Mẫu bảng báo giá file Word, Excel [Tải miễn phí 2026]

Bảng báo giá là tài liệu mà hầu hết doanh nghiệp sử dụng hằng ngày, nhưng không phải ai cũng biết cách trình bày sao cho vừa đầy đủ thông tin, vừa tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng. Bài viết này tổng hợp hơn 15 mẫu bảng báo giá Word và Excel theo từng ngành, kèm hướng dẫn từng bước để doanh nghiệp có thể tải về, chỉnh sửa và sử dụng ngay.

1. Bảng báo giá là gì? Vai trò trong hoạt động kinh doanh

Bảng báo giá là tài liệu do doanh nghiệp lập ra nhằm thông báo chính thức về giá cả sản phẩm hoặc dịch vụ mà mình cung cấp cho khách hàng, đối tác có nhu cầu tìm hiểu. Khác với hóa đơn (ghi nhận giao dịch đã hoàn thành), khác với đơn hàng (xác nhận mua bán), bảng báo giá nằm ở giai đoạn đầu của quy trình thương mại - nơi hai bên đang tìm hiểu, so sánh và thương lượng trước khi đi đến quyết định hợp tác.

Trong hoạt động kinh doanh, bảng báo giá đóng ba vai trò chính:

• Đây là công cụ hỗ trợ chốt sale: một bảng báo giá rõ ràng, đầy đủ thông tin giúp khách hàng nhanh chóng hình dung chi phí, so sánh giữa các nhà cung cấp và đưa ra quyết định. 
• Bảng báo giá là căn cứ pháp lý khi có tranh chấp về giá cả. Theo Luật Thương mại 2005, thông điệp dữ liệu trong hoạt động thương mại được thừa nhận giá trị pháp lý, và bảng báo giá có chữ ký, đóng dấu của đại diện doanh nghiệp hoàn toàn có thể trở thành bằng chứng hợp lệ. 
• Bảng báo giá phản ánh hình ảnh thương hiệu: một bảng báo giá được thiết kế chỉn chu, bố cục khoa học sẽ tạo ấn tượng tích cực và nâng cao uy tín doanh nghiệp trong mắt đối tác.

2. Cấu trúc chuẩn của một bảng báo giá chuyên nghiệp

Dù mỗi ngành nghề có đặc thù riêng, một bảng báo giá chuẩn thường được chia thành ba phần rõ ràng.

2.1 Phần đầu - Thông tin doanh nghiệp và tiêu đề

Phần này bao gồm logo công ty (thường đặt bên trái), tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế và website. Tiêu đề bảng báo giá được viết in hoa, đặt giữa trang, phía dưới có thể ghi thêm số báo giá và ngày lập. Phần thông tin người nhận bao gồm tên khách hàng hoặc đơn vị nhận báo giá, người liên hệ và thông tin liên lạc.

2.2 Phần nội dung - Bảng chi tiết sản phẩm và giá cả

Đây là phần cốt lõi, thường được trình bày dưới dạng bảng với các cột: số thứ tự, tên sản phẩm hoặc dịch vụ, quy cách và mô tả, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú. Cuối bảng là dòng tổng cộng, có thể tách riêng phần chiết khấu, thuế VAT và tổng thanh toán. Việc sắp xếp theo số thứ tự giúp khách hàng dễ dàng theo dõi và so sánh từng hạng mục.

2.3 Phần cuối - Điều khoản và xác nhận

Phần này ghi rõ thời hạn hiệu lực của báo giá (ví dụ: hiệu lực trong 15 ngày kể từ ngày phát hành), điều kiện thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt, thanh toán theo đợt), phương thức giao nhận hàng và phí vận chuyển nếu có. Kết thúc bằng chữ ký và đóng dấu của đại diện doanh nghiệp - đây là yếu tố tạo niềm tin và tính pháp lý cho toàn bộ bảng báo giá.

3. Tổng hợp 15+ mẫu bảng báo giá Word, Excel theo ngành (tải miễn phí)

Dưới đây là các mẫu bảng báo giá được phân loại theo ngành và định dạng, phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh khác nhau. Doanh nghiệp có thể tải về, thay thế thông tin và sử dụng ngay.

3.1 Mẫu bảng báo giá sản phẩm (mẫu chung, đa ngành)

Đây là mẫu báo giá phổ biến nhất, áp dụng được cho hầu hết doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa. Bố cục gồm đầy đủ ba phần như cấu trúc chuẩn đã nêu ở trên, với bảng nội dung bao gồm các cột: STT, Tên sản phẩm, Quy cách, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền. Mẫu này có sẵn cả hai định dạng Word và Excel.

Tải mẫu

3.2 Mẫu bảng báo giá dịch vụ

Khác với báo giá sản phẩm, mẫu báo giá dịch vụ thường thay cột số lượng bằng phạm vi công việc hoặc khối lượng thực hiện. Phần mô tả chi tiết hơn vì khách hàng cần hiểu rõ nội dung dịch vụ trước khi quyết định. Mẫu này phù hợp cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế, vận hành, bảo trì hoặc dịch vụ chuyên môn.

Tải mẫu

Xem thêm: 10 mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel miễn phí 

3.3 Mẫu bảng báo giá vật tư, vật liệu xây dựng

Mẫu này được thiết kế riêng cho các đơn vị cung cấp vật liệu xây dựng với các cột đặc thù: mã sản phẩm, tên vật tư, chủng loại, xuất xứ, ĐVT, số lượng, đơn giá, thành tiền. Phần ghi chú thường nêu rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT, phí vận chuyển tính riêng hay tính chung, và điều kiện giao hàng tại công trình.

Tải mẫu

3.4 Mẫu bảng báo giá thi công xây dựng

Mẫu báo giá thi công có cấu trúc phức tạp hơn vì cần phân chia theo hạng mục công trình. Mỗi hạng mục gồm nhiều đầu mục công việc với khối lượng, đơn giá nhân công, đơn giá vật tư và thành tiền. Cuối bảng thường có dòng ghi chú: đơn giá đã bao gồm vật tư, nhân công và xe máy thiết bị; chưa bao gồm chi phí kiểm định. Mẫu này phù hợp cho nhà thầu xây dựng, đội thi công và đơn vị thiết kế kiến trúc.

Tải mẫu

Đừng bỏ lỡ: Các file Excel quản lý đơn đặt hàng chi tiết (Tải xuống miễn phí)

3.5 Mẫu bảng báo giá thi công nội thất

Báo giá nội thất thường chia theo không gian (phòng khách, phòng ngủ, bếp, phòng làm việc) và trong mỗi không gian lại chia theo hạng mục (tủ, bàn, kệ, vách ngăn). Các cột đặc thù gồm: chất liệu, kích thước, phụ kiện đi kèm. Mẫu này được trình bày chi tiết hơn so với mẫu xây dựng thông thường vì khách hàng cá nhân thường cần hình dung rõ từng sản phẩm.

Tải mẫu

3.6 Mẫu bảng báo giá phần mềm và giải pháp công nghệ

Đây là mẫu ít được tổng hợp trên các trang khác nhưng nhu cầu thực tế rất lớn. Báo giá phần mềm thường bao gồm: phí bản quyền (theo user hoặc theo gói), phí triển khai và cấu hình, phí đào tạo, phí duy trì và hỗ trợ kỹ thuật hằng năm. Cấu trúc khác biệt ở chỗ thay vì tính theo số lượng đơn vị hàng hóa, giá thường được tính theo số người dùng, số module, hoặc thời hạn sử dụng.

Tải mẫu

3.7 Mẫu bảng báo giá thuê xe và vận tải

Mẫu này phù hợp cho các doanh nghiệp vận tải, cho thuê xe du lịch hoặc xe chuyên dụng. Các cột đặc thù: loại xe, số chỗ, tuyến đường, số km dự kiến, thời gian thuê, đơn giá theo km hoặc theo ngày, phụ phí (xăng dầu, phí cầu đường, phí qua đêm). Phần điều khoản thường ghi rõ chính sách hủy chuyến và bồi thường.

Tải mẫu

3.8 Mẫu bảng báo giá tiếng Anh

Dành cho doanh nghiệp giao dịch với đối tác nước ngoài hoặc có yêu cầu báo giá song ngữ. Cấu trúc tương tự mẫu báo giá sản phẩm nhưng toàn bộ nội dung bằng tiếng Anh, với các thuật ngữ chuẩn: Quotation, Item Description, Unit Price, Quantity, Amount, Terms & Conditions, Validity Period. Một số mẫu song ngữ Anh - Việt cũng có sẵn để doanh nghiệp sử dụng linh hoạt.

Tải mẫu

Tìm hiểu ngay: 5+ Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa, nhà đất, xe mới nhất 2025

4. Hướng dẫn cách lập bảng báo giá trên Excel từng bước

Excel vẫn là công cụ phổ biến nhất để tạo bảng báo giá nhờ giao diện quen thuộc, hỗ trợ công thức tính toán và khả năng định dạng linh hoạt. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để lập một bảng báo giá hoàn chỉnh.

4.1 Bước 1: Thiết kế phần đầu (Header)

Mở file Excel mới, merge các ô ở hàng đầu tiên để tạo vùng chèn logo công ty (Insert → Pictures). Bên phải logo, nhập tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email và mã số thuế. Dưới phần thông tin công ty, tạo tiêu đề BẢNG BÁO GIÁ với font chữ lớn hơn (14–16pt), in hoa, căn giữa. Tiếp theo là dòng ghi số báo giá, ngày lập và thông tin khách hàng nhận báo giá.

4.2 Bước 2: Tạo bảng nội dung với các cột chuẩn

Tạo bảng bắt đầu từ hàng phía dưới phần header, với các cột: STT (cột A, chiều rộng khoảng 5), Tên sản phẩm/Dịch vụ (cột B, chiều rộng 30–40), Quy cách/Mô tả (cột C), ĐVT (cột D), Số lượng (cột E), Đơn giá (cột F), Thành tiền (cột G), Ghi chú (cột H). Định dạng hàng tiêu đề bảng: tô màu nền nhạt (xanh dương nhạt hoặc xám nhạt), font in đậm, căn giữa.

4.3 Bước 3: Sử dụng công thức tính tự động

Tại cột Thành tiền, nhập công thức nhân Số lượng với Đơn giá. Ví dụ ô G5 nhập: =E5*F5. Kéo công thức xuống các hàng phía dưới. Cuối bảng, tạo các dòng tổng hợp: Tổng cộng trước thuế dùng hàm SUM cho toàn bộ cột Thành tiền; Thuế VAT tính bằng Tổng cộng nhân với tỷ lệ thuế (thường 8% hoặc 10%); Tổng thanh toán bằng Tổng cộng cộng Thuế VAT. Nếu có chiết khấu, thêm dòng Chiết khấu với công thức tính theo phần trăm hoặc số tiền cố định.

4.4 Bước 4: Áp dụng Data Validation cho danh mục sản phẩm

Để tránh lỗi nhập liệu và tăng tốc độ lập báo giá, hãy tạo một sheet riêng tên Danh mục sản phẩm chứa danh sách sản phẩm, đơn giá và ĐVT. Tại cột Tên sản phẩm trong sheet Báo giá, vào Data → Data Validation → chọn List → Source trỏ đến cột tên sản phẩm trong sheet Danh mục. Khi nhập liệu, nhân viên chỉ cần chọn từ danh sách thả xuống thay vì gõ tay. Kết hợp hàm VLOOKUP hoặc IFERROR(VLOOKUP(...)) để tự động điền Quy cách, ĐVT và Đơn giá khi chọn tên sản phẩm.

4.5 Bước 5: Định dạng chuyên nghiệp

Áp dụng viền bảng (border) mỏng cho toàn bộ vùng dữ liệu, định dạng số tiền theo kiểu #,##0 (có dấu phẩy phân cách hàng nghìn), căn phải cho các cột số liệu và căn trái cho cột mô tả. Thiết lập vùng in (Page Layout → Print Area → Set Print Area) để đảm bảo bảng báo giá không bị cắt khi in. Đặt lề trang hợp lý (thường 1.5 cm–2 cm các bên) và thêm Header/Footer với tên công ty hoặc số trang nếu báo giá dài nhiều trang.

4.6 Bước 6: Lưu thành template để tái sử dụng

Sau khi hoàn thiện, lưu file dưới dạng Excel Template (.xltx) qua File → Save As → chọn định dạng Excel Template. Mỗi lần cần lập báo giá mới, chỉ cần mở template — Excel sẽ tự tạo bản copy mới mà không ghi đè lên file gốc. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán về bố cục và thương hiệu trên mọi bảng báo giá gửi ra ngoài.

5. 5 lưu ý quan trọng khi gửi bảng báo giá cho khách hàng

Ngoài việc trình bày nội dung đầy đủ, cách gửi bảng báo giá cũng ảnh hưởng lớn đến khả năng chốt giao dịch. Dưới đây là năm lưu ý mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

• Ghi rõ thời hạn hiệu lực. Mọi bảng báo giá đều phải có ngày hết hạn cụ thể - ví dụ: báo giá có hiệu lực trong 15 ngày kể từ ngày phát hành. Sau thời hạn này, nhà cung cấp không bị ràng buộc bởi mức giá đã báo. Đây là thông lệ thương mại quan trọng giúp cả hai bên tránh hiểu lầm khi giá nguyên vật liệu hoặc tỷ giá biến động.
• Làm rõ điều kiện giá. Ghi cụ thể giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT, phí vận chuyển có tính riêng hay gộp chung, chi phí lắp đặt hoặc bảo hành nằm trong giá hay tính phụ thu. Nhiều tranh chấp phát sinh chỉ vì hai bên hiểu khác nhau về phạm vi giá trong bảng báo giá.
• Soạn email gửi kèm bảng báo giá một cách chuyên nghiệp. Khi gửi báo giá qua email, không nên chỉ đính kèm file mà cần có nội dung email ngắn gọn: lời chào, giới thiệu ngắn về doanh nghiệp, tóm tắt nội dung báo giá đính kèm, thông tin liên hệ trực tiếp của người phụ trách và lời mời phản hồi. 

Dưới đây là một mẫu tham khảo:

Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],

Cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của [Tên công ty]. Đính kèm email này là bảng báo giá chi tiết theo yêu cầu của Anh/Chị. Báo giá có hiệu lực đến ngày [ngày cụ thể]. Nếu cần thêm thông tin hoặc muốn điều chỉnh nội dung, Anh/Chị vui lòng liên hệ trực tiếp qua số [SĐT] hoặc email [email]. Chúng tôi rất mong có cơ hội hợp tác cùng Anh/Chị.

• Đánh số phiên bản khi chỉnh sửa báo giá. Trong quá trình thương lượng, bảng báo giá có thể được chỉnh sửa nhiều lần. Mỗi lần cập nhật, hãy đánh số phiên bản rõ ràng (v1, v2, v3) hoặc ghi ngày chỉnh sửa ngay trong tên file. Điều này giúp cả hai bên luôn biết mình đang làm việc trên phiên bản mới nhất, tránh tình trạng khách hàng ký duyệt trên bản cũ đã hết hiệu lực.
• Lưu trữ tập trung, có hệ thống. Bảng báo giá là tài liệu kinh doanh quan trọng, cần được lưu trữ có tổ chức theo khách hàng, theo thời gian hoặc theo dự án. Khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, người tiếp nhận có thể nhanh chóng tra cứu lịch sử báo giá để tiếp tục chăm sóc khách hàng. Đây cũng là một trong những lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển từ quản lý báo giá bằng file rời sang hệ thống phần mềm tập trung.

6. Hạn chế của quản lý báo giá bằng Excel

Excel là điểm xuất phát tốt cho doanh nghiệp nhỏ với lượng báo giá không quá nhiều. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh mở rộng, ví dụ doanh nghiệp có 5–10 nhân viên kinh doanh, mỗi người gửi hàng chục báo giá mỗi tháng - việc quản lý bằng file Excel rời rạc bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế.

• Hạn chế đầu tiên là thiếu liên kết dữ liệu. Khi lập báo giá trên Excel, nhân viên phải tự tra cứu giá sản phẩm, kiểm tra tồn kho và tìm thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau. Sai sót về giá hoặc số lượng rất dễ xảy ra, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm với giá thay đổi theo chương trình khuyến mại hoặc theo đối tượng khách hàng.
• Hạn chế thứ hai là không có quy trình phê duyệt. Với Excel, bất kỳ ai có file đều có thể chỉnh sửa và gửi báo giá mà không cần sự kiểm duyệt của quản lý. Đối với các giao dịch giá trị lớn, đây là rủi ro đáng kể - một mức giá được gửi đi mà chưa qua phê duyệt có thể gây thiệt hại tài chính hoặc vi phạm chính sách giá của doanh nghiệp.
• Hạn chế thứ ba là không theo dõi được trạng thái. Sau khi gửi bảng báo giá, nhân viên kinh doanh khó biết chính xác khách hàng đã xem chưa, đang cân nhắc hay đã từ chối. Quản lý cũng không có cái nhìn tổng thể về bao nhiêu báo giá đang mở, tổng giá trị dự kiến là bao nhiêu, hay tỷ lệ chuyển đổi từ báo giá sang đơn hàng đạt mức nào.
• Ngoài ra, vấn đề bảo mật cũng cần lưu ý: file Excel không có cơ chế phân quyền chi tiết, dễ bị sao chép, chỉnh sửa hoặc chuyển tiếp ra ngoài mà không kiểm soát được. Khi doanh nghiệp bắt đầu gặp những vấn đề này, đó là tín hiệu cho thấy việc chuyển sang phần mềm CRM có tính năng quản lý báo giá tích hợp là hướng đi hợp lý.

7. Quản lý báo giá tự động với phần mềm Cogover CRM No-code & AI-native

Cogover CRM là nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể được xây dựng trên kiến trúc No-code & AI-native, cho phép doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình bán hàng - trong đó quản lý báo giá là một mắt xích quan trọng. Thay vì lập báo giá trên file Excel rời rạc, doanh nghiệp có thể tạo, phê duyệt, gửi và theo dõi báo giá trực tiếp trên hệ thống CRM.

Tạo báo giá tự động từ dữ liệu có sẵn

Trên Cogover CRM, khi nhân viên kinh doanh tạo một bản báo giá mới, hệ thống tự động liên kết với các Object dữ liệu liên quan: thông tin khách hàng (Account, Contact) được điền sẵn, danh mục sản phẩm (Product) và bảng giá (Price Book) được kết nối trực tiếp. Nhân viên chỉ cần chọn sản phẩm, nhập số lượng - hệ thống tự tính đơn giá theo bảng giá áp dụng, chiết khấu theo chính sách và tổng thanh toán bao gồm VAT. Toàn bộ quá trình diễn ra trong vài phút thay vì phải tra cứu và nhập tay trên nhiều file khác nhau.

Template báo giá tùy chỉnh bằng kéo thả

Doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu báo giá phù hợp với nhận diện thương hiệu riêng bằng công cụ kéo thả, không cần lập trình viên. Logo, màu sắc, bố cục, nội dung điều khoản đều có thể cấu hình và lưu thành template dùng lại cho toàn bộ đội ngũ. Khi xuất báo giá, hệ thống tự động đưa dữ liệu vào template, tạo ra file chuyên nghiệp và nhất quán ở mọi lần gửi.

Quy trình phê duyệt tự động bằng BPMN workflow

Với các báo giá có giá trị vượt ngưỡng nhất định, Cogover cho phép thiết lập quy trình phê duyệt tự động. Ví dụ: báo giá dưới 50 triệu đồng, nhân viên kinh doanh tự gửi; từ 50 đến 200 triệu, cần trưởng phòng phê duyệt; trên 200 triệu, cần giám đốc kinh doanh phê duyệt. Toàn bộ quy trình này được cấu hình bằng BPMN workflow (kéo thả, không cần code), hệ thống tự động gửi thông báo đến người phê duyệt và chuyển trạng thái báo giá sau khi được chấp thuận.

Liên kết toàn bộ vòng đời bán hàng

Trên Cogover, báo giá (Quote) không tồn tại riêng lẻ mà nằm trong chuỗi liên kết: Lead → Contact/Account → Opportunity → Quote → Contract. Khi một báo giá được khách hàng chấp nhận, nhân viên có thể chuyển đổi trực tiếp thành Đơn hàng hoặc Hợp đồng chỉ bằng vài thao tác. Toàn bộ lịch sử giao dịch, từ lần báo giá đầu tiên đến khi ký hợp đồng đều được lưu trữ và truy xuất tại một nơi duy nhất.

Phân quyền, lịch sử phiên bản và bảo mật

Hệ thống cho phép phân quyền truy cập đến từng trường dữ liệu: ví dụ nhân viên chỉ xem được báo giá do mình tạo, trưởng phòng xem được toàn bộ báo giá của team, giám đốc xem toàn công ty. Mọi thay đổi trên báo giá đều được ghi nhận trong lịch sử thay đổi trường (Field Change History) - ai sửa, sửa gì, sửa lúc nào đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm rõ ràng.

Báo cáo và dashboard theo thời gian thực

Cogover cung cấp công cụ Report Builder và Dashboard Builder cho phép doanh nghiệp tạo các báo cáo trực quan bằng kéo thả: tổng giá trị báo giá đang mở theo tháng, tỷ lệ chuyển đổi báo giá thành đơn hàng, doanh thu dự kiến từ các báo giá đang chờ phản hồi, hiệu suất báo giá theo từng nhân viên kinh doanh. Những số liệu này giúp quản lý đưa ra quyết định kịp thời thay vì phải tổng hợp thủ công từ hàng chục file Excel cuối mỗi tuần.

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ

Kết luận

Bảng báo giá là tài liệu tưởng đơn giản nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp và khả năng chốt giao dịch. Với các mẫu báo giá Word và Excel miễn phí trong bài viết này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo ngay bảng báo giá chuyên nghiệp cho nhu cầu trước mắt.

Tuy nhiên, khi số lượng báo giá tăng lên, khi đội ngũ sales mở rộng và khi doanh nghiệp cần kiểm soát chặt hơn về chính sách giá, phê duyệt và chuyển đổi, việc quản lý bằng file rời không còn đáp ứng được. Lúc đó, một hệ thống CRM có tính năng báo giá tích hợp sẽ là bước tiến tự nhiên. Doanh nghiệp đang gửi bao nhiêu báo giá mỗi tháng? Nếu con số đó vượt quá 50, đây có thể là thời điểm phù hợp để cân nhắc một giải pháp quản lý tập trung.

Đọc thêm:

• 4 Mẫu phiếu giao hàng đúng form, dễ áp dụng cho mọi tổ chức
• Tải 5+ mẫu hợp đồng dịch vụ miễn phí, chuẩn và phổ biến nhất