Tự động hóa quy trình là gì? 4 bước xây dựng giải pháp tự động hóa

Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, tự động hóa quy trình trở thành yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và chi phí. Vậy tự động hóa quy trình là gì? Làm thế nào để tự động hóa quy trình hiệu quả? Câu trả lời sẽ được giải đáp trong nội dung dưới đây của Cogover.

Tìm hiểu thêm: Quy trình là gì? Khái niệm, vai trò và cách xây dựng hiệu quả

1. Tự động hóa quy trình là gì?

Tự động hóa quy trình (Process Automation) là việc sử dụng công nghệ, phần mềm hoặc các hệ thống tự động để thực hiện các tác vụ, quy trình hoặc hoạt động lặp đi lặp lại mà không cần hoặc giảm thiểu sự can thiệp của con người. Mục tiêu chính là tăng hiệu quả, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cải thiện chất lượng và tính nhất quán của kết quả.

Tự động hóa quy trình có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực, từ sản xuất, kinh doanh, đến quản lý hành chính và dịch vụ khách hàng. Các công nghệ thường được sử dụng bao gồm trí tuệ nhân tạo (AI), robot phần mềm (RPA - Robotic Process Automation), học máy (Machine Learning), và các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh (BPM - Business Process Management).

Tự động hóa quy trình sử dụng công nghệ, phần mềm hoặc hệ thống tự động để thực hiện tác vụ

2. Lợi ích của tự động hóa quy trình

Nếu như trước đây các quy trình thực hiện một cách thủ công tốn nhiều thời gian và chi phí thì nay có thể tự động hóa hoàn toàn. 

Khi tự động hóa quy trình, doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích sau đây:

• Tăng hiệu quả: Giảm thời gian thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép nhân viên tập trung vào các công việc sáng tạo hoặc chiến lược.

• Giảm sai sót: Tự động hóa đảm bảo tính chính xác cao hơn so với lao động thủ công, đặc biệt trong các tác vụ như tính toán hoặc nhập liệu.

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí lao động và các lỗi tốn kém do con người gây ra.

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Các quy trình như hỗ trợ khách hàng hoặc giao hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác hơn.

• Khả năng mở rộng: Hệ thống tự động hóa dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng mà không cần tăng đáng kể nguồn lực con người.

• Tuân thủ quy định: Tự động hóa giúp đảm bảo quy trình tuân thủ các quy định pháp lý hoặc tiêu chuẩn ngành nhờ vào tính nhất quán.

Tự động hóa quy trình giúp tăng hiệu quả công việc

Đọc ngay: Quy trình làm việc là gì? 5 mẫu tải xuống miễn phí và các bước xây dựng

3. Phân biệt BPA và RPA

BPA (Business Process Automation - Tự động hóa quy trình kinh doanh) và RPA (Robotic Process Automation - Tự động hóa quy trình bằng robot) đều là các phương pháp tự động hóa nhằm tăng hiệu quả và giảm sự can thiệp của con người trong các quy trình. Tuy nhiên, chúng khác nhau về phạm vi, mục tiêu, cách tiếp cận và công nghệ sử dụng. 

Dưới đây là phân tích chi tiết, rõ ràng và dễ hiểu, kèm bảng so sánh để minh họa.

Tiêu chí	BPA (Tự động hóa quy trình kinh doanh)	RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot)
Định nghĩa	Tự động hóa toàn bộ quy trình kinh doanh phức tạp.	Tự động hóa các tác vụ lặp lại, cụ thể bằng robot phần mềm.
Phạm vi	Rộng, bao quát toàn bộ quy trình hoặc chuỗi giá trị.	Hẹp, tập trung vào các tác vụ riêng lẻ.
Mục tiêu	Tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu quả chiến lược.	Tăng hiệu quả, giảm sai sót ở cấp độ tác vụ.
Công nghệ	BPM, AI, học máy, ERP, CRM, API.	Robot phần mềm (UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism).
Tích hợp hệ thống	Yêu cầu tích hợp sâu, có thể cần thay đổi hệ thống.	Không xâm lấn, hoạt động trên giao diện người dùng.
Độ phức tạp	Cao, cần phân tích và tái thiết kế quy trình.	Thấp, dễ triển khai nhanh chóng.
Thời gian triển khai	Lâu hơn (tháng hoặc năm).	Ngắn (tuần hoặc tháng).
Ví dụ	Tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng và giao hàng.	Tự động nhập dữ liệu từ email vào phần mềm kế toán.
Chi phí	Cao hơn do cần đầu tư vào hệ thống và tích hợp.	Thấp hơn, chủ yếu là chi phí phần mềm RPA.
Tính linh hoạt	Linh hoạt trong việc cải tiến quy trình dài hạn.	Linh hoạt cho các tác vụ cụ thể, nhưng ít tác động chiến lược.

Khám phá ngay: 5 bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả, bền vững

4. Các bước tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp

4.1 Đơn giản hóa quy trình

Bước đầu tiên trong tự động hóa là đơn giản hóa các quy trình hiện tại. Một quy trình phức tạp hoặc dư thừa sẽ khó tự động hóa và có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên.

• Xác định các bước không cần thiết: Phân tích từng quy trình để loại bỏ các tác vụ trùng lặp hoặc không mang lại giá trị. Ví dụ, nếu dữ liệu được nhập thủ công vào nhiều hệ thống, hãy xem xét tích hợp chúng để giảm thiểu công việc.

• Tối ưu hóa luồng công việc: Sắp xếp lại các bước để giảm thiểu thời gian và công sức. Sử dụng các công cụ như flowchart để hình dung và tinh chỉnh quy trình.

Ví dụ thực tế: Một công ty bán lẻ có thể đơn giản hóa quy trình xử lý đơn hàng bằng cách loại bỏ bước kiểm tra thủ công và thay bằng xác nhận tự động qua phần mềm.

4.2 Hệ thống hóa quy trình

Sau khi đơn giản hóa, doanh nghiệp cần hệ thống hóa quy trình để đảm bảo tính nhất quán và dễ quản lý.

• Chuẩn hóa quy trình: Thiết lập các quy tắc và tiêu chuẩn rõ ràng cho từng bước. Ví dụ, quy trình phê duyệt hóa đơn cần có hướng dẫn cụ thể về thời gian và người phụ trách.

• Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Áp dụng các công cụ như phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) hoặc Robotic Process Automation (RPA) để tự động hóa các tác vụ lặp lại.

• Tích hợp hệ thống: Kết nối các phần mềm hiện có (như ERP, CRM) để tạo luồng dữ liệu liền mạch. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch.

Bước hệ thống hóa giúp quy trình vận hành mượt mà và dễ theo dõi, tạo điều kiện cho việc tối ưu hóa tiếp theo.

4.3 Tối ưu hóa quy trình

Tối ưu hóa tập trung vào việc nâng cao hiệu quả và hiệu suất của các quy trình đã được hệ thống hóa.

• Phân tích dữ liệu: Sử dụng các công cụ phân tích để đo lường hiệu suất, như thời gian xử lý hoặc tỷ lệ lỗi. Ví dụ, nếu một quy trình mất quá nhiều thời gian, hãy tìm cách cải thiện bằng công nghệ AI hoặc học máy (machine learning).

• Thử nghiệm và tinh chỉnh: Triển khai thử nghiệm trên quy mô nhỏ trước khi áp dụng rộng rãi. Thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng để điều chỉnh.

• Ứng dụng công nghệ tiên tiến: Các công nghệ như AI có thể dự đoán xu hướng hoặc tự động phân loại email, trong khi RPA có thể xử lý các tác vụ như nhập liệu với độ chính xác cao.

Tối ưu hóa không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn đảm bảo rằng quy trình tự động hóa mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp.

4.4 Mở rộng quy mô

Khi tự động hóa đã được áp dụng thành công trong một phần của tổ chức, doanh nghiệp có thể mở rộng tự động hóa sang các lĩnh vực hoặc bộ phận khác.

• Đầu tư vào cơ sở hạ tầng: Nâng cấp phần cứng hoặc phần mềm để hỗ trợ khối lượng công việc lớn hơn. Ví dụ, chuyển sang hệ thống đám mây để tăng tính linh hoạt.

• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo đội ngũ nhân viên được đào tạo để sử dụng và quản lý các hệ thống tự động hóa mới. Điều này giúp duy trì hiệu quả khi mở rộng.

Mở rộng quy mô không chỉ tăng phạm vi tự động hóa mà còn giúp doanh nghiệp thích nghi với sự phát triển và thay đổi trong tương lai.

Như vậy, tự động hóa quy trình là giải pháp hiệu quả trong quản trị - điều hành doanh nghiệp. Nhiều lĩnh vực ngành nghề hiện nay đều đã ứng dụng tự động hóa như tài chính - ngân hàng, sản xuất, bán lẻ, y tế… giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả công việc. Nếu doanh nghiệp chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy thử ngay phần mềm Cogover Process - nền tảng số hóa 100% quy trình tự động, giúp doanh nghiệp thiết lập và quản lý quy trình đơn giản, nhanh chóng, chính xác.