5 mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn 2026 | Hướng dẫn viết đơn thuyết phục nhất

Đơn xin nghỉ phép là văn bản phổ biến mà người lao động sử dụng để đề bạt cấp trên về yêu cầu và lý do nghỉ phép của mình. Trong bài viết này, Cogover sẽ giúp bạn nắm rõ cách viết đơn nghỉ phép đúng chuẩn, cập nhật quy định nghỉ phép năm 2025, đồng thời cung cấp các mẫu đơn xin nghỉ phép mới nhất cho nhân viên, giáo viên, học sinh và cán bộ công chức, kèm file Word tải miễn phí.

1. Cách viết đơn xin nghỉ phép thuyết phục nhất

Một lá đơn xin nghỉ phép được viết đúng và thuyết phục không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn dễ dàng được phê duyệt nhanh chóng. Để tăng khả năng được chấp thuận, người làm đơn nên chú ý những điểm quan trọng sau:

• Xác định đúng người có thẩm quyền phê duyệt đơn: Trước khi viết, hãy xác định rõ người trực tiếp xét duyệt để gửi đơn đúng nơi - có thể là trưởng bộ phận, phòng nhân sự hoặc ban giám đốc. Việc gửi đúng người thể hiện sự tôn trọng quy trình nội bộ và giúp đơn được xử lý nhanh hơn.

• Giữ văn phong lịch sự, bố cục rõ ràng: Một đơn xin nghỉ phép nên được trình bày ngắn gọn, trang trọng, sử dụng ngôn ngữ lịch thiệp và đúng chính tả. Các phần bắt buộc gồm: tiêu đề, họ tên - bộ phận công tác, thời gian nghỉ, lý do nghỉ, người bàn giao công việc và chữ ký xác nhận.

• Lý do nghỉ phép phải hợp lý và trung thực: Đây là phần quyết định khiến người duyệt dễ dàng đồng ý hay không. Lý do nên trình bày rõ ràng, ngắn gọn, tránh mơ hồ hoặc thiếu trung thực. Bạn có thể nêu các lý do phổ biến như: Nghỉ ốm, chăm sóc người thân; nghỉ phép năm để nghỉ ngơi, du lịch, tái tạo năng lượng; nghỉ việc riêng như kết hôn, hiếu hỉ, giải quyết việc gia đình. Nếu là lý do du lịch hay nghỉ cá nhân, bạn nên diễn đạt một cách tinh tế: ví dụ “Tôi xin nghỉ phép 3 ngày để nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng nhằm tập trung hiệu quả hơn cho công việc sau kỳ nghỉ.” Cách viết này thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm với công việc, thay vì đơn thuần là “xin nghỉ đi chơi”.

• Xác định đúng loại nghỉ phép: Hãy ghi rõ loại nghỉ: nghỉ phép năm, nghỉ không lương, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng có lương hoặc không lương. Thông tin này giúp phòng nhân sự dễ đối chiếu và tính toán chế độ lương thưởng, bảo hiểm, và ngày phép còn lại.

• Thông báo trước và bàn giao công việc đầy đủ: Một đơn xin nghỉ phép hợp lệ nên được gửi trước ít nhất 3 - 5 ngày (trừ trường hợp đột xuất). Đồng thời, bạn nên ghi rõ người nhận bàn giao công việc để đảm bảo tiến độ chung của phòng ban không bị ảnh hưởng.

Tìm hiểu thêm: Bộ 9 mẫu quy chế lương, thưởng mới nhất cho mọi loại hình doanh nghiệp

2. Một số quy định về nghỉ phép

Không chỉ là quyền lợi cơ bản của người lao động, nghỉ phép năm còn được quy định cụ thể trong Bộ luật Lao động 2019. Việc nắm rõ các điều khoản này giúp bạn chủ động hơn khi làm đơn xin nghỉ và đảm bảo quyền lợi của mình.

2.1 Một năm được nghỉ phép bao nhiêu ngày?

Theo Điều 113, Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động, với thời gian như sau:

• 12 ngày làm việc/năm đối với công việc trong điều kiện bình thường.

• 14 ngày/năm đối với người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người lao động chưa thành niên, người khuyết tật.

• 16 ngày/năm đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Nếu làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ phép năm sẽ được tính theo tỷ lệ tương ứng với thời gian làm việc thực tế.

Tìm hiểu thêm: 

• 5+ mẫu bảng chấm công theo giờ file Excel mới nhất

• Mẫu bảng lương nhân viên Excel, Word đơn giản, chi tiết

2.2 Nghỉ phép có được đóng BHXH không?

Theo Điều 42 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, thời gian người lao động nghỉ hàng năm (bao gồm nghỉ phép năm, nghỉ gộp) vẫn được tính là thời gian làm việc để đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Như vậy có nghĩa nghỉ phép năm vẫn được đóng BHXH đầy đủ và không ảnh hưởng đến chế độ bảo hiểm của bạn.

2.3 Không nghỉ hết phép năm có được trả tiền không?

Căn cứ Khoản 3 Điều 113, Bộ luật Lao động 2019, nếu người lao động chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày phép năm thì người sử dụng lao động phải thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. Điều này áp dụng trong các trường hợp:

• Người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng mà chưa nghỉ hết phép năm.

• Do yêu cầu công việc mà người lao động không thể nghỉ đủ phép theo quy định.

Ví dụ: Bạn làm đủ 12 tháng nhưng chỉ nghỉ 6 ngày phép, thì 6 ngày còn lại sẽ được quy đổi thành tiền lương tương ứng khi quyết toán.

2.4 Quy định về nghỉ cộng dồn ngày phép

Theo Khoản 4 Điều 113, Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ gộp tối đa 3 năm một lần. Nghĩa là nếu bạn chưa nghỉ phép trong 2 năm liên tiếp, bạn có thể nghỉ liền 36 ngày phép vào năm thứ 3, nếu được doanh nghiệp chấp thuận. 

Tuy nhiên, quy định này không bắt buộc người sử dụng lao động phải cho phép cộng dồn - việc này phụ thuộc vào thỏa thuận nội bộ hoặc quy chế của công ty.

Để quản lý ngày phép hiệu quả và tránh trường hợp nghỉ vượt hoặc chưa sử dụng hết ngày phép, người lao động có thể tham khảo mẫu quản lý phép năm để theo dõi và tổng hợp dễ dàng hơn.

3. Tải mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn 2025

Việc sử dụng đúng mẫu đơn xin nghỉ phép giúp quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp hoặc trường học trở nên nhanh gọn, minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là các mẫu đơn nghỉ phép mới nhất năm 2025, được trình bày theo từng đối tượng cụ thể. Tất cả đều có sẵn file Word để bạn dễ dàng tải về và điền thông tin.

3.1 Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty

Đây là mẫu phổ biến nhất dành cho nhân viên văn phòng, công nhân, hoặc lao động trong doanh nghiệp tư nhân. Mẫu đơn này thể hiện đầy đủ các nội dung cơ bản: họ tên, chức vụ, bộ phận, thời gian nghỉ, lý do nghỉ và người bàn giao công việc.

📥 Tải ngay: Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty

3.2 Mẫu đơn xin nghỉ phép của giáo viên

Giáo viên, giảng viên khi xin nghỉ phép cần nêu rõ lý do, thời gian nghỉ, và có xác nhận của tổ chuyên môn hoặc ban giám hiệu. Đơn thường sử dụng trong các trường học, trung tâm đào tạo, hoặc cơ sở giáo dục công lập và tư thục.

📥 Tải ngay: Mẫu đơn xin nghỉ phép của giáo viên

3.3 Mẫu đơn xin nghỉ phép của học sinh

Học sinh, sinh viên khi cần nghỉ học vì lý do cá nhân, ốm đau hoặc gia đình, đều nên có đơn xin phép gửi thầy cô chủ nhiệm hoặc nhà trường. Đơn này thường ngắn gọn, thể hiện lý do nghỉ, thời gian nghỉ và lời cam kết đi học lại đầy đủ.

📥 Tải ngay: Mẫu đơn xin nghỉ phép của học sinh

3.4 Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương

Trong nhiều trường hợp cá nhân (chăm sóc người thân, học tập, lý do đặc biệt...), người lao động có thể xin nghỉ không hưởng lương. Mẫu đơn này cần trình bày rõ lý do và thời gian nghỉ cụ thể, đồng thời cam kết quay lại làm việc đúng hạn.

📥 Tải ngay: Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương

3.5 Mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ công chức

Đối tượng là công chức, viên chức nhà nước, khi xin nghỉ phép cần tuân thủ đúng quy trình hành chính theo quy định của cơ quan chủ quản. Mẫu đơn này có bố cục trang trọng, chuẩn theo thể thức văn bản hành chính nhà nước, có phần quốc hiệu, tiêu ngữ và xác nhận của lãnh đạo đơn vị.

📥 Tải ngay: Mẫu đơn xin nghỉ phép của cán bộ công chức

4. Tự động hóa quy trình xin nghỉ phép online với Cogover Process

Trong nhiều doanh nghiệp, việc xử lý đơn nghỉ phép vẫn còn thủ công: nhân viên viết đơn giấy, HR tổng hợp, rồi chuyển cấp quản lý phê duyệt. Quy trình này không chỉ mất thời gian mà còn dễ thất lạc, sai sót dữ liệu và chậm trễ trong phản hồi.

 

Với Cogover Process - nền tảng tự động hóa quy trình (Workflow Automation) thuộc hệ sinh thái Cogover Platform, toàn bộ quy trình xin nghỉ phép được số hóa hoàn toàn. Cụ thể:

• Nhân sự gửi yêu cầu nghỉ phép online chỉ với vài thao tác.

• Hệ thống tự động chuyển yêu cầu đến người phê duyệt theo luồng đã thiết lập sẵn.

• HR duyệt trực tiếp trên phần mềm, kết quả được trả về email hoặc thông báo trên hệ thống.

• Toàn bộ dữ liệu nghỉ phép được ghi nhận tự động vào báo cáo chấm công, lương, và lịch làm việc của nhân viên.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng giờ xử lý hành chính mỗi tuần, giảm sai sót và tăng tính minh bạch trong quản lý nhân sự. Cogover Process cũng cho phép tùy chỉnh luồng duyệt nghỉ phép theo vai trò, cấp bậc hoặc phòng ban - hoàn toàn không cần viết code.

Quy trình xin nghỉ phép trên Cogover Process

 

👉  ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM NGAY HÔM NAY

Lời kết

Một lá đơn xin nghỉ phép được trình bày rõ ràng, đúng quy định không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp đảm bảo quyền lợi và duy trì sự tôn trọng trong môi trường làm việc. Việc nắm vững quy định về nghỉ phép, quy trình phê duyệt và cách viết đơn phù hợp sẽ giúp cả nhân viên lẫn bộ phận nhân sự phối hợp hiệu quả hơn, tránh những hiểu lầm hay sai sót không đáng có.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến trải nghiệm nhân viên, việc xử lý quy trình nghỉ phép minh bạch, nhanh chóng và chính xác sẽ góp phần xây dựng văn hóa làm việc hiện đại, tôn trọng và hiệu quả. Một quy trình nhỏ được làm đúng - chính là nền tảng cho một tổ chức vận hành chuyên nghiệp và bền vững.

Tìm hiểu thêm:

• Mẫu biên bản bàn giao công việc file Word + Excel mới nhất

• 10+ Mẫu bảng chấm công hàng ngày Excel, Word