Mẫu hóa đơn bán hàng 2026: Tải miễn phí Excel, Word, PDF

Năm 2026 đánh dấu một bước ngoặt lớn trong quản lý hóa đơn tại Việt Nam. Nghị định 70/2025/NĐ-CP mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Nghị định 310/2025/NĐ-CP nâng mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm lên tới 70 triệu đồng. Hộ kinh doanh trên cả nước chính thức chuyển từ thuế khoán sang kê khai. Trong bối cảnh đó, việc sử dụng đúng mẫu hóa đơn bán hàng không còn đơn thuần là chuyện nghiệp vụ hành chính mà trực tiếp ảnh hưởng đến tính hợp pháp và sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Bài viết này tổng hợp các mẫu hóa đơn bán hàng phổ biến nhất, phân loại theo định dạng file và ngành nghề, kèm hướng dẫn viết đúng chuẩn pháp lý và cập nhật toàn bộ quy định mới áp dụng từ đầu năm 2026.

1. Hóa đơn bán hàng là gì? Phân biệt các loại hóa đơn hiện hành

Theo khoản 2, Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức và cá nhân kê khai, tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp. Loại hóa đơn này được sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, xuất khẩu vào khu phi thuế quan, hoặc xuất khẩu ra nước ngoài.

Ngoài ra, hóa đơn bán hàng còn áp dụng cho các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ vào nội địa, hoặc giao dịch giữa các đơn vị trong khu phi thuế quan với nhau.

Trong thực tế kinh doanh tại Việt Nam, có ba loại hóa đơn phổ biến mà doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng. Sự nhầm lẫn giữa các loại này dẫn đến sai sót trong kê khai thuế và rủi ro bị xử phạt hành chính.

Bảng so sánh ba loại hóa đơn phổ biến

Lưu ý: Từ năm 2026, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế, đặc biệt trong các ngành bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, và dịch vụ giải trí.

Tải ngay: Mẫu bảng báo giá file Word, Excel miễn phí

2. Tải miễn phí mẫu hóa đơn bán hàng Excel, Word, PDF

Dưới đây là các mẫu hóa đơn bán hàng phổ biến nhất, phân loại theo ngành nghề và tình huống sử dụng. Mỗi mẫu được cung cấp ở nhiều định dạng để phù hợp với nhu cầu thực tế: Excel cho việc tính toán tự động, Word cho việc tùy chỉnh nội dung và in ấn, PDF cho việc chia sẻ mà không lo bị thay đổi định dạng.

2.1. Mẫu hóa đơn bán hàng cơ bản - phù hợp đa ngành

Mẫu cơ bản này dùng được cho hầu hết các loại hình kinh doanh: cửa hàng bán lẻ, đại lý phân phối, doanh nghiệp dịch vụ. File Excel đi kèm công thức tự động tính thành tiền (số lượng x đơn giá), cộng tổng, tính thuế VAT nếu áp dụng, và quy đổi số tiền sang chữ.

• Định dạng: Excel (.xlsx) | Word (.docx) | PDF (.pdf)
• Khổ giấy: A4 (210 x 297mm), phù hợp in trên máy in văn phòng thông thường
• Cấu trúc: Thông tin người bán (tên, địa chỉ, MST, logo) → Thông tin người mua → Bảng chi tiết hàng hóa → Tổng tiền → Chữ ký hai bên

TẢI XUỐNG

2.2. Mẫu hóa đơn bán lẻ cho cửa hàng, shop kinh doanh

Cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa, shop online thường sử dụng hóa đơn khổ nhỏ (A5 hoặc A6), in 2 liên: một liên giao khách hàng, một liên lưu tại cửa hàng. Mẫu này thiết kế gọn, tập trung vào danh sách sản phẩm, số lượng, đơn giá và tổng thanh toán.

• Khổ giấy: A5 (148 x 210mm), phổ biến nhất cho cửa hàng bán lẻ
• Số liên: 2 liên (1 liên giao khách, 1 liên lưu)
• Phù hợp: Shop thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa, cửa hàng điện thoại, phụ kiện, shop online

TẢI XUỐNG

2.3. Mẫu hóa đơn bán hàng cho nhà hàng, quán cafe

Ngành ăn uống có đặc thù riêng: danh sách món ăn thay đổi liên tục, cần phần ghi chú phí dịch vụ (service charge), thuế VAT riêng biệt, và thông tin bàn hoặc khu vực phục vụ. Mẫu hóa đơn cho nhà hàng cần rõ ràng trong việc liệt kê từng món đã sử dụng kèm đơn giá.

Theo quy định tại Nghị định 70/2025, khi lập hóa đơn dịch vụ ăn uống, tên hàng hóa phải ghi chi tiết từng món (phở bò, cà phê sữa, cơm gà) chứ không được ghi chung chung. Đơn vị tính phải là suất, phần, ly, hoặc đĩa tùy theo thực tế.

• Khổ giấy: A5 hoặc khổ bill (80mm) - tùy quy mô nhà hàng
• Phù hợp: Nhà hàng, quán ăn, quán cafe, quán bar, tiệm trà sữa, chuỗi F&B

TẢI XUỐNG

2.4. Mẫu hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp B2B

Giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp đòi hỏi hóa đơn có đầy đủ thông tin pháp lý: mã số thuế cả hai bên, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy chuẩn, phương thức thanh toán, và điều khoản công nợ. Mẫu này phù hợp cho doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng cho đối tác.

• Khổ giấy: A4 - chuẩn cho giao dịch doanh nghiệp
• Phù hợp: Doanh nghiệp sản xuất, thương mại, phân phối, dịch vụ B2B

TẢI XUỐNG

2.5. Mẫu hóa đơn điện tử bán hàng theo Nghị định 123 và Nghị định 70

Hóa đơn điện tử bán hàng là loại hóa đơn được lập, truyền nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 70/2025, hóa đơn điện tử bán hàng phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu XML do Tổng cục Thuế quy định. Mẫu hiển thị dưới đây là bản tham khảo dạng PDF mà doanh nghiệp nhận được khi in hoặc xem hóa đơn điện tử.

Ký hiệu mẫu số: 2C26T - trong đó 2 là hóa đơn bán hàng, C là có mã CQT, 26 là năm phát hành, T là hóa đơn do doanh nghiệp/tổ chức lập

TẢI XUỐNG

Lưu ý: Khi tải mẫu hóa đơn về sử dụng, doanh nghiệp cần chỉnh sửa toàn bộ thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế, logo) cho chính xác. Sử dụng mẫu Word để tùy chỉnh nội dung, sau đó lưu dưới dạng PDF trước khi gửi cho khách hàng.

Xem thêm: 5+ Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa, nhà đất, xe mới nhất 2025

3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán hàng theo quy định pháp luật

Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

Ngoài các nội dung bắt buộc, hóa đơn có thể bổ sung thêm logo, biểu trưng thương hiệu, mã QR, và các thông tin khác mà doanh nghiệp muốn thể hiện nhằm tăng tính chuyên nghiệp.

Xem thêm: Các file Excel quản lý đơn đặt hàng chi tiết (Tải xuống miễn phí)

4. Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng đúng chuẩn

Dù sử dụng mẫu nào, nguyên tắc viết hóa đơn bán hàng đều giống nhau. Phần dưới đây hướng dẫn từng bước trên một mẫu hóa đơn cụ thể, kèm ví dụ thực tế cho ba tình huống phổ biến.

Bước 1: Điền thông tin người bán

Ghi đầy đủ tên đơn vị bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, địa chỉ trụ sở, mã số thuế (nếu có). Với hóa đơn bán lẻ tự in, phần này thường được in sẵn trên mẫu. Với hóa đơn điện tử, thông tin người bán được hệ thống tự động điền từ dữ liệu đăng ký.

Bước 2: Điền thông tin người mua

Ghi rõ họ tên, địa chỉ người mua hàng. Nếu giao dịch B2B, cần ghi thêm mã số thuế, tên công ty, và số tài khoản ngân hàng (nếu thanh toán chuyển khoản). Với giao dịch bán lẻ cho cá nhân, mục này có thể để trống nếu người mua không yêu cầu hóa đơn.

Bước 3: Liệt kê hàng hóa và dịch vụ

Đây là phần cốt lõi của hóa đơn. Ghi từng dòng sản phẩm gồm: tên hàng hóa (chi tiết đến chủng loại), đơn vị tính (cái, chiếc, kg, hộp, suất), số lượng thực tế, đơn giá (chưa gồm thuế GTGT), và thành tiền. Nếu hóa đơn còn dòng trống, cần gạch chéo phần không sử dụng để tránh ghi thêm sau khi đã lập.

Bước 4: Tổng hợp và ký

Cộng tổng thành tiền toàn bộ hàng hóa. Ghi số tiền bằng cả số và chữ. Nếu có thuế GTGT, ghi tách riêng dòng thuế và dòng tổng thanh toán đã gồm thuế. Người bán và người mua cùng ký tên. Với hóa đơn 2 liên, xé liên 1 giao khách, liên 2 lưu lại.

Các lỗi thường gặp khi viết hóa đơn bán hàng

• Ghi tên hàng hóa chung chung. Ví dụ ghi hàng hóa, dịch vụ ăn uống, hoặc phụ kiện thay vì ghi chi tiết từng chủng loại sản phẩm. Lỗi này có thể bị cơ quan thuế từ chối khi kiểm tra.
• Thiếu đơn vị tính. Đặc biệt phổ biến ở ngành dịch vụ. Mỗi hàng hóa đều phải có đơn vị tính phù hợp: suất, phần, lần, giờ, ngày.
• Không gạch chéo phần trống. Hóa đơn giấy còn dòng trống mà không gạch chéo là vi phạm - bất kỳ ai cũng có thể ghi thêm nội dung vào sau khi đã lập.
• Lập sai thời điểm. Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Xuất hóa đơn trước hoặc sau thời điểm này đều bị phạt.
• Sai mã số thuế người mua. Nhập sai một chữ số MST dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, bên mua không được khấu trừ thuế đầu vào.

5. Quy định mới nhất về hóa đơn bán hàng năm 2026

Năm 2026 chứng kiến hàng loạt thay đổi quan trọng trong quản lý hóa đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi loại hình doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Dưới đây là tổng hợp những điểm cần nắm.

5.1. Nghị định 70/2025/NĐ-CP - Sửa đổi Nghị định 123

Nghị định này bổ sung và làm rõ nhiều nội dung quan trọng: thêm loại hóa đơn thương mại điện tử cho xuất khẩu; mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho nhà hàng, siêu thị, bán lẻ, khách sạn, vận tải, giải trí; và quy định thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử phải chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.

5.2. Nghị định 310/2025/NĐ-CP - Nâng mức xử phạt (hiệu lực từ 16/01/2026)

Mức phạt mới được chia theo số lượng hóa đơn vi phạm, tăng đáng kể so với quy định cũ:

5.3. Hộ kinh doanh chuyển sang kê khai - bỏ thuế khoán

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2026), hộ kinh doanh áp dụng chế độ kế toán mới, bao gồm việc sử dụng sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ (Mẫu S2a-HKD). Hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đồng trở lên phải kê khai thuế theo quý. Doanh thu dưới 500 triệu đồng vẫn cần thông báo doanh thu định kỳ với cơ quan thuế.

Sự thay đổi này đồng nghĩa với việc hóa đơn bán hàng trở thành chứng từ không thể thiếu cho mọi giao dịch, kể cả giao dịch nhỏ lẻ tại quán ăn hay tiệm tạp hóa. Quy định cũ cho phép miễn hóa đơn với giao dịch dưới 200.000 đồng đã không còn áp dụng.

Lưu ý: Bất kỳ giá trị giao dịch nào cũng phải xuất hóa đơn từ năm 2026 - không còn ngưỡng miễn 200.000 đồng như trước đây. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị hệ thống hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền có kết nối cơ quan thuế.

5.4. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đây là điểm mới đáng chú ý nhất cho các ngành bán lẻ và dịch vụ. Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và doanh nghiệp thuộc 8 ngành nghề (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, giải trí) bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế.

Ưu điểm của loại hóa đơn này: không bắt buộc chữ ký số, phát hành nhanh ngay tại quầy, dữ liệu tự động chuyển về cơ quan thuế, và được công nhận là chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Đây là hướng đi tất yếu cho ngành bán lẻ và F&B trong giai đoạn chuyển đổi số.

6. Quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả trong kỷ nguyên số hóa

Khi quy định siết chặt hơn, việc quản lý hóa đơn bằng sổ sách thủ công hoặc file Excel rời rạc ngày càng bộc lộ rủi ro. Một doanh nghiệp vừa phải đồng thời xử lý hóa đơn bán lẻ tại cửa hàng, hóa đơn B2B cho đối tác, hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế, và đối soát công nợ. Nếu mỗi công đoạn dùng một công cụ khác nhau, sai sót là khó tránh khỏi.

Xu hướng hiện tại là tích hợp toàn bộ quy trình bán hàng vào một nền tảng duy nhất: từ tiếp nhận đơn hàng, lập báo giá, xác nhận bán hàng, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu, cho đến theo dõi công nợ và báo cáo cho lãnh đạo. Khi hóa đơn được tạo tự động từ đơn hàng đã duyệt, khả năng sai sót giảm đáng kể và thời gian xử lý rút ngắn từ hàng giờ xuống vài phút.

Phần mềm CRM và bài toán quản lý hóa đơn bán hàng

Nhiều doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng phần mềm CRM (Customer Relationship Management) để quản lý đồng bộ cả quy trình bán hàng lẫn hóa đơn. Một hệ thống CRM tốt cho phép: lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch; tự động tạo hóa đơn, báo giá, hợp đồng từ mẫu có sẵn với biến động linh hoạt; theo dõi trạng thái thanh toán và công nợ theo thời gian thực; báo cáo doanh thu tự động theo sản phẩm, khu vực, nhân viên kinh doanh; và tích hợp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử mà không cần nhập liệu thủ công.

Cogover CRM No-code & AI-native là một ví dụ về nền tảng quản trị doanh nghiệp thế hệ mới, cho phép số hóa toàn bộ quy trình bán hàng bằng giao diện kéo thả, không cần lập trình. Trên Cogover, doanh nghiệp có thể tự định nghĩa quy trình từ Lead đến Cơ hội, Báo giá, Đơn hàng, Hóa đơn theo đúng đặc thù ngành nghề. 

Mẫu văn bản (hóa đơn, báo giá, hợp đồng) được thiết lập một lần với các biến động,  khi nhân viên bán hàng nhấn xuất hóa đơn, hệ thống tự động điền toàn bộ thông tin khách hàng, sản phẩm, đơn giá từ đơn hàng đã duyệt.

Với doanh nghiệp đang xử lý hàng trăm hóa đơn mỗi tháng, mô hình quản lý thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tạo rủi ro pháp lý khi quy định ngày càng chặt chẽ. Việc đầu tư vào một nền tảng quản trị bán hàng tích hợp là bước chuẩn bị cần thiết, không chỉ cho bài toán hóa đơn mà cho toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Trải nghiệm miễn phí xuất hóa đơn tự động trên Cogover CRM

7. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng có được khấu trừ thuế GTGT không?

Không. Hóa đơn bán hàng dành cho doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, không dùng để khấu trừ thuế đầu vào. Chỉ có hóa đơn GTGT mới được sử dụng cho mục đích khấu trừ.

Bán hàng giá trị dưới 200.000 đồng có phải xuất hóa đơn không?

Theo quy định mới áp dụng từ năm 2026, mọi giao dịch bán hàng đều phải xuất hóa đơn bất kể giá trị. Quy định miễn hóa đơn cho giao dịch dưới 200.000 đồng (theo Thông tư 39/2014) đã hết hiệu lực.

Hóa đơn bán lẻ tự in có giá trị pháp lý không?

Hóa đơn bán lẻ tự in không chịu quản lý trực tiếp của cơ quan thuế, không dùng để kê khai khấu trừ thuế. Tuy nhiên, nó vẫn là chứng từ ghi nhận giao dịch và có giá trị khi đối soát nội bộ, giải quyết tranh chấp giữa người bán và người mua.

Hộ kinh doanh năm 2026 bắt buộc dùng hóa đơn điện tử chưa?

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và thuộc các ngành bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, giải trí: bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ: khuyến khích nhưng chưa bắt buộc, có thể đăng ký sử dụng.

Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán nội bộ, ghi nhận việc xuất hàng từ kho. Hóa đơn bán hàng là chứng từ giao dịch giữa người bán và người mua. Hai loại này phục vụ mục đích khác nhau nhưng thường phát sinh cùng thời điểm khi bán hàng. Doanh nghiệp cần lập cả hai để đảm bảo đầy đủ chứng từ kế toán và thuế.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?

Không bắt buộc. Đây là một trong những ưu điểm lớn của hóa đơn từ máy tính tiền - phát hành nhanh ngay tại quầy thanh toán mà vẫn được công nhận là chứng từ hợp pháp. Khoản chi mua hàng sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Tổng kết

Hóa đơn bán hàng là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh quy định thuế và hóa đơn liên tục được siết chặt. Với những thay đổi lớn từ Nghị định 70/2025, Nghị định 310/2025, và việc bỏ thuế khoán cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp ở mọi quy mô đều cần cập nhật kiến thức và chuẩn bị hạ tầng quản lý hóa đơn phù hợp.

Bài viết này đã cung cấp mẫu hóa đơn bán hàng miễn phí cho nhiều ngành nghề, hướng dẫn viết đúng chuẩn pháp lý, và tổng hợp toàn bộ quy định mới áp dụng từ 2026. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý quy trình bán hàng và hóa đơn một cách tự động, hãy cân nhắc các nền tảng CRM hiện đại để tối ưu vận hành và giảm thiểu rủi ro pháp lý.