dịp lễ gì. Ví dụ: Nhân dịp lễ Quốc Khánh 2/9, Công ty ABC xin thông báo lịch nghỉ lễ...

3. Thời gian nghỉ. Ghi rõ ngày bắt đầu nghỉ và ngày kết thúc, kèm theo thứ trong tuần để khách hàng dễ hình dung. Ví dụ: Nghỉ từ Thứ Bảy, ngày 31/08/2026 đến hết Thứ Ba, ngày 02/09/2026.

4. Thời gian làm việc trở lại. Nêu cụ thể ngày và thứ mà doanh nghiệp hoạt động bình thường trở lại. Ví dụ: Làm việc trở lại từ Thứ Tư, ngày 03/09/2026.

5. Thông tin liên hệ trong kỳ nghỉ. Nếu doanh nghiệp có bộ phận trực hoặc hotline hỗ trợ khẩn cấp trong kỳ nghỉ, nên ghi rõ số điện thoại hoặc email liên hệ. Nếu không có, cần nói rõ rằng các yêu cầu sẽ được xử lý ngay khi làm việc trở lại.

6. Lời chúc và chữ ký. Kết thúc bằng lời chúc phù hợp với dịp lễ, kèm tên công ty hoặc tên người đại diện.

2.2 4 nguyên tắc khi soạn thông báo nghỉ lễ

• Ngắn gọn, đi thẳng vào lịch nghỉ. Khách hàng chỉ cần biết doanh nghiệp nghỉ khi nào và làm việc lại khi nào. Không nên viết quá dài hoặc lồng ghép nội dung không liên quan.
• Cá nhân hoá khi gửi qua email và SMS. Sử dụng tên khách hàng trong lời chào sẽ giúp thông báo có cảm giác được quan tâm, thay vì chỉ là một tin nhắn hàng loạt. Các hệ thống email marketing và CRM đều hỗ trợ trường biến động (merge field) để tự động chèn tên.
• Không lồng ghép quảng cáo hay bán hàng. Thông báo nghỉ lễ là để cung cấp thông tin, không phải cơ hội để quảng bá sản phẩm. Lồng ghép khuyến mãi vào thông báo nghỉ lễ sẽ làm giảm tính trang trọng và có thể khiến khách hàng cảm thấy khó chịu.
• Gửi trước ít nhất 3–5 ngày làm việc. Đảm bảo khách hàng có đủ thời gian để hoàn tất các giao dịch dở dang trước khi doanh nghiệp nghỉ lễ. Với kỳ nghỉ dài như Tết Nguyên Đán, nên gửi trước 1–2 tuần.

3. Tổng hợp mẫu thông báo nghỉ lễ cho khách hàng 2026

Dưới đây là các mẫu thông báo cho từng dịp lễ chính trong năm, phân theo kênh gửi. Doanh nghiệp có thể sử dụng trực tiếp hoặc điều chỉnh cho phù hợp với ngành nghề và phong cách thương hiệu.

3.1 Mẫu thông báo nghỉ Tết Dương lịch

Mẫu email:

Kính gửi Quý khách hàng,

Nhân dịp Tết Dương lịch 2026, [TÊN CÔNG TY] xin kính chúc Quý khách hàng và gia đình một năm mới an khang, thịnh vượng.

Chúng tôi xin trân trọng thông báo lịch nghỉ lễ như sau:

• Thời gian nghỉ: Từ Thứ Năm, ngày 01/01/2026 đến hết Thứ Sáu, ngày 02/01/2026. 
• Thời gian làm việc trở lại: Thứ Hai, ngày 05/01/2026.

Trong thời gian nghỉ lễ, mọi yêu cầu hỗ trợ xin gửi về email: [EMAIL] hoặc để lại tin nhắn, chúng tôi sẽ phản hồi ngay khi làm việc trở lại.

Cảm ơn Quý khách hàng đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng [TÊN CÔNG TY].

Trân trọng, 

[TÊN CÔNG TY]

Mẫu SMS:

[TÊN CÔNG TY] thông báo nghỉ Tết Dương lịch từ 01/01 đến 02/01/2026. Làm việc trở lại 05/01. Liên hệ khẩn: [SĐT]. Chúc Quý khách năm mới vui vẻ!

3.2 Mẫu thông báo nghỉ Tết Nguyên Đán

Mẫu email:

Kính gửi Quý khách hàng [TÊN KHÁCH HÀNG],

Một năm cũ sắp qua đi, [TÊN CÔNG TY] xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý khách hàng đã luôn tin tưởng và hợp tác cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua.

Nhân dịp Tết Nguyên Đán Bính Ngọ 2026, chúng tôi xin trân trọng thông báo lịch nghỉ Tết:

• Thời gian nghỉ: Từ Thứ ..., ngày .../01/2026 đến hết Thứ ..., ngày .../02/2026. 
• Thời gian làm việc trở lại: Thứ ..., ngày .../02/2026.

Trong kỳ nghỉ, nếu có vấn đề khẩn cấp cần hỗ trợ, Quý khách vui lòng liên hệ hotline: [SĐT].

Kính chúc Quý khách hàng cùng gia đình đón Tết an vui, năm mới vạn sự hanh thông.

Trân trọng, 

[TÊN CÔNG TY]

Mẫu SMS:

[TÊN CÔNG TY] nghỉ Tết Nguyên Đán từ ngày ... đến ... Làm việc trở lại ngày ... Hotline hỗ trợ: [SĐT]. Chúc Quý khách năm mới an khang thịnh vượng!

Mẫu đăng fanpage:

THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ TẾT NGUYÊN ĐÁN 2026

Cảm ơn Quý khách hàng đã đồng hành cùng [TÊN THƯƠNG HIỆU] trong suốt năm qua. Chúng tôi xin thông báo lịch nghỉ Tết như sau:

Nghỉ từ: ... Quay lại làm việc: ...

Mọi đơn hàng đặt trong kỳ nghỉ sẽ được xác nhận và xử lý ngay khi chúng tôi hoạt động trở lại.

Kính chúc Quý khách một mùa Tết đoàn viên và ấm áp!

3.3 Mẫu thông báo nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương 10/3 Âm lịch

Mẫu email:

Kính gửi Quý khách hàng,

Nhân dịp Giỗ Tổ Hùng Vương (10/3 Âm lịch), [TÊN CÔNG TY] xin trân trọng thông báo:

• Thời gian nghỉ: Thứ ..., ngày .../04/2026 (tức 10/3 Âm lịch). 
• Thời gian làm việc trở lại: Thứ ..., ngày .../04/2026.

Mọi yêu cầu phát sinh trong ngày nghỉ, Quý khách vui lòng gửi email đến [EMAIL]. Chúng tôi sẽ phản hồi ngay trong ngày làm việc đầu tiên.

Trân trọng, 

[TÊN CÔNG TY]

Mẫu SMS:

[TÊN CÔNG TY] thông báo nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương ngày .../04/2026. Làm việc trở lại ngày ... Liên hệ khẩn: [SĐT]. Trân trọng!

3.4 Mẫu thông báo nghỉ lễ 30/4 – 1/5

Mẫu email:

Kính gửi Quý khách hàng,

Nhân dịp kỷ niệm ngày Giải phóng miền Nam 30/4 và Quốc tế Lao Động 1/5, [TÊN CÔNG TY] xin kính chúc Quý khách hàng một kỳ nghỉ vui vẻ, ý nghĩa.

Để thuận tiện cho việc giao dịch, chúng tôi xin thông báo lịch nghỉ lễ:

• Thời gian nghỉ: Từ Thứ Năm, ngày 30/04/2026 đến hết Chủ Nhật, ngày 03/05/2026.
• Thời gian làm việc trở lại: Thứ Hai, ngày 04/05/2026.

Trong kỳ nghỉ, nếu cần hỗ trợ gấp, Quý khách vui lòng liên hệ: 

• Hotline: [SĐT]
• Email: [EMAIL]

Cảm ơn Quý khách hàng đã luôn đồng hành.

Trân trọng, 

[TÊN CÔNG TY]

Mẫu SMS:

[TÊN CÔNG TY] nghỉ lễ 30/4-1/5 từ 30/04 đến 03/05/2026. Làm việc trở lại 04/05. Hỗ trợ gấp: [SĐT]. Chúc Quý khách kỳ nghỉ vui vẻ!

Mẫu đăng fanpage:

THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ 30/4 – 1/5

[TÊN THƯƠNG HIỆU] xin thông báo lịch nghỉ lễ nhân dịp 30/4 và Quốc tế Lao Động 1/5:

• Nghỉ: 30/04 – 03/05/2026
• Làm việc trở lại: 04/05/2026

Mọi đơn hàng và yêu cầu trong thời gian nghỉ sẽ được xử lý ngay khi chúng tôi quay lại. Quý khách cần hỗ trợ gấp vui lòng nhắn tin trực tiếp qua fanpage hoặc gọi [SĐT].

Chúc cả nhà có kỳ nghỉ thật thoải mái!

3.5 Mẫu thông báo nghỉ lễ Quốc Khánh 2/9

Mẫu email:

Kính gửi Quý khách hàng,

Hoà chung không khí kỷ niệm ngày Quốc Khánh nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam (02/9), [TÊN CÔNG TY] xin trân trọng thông báo lịch nghỉ lễ:

• Thời gian nghỉ: Từ Thứ ..., ngày 01/09/2026 đến hết Thứ ..., ngày 03/09/2026.
• Thời gian làm việc trở lại: Thứ ..., ngày 04/09/2026.

Trong thời gian nghỉ lễ, Quý khách có thể liên hệ qua email [EMAIL] hoặc hotline [SĐT] nếu cần hỗ trợ.

Kính chúc Quý khách hàng và gia đình một ngày lễ ý nghĩa.

Trân trọng, 

[TÊN CÔNG TY]

Mẫu SMS:

[TÊN CÔNG TY] thông báo nghỉ lễ Quốc Khánh 2/9 từ 01/09 đến 03/09/2026. Làm việc trở lại 04/09. Liên hệ khẩn: [SĐT]. Trân trọng!

3.6 Mẫu Zalo ZNS thông báo nghỉ lễ

Zalo ZNS (Zalo Notification Service) là kênh gửi tin nhắn thông báo qua Zalo OA với tỷ lệ người đọc rất cao tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần đăng ký template ZNS trước khi gửi. Dưới đây là mẫu nội dung tham khảo:

Kính gửi {{customer_name}},

{{company_name}} xin thông báo lịch nghỉ lễ {{holiday_name}}: - Nghỉ từ: {{start_date}} - Làm việc trở lại: {{return_date}}

Hỗ trợ trong kỳ nghỉ: {{hotline}}. Chúc Quý khách kỳ nghỉ vui vẻ!

Trong đó các trường {{...}} là biến động sẽ được hệ thống tự động thay thế bằng thông tin thực tế khi gửi. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu này cho nhiều dịp lễ khác nhau bằng cách thay đổi giá trị biến.

💡 Gợi ý thiết kế banner thông báo nghỉ lễ

Ngoài văn bản, nhiều doanh nghiệp thiết kế banner hình ảnh để đăng trên website, fanpage hoặc gửi kèm email. Một banner thông báo nghỉ lễ cần đảm bảo các yếu tố: tên công ty hoặc logo, dịp lễ cụ thể, thời gian nghỉ và thời gian làm việc trở lại, lời chúc ngắn gọn, và hotline hoặc email liên hệ.

Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ thiết kế miễn phí như Canva, Figma để tạo nhanh banner chuyên nghiệp mà không cần kỹ năng đồ hoạ.

4. Nên gửi thông báo nghỉ lễ qua kênh nào?

Mỗi kênh có ưu thế riêng, phù hợp với từng nhóm khách hàng và ngành nghề khác nhau. Doanh nghiệp nên kết hợp nhiều kênh để đảm bảo thông báo tiếp cận được đa số khách hàng.

4.1 Email - Kênh chính cho khách hàng B2B và đối tác

Email là kênh truyền thống và phổ biến nhất để gửi thông báo nghỉ lễ, đặc biệt phù hợp với khách hàng doanh nghiệp và đối tác. Nội dung email có thể trình bày chi tiết, đính kèm banner thiết kế, và được lưu trữ lâu dài trong hộp thư.

Lưu ý khi gửi email: cá nhân hoá tên người nhận, sử dụng tiêu đề rõ ràng (ví dụ: Thông báo lịch nghỉ lễ 30/4 – 1/5 của [TÊN CÔNG TY]), và tránh gửi từ địa chỉ no-reply nếu muốn khách hàng có thể phản hồi.

4.2 SMS - Ngắn gọn, tỷ lệ đọc cao

SMS phù hợp với các doanh nghiệp bán lẻ, cửa hàng và dịch vụ có lượng khách hàng cá nhân lớn. Tin nhắn đến trực tiếp điện thoại nên tỷ lệ đọc thường cao hơn email.

Do giới hạn ký tự, nội dung SMS chỉ nên bao gồm: tên công ty, thời gian nghỉ, thời gian làm việc trở lại và số hotline liên hệ.

4.3 Zalo ZNS - Kênh phổ biến tại Việt Nam

Với hơn 75 triệu người dùng Zalo tại Việt Nam, đây là kênh có tỷ lệ tiếp cận và tỷ lệ mở tin nhắn rất cao. Tin nhắn ZNS được gửi qua Zalo OA (Official Account) của doanh nghiệp, có thương hiệu rõ ràng và không bị nhầm với tin nhắn rác.

Doanh nghiệp cần đăng ký template ZNS với Zalo trước khi gửi hàng loạt. Mỗi template cần được duyệt nội dung, nên cần chuẩn bị trước ít nhất 1 tuần.

4.4 Facebook và Zalo OA - Đăng công khai cho tệp khách hàng theo dõi

Đăng bài trên fanpage Facebook hoặc Zalo OA giúp tiếp cận rộng, đặc biệt phù hợp với các thương hiệu có cộng đồng khách hàng lớn trên mạng xã hội. Nội dung có thể kết hợp hình ảnh hoặc video để tạo ấn tượng.

Nên ghim bài thông báo lên đầu fanpage trong suốt kỳ nghỉ để khách hàng mới truy cập cũng thấy được lịch nghỉ.

4.5 Website và live chat - Tự động trả lời cho khách truy cập

Đối với doanh nghiệp có website hoạt động, việc hiển thị banner thông báo nghỉ lễ hoặc popup trên trang chủ giúp mọi khách hàng truy cập đều nắm được thông tin.

Song song đó, thiết lập tin nhắn tự động trên live chat (chatbot) để khi khách hàng nhắn tin, hệ thống tự động phản hồi rằng doanh nghiệp đang trong kỳ nghỉ lễ, kèm thời gian làm việc trở lại và kênh liên hệ khẩn cấp. Cách làm này giúp khách hàng không cảm thấy bị bỏ rơi dù không có nhân viên trực.

5. Cách gửi thông báo nghỉ lễ đến hàng nghìn khách hàng cùng lúc

5.1 Hạn chế của việc gửi thủ công

Với doanh nghiệp chỉ có vài chục khách hàng, việc soạn và gửi thông báo từng người có thể chấp nhận được. Nhưng khi danh sách khách hàng lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn, gửi thủ công gây ra nhiều vấn đề: tốn thời gian, dễ bỏ sót, không cá nhân hoá được nội dung, và không có cách nào biết khách hàng đã đọc thông báo hay chưa.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn gửi đồng thời qua nhiều kênh (email + SMS + Zalo + fanpage), việc thao tác trên từng nền tảng riêng lẻ sẽ càng mất thời gian và khó kiểm soát.

5.2 Giải pháp: phần mềm gửi thông báo tự động đa kênh

Thay vì gửi tay trên từng kênh, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý khách hàng và giao tiếp đa kênh để gửi thông báo hàng loạt. Một hệ thống phù hợp sẽ cho phép doanh nghiệp thực hiện các việc sau từ một giao diện duy nhất:

• Gửi email, SMS, Zalo ZNS hàng loạt. Soạn nội dung một lần, chọn danh sách khách hàng, hệ thống tự động gửi đến từng người qua kênh được chọn. Nội dung được cá nhân hoá bằng tên khách hàng, tên công ty hoặc thông tin khác có trong hệ thống CRM.
• Thiết lập tin nhắn tự động trên live chat và fanpage. Khi doanh nghiệp nghỉ lễ, hệ thống tự động phản hồi mọi tin nhắn đến từ Facebook Messenger, Zalo OA hoặc live chat trên website bằng nội dung đã soạn sẵn - thông báo lịch nghỉ, thời gian làm việc trở lại và kênh liên hệ khẩn cấp.
• Phân nhóm khách hàng để gửi phù hợp. Không phải mọi khách hàng đều cần nhận cùng một thông báo. Khách hàng B2B, đối tác có thể cần nội dung trang trọng hơn qua email, trong khi khách hàng cá nhân phù hợp với SMS hoặc Zalo ngắn gọn. Hệ thống CRM cho phép phân nhóm và gửi nội dung phù hợp cho từng nhóm.
• Đo lường hiệu quả gửi. Sau khi gửi, doanh nghiệp có thể theo dõi tỷ lệ gửi thành công, tỷ lệ mở và tỷ lệ phản hồi - từ đó biết kênh nào hiệu quả nhất để tối ưu cho các dịp lễ tiếp theo.

Cogover Omnichannel là một giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tất cả các việc trên. Hệ thống tập trung toàn bộ tin nhắn từ Facebook Messenger, Zalo OA về một giao diện duy nhất, hỗ trợ tin nhắn mẫu (Message Templates) để gửi nhanh và đồng nhất, kết hợp với dữ liệu CRM để phân nhóm và cá nhân hoá nội dung. Doanh nghiệp cũng có thể thiết lập quy tắc tự động phản hồi trong giờ nghỉ, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ tin nhắn nào từ khách hàng.

Tổng kết

Thông báo nghỉ lễ tưởng là việc nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và hình ảnh doanh nghiệp. Một thông báo đúng nội dung, đúng thời điểm, gửi qua đúng kênh sẽ giúp khách hàng chủ động, giảm tải cho bộ phận CSKH và giữ vững sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác.